Внутренние документы организации регулируют многие аспекты ее повседневной деятельности. Они обеспечивают управленческие процессы, определяют порядок и условия выполнения административных решений.
Понятие “внутренние документы” объединяет все служебные бумаги, предназначенные для внутреннего употребления. Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота.
До недавнего времени определение данного можно было встретить в национальном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Согласно ему, внутренними считаются все официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их компании. Однако с введением в действие нового ГОСТа 7.0.8-2013 определение исчезло из нормативно-методической документации.
Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов. Они выступают их регуляторами внутренней жизни любого учреждения наравне с законодательными и правовыми актами. Необходимость разработки некоторых внутрифирменных актов диктуется действующим законодательством.
Внутрикорпоративные акты способствуют решению задач в пределах конкретной организации. Существует множество видов подобной документации. Как правило, ее классификация выстраивается по признакам назначения, содержания и порядка согласования официальной бумаги.
Состав перечня внутренних документов организации зависит от многих факторов: ее организационно-правовой формы, формы собственности, степени открытости, целевого назначения, размера и сферы деятельности.
Виды внутренних документов в современном делопроизводстве:
Примеры
Назначение
Категория
Устав, штатное расписание, регламент, положение об организации, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция
Выполняют функции правовой базы компании и включают обязательные к исполнению положения, основанные на нормах административного права.
Организационно-правовые
Приказы по основной деятельности и личному составу, постановления, распоряжения, решения, указания
Фиксируют управленческие решения организационных вопросов.
Распорядительные
Служебные, докладные, объяснительные записки, заявления, предложения, справки, протоколы, акты, заключения
Сообщают информацию о фактическом положении дел, побуждают к принятию административных решений, изданию распорядительных актов.
Устанавливают гражданские права и обязанности двух или более сторон соглашения (физических или юридических лиц), изменяют или прекращают их.
Договоры
Лицензии и разрешения, допуски к работам определенного вида, уведомления о начале деятельности, свидетельство о внесении в Торговый реестр, учетный талон и паспорт контрольно-кассовой техники, договоры на ее обслуживание
Фиксируют различные аспекты деятельности организации, регулируют текущие вопросы.
Служебные бумаги по основной деятельности
Главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, первичная документация, счета прибылей и убытков, акты ревизий и инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги
Служат основой для синтетического и аналитического учета в компании, необходимы для составления отчетностей (налоговой, бухгалтерской, статистической) и бухгалтерского учета.
Финансово-бухгалтерские
Приказы по личному составу, трудовые соглашения и контракты, трудовые книжки, личные дела, личные карточки, графики отпусков, счета по заработной плате
Фиксируют права и обязанности работодателя и его подчиненных, регламентируют трудовые отношения.
По трудовым отношениям
Резюме, автобиографии, расписки, доверенности
Создаются отдельными сотрудниками в индивидуальном порядке.
Личные
Оформление внутренних документов соответствует схеме создания исходящей документации. Сперва составляется проект, затем его согласовывают с заинтересованными лицами и дорабатывают по сделанным замечаниям и комментариям, оформляют окончательный вариант и утверждают его у руководителя организации. Затем окончательный вариант регистрируют и размножают в количестве экземпляров достаточном для всех исполнителей. Каждую копию заверяют и передают на исполнения в соответствующее структурное подразделения или напрямую ответственному лицу под расписку. Оригинал подшивается в дело.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Составление первичного проекта;
2. Согласование;
3. Доработка на базе предложенных замечаний;
4. Повторное согласование;
5. Оформление в соответствии с требованиями законодательства и локальными нормативными актами;
6. Утверждение;
7. Подписание;
8. Регистрация.
Этапы исполнения:
- Передача ответственному лицу (исполнителю);
- Исполнение;
- Контроль исполнения;
- Подшивка в дело.
Регистрация внутренних документов
Порядок регистрации внутренних документов определяется исходя из их принадлежности к той или иной категории. Так, например, постановления, указания, решения, распоряжения регистрируют в том же порядке, что и приказы. Официальные бумаги, принадлежащие к другим категориями, чаще всего регистрируют аналогично с исходящей документацией.
Каждому объекту присваивается уникальный регистрационный индекс, состоящий из кода структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах делопроизводственного года. Регистрация внутренних документов часто происходит децентрализовано по группам в тех структурных подразделениях, где они оформляются. Это может быть бухгалтерская документация, бумаги кадрового отдела или канцелярии.
Каждый локальный акт организации должен быть зарегистрирован в день его подписания или утверждения руководителем.
Формы регистрации внутренних документов
В зависимости от потребностей компании может быть выбрана журнальная, карточная и автоматизированная электронная форма регистрации.
Журнальная
Предпочтительна в случае незначительного объема документооборота, предполагает наличие отдельного журнала для каждой категории локальной документации, удобна когда документальный учет выступает на первое место в связи со спецификой деятельности организации. Занимает значительное время, приводит к дублированию операций, усложняет справочную работу и контроль сроков исполнения.
Карточная
Регистрация производится с помощью регистрационных карточек, форма которых определяется внутри компании и закрепляется в инструкции по делопроизводству. При использовании данного метода в процессе могут участвовать несколько сотрудников, пропадает необходимость повторной регистрации, облегчается систематизация картотеки и справочная работа, упрощается контроль за исполнением.
Учет внутренних документов — важная часть общего учета документации. К его основным целям можно отнести:
- Получение информации для расчета численности персонала делопроизводственной службы;
- Выбор технических средств, отвечающих потребностям организации;
- Корректировка загрузки исполнителей и отделов учреждения при работе с документацией;
- Правильно организованный учет позволяет проводить оценку объемов документооборота, с легкостью определять местоположение любого объекта и очередность работы с ним.
Для учета локальной документации используются ее базовые атрибуты, позволяющие однозначно идентифицировать любой объект:
1. Порядковый регистрационный номер;
2. Дата регистрации;
3. Содержание;
4. Подразделение-составитель;
5. Исполнитель;
6. Срок исполнения;
7. Ход исполнения;
8. Номер дела.
Вне зависимости от формы регистрации каждому объекту могут быть присвоены дополнительные атрибуты, например, количество листов или наличие приложений. Отметим, что учет и регистрация должны проводиться в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству и принятой в компании Номенклатурой дел.
В ресторане за один столом сидела две мамы и столько-же дочерей. Официант подал к столу три кофе, и при этом всем досталось по чашке. Как это возможно?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
