Конкретный порядок оформления возврата денежных средств покупателю (клиенту) не установлен. Законодательство устанавливает лишь некоторые требования и ограничения, которые организации и ИП должны соблюдать.
Таким образом, организация может самостоятельно устанавливать правила возврата денежных средств покупателям (клиентам), с учетом следующих требований:
1. Возврат денежных средств покупателю (клиенту) вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента оплаты, осуществляется с одновременным пробитием кассового чека с признаком расчета "возврат прихода" (в случае, если организация обязана применять ККТ). В случае если возврат осуществляет на платежную карту покупателя (клиента) (или на счет в банке), то дополнительно указывается тип платежа "электронно". При этом оформлять расходный кассовый ордер, а также акт формы N КМ-3 нет необходимости. Кассовый чек, а также отчет о закрытии смены, оформляемые онлайн-кассой, содержат все необходимые реквизиты и служат заменой указанным документам.
2. Возврат наличными из кассы возможен в том случае, если и оплата была осуществлена наличными средствами. Возврат осуществляется на основании заявления покупателя (клиента). Законодательно не установлено обязательное оформление заявления в письменном виде. В то же время письменное заявление служит документальным основанием для совершения операции по возврату денежных средств и подтверждением его правомерности.
3. Если расчет был осуществлен платежной картой (или иным безналичным способом), то при возвращении покупателю (клиенту) оплаты независимо от дня ее осуществления возврат денежных средств осуществляется в безналичном порядке.
Для оформления возврата в безналичном порядке необходимо заявление покупателя с указанием паспортных данных и с приложением кассового чека, подтверждающего осуществление ранее оплаты (однако его отсутствие не ограничивает право покупателя на возврат денежный средств).
В случае если оплата ранее была осуществлена с использованием платежной карты, то возврат осуществляется отменой транзакции (в случае, если возврат осуществлен в день покупки), либо путем передачи информации о возврате в обслуживающий банк-эквайер, который в свою очередь передает информацию в банк — эмитент карты для осуществления возврата на платежную карту покупателя (клиента).
Приобретая у продавца тот или иной товар, гражданин-потребитель вступает с ним в договорные отношения, в силу которых у сторон возникают взаимные права и обязанности.
Так, покупатель в случаях, предусмотренных законом, вправе отказаться от исполнения договора розничной купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар суммы (п. 1 ст. 502, п. 2, 3, 4 ст. 503 ГК РФ, ст. 18, 25 Закона Российской Федерации N 2300-1 "О защите прав потребителей", далее — Закон N 2300-1).
Соответственно, у продавца в таких случаях возникает обязанность по возвращению полученных за товар денежных средств покупателю (ст. 22, 23 Закона N 2300-1). При этом при наличии определенных условий (ст. 475, 502, 503 ГК РФ, ст. 18, 25 Закона N 2300-1) может быть возвращен непродовольственный товар как ненадлежащего, так и надлежащего качества.
При этом согласно п. 1 ст. 25 Закона N 2300-1 обмен непродовольственного товара надлежащего качества проводится, если имеется товарный чек или кассовый чек либо иной подтверждающий оплату указанного товара документ. Однако отсутствие у потребителя товарного чека или кассового чека либо иного подтверждающего оплату товара документа не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания. Аналогичные положения установлены в п. 26 Правил продажи отдельных видов товаров, утвержденных постановлением Правительства РФ N 55. Например, в письме Минфина России N 03-01-15/6586 сообщено, что наличие у покупателя кассового чека, бланка строгой отчетности или иного документа, подтверждающего факт оплаты за указанный товар (оказанную услугу), является основанием обмена или возврата товара.
Отметим, что конкретный порядок оформления возврата денежных средств покупателю (клиенту) не установлен. Законодательство устанавливает лишь некоторые требования и ограничения, которые организации и ИП должны соблюдать.
Порядок применения контрольно-кассовой техники и порядок ведения кассовых операций в настоящее время регулируются:
— Федеральным законом N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее — Закон N 54-ФЗ);
— Указанием Банка России N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее — Указание N 3210-У).
При этом:
— Законом N 54-ФЗ определены правила применения контрольно-кассовой техники (далее — ККТ или онлайн-касс) при осуществлении расчетов наличными деньгами и (или) в безналичном порядке;
— Указанием N 3210-У установлен порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами (п. 1 Указания N 3210-У).
Для начала отметим, что продавец, возвращающий деньги за товар, использующий онлайн-кассу, при возврате средств обязан выдать чек ККТ — независимо от формы возврата (наличными или на платежную карту). Причем на сегодняшний день законодательство не разделяет возврат средств клиенту в день их уплаты или в последующие дни (письмо Минфина России N 03-01-15/31944). Следовательно, с переходом к применению онлайн-касс возврат денежных средств покупателю вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента поступления денежных средств, осуществляется с одновременным пробитием кассового чека.
В письме N 03-01-15/31944 Минфин России указал, что при осуществлении возврата товара на кассовом чеке (бланке строгой отчетности) необходимо указывать признак: возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, — "возврат прихода" (смотрите также письмо Минфина России N 03-01-15/28920).
При этом в случае если наличные средства из кассы не выдаются, а возврат осуществляет банк-эквайер (на основании реестра, подаваемого ему организацией в соответствии с условиями договора эквайринга), то при оформлении операции через ККТ в чеке указывается форма расчета "электронными" (исходя из таблицы 4, 5 Приложения 2 к Приказу ФНС России N ММВ-7-20/229@).
Заметим, что при возврате денежных средств покупателям (клиентам) организация, применяющая онлайн-ККТ, не обязана оформлять акт формы N КМ-3 и вести журнал кассира-операциониста по форме N КМ-4 (письма Минфина России N 03-01-15/63636, N 03-01-15/42314, N 03-01-15/37692, N 03-01-15/28914).
Для начала отметим, что осуществить возврат наличными из кассы организации можно в том случае, если ранее покупатель (клиент) оплату осуществлял также наличными деньгами (смотрите далее в разделе "Возврат средств в безналичном порядке").
В настоящее время Закон N 54-ФЗ не содержит каких-либо особых правил для возврата денежных средств в день покупки или в какой-нибудь иной день. В то же время, как правило, возврат средств наличными покупателю (клиенту) не в день покупки осуществляется на основании заявления последнего с предъявлением паспорта или иного документа, позволяющего идентифицировать личность.
Возврат денежных средств в день покупки не требует получения заявления от покупателя.
Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Роскомторга N 1-794/32-5, определен порядок оформления возврата товара покупателем не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятия Z-отчета). Согласно п. 10.3 данных Методических рекомендаций прием недоброкачественных товаров производится на основании заявления покупателя.
Письменная форма заявления покупателя нормативными документами не предусмотрена. Заполнение заявления о возврате денежных средств в письменной форме является общераспространенной практикой, поскольку письменное заявление удобно для всех сторон. Для продавца оно служит документальным обоснованием законности выдачи денежных средств из кассы.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Покупателю копия заявления может понадобиться при последующем обращении с жалобой в контролирующие органы, либо с иском в суд. В постановлении ВС РФ N 25-АД15-3 суд не нашел нарушений в ситуации, когда покупателю было предложено написать соответствующее заявление.
Согласно абзацу 2 п. 6.1 Указания N 3210-У при выдаче денежных средств из кассы кассир обязан провести идентификацию получателя по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность.
До начала применения онлайн-касс возврат денежных средств из кассы не в день покупки (оплаты) должен был осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера (РКО) в соответствии с пп. 6.1, 6.2 п. 6 Указаний N 3210-У с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указаний N 3210-У).
В настоящее время в отношении возврата не в день покупки после начала применения онлайн-касс существует мнение специалистов, что РКО следует оформлять в случае, если денежные средства выдаются клиенту из главной кассы организации, а не из наличности, находящейся у кассира-операциониста.
Вместе с тем согласно новой редакции п. 4.1 п. 4 Указаний N 3210-У кассовые документы (в том числе РКО) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных Законом N 54-ФЗ, т.е. на основании кассовых чеков, отчетов о закрытии смены.
Таким образом, на конец дня (смены) по окончании проведения кассовых операций можно оформлять ПКО на общую сумму прихода и РКО на общую сумму выданных (возвращенных) наличных денег, которые следует учесть в кассовой книге. То есть получается, что по окончании смены РКО будет сформирован на основании данных ККТ, что позволяет не оформлять РКО в случае возврата денег в течение дня (смены).
По сути, в таком случае при наличии кассового чека с признаком "возврат прихода" нет необходимости дополнительно оформлять РКО для целей применения положений пп. 6.1, 6.2 п. 6 Указаний N 3210-У.
С одной стороны гражданское законодательство и положения Закона N 2300-I не устанавливают требования к форме проведения возврата денежных средств заказчику (клиенту, покупателю).
В то же время организация обязана учитывать требования иных нормативных актов, в частности ограничение, установленное в п. 2 Указаний Банка России N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов" (далее — Указания N 3073-У), согласно которому предприниматели и юридические лица не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением, в частности, возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.
Таким образом, за товар, оплаченный в безналичном порядке, денежные средства должны возвращаться также в безналичном порядке.
Возврат на банковский счет покупателя (клиента) осуществляется на основании его заявления с указанием реквизитов счета, паспортных данных покупателя (клиента) для его идентификации и с приложением кассового чека (или иного документа, подтверждающего осуществленную ранее оплату организации). Формально осуществление возврата на счет покупателя (клиента) с расчетного счета организации требует применения ККТ с выдачей чека с признаком "возврат прихода" и указанием типа платежа "электронно".
По разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, представленным в письме N 22-12/087134, если покупатель возвращает товар, оплата за который проведена с карты, то возврат денег производится безналично на основании квитанции возврата при условии, что покупатель предъявил чек ККТ и платежную карту. Если товар возвращается не в день покупки, то деньги возвращаются согласно заключённому договору эквайринга.
Исходя из п. 2 Письма Банка России N 112-Т "О возврате денежных средств за товар (услугу), ранее оплаченный с использованием платежной карты", кредитные организации (эмитенты и эквайеры) определяют во внутрибанковских правилах порядок возврата денежных средств физическому лицу — держателю платежной карты при возврате им товара (отказе от услуги) в торгово-сервисном предприятии, ранее оплаченного с использованием платежной карты, в том числе в случае, когда у физического лица отсутствует возможность предоставления в торгово-сервисное предприятие платежной карты, с использованием которой ранее была совершена оплата данного товара (услуги) (например, в случае утраты платежной карты, смены номера платежной карты при ее перевыпуске, закрытия банковского счета, открытого для совершения операций с использованием банковской карты и т.д.).
В Положении N 266-П порядок возврата денежных средств не определен, но, исходя из письма УФНС России по г. Москве N 22-12/087134, при возврате товара, оплаченного платежной картой, операции по выдаче денежных средств не в день покупки осуществляются в соответствии с заключенным договором эквайринга (договором между кредитной организацией и организацией торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием платежных карт).
То есть возврат денег возможен исключительно с учетом подписанного с банком-эквайером договора.
Общий алгоритм действий при возврате покупателю (клиенту) уплаченных им посредством использования платежной карты денег следующий (независимо от дня возврата — в день оплаты или нет):
1) получение от покупателя (клиента) заявления о возврате денег на карту с приложением кассового чека, свидетельствующего о покупке. В таком заявлении указываются фамилия, имя, отчество покупателя, сумма к возврату, основания для возврата (например, некачественный товар или возврат аванса);
2) при этом покупатель предъявляет и свою платежную карту.
В случае если возврат осуществляется в день покупки, то возврат осуществляется путем отмены операции по карте.
В случае если данные об оплате уже были переданы в банк, с которым у организации заключен договор эквайринга (т.е. возврат осуществляется не в день оплаты), то возврат средств осуществляется в соответствии с договором с банком-эквайером. Для возврата в банк передается реестр платежей или электронный журнал, содержащий информацию о возврате товара (отказе от услуги). В дальнейшем возврат осуществляется уже без участия организации.
Статью подготовила начальник отдела по формированию налоговой отчетности Железнова Яна Константиновна. 
