Подотчетные получают работники (п. 6.3 Указания № 3210-У). Но работники в новом кассовом порядке — это не только штатные специалисты, но и «физики», с которыми заключен гражданско-правовой договор (п. 5 Указания № 3210-У). А значит, выдавать деньги под отчет можно и подрядчикам, которые в штате компании не числятся. Согласны с этим и в ЦБ РФ (письмо № 29-1-1-6/7859).
Правда, у компании нет таких же мер воздействия на подрядчика, как на работника. В частности, она не может удержать у него деньги из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Поэтому не исключено, что «физик» выполнит работы, а отчет так и не сдаст. Избежать таких ситуаций помогут формулировки в договоре. Например, в тексте можно записать: «Подрядчик получает деньги под отчет на покупку материалов, необходимых для выполнения работ.
В течение трех рабочих дней после истечения срока Подрядчик обязуется представить Заказчику авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. В случае нарушения данного срока Заказчик начисляет неустойку в размере 1 процента от выданных средств».
Деньги под отчет можно выдавать любым способом — наличными или перечислить на карту (зарплатную или корпоративную). Но порядок выдачи подотчетных денег на личные карты безопаснее прописать в учетной политике А при заполнении поручения в назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные.
Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала — под отчет, зарплату, дивиденды и т. п. (письма Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42–7.4–05/5.2–554, Минфина России № 03-11-11/42288).
Для выдачи подотчетных надо получить от работника письменное заявление. Заявление о выдаче денег под отчет оформляется произвольно, а содержание зависит от способа выдачи денег — наличными или на карту.
Если компания выдаст деньги из кассы без заявления, то налоговики считают это нарушением кассового порядка. Логика следующая: если нет заявлений, то нет и самих подотчетных. Значит, их сумму надо прибавить к остатку по кассовой книге. Если полученное сальдо выше лимита, значит, он превышен.
За это инспекторы штрафуют до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Правда, многие судьи уверены, то отсутствие заявления — это лишь нарушение порядка выдачи наличных, а не ведения кассовых операций. За такие действия штраф не установлен (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда № А03-14372).
Если не будет заявления на выдачу средств на зарплатные карты, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы. А с них потребовать НДФЛ. У работников стоит брать заявление, если они тратят свои деньги, а потом просят их возместить. Но в заявлении не надо писать, что это подотчетные. Ведь до покупки работник не получал деньги от компании, а значит, отчитываться ему не за что.
Выдать наличные под отчет можно, если сотрудник полностью погасил долг за ранее полученные деньги (п. 3 Указания № 3210-У). За нарушение некоторые налоговики на местах штрафуют компании до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Правда, такой штраф можно оспорить.
Ведь ответственность предусмотрена только за нарушения кассовой дисциплины(превышение лимита кассы, неполное оприходование наличности и т. д.), а не за порядок выдачи денег под отчет. С этим согласны судьи (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-34612).
Если же компания не готова к спорам, а работника надо срочно отправить в командировку, безопаснее сначала оформить документы на возврат его долга. Для этого надо составить приходный кассовый ордер. А затем взять заявление, в котором он увеличит сумму, необходимую на командировку, на задолженность по предыдущему подотчету. За работником так и останется долг, но компания ничего не нарушит.
Работник, который получил подотчетные на карту, вправе вернуть их наличными в кассу компании. И наоборот, если ему выдали наличные, то он может со своей карточки зачислить деньги на счет компании.
Правда, некоторые банки отказываются принимать наличные, если компания перечисляла деньги на карту. Они ссылаются на банковские правила. В числе прочих поступлений прямо названы только подотчетные, которые клиенты получили по чекам (приложение 1 к Указанию Банка России № 2332-У). А при перечислении денег на карты компания не заполняет чек.
На практике коллеги решают проблему разными способами. Первый — в объявлении на взнос наличными можно не упоминать, что это возврат подотчетных. Вместо этого лучше написать, например, прочие поступления. Вариант второй — можно аннулировать приходный ордер, вернуть работнику неизрасходованные деньги и взять у него заявление на удержание долга из зарплаты.
Компания вправе выдать подотчетные в сумме свыше 100 тыс. рублей. Этот лимит действует только при наличных расчетах по сделкам с компаниями и предпринимателями (п. 6 Указания Банка России № 3073-У). Сотрудник же от своего имени может сделать покупки в розницу на любую сумму. В то же время если сотрудник едет к контрагенту заплатить наличные от имени компании, то он может передать не более 100 тыс. рублей.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
И только если по тому же договору компания ранее не рассчитывалась наличными. Иначе за расчеты сверх лимита налоговики могут оштрафовать и поставщика, и покупателя на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, письмо ФНС России № ЕД-4-2/13338).
Лимит расчетов наличными продолжает действовать, даже если контракт уже закончился. Например, истек срок договора аренды или поставки, но за компанией остался долг. Поэтому безопаснее проверить расчеты по договору, так как погасить долг наличными можно только в пределах 100 тыс. рублей.
За полученные под отчет деньги должен отчитаться тот сотрудник, который их получил. Формально в указании нет запрета на передачу денег от одного работника другому (Указание № 3073-У).
Но нет и порядка передачи. А значит, возможны споры на кассовой проверке. Чтобы их избежать, надо проинструктировать работников, что им запрещается передавать деньги своим коллегам. Это же правило можно записать во внутреннем положении о подотчетных.
Отчет сотрудника о потраченных средствах зависит от того, как работник получил деньги и как их потратил. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется. Достаточно взять у работника заявление на возмещение его расходов в интересах компании (см. образец справа) и подтверждающие их документы. Если работник заранее получил деньги на карту или наличными, то необходим авансовый отчет. И уже к нему нужно приложить документы на расходы.
Документы могут быть двух видов. Во-первых, подтверждающие покупку (товарные чеки, накладные и т. п.). Во-вторых, подтверждающие оплату покупки, то есть кассовый чек. А если работник платил картой, то чек терминала или выписку с карты (письмо Минфина России № 03-11-11/42288). На практике бывают ситуации, когда работник получает подотчетные на карту, а потом снимает их и тратит наличными. В этом случае достаточно приложить кассовые и товарные чеки. Квитанция о снятии наличных в банкомате не требуется. Это нам подтвердили опрошенные налоговики.
Если сотрудник потерял документы, то проверяющие посчитают подотчетные его доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Налоговиков поддерживают и многие судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа № А26-5684). Правда, иногда компаниям удается доказать, что доходов не возникает. Если работник принес товары, а компания оприходует эти ценности. Значит, задолженности перед работодателем нет (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа № А35-2638).
Сотрудникам надо компенсировать фактические затраты (ст. 168 ТК РФ). Но сложность в расчетах возникает, если работник ездил за рубеж. Как правило, компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту (евро, доллары и т. п.). Чтобы определить расходы работника, их надо пересчитать в рубли.
Есть два возможных варианта. Первый — у работника есть документы, подтверждающие курс обмена валюты. Например, справка об обмене валюты или выписка со счета, если работник оплачивал покупки картой. Тогда расходы надо пересчитать по курсу, установленному в этих документах.
Второй способ определения валютных расходов действует, если курс обмена подтвердить нечем. Тогда расходы работника надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения его авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
