Для вычисления размера оплаты ученического отпуска следует сначала рассчитать заработок за один день. Для этого берут общую сумму средств, полученный за 1 год, делят на 12 месяцев, потом на 29.3 (усредненное количество рабочих дней в 1 месяце).
Затем заработок за 1 день умножается на количество отпускных дней. В результате получаем ту сумму, которую следует выплатить сотруднику за учебный отпуск.
Чтобы получить выплату за ученический отпуск, сотрудник предоставляет по месту работы справку-вызов из вуза и заявление по установленной форме.
При первом предоставлении отпуска следует приложить копию лицензии или свидетельства о госаккредитации. В таком случае у работодателя не возникнет вопросов о наличии необходимых документов в учебном заведении.
Если на предприятии предусмотрены дополнительные выплаты или отпускные дни, то работодатель вправе запросить дополнительный пакет документов. Чаще всего к таким документам относится договор на оказание образовательных услуг или копия зачетной книжки.
Ученический отпуск оформляется по тому же алгоритму, что и ежегодный. Разберем очередность процедуры:
• Работник подает соответствующее заявление по месту работы. Заявление оформляется заранее, как минимум за 2 недели до предполагаемой даты начала. Если есть необходимость проезда до места учебы, то об этом следует упомянуть в заявлении и указать, какое время потребуется на поездку,
• Менеджер по кадрам принимает и регистрирует заявление. На основании сведений, указанных в заявлении, менеджер по кадрам издает приказ, заверенный подписью руководителя организации. Сотрудник также должен быть ознакомлен с данным документом,
• Производится отметка в персональной карточке работника. Также менеджер по кадрам заполняет соответствующие поля в форме Т60,
• Вышеуказанная форма направляется в бухгалтерию для проведения расчета отпускных выплат,
• За 3 дня до даты наступления учебного отпуска работнику перечисляют средства, начисленные за период нахождения в ученическом отпуске.
Заявление для предоставления учебного отпуска работник составляет самостоятельно. Форма для данного документа не установлена, тем не менее, используются стандартные формулировки.
В документе следует отразить:
• В правом верхнем углу – ФИО генерального директора, на чье имя адресовано заявление, а также полное наименование предприятия (с указанием формы собственности),
• Ниже пишется ФИО и должность сотрудника, от которого предоставляется заявление,
• Ниже в центральной части листа с заглавной буквы следует слово «Заявление»,
• Далее работник излагает причину обращения – просьба предоставить отпуск. Также следует указать даты отсутствия на рабочем месте, наименование учебного заведения, курс обучения и специальность. В случае, если требуется время для проезда к месту учебы, продолжительность поездки также следует отразить в заявлении (с указанием места нахождения учебного заведения),
• Далее следует фраза о том, что справка-вызов приложена к заявлению,
• Ниже указывается дата подачи заявления и личная подпись сотрудника.
В случае отсутствия ошибок и неточностей менеджер по кадрам принимает заявление и издает соответствующий приказ.
Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан произвести выплату отпускных за 3 дня до даты начала учебного отпуска.
Справка-вызов предоставляется по месту работы по окончании сессии, когда в ней будут сделаны соответствующие отметки о прохождении экзаменационной сессии.
Чтобы своевременно получить учебный отпуск, следует действовать в соответствии с вышеуказанной процедурой. Если работодатель отказывается предоставить отпуск, тогда работнику следует обратиться в трудовую инспекцию за защитой своих прав.
В налоговом учете на предприятии необходимо принимать во внимание сумму, которую следует перечислить за отпуск. При этом не имеет значения, работает ли предприятие по упрощенной системе или на общих основаниях.
После расчета отпускных выплат с итоговой суммы следует удержать НДФЛ. Также с данной суммы следует произвести отчисления в Пенсионный фонд.
Важно понимать, что для дебета возможно использовать и другие счета (не только 20, но и 23, 25, 27 и прочее), которые следует использовать при начислении заработной платы.
Законодательством также предусмотрены некоторые социальные меры, предназначенные для поддержания работников, которые получают дополнительное образование.
Среди них следует выделить:
• Дополнительный отпуск (в некоторых случаях без сохранения заработной платы),
• Оплата проезда к месту проведения экзаменов,
• Неполная рабочая неделя.
Следует отметить, что согласно статье 173 ТК РФ оплата проезда производится один раз год при наличии лицензии у учебного заведения.
Учебный отпуск оплачивается в полном объеме следующим категориям работников:
• Сотрудникам, которые обучаются на заочной основе в соответствии с программами бакалавриата, специалитета или магистратуры,
• Аспирантам, проходящим заочное обучение согласно программе ассистентуры.
Кроме того, согласно статье 174 ТК РФ работодатель обязан оплатить 50% стоимости проезда, если работник получает среднее образование.
Расчет отпускных при неполном отработанном месяце.
Если работодатель нарушил права работника в части получения ученического отпуска, то он привлекается к ответственности по ст.5.27 КоАП.
Если нарушение выявлено впервые, то размер штрафа составляет:
• Для организаций – до 50 тысяч рублей,
• Для индивидуальных предпринимателей – до 5 тысяч рублей,
• Для должностных лиц – до 20 тысяч рублей.
При выявлении повторных нарушений работодатель будет привлечен к большей ответственности:
• Для должностных лиц – до 30 тысяч рублей или отстранение от должности на срок до 3 лет,
• Для индивидуальных предпринимателей – до 30 тысяч,
• Для организаций – до 100 тысяч рублей.
Законом не запрещено привлечь должностных лиц к уголовной ответственности согласно статье 145.1 Уголовного кодекса РФ. Возможно дисциплинарное взыскание по статье 192 ТК РФ или материальное наказание по статье 236 ТК РФ. В таком случае работодатель обязан компенсировать каждый день просрочки выплаты отпускных.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
