Порядок выдачи подотчетных сумм, которому нужно следовать в 2020 году, прописан в Указаниях Центробанка № 3210-У.
Выдавать подотчетные средства можно как работникам компании, так и тем, кто сотрудничает с ней по гражданско-правовому договору. Чтобы упорядочить процесс выдачи денег под отчет, советуем утвердить списки сотрудников, которым разрешено выдавать деньги под отчет.
Если вы будете оформлять список подотчетников, утвердите его отдельным документом, например приказом руководителя или предпринимателя. Но не делайте список частью учетной политики, как иногда поступают. Ведь если утвердить список отдельным документом, его можно будет изменить в любое время — когда потребуется.
Выдать деньги под отчет можно либо по заявлению сотрудника, либо на основании распорядительного документа. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ. Например, приказ о направлении сотрудника в командировку. Раньше выдать деньги под отчет можно было только на основании заявления сотрудника.
На какой срок выдавать подотчетные средства, компания решает самостоятельно. Этот срок указывают в приказе о выдаче подотчетных или в заявлении работника. Также можно составить локальный акт компании о подотчетных, где прописать все сроки для различных ситуаций.
Сотруднику можно выдать новую сумму под отчет в любой момент. Выдать деньги можно, даже если сотрудник не отчитался по предыдущему авансу.
Раньше это было возможно, только если за работником не числится задолженность по ранее выданным подотчетным суммам. За нарушение налоговики штрафовали компании до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
В какой форме выдать подотчетные, компания решает самостоятельно. Деньги можно выдавать наличными, либо перечислить на карточку, даже на зарплатную.
Выдавая сотрудникам подотчетные деньги, следует помнить об ограничениях в порядке выдачи. Первое – сотрудник не вправе передавать полученные под отчет наличные денежные средства другому работнику. Отчитываться за траты должен тот, кто получил деньги.
Второе – расчет наличными между организациями ограничен суммой в 100 тыс. руб. Подотчетникам можно выдавать и большие суммы, в данном случае компания не рассчитывается, а выдает свои деньги. Ограничение в 100 тыс. руб. должны соблюдать подотчетники, если покупают что-то в интересах компании. Ведь перед продавцом подотчетник выступает как представитель своей компании. Если лимит будет нарушен, налоговики могут оштрафовать организацию.
Выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Достаточно приказа или другого распорядительного документа руководителя. Если выдаете деньги под отчет руководителю организации, он сам подписывает приказ. Нет запрета оформлять общий приказ на несколько сумм.
Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждает доверенность.
Все расходы, которые произвел подотчетник, он должен отразить в авансовом отчете. К нему также необходимо приложить чеки и другие документы, подтверждающие покупки и оплату.
На сдачу авансового отчета отводится конкретный срок – три рабочих дня, которые отсчитывают:
• после окончания срока, на который выданы подотчетные;
• после возвращения из командировки. И неважно, какой срок указан в приказе или заявлении;
• после выхода на работу из отпуска, после болезни, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные.
Если подотчетные были выданы в безналичной форме, срок для отчета установлен только для командировок. Он такой же, как и при наличном авансе — три дня после возвращения. Для всех остальных случаев компании его нужно установить самостоятельно.
Если от выданной под отчет суммы остались средства, работник обязан их сдать.
Статью подготовила ведущий эксперт-экономист по бюджетированию Ошуркова Тамара Георгиевна. 
