Подготовка Концепции по обеспечению режима безопасности на предприятии, которая по своему замыслу и назначению объединяет все ее направления, предусматривает наличие в организации всего комплекса внутренних нормативных документов.
Это утвержденные на предприятии Правила, Положения, Инструкции, разного рода Памятки и т.д.
Подготовка документа под названием «Концепция по обеспечению режима безопасности» должна начинаться тогда, когда на предприятии имеются в наличии локальные нормативные документы.
Внутренние документы должны быть подготовлены в соответствии с нормами действующего законодательства, и готовить их должны опытные юристы.
В этой статье мы представим Вам необходимый их Перечень и расскажем об их применении и назначении. Внутренних документов может быть масса, все зависит от направления деятельности организации, включая международное сотрудничество.
Для обеспечения режима безопасности в производственной деятельности применяются внутренние (локальные) нормативные документы, которые исполняются должностными лицами предприятий и всем персоналом по следующим направлениям производственной деятельности:
- Правила внутреннего трудового распорядка.
Обязательны для исполнения всеми работниками предприятия без исключения (руководители, ИТР, рабочие);
- Положение «О коммерческой тайне».
Распространяется в отношении руководителей и ИТР, являющимися носителями коммерческой тайны;
- Положение «Об организации работы складов».
Обязательно для исполнения руководителями предприятий и работниками складов (кладовых), задействованных в учете и движении товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
- Положение «По охране труда и технике безопасности».
Распространяется на всех руководителей, задействованных в производственном процессе, а также должностных лиц предприятий, обеспечивающих охрану труда и технику безопасности;
- Положение «Об отделе ИТ (АСУ)».
Обязательно для исполнения сотрудниками отделов информационных технологий (ИТ) и автоматических систем управления (АСУ);
- Положение «О бухгалтерии».
Распространяется на руководителя предприятия, должностных лиц и сотрудников бухгалтерии.
- Положение «О договорной работе».
Необходимо для работы инициаторов (исполнителей) заключения договоров и юридического отдела;
- Положение «О персональных данных».
В соответствии с требованиями Положения свои функции исполняют руководителя и должностные лица кадровых аппаратов.
- Положение «О дисциплине».
Обязательно для исполнения всеми работниками предприятий;
- Положение «О пожарной безопасности», схемы эвакуации, соответствующие приказы, расчеты.
Обязательны для исполнения всеми работниками предприятия.
- Положение «О приеме и увольнении персонала».
Обязательно для исполнения всеми руководителями и кадровыми службами предприятий.
- Должностные Инструкции.
Распространяются на весь персонал предприятий в сфере выполнения функциональных обязанностей.
- Положение «О пропускном режиме».
Обязательно для исполнения всеми работниками предприятия.
- Инструкция (регламент) «О порядке ввоза и вывоза товарно-материальных ценностей предприятия».
Обязательна для исполнения всеми руководителями и материально ответственными лицами;
- Инструкции по работе сотрудников частных охранных предприятий на охраняемом объекте.
Распространяются на всех сотрудников частных охранных предприятий в соответствии с договорными обязательствами. Могут быть совместными.
- Инструкция по Перечню специальностей по опасным работам.
Необходима всем руководителям, задействованных в непосредственном производстве, а также персоналу службы кадров и должностным лицам предприятий, отвечающим за охрану труда;
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- Правила «О санитарном содержании помещений предприятия».
Предназначены для всех работников предприятия.
- Памятка действий при возникновении чрезвычайной ситуации.
Распространяется на всех работников предприятия.
- Перечень первоочередных документов и имущества, подлежащих эвакуации при возникновении пожаров и в иных чрезвычайных ситуациях.
Перечнем руководствуются все должностные лица предприятий.
- Регламенты, Договоры с обслуживающими организациями, Приказы.
Распространятся на отдельных должностных лиц в части касающейся.
- Иные внутренние нормативные документы.
Издаются по необходимости для отдельной категории должностных лиц предприятия.
Еще раз подчеркнем, что это не полный Перечень внутренних нормативных документов. Могут быть и такие как Инструкция по клубным картам, Инструкция по сопровождению грузов и т.д.
На предприятии должны быть те нормативные документы, которые необходимы в производственной деятельности.
Все внутренние (локальные) нормативные документы утверждаются руководителями предприятий и доводятся до ответственных должностных лиц под подпись.
Должностные лица предприятий, а также сотрудники, которые задействованы в обеспечении режима безопасности, обязаны знать утвержденные внутренние нормативные документы и руководствоваться ими в своей практической деятельности.
Внутренние документы организации
Внутренние документы организации регулируют многие аспекты ее повседневной деятельности. Они обеспечивают управленческие процессы, определяют порядок и условия выполнения административных решений.
Понятие “внутренние документы” объединяет все служебные бумаги, предназначенные для внутреннего употребления. Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота.
До недавнего времени определение данного можно было встретить в национальном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Согласно ему, внутренними считаются все официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их компании. Однако с введением в действие нового ГОСТа 7.0.8-2013 определение исчезло из нормативно-методической документации.
Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов. Они выступают их регуляторами внутренней жизни любого учреждения наравне с законодательными и правовыми актами. Необходимость разработки некоторых внутрифирменных актов диктуется действующим законодательством.
Внутрикорпоративные акты способствуют решению задач в пределах конкретной организации. Существует множество видов подобной документации. Как правило, ее классификация выстраивается по признакам назначения, содержания и порядка согласования официальной бумаги.
Состав перечня внутренних документов организации зависит от многих факторов: ее организационно-правовой формы, формы собственности, степени открытости, целевого назначения, размера и сферы деятельности.
Виды внутренних документов в современном делопроизводстве:
Устанавливают гражданские права и обязанности двух или более сторон соглашения (физических или юридических лиц), изменяют или прекращают их.
Договоры
Лицензии и разрешения, допуски к работам определенного вида, уведомления о начале деятельности, свидетельство о внесении в Торговый реестр, учетный талон и паспорт контрольно-кассовой техники, договоры на ее обслуживание
Фиксируют различные аспекты деятельности организации, регулируют текущие вопросы.
Служебные бумаги по основной деятельности
Главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, первичная документация, счета прибылей и убытков, акты ревизий и инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги
Служат основой для синтетического и аналитического учета в компании, необходимы для составления отчетностей (налоговой, бухгалтерской, статистической) и бухгалтерского учета.
Финансово-бухгалтерские
Приказы по личному составу, трудовые соглашения и контракты, трудовые книжки, личные дела, личные карточки, графики отпусков, счета по заработной плате
Фиксируют права и обязанности работодателя и его подчиненных, регламентируют трудовые отношения.
По трудовым отношениям
Резюме, автобиографии, расписки, доверенности
Создаются отдельными сотрудниками в индивидуальном порядке.
Личные
Оформление внутренних документов соответствует схеме создания исходящей документации. Сперва составляется проект, затем его согласовывают с заинтересованными лицами и дорабатывают по сделанным замечаниям и комментариям, оформляют окончательный вариант и утверждают его у руководителя организации. Затем окончательный вариант регистрируют и размножают в количестве экземпляров достаточном для всех исполнителей. Каждую копию заверяют и передают на исполнения в соответствующее структурное подразделения или напрямую ответственному лицу под расписку. Оригинал подшивается в дело.
Этапы оформления внутренних документов:
1. Составление первичного проекта;
2. Согласование;
3. Доработка на базе предложенных замечаний;
4. Повторное согласование;
5. Оформление в соответствии с требованиями законодательства и локальными нормативными актами;
6. Утверждение;
7. Подписание;
8. Регистрация.
Этапы исполнения:
- Передача ответственному лицу (исполнителю);
- Исполнение;
- Контроль исполнения;
- Подшивка в дело.
Регистрация внутренних документов
Порядок регистрации внутренних документов определяется исходя из их принадлежности к той или иной категории. Так, например, постановления, указания, решения, распоряжения регистрируют в том же порядке, что и приказы. Официальные бумаги, принадлежащие к другим категориями, чаще всего регистрируют аналогично с исходящей документацией.
Каждому объекту присваивается уникальный регистрационный индекс, состоящий из кода структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах делопроизводственного года. Регистрация внутренних документов часто происходит децентрализовано по группам в тех структурных подразделениях, где они оформляются. Это может быть бухгалтерская документация, бумаги кадрового отдела или канцелярии.
Каждый локальный акт организации должен быть зарегистрирован в день его подписания или утверждения руководителем.
Формы регистрации внутренних документов
В зависимости от потребностей компании может быть выбрана журнальная, карточная и автоматизированная электронная форма регистрации.
Журнальная
Предпочтительна в случае незначительного объема документооборота, предполагает наличие отдельного журнала для каждой категории локальной документации, удобна когда документальный учет выступает на первое место в связи со спецификой деятельности организации. Занимает значительное время, приводит к дублированию операций, усложняет справочную работу и контроль сроков исполнения.
Карточная
Регистрация производится с помощью регистрационных карточек, форма которых определяется внутри компании и закрепляется в инструкции по делопроизводству. При использовании данного метода в процессе могут участвовать несколько сотрудников, пропадает необходимость повторной регистрации, облегчается систематизация картотеки и справочная работа, упрощается контроль за исполнением.
Учет внутренних документов — важная часть общего учета документации. К его основным целям можно отнести:
- Получение информации для расчета численности персонала делопроизводственной службы;
- Выбор технических средств, отвечающих потребностям организации;
- Корректировка загрузки исполнителей и отделов учреждения при работе с документацией;
- Правильно организованный учет позволяет проводить оценку объемов документооборота, с легкостью определять местоположение любого объекта и очередность работы с ним.
Для учета локальной документации используются ее базовые атрибуты, позволяющие однозначно идентифицировать любой объект:
1. Порядковый регистрационный номер;
2. Дата регистрации;
3. Содержание;
4. Подразделение-составитель;
5. Исполнитель;
6. Срок исполнения;
7. Ход исполнения;
8. Номер дела.
Вне зависимости от формы регистрации каждому объекту могут быть присвоены дополнительные атрибуты, например, количество листов или наличие приложений. Отметим, что учет и регистрация должны проводиться в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству и принятой в компании Номенклатурой дел.
Внутренняя опись документов
Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.
Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.
Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.
В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак "+".
Правила заполнения внутренней описи документов дела:
Порядковый номер.
Указывается порядковый номер документа в деле.
Индекс документа.
Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).
Дата документа.
В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).
Заголовок документа.
Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.
Номера листов.
Нужно указать номера листов документа.
Примечание.
В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.
Итоговая запись.
В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.
Документы внутреннего контроля
В настоящее время если предприятие подлежит обязательному аудиту, оно должно осуществлять не только внутренний контроль фактов хозяйственной деятельности, но и организовать внутренний контроль бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Исключение: ситуация, когда обязанность ведения бухгалтерского учета принял на себя руководитель организации. Например, субъекты малого предпринимательства при организации внутреннего контроля должны исходить из принципа рациональности и при определенных обстоятельствах руководитель такого экономического субъекта может осуществлять функции внутреннего контроля самостоятельно. Аналогичный подход, согласно Информации N ПЗ-11/2013, может применяться некоторыми некоммерческими организациями.
Внутренний контроль в деятельности организации должен:
1. пронизывать всю систему управления, от разработки стратегических планов и постановки тактических задач до контроля над конкретной операцией приобретения, использования и обеспечения сохранности любого ресурса и актива;
2. способствовать реализации управленческих решений, оценивать их законность и эффективность, показывать реальное положение дел в организации, выявлять и минимизировать риски.
Средства внутреннего контроля должны не только оценивать достоверность совершаемых фактов хозяйственной жизни, но и не допускать неправомерные события, процессы, операции и предотвращать отрицательные результаты финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта. Внутренний контроль оценивает достоверность показателей и своевременность представления отчетности. Он предотвращает искажение данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Процедуры внутреннего контроля, согласно рекомендациям Минфина России, включают в себя:
• документальное оформление всех сделок и операций;
• проверку соответствия первичных учетных документов установленным требованиям и оценку достоверности информации;
• санкционирование операций, обеспечивающее подтверждение правомочности их совершения;
• сверку данных;
• разграничение полномочий, определение прав и обязанностей должностных лиц;
• контроль фактического наличия и состояния объектов;
• анализ достижения поставленных целей, оценку правильности осуществления сделок и операций;
• процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами.
Таким образом, в организации должны быть документы, содержащие утвержденный перечень, описание, характеристику и количественную оценку основных методов и процедур внутреннего контроля.
Важнейшими элементами внутреннего контроля являются обнаружение рисков, анализ степени рисков, принятие управленческих решений, направленных на их устранение, сокращение и минимизацию.
В Информации Минфина N ПЗ-11/2013 сказано, что оценка рисков призвана выявлять те из них, которые могут повлиять на достоверность учета и отчетности.
Специалисты, осуществляющие внутренний контроль, должны убедиться в том, что:
• факты хозяйственной жизни, отраженные в учете, имели место в отчетном периоде и относятся к текущей деятельности организации;
• имущество, имущественные права и обязательства организации, отраженные в бухгалтерском учете, фактически существуют;
• объекты бухгалтерского учета отражены в правильном стоимостном измерении;
• данные бухгалтерского учета корректно и своевременно раскрыты в бухгалтерской отчетности.
Оценить риск возникновения злоупотреблений. Злоупотребления могут быть связаны с любым участком учета и деятельности организации в целом.
Проблема оценки риска возникновения злоупотреблений непосредственно связана с неосмотрительностью и неосторожностью как при ведении бизнеса в целом, так и при выборе контрагентов в частности.
С учетом рекомендаций Минфина России для правильной организации и осуществления внутреннего контроля необходимо разработать и оформить внутренние организационно-распорядительные документы экономического субъекта (приказы, распоряжения, положения, должностные инструкции, регламенты, методики, стандарты). Обязанности и полномочия подразделений и персонала, предусмотренные в этих документах, определяются в зависимости от специфики деятельности экономического субъекта и особенностей его системы управления. Внутренний контроль может проводиться как внутренними службами организации, так и с привлечением внешних консультантов.
Особое внимание стоит обратить на то, что эффективность внутреннего контроля может быть снижена или ограничена по разным причинам, зачастую независящим от организации. Например, изменение законодательства, возникновение новых обстоятельств вне сферы влияния руководства экономического субъекта. А вот превышение должностных полномочий руководством или иным персоналом или возникновение ошибок в процессе принятия решений, при проведении сделок, ведении бухгалтерского учета – это уже внутренние причины и их влияние на организацию контроля можно уменьшить.
В заключение стоит отметить, что систему внутреннего контроля должна создать и использовать в своей деятельности каждая компания. Это инструмент управления организацией, позволяющий максимально эффективно реализовать различные бизнес-процессы. Внутренний контроль должен не только обнаружить недостатки и нарушения в части уже свершившихся фактов хозяйственной жизни, но и предотвратить их появление в будущем. И важно, чтобы он осуществлялся постоянно, без пропусков в течение всего отчетного периода в полном соответствии с утвержденным регламентом.
Внутренний контроль должен стать из одним из важнейших инструментов в принятии решений, достижении стратегических целей организации, сохранности активов, их эффективного использования, соблюдении законодательства и внутренних актов, а также составлении достоверной бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Документы внутреннего распорядка
Одним из документов, регламентирующих трудовые отношения у работодателя (в соответствии с законодательством), являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Например, с помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда.
ПВТР разрабатываются и составляются организацией самостоятельно (исходя из специфики работы) кадровой или юридической службой предприятия и могут являться приложением к коллективному договору. Существует нормативная база, помогающая в разработке ПВТР. Поскольку данный документ относится к организационно-распорядительным - его оформление регламентируется требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003.
Обычно, титульный лист к правилам внутреннего распорядка не оформляется. Первый лист правил должен содержать заголовочную часть с изображением логотипа, полного наименования организации (в некоторых случаях допускается указание сокращенного наименования, если оно закреплено в уставе), а также названия документа - заглавными прописными буквами. Если разработанные правила трудового распорядка являются приложением к коллективному договору, то в вверху делается соответствующая отметка.
В правом верхнем углу оформляется гриф утверждения правил. Например, УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Ф.И.О. Дата.
Датой составления правил является, дата их утверждения.
Ещё раз напомним, что ПВТР должны отражать специфику работы организации и обозначить как можно больше типичных ситуаций, возникающих в процессе работы.
Во внутренних правилах запрещено прописывать условия, ухудшающие положение работников.
Разработанный свод правил обязательно должен пройти стадию согласования с другими отделами организации, а также с представителями профсоюзного комитета и только после этого утверждены руководителем.
С утвержденным распорядком необходимо ознакомить всех сотрудников под расписку. Таким образом, ПВТР организации должны быть вывешены на видном месте и доступны для прочтения в любое время.
Содержание ПВТР обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) правил.
Рекомендуемая структура документа:
1. Общие положения - цель правил и их применение, на кого распространяются, в каких случаях пересматриваются и другая общая информация.
2. Порядок приема и увольнения сотрудников - описание процедуры оформления приема и увольнения работников, действия организации при переводе сотрудника на другую работу, условия и продолжительность испытательного срока, перечень необходимых документов.
3. Основные права и обязанности сотрудников (на основании статьи 21 ТК РФ).
4. Основные права и обязанности работодателя (на основании статьи 22 ТК РФ).
5. Рабочее время - время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки; перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие имеются; место и сроки выдачи заработной платы.
6. Время отдыха - время обеденного перерыва и его продолжительность; специальные перерывы для определенных категорий работников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты; выходные дни (если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в правилах следует указать, какой день, кроме воскресенья, будет выходным); продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков.
7. Поощрения сотрудников - порядок применения мер морального и материального поощрения.
8. Ответственность сотрудников за нарушение дисциплины - описание порядка применения мер дисциплинарной ответственности, снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание.
9. Заключительные положения - включает в себя пункты об обязательном исполнении правил и порядке рассмотрения споров по поводу трудовых отношений.
ПВТР могут также включать и другие разделы, например "Конфиденциальная информация", "Пропускной и внутриобъектный режим".
Внутренние и внешние документы
По назначению бухгалтерские документы делятся (классифицируются) на:
а) распорядительные, в которых содержатся распоряжения об осуществлении той или иной хозяйственной операции; они не являются основанием для записи операций в учете, поскольку нет подтверждения о том, что такая сделка состоялась. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, поручения и др.;
б) исполнительные или оправдательные, подтверждающие факты выполнения операций. Они первым этапом учетной регистрации. К ним относятся приходные и расходные ордера, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о принятии ценностей, акты о выполненных работах и др.;
в) документы бухгалтерского оформления, к которым относятся распорядительные сведения, различные справки, расчеты и т.д. (например, расчет суммы на заготовку и приобретение материальных ценностей);
г) комбинированные - с одноразовыми признаками распорядительных, исполнительных документов бухгалтерского оформления в данной хозяйственной операции и одновременно указание об отражении ее на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся Авансовые отчеты, Прибыльные и Расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов со склада.
По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.
Внешними документами называются те, которые поступают от других предприятий, организаций, то есть состоят вне данного предприятия. К ним относятся выписки банка, счета поставщиков и др.
Внутренние документы - это документы, составленные (выписанные) на данном предприятии, в организации.
Документы по объему отображаемых операций делятся на первичные и сводные.
Первичные - это такие документы, впервые выполняют регистрацию хозяйственной операции в момент ее совершения или безотлагательно после осуществления. К ним относятся акты приемки и выбытия основных средств, накладные, квитанции и т. Сводные документы составляются на основании первичных. К ним относятся различные отчеты, расчетно-платежные ведомости и др.
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы используются только для одноразового оформления и отражения операций. К ним относятся Прибыльные и Расходные кассовые ордера, требования для получения материальных ценностей со склада и др.
Накопительные документы используются для многократного оформления и регистрации операций в течение определенного времени (недели, декады, месяца). Например, лимитно-заборные карты, с помощью которых оформляется отпуск материалов на производство (выполнение работ). Такие документы сокращают количество первичной документации.
По степени использования средств документы делятся на заполняемые вручную и механизированным.
Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет по форме и содержанию, то есть проверяются наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическое увязки отдельных показателей.
Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителя исполнителю, то есть для управления хозяйственной деятельностью предприятия.
Документация выполняет роль импульса, дает начало движения учетной информации. Она обеспечивает бухгалтерском учете сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия. С помощью документации контролируется правильность осуществления операций, ведется текущий анализ проделанной работы. Таким образом, документация осуществляет контрольно-аналитические функции.
Учет внутренних документов
Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.
При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:
№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному составу;
№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ № 477, регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация.
Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
• поступающую корреспонденцию (входящие документы);
• исходящие документы;
• внутренние служебные записки;
• приказы по основной деятельности;
• кадровые приказы;
• распоряжения;
• протоколы совета директоров;
• протоколы планерок (оперативок) и т.п.
Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.
Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.
Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.
Внутренние регламентирующие документы
Многие, садясь за написание регламентирующего документа, держат в голове мысль, что их задача - составить корректный регламентирующий документ. Но это не так. На самом деле их задача - улучшить состояние системы. А для этого нужно обеспечить внедрение, всверливание вашего регламентирующего документа прямо в мозг каждому сотруднику организации. Добиться того, чтобы каждый сотрудник прочитал ваш документ, понимал ваш документ, мог его запомнить, исполнял его и относился к нему как к чему-то важному, озвучивал вам правки и дополнения, жил по вашему документу.
Ваша задача - сделать так, чтобы асфальт треснул.
Чтобы создать такой документ, требуется, чтобы он являл собой нечто среднее между текстом закона и текстом одного из писем Чичваркина.
Для начала изучите все доступные стандарты документооборота, ГОСТы на оформление документации, требования к оформлению инструкций.
После того, как вы убедились, что все требования вам известны, можете игнорировать любые из них, т.к. они не обязательны к исполнению, если только вы не решили получать сертификат соответствия стандарту.
Следом за этим необходимо изучить текущее состояние системы. Иметь понимание, как следование новому стандарту улучшит это состояние.
Т.к. документ, как правило, описывает процесс - в процессе должны быть прописаны требования внутреннего клиента. Разумеется, с этим самым внутренним клиентом этот регламент тоже должен быть согласован еще на этапе разработки.
Садясь за написание очередного регламентирующего документа вы должны иметь настрой составить лучший регламентирующий документ в истории человечества.
Документ должен иметь такой кумулятивный заряд, чтобы пройти следующие слои брони инерции системы:
1. Документ должен быть прочтен.
Каждый сотрудник должен прочесть ваш документ, а не просто расписаться в ознакомлении. Для этого документ должен быть кратким, он должен быть оформлен красиво и не скучно, а не как кусок бюрократии, а также не иметь в себе ненужных частей, которые должны быть только ради приличия.
Старые бюрократы над этим никогда не заморачиваются. Они просто успокаиваются на том, что их документ обязаны прочесть те, кто обязан это сделать. А если сотрудники просто распишутся в ознакомлении, то они просто легкомысленные, несерьезные сотрудники, и сами же виноваты в том, что не прочли то, что следует. Нарушат регламентирующий документ - ответят, т.к. вот она - подпись в ознакомлении!
Самое неэффективное, что может быть, если целями являются внедрение нового / измененного процесса - это ознакомление под подпись. Если ознакомление начинается и заканчивается подписью в листе ознакомления - это работа "для галочки" обычных дилетантов, которые скинули всю ответственность на исполнителей, не особо озадачиваясь результатами и эффективностью своих требований.
2. Документ должен быть понят.
Представьте, что вы объясняете текст документа одному из сотрудников лично. Вот так и пишите! А не квадратно-гнездовым канцеляритом!
Старые бюрократы над этим никогда не заморачиваются. Они просто пишут что-то в роде: "Организация должна в тех случаях, когда используется мониторинг и измерения для получения свидетельств соответствия продукции и услуг заданным требованиям, определять ресурсы, необходимые для гарантии пригодности и достоверности данных".
Вот почему службы СМК все ненавидят - напишут умную бумагу, а потом возбухают, что ее все игнорируют. Да одно только прочтение подобного документа - это само по себе работа!
А когда им указывают на то, что документ написан непонятно, они предлагают поднять вопрос о квалификации сотрудников, для которых предназначается документ.
В инструкции и даже в стандарте можно писать примеры, можно писать аргументы, можно писать, что угодно, чтобы упростить сотрудникам понимание смысла, который вы пытаетесь до них донести!
Иной раз прочтешь пункт инструкции и задаешь вопрос автору:
- А что этот пункт НА САМОМ ДЕЛЕ значит?
Автор тебе отвечает, что пункт на самом деле значит, и все становится понятно. Вот именно так и надо писать!!!
Не главное, как вы написали документ, главное - как он будет понят!
Каким бы понятным документ ни был написан, после утверждения документ все равно должен быть разъяснен. а) через обучение; б) через поэтапное внедрение с анализом возникающих проблем и изменением регламента в случае необходимости.
3. Документ должен быть запомнен.
Для этого нужно донести до сотрудника важность и актуальность решаемой проблемы. Можно описать текущее состояние или решаемую проблему (лучше вынести это в сопроводительное письмо) и снабдить это максимальным количеством боли.
Кроме этого, следует делать текст эмоционально окрашенным там, где это уместно. Допускается наличие таких речевых оборотов как "НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ не говорить Клиенту о том, что..". Поощряется наличие конкретных примеров, понятных и сленговых речевых оборотов, нарративной речи. Не стесняйтесь быть образным. Человеческое сознание лучше всего запоминает образы и тексты, которые похожи на рассказ истории.
Но перебарщивать с этим не стоит, поэтому слова типа "ответить грамотно" лучше заменить на "ответить корректно".
4. Документ должен исполняться.
Для этого я использовал такой прием как описание того, что бывает при нарушении того или иного пункта. Описываю требование. Под ним пишу "Если это не исполняется, то происходит следующее: *описывается болезненная и правдивая картина полного провала* "
Не стесняйтесь аргументировать свои требования. Требование, под ним сразу причина его выдвижения.
Старые бюрократы никогда не заморачиваются над этим. Они просто озвучивают требование. Они думают, что каждый человек может исполнять что-то только под угрозой каких-то санкций, а не из соображений внутренней мотивации (приличия, например). И добиваются исполнения документа тонной контроля, микро менеджмента, штрафов и прочих проявлений внешней мотивации. А всё это - муда, конечно же. Ну или просто констатируют, что сотрудники организации очень безответственные и слабоумные.
Большинство сотрудников будут выполнять ваши требования если просто будут понимать, зачем это нужно. Большинство сотрудников будут игнорировать ваши требования даже под угрозой каких-то наказаний если не будут понимать, зачем это нужно.
Повышать внутреннюю мотивацию людей соблюдать требования системы можно разными способами. Я доходил даже до оскорблений "Если вы не исполняете данное требование, то специалистом вас назвать нельзя" и угроз "нарушение данной инструкции карается с особенной злобой" внутри регламентирующих документов.
5. Все должны жить по вашему документу. Если процесс меняется - первой же мыслью сотрудников должно быть "Нужно внести правки в регламент".
Для этого постарайтесь вовлечь каждого в создание данного документа. Если человек сам написал регламентирующий документ, если он активно участвовал в его согласовании, то он с большим вниманием будет к нему относиться. Заставьте каждого озвучить свои дополнения.
У сотрудников не будет потом возможности после утверждения документа сказать, что написана какая-то чушь, которую выполнить невозможно. Они эту чушь сами же написали и согласовывали. Во-вторых, лишняя голова при определении требований позволит посмотреть на требования еще с одной стороны, которую мы могли не учесть. У владельцев процесса может быть более детальное видение текущего состояния системы.
Чем больше мы времени потратим на разработку и согласование документа, тем меньше времени нам потребуется для его внедрения, превращения требований в жизнь.
Всегда используйте понятие тестового периода, когда не просто кто-то будет контролировать исполнение требований, а может в течении этого периода оперативно решать все проблемы, отвечать на возникающие вопросы, быть в курсе хода внедрения требований от начала до конца всего процесса.
И не забывайте, что ваш документ должен быть системным и иметь правильную структуру. Иметь правильно настроенные входы-выходы, ссылки на другие регламенты, правильно указанные должности, отсутствие орфографических ошибок и приятный дизайн. Массу полезных примеров вы можете узнать из ГОСТов и стандартов по документообороту, которые я порекомендовал вам прочесть в начале этой заметки.
Так можно добиться того, что документ будет "живым". Писать мертворожденные бумаги, которые никто никогда не читает и не руководствуется ими - может кто угодно.
Пример сопроводительного письма, которым я снабдил запущенный на согласование по внутрикорпоративной почте стандарт организации "Управление качеством продукции":
Уважаемые коллеги!
Прошу отнестись к данному стандарту как к самому важному документу в организации. Это – сердцевина, основа основ, вокруг которой крутится всё.
Сейчас стандарт не совершенен. Он больше напоминает скелет, но в дальнейшем он будет обрастать плотью, становиться все более подробным и системным.
Я хочу, чтобы каждый из вас внес свою лепту в написание данного стандарта. Напишите мне свои дополнения и замечания так же въедливо и подробно как я рецензирую документы каждого из вас, которые попадают мне на согласование.
Самое плохое, что вы можете сделать – это проигнорировать процесс рождения данного документа. Сейчас как раз самое время высказать все опасения и договориться обо всем. Когда стандарт будет утвержден, я уже не дам вам уклоняться от его исполнения.
Сейчас я наблюдаю ситуацию, как мы строим очень быстро, но строим на песке. А нужно – на фундаменте! Данный стандарт – это фундамент, который я пытаюсь подложить под нашу с вами деятельность. Мы строим дом с одной стороны, а та его часть, которая была построена чуть раньше – рассыпается. Поэтому вам следует отказаться от мысли, что строительство фундамента – это пустая трата времени. Да, его не видно, т.к. он под землей, но он необходим.
Прошу вычитывать и участвовать в составлении данного стандарта с мыслью, что вам потом по нему жить. И ни в коем случае нельзя самоустраняться от данного процесса. Глупо оставаться на перроне, когда поезд наших улучшений вагон за вагоном едет вперед. Вы можете не успеть запрыгнуть в последний вагон.
Не следует думать, что жить по данному стандарту невозможно – я отлично администрирую базу данных отдела разработок в части своих проектов и полностью отработал описанные методы на себе. Теперь я пытаюсь масштабировать свой результат на всю компанию.
На данный момент стандарт написан не так «как есть», а так «как должно быть». Например, у нас пока еще нет ни одной полноценной инструкции по изготовлению изделия. Давайте сейчас обрисуем для себя картину идеального состояния, и все будем четко понимать, к какому состоянию системы мы все стремимся в итоге прийти.
Перечень внутренних документов
Сразу оговоримся, что в статье мы приводим лишь примерный перечень внутрикорпоративных документов. Примерный не потому что нам ленно составить полный, а потому что, во-первых конкретный перечень документов зависит от типа организации – коммерческая или некоммерческая, организационно-правовой формы, штата и прочих факторов, а во вторых – требования законодательства насчет наличия внутрифирменных документов постоянно «совершенствуется», и та бумага, которая сегодня не требуется, завтра может стать «основополагающей». Конечно, по мере сил мы будет изменять и дополнять список, но все таки имейте ввиду вышесказанное.
Впрочем, кому нужен конкретный перечень именно для своей организации, то наши трудовые юристы в Рязани составят для вашей организации требуемый комплект документов.
Внутрикорпоративные документы:
• Решения (протоколы) о утверждении внутренних документов;
• Решение (протокол о назначении единоличного органа управления (директора, президента, главы, председателя и проч.).
Здесь мы не указали протоколы (решения) нужные при создании и регистрации организации, потому как предполагается что они уже есть, коли организация работает.
Опционально можно еще предусмотреть положение о порядке созыва высшего органа управления (собрания учредителей, акционеров, членов, пайщиков и т.д. с соответствующими протоколами об их утверждении.
Положение о направлении информации, тоже утвержденное высшим органом управления.
Бухгалтерские внутренние документы:
Положение об учетной политике (сей документ как правило разрабатывают сами бухгалтера, сообразуясь с дальнейшей работой вверенной компании);
Опционально может быть еще положение о распределении прибыли, дивидентов, формировании фондов – резервного, капитального и прочих.
Перечень внутренних трудовых (кадровых) документов:
• Штатное расписание (можно взять типовую форму Т3);
• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК);
• Положение об оплате труда (гл. 21 ТК РФ);
• Перечень нормативных актов по труду (ст. 212 ТК РФ);
• Комплект правовых актов по труду в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК);
• Трудовые договора (ст. 57 ТК РФ), включая трудовой договор с директором (примечание: раньше если учредитель ООО и директор совпадали в одном лице, то трудовой договор не требовали, поскольку нельзя самому с собой подписать договор, о том кстати было немало разъяснений и Минтруда, и Минфина, однако сейчас государственная бюрократическая мысль движется по тому пути, что все таки когда учредитель и директор совпадают, то договор все равно должен быть);
• Перечень профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
• Перечень инструкций по охране труда (постановление 1/29);
• Документы, подтверждающие страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 212 ТК РФ).
Программы (ст. 225 ТК):
• программа вводного инструктажа;
• программа первичного инструктажа на рабочем месте.
Инструкции:
• должностные инструкции на директора и сотрудников (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
• инструкция по охране труда;
• инструкция по пожарной безопасности.
Журналы:
• журнал регистрации вводного инструктажа (ст. 225 ТК);
• журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (225 ТК);
• журнал учета несчастных случаев на производстве (ст. ст. ст.228 — 231 ТК РФ);
• журнал учета инструкций по охране труда для работников постановление 1/29);
• журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников (постановление 1/29).
Книги (постановление Минтруда РФ N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»):
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Локальные приказы и постановления учредителей по труду и охране труда:
• приказ о разработке (утверждении) перечня профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда;
• приказ о назначении ответственного за инструктаж по охране труда и ведение журналов инструктажей* (* можно объединить);
• приказ об утверждении ежегодного графика отпусков;
• приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек;
• решение (протокол) об утверждении программы вводного инструктажа;
• решение об утверждении программы первичного инструктажа на рабочем месте;
• решение об утверждении инструкций по охране труда для сотрудников (можно объединить).
Опционально (эти внутренние документы организации могут быть, а могут и не быть в зависимости от конкретной специфики и(или) желания, но все равно мы посчитали нужным дополнить ими свой перечень):
• Журнал проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей опционально (п.8 ст. 16 ФЗ N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Приказ Министерства экономического развития РФ N 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
• Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК);
• Инструкция по работе на ПК (если работа на ПК занимает более 50% рабочего времени);
• Программа обучения по охране труда (опционально при создании комиссии по обучению по ОТ);
• Приказ о создании комиссии по проверке знаний по охране труда;
• Инструкция обучения по охране труда;
• Протоколы проверки знаний по охране труда;
• Журнал проверки знаний по охране труда.
Как видите ничего такого экстраординарного. При должной усидчивости и минимальных навыках работы на ПК вы вполне можете составить требуемый перечень внутренних документов своей организации.
Впрочем, в соответствии со статьей 309.2 Трудового кодекса организации, подпадающие под категорию микропредприятий могут использовать типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем — субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, утвержденную Постановлением Правительства РФ № 858. Критерии отнесения к микропредприятиям установлены статьей 4 Федерального закона № 209 – ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и принятым в соответствии с этим законом Постановлением Правительства РФ № 265 «О предельных значениях дохода, полученного от осуществления предпринимательской деятельности, для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства».
В случае использования микропредприятием типового трудового договора такие внутренние документы организации как правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и ряд прочих локальных трудовых (кадровых) документов, входящих в обязательный перечень, могут не составляться.
Оформление внутренних документов
Все документы организации делятся на три документопотока:
• входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.
Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.
Обработка входящих документов включает:
• прием и первичную обработку документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• передачу на исполнение.
Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.
Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.
После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.
Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.
Резолюция переносится в регистрационную форму.
Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.
Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.
Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.
Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:
• проверка правильности доставки документов;
• проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
• фиксация факта получения документов;
• подготовка их к исполнению;
• передача документов исполнителям.
Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.
Обработка исходящих документов включает:
• составление чернового документа;
• подготовку проекта документа;
• его согласование (визирование);
• удостоверение документа;
• отправку документа.
За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.
В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.
Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.
Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:
• проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
• проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
• проставление исходящего регистрационного индекса;
• обработка документа для отправки.
Обработка отправляемой корреспонденции включает:
• сортировку;
• вложение в конверты;
• адресование;
• сдачу в отделение связи.
Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:
• правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
• наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
• правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.
Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).
Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:
• проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
• протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.
Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:
• фельдъегерской или курьерской связью;
• секретарями;
• с помощью технических средств.
Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.
В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.
Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.
Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.
Регистрация внутренних документов
Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Следовательно, регистрация преследует три цели:
• учет документов;
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.
Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.
К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:
• письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы и т.д.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Существуют три формы регистрации документов:
• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная.
Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.
Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.
Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.
Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.
Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.
Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.
В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:
• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
• дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения полученного документа;
• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• N& дела (куда документ помещен после исполнения).
Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.
Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148x210) или А6 (105x148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.
Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.
При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:
• вид документа;
• географическое местонахождение автора документа;
• автор резолюции;
• название структурного подразделения;
• количество листов в документе;
• количество листов приложений;
• связанные документы.
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.
Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.
С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):
• вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
• автор резолюции - список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение — список структурных подразделений;
• исполнители — как правило, это поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
• № дела — связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы — эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:
• название подразделения, подготовившего документ,
• исходящий номер документа;
• дата документа;
• адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
• краткое содержание документа;
• фамилия исполнителя, подготовившего документ;
• контрольная дата ожидаемого ответа;
• ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
• номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).
Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.
Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.
Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.
Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.
При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:
• порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
• дата документа (регистрации);
• краткое содержание;
• подразделение, подготовившее документ;
• исполнитель;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (ход исполнения);
• номер дела, куда подшит документ.
Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.
Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.
Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.
Внутренняя проверка документов
Начало очередного календарного года на предприятии (в организации, учреждении) обычно совпадает с проведением проверки состояния его деятельности силами внутренней комиссии под председательством одного из заместителей руководителя. Соответствующая проверка проводится и по основным направлениям обеспечения деятельности, в т.ч. документационного обеспечения управления (ДОУ) (делопроизводства).
Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями.
Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем:
1) проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствия требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства;
2) обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствие потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации;
3) состояние работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию;
4) выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), установление их причин, выработка предложений, направленных на совершенствование системы делопроизводства (с отражением вышеперечисленного в акте проверки).
Рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.
Проверка наличия локальных нормативных актов
К основным локальным нормативным актам (ЛНА), регламентирующим организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), относятся:
- положение о структурном подразделении, осуществляющем полномочия по организации делопроизводства;
- инструкция по делопроизводству;
- должностные инструкции работников уполномоченного подразделения. Перечисленные ЛНА образуют организационно-правовую основу для надлежащего функционирования корпоративной системы делопроизводства.
В дополнение к ним предприятием (организацией, учреждением) могут разрабатываться:
- положения о подразделениях в составе уполномоченного структурного подразделения: группе обработки документов, группе технической подготовки документов, группе оперативного хранения документов, группе архивного хранения документов и т.д.;
- инструкции для работников, ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях.
При проверке ЛНА также устанавливается, насколько они соответствуют требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) актов в области делопроизводства.
В частности, при проверке инструкции по делопроизводству устанавливается соответствие ее структуры и содержания Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива N 76.
При проверке должностных инструкций устанавливается соответствие их содержания квалификационным характеристикам. Кроме того, обращается внимание на соответствие оформления ЛНА ГОСТу Р6.30-2003.
По результатам проверки делается вывод о наличии (частичном наличии или полном отсутствии) ЛНА, регламентирующего организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также о его соответствии либо частичном (полном) несоответствии нормативным правовым актам в области делопроизводства.
При проверке обеспеченности делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствия потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации основное внимание обращается:
- на укомплектованность уполномоченного структурного подразделения персоналом требуемой численности и квалификации;
- наличие и состояние помещений для размещения уполномоченного структурного подразделения и соответствующих участков работы;
- наличие и оснащенность рабочих мест персонала уполномоченного структурного подразделения, их соответствие требованиям охраны труда;
- наличие и исправность средств организационно-технического обеспечения деятельности уполномоченного структурного подразделения: обработки документированной информации, хранения, коммуникации и связи и т.п.;
- регулярность поступления денежных средств на обеспечение функционирования уполномоченного структурного подразделения, их достаточность для надлежащего выполнения задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.
По результатам проверки делается вывод об обеспеченности (частичной или полной необеспеченности) перечисленными видами ресурсов, их соответствии (частичном либо полном несоответствии) потребностям предприятия (организации) в документированной информации.
При проверке состояния работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию оценивается прежде всего соответствие фактических показателей работы плановым.
В частности, определяется объем документооборота предприятия (организации, учреждения): в целом и по основным информационным потокам (входящие, исходящие и внутренние документы), а также по видам документов (бумажные и электронные), в т.ч. относительно аналогичных показателей предшествующих лет.
Оценивается также эффективность применения автоматизированных средств обработки документированной информации.
Особое внимание обращается на обеспечение сохранности документов в процессе обращения: объем мероприятий по розыску и восстановлению их нормального физико-химического состояния, количество необнаруженных (утраченных) документов за проверяемый период и в сравнении с аналогичными показателями предшествующих лет. Проверяются также данные о результатах контроля исполнения документов, в частности число случаев их ненадлежащего исполнения: несоблюдение сроков исполнения, оформление документов с нарушением установленных требований, несоответствие исполненного документа резолюции и т.п. По результатам проверки делается вывод о степени эффективности делопроизводства - в целом и по функциональным компонентам (управление документами и документирование).
Внутренние трудовые документы
Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.
Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).
Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:
- организация труда работников;
- заключение трудового договора и прием на работу;
- перевод на другую работу;
- предоставление работникам отпусков;
- поощрение работников;
- наложение на работников дисциплинарных взысканий;
- аттестация работников;
- ведение штатного расписания;
- учет использования рабочего времени;
- привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
- оформление служебных командировок;
- прекращение трудового договора и увольнение с работы.
Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом).
Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.
Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.
В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).
Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:
- инструкции по охране труда по профессиям;
- журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
- журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.
Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.
В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).
Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).
Перечень кадровых документов, обязательных для организации:
№ п/п
Документ
Каким документом регламентируется
Примечание
Срок хранения
1
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Статья 189 ТК РФ
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.
Постоянно
2
Положение о защите персональных данных работников
Статья 86 ТК РФ
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.
Постоянно
3
Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)
Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1
Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.
Постоянно
4
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России № 69)
Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.
50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
5
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России № 69)
Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.
50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
6
Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании
Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ
При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.
Постоянно
7
Положение о системе обучения
Статьи 196, 197 ТК РФ
При наличии системы обучения в организации.
Постоянно
8
Положение об аттестации работников
Статья 81 ТК РФ
При проведении аттестации по решению работодателя.
Постоянно
9
График отпусков
Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1
Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
1 год
10
Трудовой договор
Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ
Заключается в письменной форме с каждым работником.
75 лет
11
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям
–
Принимаются по решению работодателя.
Постоянно
12
Приказы о приеме на работу
Статья 68 ТК РФ
Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
75 лет
13
Приказы о переводе на другую работу
Статья 72.1 ТК РФ
Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).
75 лет
14
Приказы об увольнении
Статья 84.1 ТК РФ
75 лет
15
Приказы по основной деятельности
Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».
1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
16
Приказы о предоставлении отпусков
Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1
Издаются на основании графика отпусков или заявления работника
5 лет
17
Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
Статья 128 ТК РФ
Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
5 лет
18
Личная карточка работника (форма Т-2)
Постановление Госкомстата России № 1.
Ведется на каждого работника.
75 лет
19
Трудовая книжка
Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России № 69)
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.
При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
20
Договоры о полной материальной ответственности
Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России № 85
Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.
5 лет
21
Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности
Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)
Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя
5 лет
22
Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу
То же
75 лет
23
Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении
То же
75 лет
24
Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков
То же
50 лет
25
Журнал регистрации командировочных удостоверений
То же
5 лет
26
Табель учета рабочего времени
Часть 3 статьи 91 ТК РФ
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником
75 лет
27
График сменности
Статья 103 ТК РФ
Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.
1 год
28
Журнал учета проверок инспектирующих органов
Федеральный закон № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»
Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда
Постановление Совета Министров СССР № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»
Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.
75 лет
32
Списки работников, уходящих на льготную пенсию
50 лет
33
Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий;
- льготной пенсии
То же.
5 лет
10 лет
34
Инструкции по охране труда по профессиям
Раздел 10 ТК РФ
Постоянно
35
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
Раздел 10 ТК РФ
10 лет
36
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования
Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии».
5 лет
37
Акты о несчастных случаях
Постановление Минтруда РФ № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»
45 лет
38
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
45 лет
Документооборот внутренних документов
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.
От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:
• прием входящих документов;
• предварительное рассмотрение (разметка секретарем);
• регистрация документов;
• доклад руководителю о полученных документах;
• принятие решения руководителем;
• направление документов на исполнение;
• контроль исполнения документов;
• исполнение документов;
• формирование документов в дела;
• использование документов в справочно-информационной работе;
• определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы (поступающие), исходящие документы (отправляемые), внутренние документы.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение.
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.
Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем–референтом.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение, разметку;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов;
• подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.
При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание»:
• Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».
• Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.
• Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.
• Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.
• Заказные письма принимаются под расписку.
• Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».
Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.
Далее входящие документы направляются руководителю. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы.
Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.
Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением входящего документа.
Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
• составление проекта исходящего документа;
• согласование проекта документа;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• регистрация документа;
• проверка правильности адресования;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы и т.д.).
Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
• индекс документа, включающий номер дела;
• дата документа;
• адресат;
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.
Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте.
Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской:
• Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.
• Телеграммы отправляются немедленно.
• Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.
• Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.
Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.
Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (учреждения), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.
К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т. п.
Работа с внутренними документами осуществляется следующим образом:
1) составление проекта документа исполнителем;
2) проверка правильности оформления проекта документа;
3) подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);
4) регистрация документа;
5) передача документа исполнителю;
6) исполнение документа;
7) контроль исполнения документа;
8) подшивка исполненного документа в дело.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.
Регистрация документов. Это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля:
• дать качественные и количественные характеристики документов;
• подтвердить факт получения или отправки документа;
• создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
• вести контроль исполнения документа.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.
Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. е. при осуществлении все регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. е. в структурных подразделениях.
С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документов – децентрализованно, в структурных подразделениях.
На небольших предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.
При регистрации документов на предприятии должны соблюдаться следующие правила:
• каждый документ регистрируется только один раз;
• все документы регистрируются только в одном месте;
• все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии.
При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• коммерческие контракты;
• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов) документам.
Существуют три основных вида регистрации документов:
1) карточная система регистрации документа;
2) журнальная система регистрации документа;
3) компьютерная система регистрации документа.
Штатные расписания организации и изменения к ним по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Правила внутреннего трудового распорядка должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми (ст. 773 Перечня типовых управленческих архивных документов).
На основании ст. 411 Перечня типовых управленческих архивных документов положения об оплате труда и премировании работников подлежат постоянному хранению по месту их разработки и утверждения.
Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой тайны в организации имеют постоянный срок хранения (ст. 62 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Несмотря на то, что сроки хранения локальных нормативных актов и приказов, их утвердивших, зачастую отличаются, локальный нормативный акт становится частью приказа, его приложением, и сроки хранения в этом случае будут зависеть от сроков хранения локального акта или приказа (в зависимости от того, какой срок боле длительный).
Приказы об утверждении локальных актов рекомендуем хранить вместе с данными актами.
С момента утверждения новой редакции должностной инструкции, старая утрачивает силу. Срок хранения недействующих редакций должностных инструкций – 3 года (п.77 раздела 2 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России № 558).
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.
При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.
Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона № 125-ФЗ.
Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.
Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России № 558.
Внимание: изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.
Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
