Все отчисления по налогу в пользу государственной казны должны сопровождаться документацией, оформленной согласно постановлениям законодательства. Декларацию 6-НДФЛ предоставляют в налоговую инспекцию по месту нахождения все организации и индивидуальные предприниматели, которые уплатили в пользу физических лиц доход и удержали с этих выплат подоходный налог. Сдают не только головные организации, но также и их филиалы по месту нахождения. Если выплат физическим лицам не было – сдавать форму 6-НДФЛ не нужно.
В отличие от уже известной формы 2-НДФЛ, декларацию 6-НДФЛ заполняют и сдают ежеквартально в проверяющие органы по месту расположения налогового агента. Таким образом декларацию сдают за 1 квартал (январь-март) – до 30 апреля, за полугодие (январь-июнь) – до 31 июля, за 9 месяцев (январь-сентябрь) – до 31 октября и за год – до 1 апреля года, следующего за отчетным (предыдущим) (регламентировано ч. 2 ст. 230 НК РФ).
Как и многие другие формы отчетности декларацию 6-НДФЛ можно сдать электронно через ТКС или же в бумажной форме. «На бумаге» организация сдает при условии, что в штате числиться не более 25 сотрудников.
ФНС был издан Приказ № ММВ-7-11/18, на основании которого были внесены правки в декларацию 6-НДФЛ:
А) Начиная с 2019 года, если у фирмы производится реорганизация, то данный отчет сдается заблаговременно. Если нет такой возможности, то декларацию 6-НДФЛ сдает правопреемник с данными и реквизитами уже новой фирмы.
Б) Если бланк 6-НДФЛ сдает крупнейший налогоплательщик, то в бланке прописывают КПП по месту расположения компании, а не по месту учета в качестве крупного плательщика налогов.
В) Если фирма не относиться к крупным налогоплательщикам, то она проставляет код 214 в графе, предназначенной для места нахождения организации.
Изменился цифры штрих кода на 15201027.
Общие правила оформления 6-НДФЛ:
А) Электронный вариант заполнения регламентирован – заполняется шрифтом Courier New высотой букв 16–18 пунктов. Письменно – без использования корректоров черными, синими или фиолетовыми чернилами.
Б) Заполнение с первых клеток слева направо. Там, где нет заполнения, ставится прочерк.
В) При распечатывании документа нельзя делать двухстороннюю печать и скреплять листы степлером. Нумерация страниц сквозная, учитывающая титульный лист.
Г) Для отображения суммарных значений с сотыми единицами – целое число указывается в первом поле, копейки после точки, если нет сведений – ставят «0».
НДФЛ в декларации указывается в целых числах используя правило округления.
Заполнение титульного листа осуществляется сверху вниз. Сначала вписываем ИНН компании, а в оставшихся в строке пустых ячейках делают прочерк.
Далее КПП точно также. Обратите внимание – ИП данное поле не заполняют. Предприятия проставляют КПП головной организации либо филиала.
Титульный лист нумеруется, поэтому страница указывается «001».
Номер корректировки «000». Если декларация сдана неверно, то ее перезаполняют. Тогда номер каждого уточняющего отчета идет по принципу возрастания – «001», «002» и т.д.
Налоговый период – либо предыдущий год (если сдается годовой отчет за предыдущий отчетный период) либо текущий.
Указывают «Код периода предоставления» и Код учета (по месту нахождения).
Далее прописывают наименование организации или индивидуального предпринимателя без сокращений в полной формулировке.
Если компания не проходит процедуру реорганизации, то заполнять графы «форма реорганизации» и «ИНН/КПП реорганизованной» не нужно.
Далее заполняют «Код ОКТМО» и указывают телефон исполнителя.
В нижней левой части титульного листа ставят 1 или 2 в зависимости от того, кто сдает декларацию 6-НДФЛ, а также ФИО полностью (см. образец). Подпись и дата заполнения.
Раздел 1 предусмотрен для указания общего дохода сотрудников фирмы, их налоговых вычетов и сумм исчисленного налога за указанный период сдачи отчетности по 6-НДФЛ.
Обратите внимание по каким процентным ставкам облагаются доходы всех сотрудников – 9%, 13%, 30%, 35%. Если ставок несколько, то 1 раздел заполняется для каждой ставки налога.
• Строка 010 – указываете ставку (в основном используются ставки 13% – для резидентов, 30% для нерезидентов). По ней высчитывается налог с доходов трудящихся.
• Строка 020 – суммарный доход все сотрудников нарастающим итогом с начала отчетного периода (года).
• Строка 025 – дивиденды, при наличии. В других случаях ставим «0».
• Строка 030 – стандартные, социальные и имущественные вычеты всех работников суммарно и с начала года.
• Строка 040 – прописывают сумму исчисленного с дохода работников налога.
• Строки 045 и 070 – исчисленные и удержанные налоги по доходам сотрудников и дивидендов.
• Строка 060 – количество сотрудников организации.
• Строки 080 и 090 соответственно здесь указываются суммы налогов не удержанных организацией по какой – либо причине и возвращенных фирме НДФЛ.
Раздел 2 налоговой декларации 6-НДФЛ – детализация всех сведений. Прописывают в строках даты полученных доходов, исчисленного и уплаченного НДФЛ всех сотрудников, а так же размер налога по дням.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• Позиции строк 100 и 110 – дата получения дохода и удержания налога.
• Строка 120 – здесь пишут дату перечисления налога в госорганы (не должна быть позднее следующего дня, после получения дохода сотрудниками за исключением ряда случаев).
• Строки 130 и 140 – суммы доходов и налогов соответственно.
Внизу подпись и дата ответственного лица.
К административной ответственности привлекают исполнителя и саму организацию. 300 – 500 рублей размер штрафа, который накладывают на лицо, ответственное за сдачу отчетной документации и на директора фирмы (кроме ИП, лиц, занимающейся адвокатской практикой, нотариусов).
При камеральной проверке – если выявится факт несвоевременного перечисления НДФЛ или занижения сумм, то размер штрафа достигает 20% от суммы не перечисленного налога.
Обратите свое внимание на один важный момент. Когда выполняются действия (выплата, например, зарплаты или другого дохода физлицу) в одном отчетном периоде, а завершаются в другом отчетном периоде (квартал, полугодие, 9 месяцев, год), то информацию по таким движениям отображают в том периоде, в котором они окончены.
• В ячейке 100 пишут последний день месяца, в котором начислен заработок.
• В ячейке 110 пишут срок удержания НДФЛ (день перечисления зарплаты).
• В ячейке 120 – следующий за ним рабочий день.
В каждой организации порой возникают финансовые трудности, и компания не может вовремя перечислить заработную плату сотрудникам. Когда в отчетном периоде не было выплат, то в этом случае в декларации 6-НДФЛ заполняется только первая часть. При этом строки 70 и 80 остаются незаполненными (проставляют «0»).
Выплата денежных средств за больничный лист в организациях осуществляется в ближайший день осуществления выплат сотрудникам. Если оплата листка нетрудоспособности осуществляется в день выдачи заработной платы, то в декларации 6-НДФЛ выплаченные суммы можно не разъединять.
Должны совпадать: дата выдачи дохода работниками организации, дата удержания НДФЛ, дата перечисления в госбюджет сумм НДФЛ. В иных случаях выплаты по листам нетрудоспособности указываются отдельно в других строках 100 – 140.
Когда сотрудник увольняется из компании, то ему положены выплаты:
– зарплата за предыдущий месяц;
– зарплата за отработанные дни текущего месяца;
– компенсация за неиспользованные дни отпуска (при наличии).
Во 2 разделе бланка 6-НДФЛ все выплаты отображают отдельно.
Статью подготовила начальник отдела по формированию налоговой отчетности Железнова Яна Константиновна. 
