Обязательным для бухгалтерского учета является обоснование его записей документами. Бухгалтерский документ — это бумажный или машинный носитель информации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждающий факт ее исполнения.
Особенно велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций, а также для более эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов организации. Документы являются письменным доказательством при рассмотрении исков и претензий в судах и арбитражах. Важную роль играют документы в контроле за сохранностью собственности. Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств, производимый на основании правильно оформленных документов, предотвращает возможность злоупотреблений.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или, если это невозможно, непосредственно по ее окончании. Для контроля и упорядочения обработки данных на основе первичных документов могут составляться сводные учетные документы. При реализации товаров (продукции) за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании кассовых чеков и других аналогичных документов.
Ответственность и контроль за проводимыми хозяйственными операциями и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства должны быть завизированы двумя лицами, имеющими право подписи на них согласно утвержденному руководителем перечню: первая подпись лица, представляющего функцию общего руководства, вторая — лица, представляющего бухгалтерскую функцию в управлении организацией. При отсутствии главного бухгалтера руководитель назначает лицо, имеющее право второй подписи на документах и несущего соответствующую ответственность.
Операции, связанные с приемом и выдачей денежных средств, материальных ценностей и других объектов имущества, сопровождаются составлением первичного документа, а участвующие в ней физические лица и представители юридических лиц обязательно должны получать юридически полноценные его копии. Возлагается это на организацию, оформляющую такую операцию.
Первичные документы признаются доказательными, если они содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату и место его составления; наименование организации, от имени которого составлен документ; содержание и количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражениях); наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции; личные подписи или иные знаки, однозначно идентифицирующие личность совершившего операцию.
В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация, оформившая такие документы, обязана за свой счет и своими силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию своих клиентов, контрольных или судебных органов.
Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них сведений, а также за передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.
В первичные документы внесение поправок, не подтвержденных участниками хозяйственной операции, не допускается. В денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.
Сроки обработки информации и качество учета зависят от документооборота, движения его от момента составления до сдачи в архив. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Документооборот должен быть построен по рациональной схеме, охватывающей наименьшее число промежуточных инстанций, и минимальное количество времени нахождения документов на каждой из них.
В настоящее время порядок применения и оформления первичных документов учета регулируется следующими нормативными актами:
1. Законом РФ «О бухгалтерском учете». Определена возможность создания самой организацией форм первичных учетных документов и порядок их утверждения (ст. 6) и основные требования по применению и оформлению первичных учетных документов (ст. 9).
2. Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Приказом Минфина РФ N 34).
В нем содержатся:
- требования по применению и оформлению документов первичного учета, в том числе с использованием средств автоматизации, внесению исправлений в первичные учетные документы, контролю за соблюдением установленных требований по документированию хозяйственных операций (п. 12-18 раздела 2);
- требования к порядку хранения документов бухгалтерского учета (п. 98-101 раздела 6).
С вводом в действие Закона о бухгалтерском учете в Российской Федерации и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Российской Федерации указанный документ не утратил силы, и его требования необходимо учитывать при документировании хозяйственных операций.
4. Решением Росархива и Госналогслужбы РФ «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» установлены новые сроки хранения документов.
5. Постановлением Правительства РФ № 835 «О первичных учетных документах» и постановлением Минфина № 27н и Госкомстата РФ № 57а «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации», которые изданы во исполнение требований Закона о бухгалтерском учете по унификации форм первичной учетной документации:
- определен порядок поэтапного введения в организациях унифицированных форм первичной учетной документации;
- утверждены новые формы первичных документов и требования по их применению и оформлению.
Постановлением Госкомстата РФ № 57а и Минфина РФ № 27н определены следующие разделы учета, по которым вводятся новые формы унифицированной учетной документации, а именно по учету:
Предприятиям предоставлено право вносить в унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) дополнительные реквизиты. Однако удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Могут расширяться и сужаться графы и строки с учетом значности показателей, включаться дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки информации. Такое предусмотрено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата РФ N 20.
Регистры бухгалтерского учета
Необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета.
Как предусмотрено cm. 6 Федерального Закона России N 129-ФЗ, регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах учета и в бухгалтерской отчетности.
Они ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Организация обязана хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность. Сроки хранения устанавливаются правилами организации государственного архивного дела и составляют не менее пяти лет.
Рабочие планы счетов, инструкции по бухгалтерскому учету, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных с указанием календарных сроков их использования должны храниться не менее пяти лет после отчетного года.
Мемориально-ордерная форма
Порядок сочетания учетных регистров, их внешний вид, последовательность записей в них, использование счетной техники, построение документов и схема документооборота характеризуют форму счетоводства или форму бухгалтерского учета.
Предшественницей современных форм является мемориально-ордерная форма учета. При ней на основе первичных документов или итогов накопительных ведомостей однородных хозяйственных операций, оформленных такими документами, составляют мемориальные ордера. В них указывают номер, дату, содержание записи, коды (цифры) дебетуемых и кредитуемых счетов бухгалтерского учета, сумму операции.
Мемориальные ордера фиксируют в регистрационном журнале, где в календарной последовательности записывают (по каждому месяцу отдельно) номер ордера, его дату и итоговую сумму. По окончании месяца подсчитывают общий итог регистрационного журнала, который является контрольным моментом. Он должен совпадать с итогом оборотов по дебету и кредиту в оборотной ведомости по счетам синтетического учета.
Данные мемориальных ордеров разносят по счетам синтетического учета в Главной книге. В ней на каждый счет предусматривают отдельные листы, в которых указывают начальное сальдо по этому счету, обороты по дебету с разбивкой по корреспондирующим кредитуемым счетам и обороты по кредиту с разделением по корреспондирующим дебетуемым счетам.
На основании этой книги составляют оборотную ведомость по счетам синтетического учета, которая используется в контрольных целях для получения обобщенной информации об имуществе, капитале, обязательствах, их изменениях и как материал для составления бухгалтерской отчетности.
Аналитический учет обособляется от синтетического и ведется на карточках, в книгах и ведомостях.
Форма учета Журнал-Главная
Такая форма учета является разновидностью мемориально-ордерной формы. Используется в небольших организациях. При ней мемориальные ордера с приложенными к ним документами являются основанием для записей по счетам синтетического и аналитического учета. Синтетический учет ведут в книге Журнал-Главная. В ней совмещаются хронологическая и систематическая регистрация мемориальных ордеров. В конце месяца подсчитывают обороты по счетам. Итог в графе «Сумма оборота» должен равняться сумме дебетовых и сумме кредитовых оборотов по всем счетам. Одновременно выводят сальдо по счетам, которые являются основанием для составления баланса.
Аналитический учет ведут в книгах или карточках. По счетам аналитического учета составляют оборотные ведомости, итоги которых сверяют с данными счетов синтетического учета в книге Журнал-Главная.
Журнально-ордерная форма
При журнально-ордерной форме счетоводства данные документов непосредственно или с помощью вспомогательных ведомостей, используемых для первоначальной группировки исходных данных, записывают в журналы-ордера. Последние представляют собой таблицы шахматной формы, построенные по кредитовому признаку. В графах указывают дебетуемые счета и суммы операций.
Журналы-ордера используют в течение месяца для записей операций по отдельному синтетическому счету или нескольким взаимосвязанным счетам. Итоги за месяц журнала-ордера показывают сумму кредитового оборота по данному синтетическому счету с подразделением ее по дебетуемым счетам. Каждый отдельный журнал-ордер является регистром хронологического и систематического учета. С некоторыми сокращениями приведена форма журнала-ордера по кредиту счёта 51 «Расчетный счет».
Такой принцип построения учетных регистров позволяет осуществлять одновременно запись в два счета, что устраняет повторение оборотов в регистрах, экономит труд, вносит стройность и порядок в записи.
По окончании месяца итоги журналов-ордеров переносят в Главную книгу, открываемую на год. В ней обороты по дебету каждого синтетического счета отражают в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов, а обороты по кредиту записывают одной общей суммой (см. выше). Таким образом, журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга и дают развернутую корреспонденцию по дебету и кредиту каждого отдельного синтетического счета.
По ряду счетов бухгалтерского учета журналы-ордера совмещены с дебетовыми ведомостями. В них производится регистрация дебетовых оборотов в корреспонденции с кредитуемыми счетами.
Накопительные ведомости по дебету счетов имеют вспомогательное значение. Они используются для обеспечения аналитического учета в единой системе записей с синтетическим учетом, а также для накапливания сумм по кредиту счетов. Суммы по итогам за месяц переносят иногда из ведомостей в журналы-ордера.
Вспомогательные дебетовые ведомости ведут по счетам: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.
Совмещение синтетического и аналитического учета, например, по счету 60 обеспечивается тем, что в журнале-ордере по каждому платежному поручению записывают оприходованные материалы, а в ведомости по тем же строкам делают записи об оплате этих поручений. Такой порядок учетной регистрации позволяет отказаться от составления оборотных и сальдовых ведомостей по счетам аналитического учета.
В некоторых случаях объединение синтетических и аналитических регистров является важной особенностью и достоинством журнально-ордерной формы учета.
Однако эта форма счетоводства не исключает необходимости использования отдельных регистров аналитического учета (книг, карточек) по тем счетам, по которым журналы-ордера и вспомогательные к ним ведомости не могут дать всей необходимой информации для оперативного руководства и контроля за хозяйственной деятельностью организации. Так, для учета материалов необходимо иметь данные о движении остатков по каждому их наименованию. Поэтому сохраняется ведение аналитического учета на отдельных регистрах, что обусловливает необходимость составлять по их данным оборотные или сальдовые ведомости для сверки с синтетическими счетами.
На основе проверенных данных Главной книги, некоторых журналов-ордеров и регистров аналитического учета составляют бухгалтерскую отчетность.
Поскольку журналы-ордера имеют форму много-графных таблиц, их целесообразно заполнять на соответствующих машинах. Особенно эффективно применение таких машин при составлении журналов-ордеров с дебетовыми ведомостями. Бухгалтерские машины позволяют одновременно с группировкой операций по счетам в учетных регистрах выводить сальдо и подсчитывать за один рабочий прием итоги хронологических (по строкам) и систематических записей (по графам).
Это не означает, что при названной форме учета нельзя рационально применять и другие вычислительные машины, но следует иметь в виду, что построение журналов-ордеров и порядок записей в них должны быть приспособлены к определенным видам имеющейся в наличии счетной техники. Общее же требование к регистрам в данных условиях состоит в том, что они должны иметь форму листов бумаги стандартного формата, а не книг (тетрадей); графы листов по размеру и размещению соответствовать эксплуатационным возможностям вычислительных машин.
Министерство финансов России разработало рекомендации по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства по следующим видам деятельности: промышленность, строительство, наука, снабжение и сбыт. Рекомендации даются в Письме № 59. В них приведен перечень типовых регистров этой формы для крупных и (отдельно) небольших организаций.
Минфин России предоставил право министерствам и ведомствам самостоятельно разрабатывать для организаций своей системы специализированные учетные регистры с соблюдением единых российских методологических принципов бухгалтерского учета.
В организациях системы Комитета по торговле Российской Федерации для ведения бухгалтерского учета предусмотрено пять типовых форм журналов-ордеров. Эти регистры изготовлены по счетам и сгруппированы по экономическому содержанию.
Журнал-ордер № 1 накапливает информацию по счетам: 01,04,0510,12,20,40 и 41; журнал-ордер № 2 — по счетам: 45, 6063, 71, 72 и 76; журнал-ордер № 3 — по счетам: 50, 51,52, 55, 56,91, журнал-ордер № 4 по счету 70; журнал-ордер № 5 по всем остальным счетам счетного плана.
Разработана также ведомость расшифровки записей к каждой типовой форме учетного регистра.
Форма учета в условиях АРМ
Широкое использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машино-ориентированиые формы бухгалтерского учета. Отличительной их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме машинограмм, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления бухгалтерской отчетности.
В настоящее время происходит быстрое оснащение организаций компьютерами. Они позволяют накапливать данные как непосредственно в учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.), так и на машинных носителях информации (например, на жестком диске, дискетах).
Относительная простота освоения и эксплуатация позволяют использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.
Одним из обязательных условий автоматизации учета является наличие программы регистрации и обработки бухгалтерских данных.
Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации, в их числе:
• первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке;
• документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах;
• коды;
• отчетные разработки, получаемые автоматически;
• программы работ вычислительной техники;
• технологические и инструкционные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм.
При этом программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это относится к представлению бухгалтерских регистров в удобном для чтения виде, невозможности несанкционированных исправлений в записях и др.
В настоящее время создан рынок программ автоматизации бухгалтерского учета с использованием ПЭВМ. Во всех программах предусматривается составление на компьютере бухгалтерских проводок. Форма машинограммы мемориального ордера может быть следующей: номер проводки, дата записи, кредитуемый счет, сумма операций и содержание операции.
На ПЭВМ изготовляют машинограмму по каждому аналитическому счету к соответствующему счету синтетического учета. Этот регистр может иметь следующее содержание: входящее сальдо, оборот по дебету (или кредиту) на основании отдельного документа (сальдо). Новое сальдо выводится после каждой операции. По окончании месяца подсчитывают итоги оборотов по дебету и кредиту аналитического счета, а также устанавливают конечное сальдо.
В приведенной на с. 34 выписке из машинограммы показано дебетовое сальдо на 01.01 в сумме 657 612 020 руб., оплата с расчетного счета — 2 369 104 000 руб. (в этот же день) и приход материалов 06.01 в сумме 2 369 104 000 руб.
Счета Главной книги печатаются по вертикальному принципу. Это означает, что по каждому счету первого порядка (при необходимости и по субсчетам) обороты по дебету и кредиту приводятся сверху вниз с указанием корреспондирующих счетов. Коды счетов чаще всего строятся следующим образом: первые два знака означают шифр синтетического счета, четыре последних отводятся для аналитических показателей. При операциях с иностранной валютой перед шифром синтетического счета обычно печатают условную цифру.
Организации самостоятельно выбирают формы и методы бухгалтерского учета исходя из объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Они могут не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать свои, включая формы бухгалтерских регистров, программы регистрации и обработки информации. Вместе с тем они должны соблюдать общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технологию обработки учетных данных.
С переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации, контролеров и аналитиков.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
