Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.
От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:
• прием входящих документов;
• предварительное рассмотрение (разметка секретарем);
• регистрация документов;
• доклад руководителю о полученных документах;
• принятие решения руководителем;
• направление документов на исполнение;
• контроль исполнения документов;
• исполнение документов;
• формирование документов в дела;
• использование документов в справочно-информационной работе;
• определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы (поступающие), исходящие документы (отправляемые), внутренние документы.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение.
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.
Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем–референтом.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение, разметку;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов;
• подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.
При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание»:
• Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».
• Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.
• Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.
• Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.
• Заказные письма принимаются под расписку.
• Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».
Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.
Далее входящие документы направляются руководителю. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы.
Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.
Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением входящего документа.
Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• составление проекта исходящего документа;
• согласование проекта документа;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• регистрация документа;
• проверка правильности адресования;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы и т.д.).
Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
• индекс документа, включающий номер дела;
• дата документа;
• адресат;
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.
Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте.
Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской:
• Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.
• Телеграммы отправляются немедленно.
• Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.
• Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.
Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.
Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (учреждения), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.
К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т. п.
Работа с внутренними документами осуществляется следующим образом:
1) составление проекта документа исполнителем;
2) проверка правильности оформления проекта документа;
3) подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);
4) регистрация документа;
5) передача документа исполнителю;
6) исполнение документа;
7) контроль исполнения документа;
8) подшивка исполненного документа в дело.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.
Регистрация документов. Это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля:
• дать качественные и количественные характеристики документов;
• подтвердить факт получения или отправки документа;
• создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
• вести контроль исполнения документа.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.
Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. е. при осуществлении все регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. е. в структурных подразделениях.
С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документов – децентрализованно, в структурных подразделениях.
На небольших предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.
При регистрации документов на предприятии должны соблюдаться следующие правила:
• каждый документ регистрируется только один раз;
• все документы регистрируются только в одном месте;
• все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии.
При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• коммерческие контракты;
• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов) документам.
Существуют три основных вида регистрации документов:
1) карточная система регистрации документа;
2) журнальная система регистрации документа;
3) компьютерная система регистрации документа.
Современный предмет, который мы называем также, как во времена Лермонтова называли конверт с письмом, написанным орешковыми чернилами. Что это за предмет?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
