Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.
Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.
Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.
В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак "+".
Правила заполнения внутренней описи документов дела:
Порядковый номер.
Указывается порядковый номер документа в деле.
Индекс документа.
Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).
Дата документа.
В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).
Заголовок документа.
Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.
Номера листов.
Нужно указать номера листов документа.
Примечание.
В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.
Итоговая запись.
В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
