Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации; подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поиску информации.
Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.
Сложный механизм управления народно-хозяйственными объектами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности, присущих конкретному предприятию (организации, учреждению).
К началу девяностых годов XX века в аппарате управления страны было занято более 14млнчеловек, а ежегодный документооборот составлял не менее 60млрд листов с отчетливой тенденцией роста. Для такой страны, как Россия, указанные данные не кажутся фантастическими. 1. Документ. Системы документации в народном хозяйстве России.
В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» — так определяется документ государственным стандартом.
Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В контексте настоящего курса на первый план выступает организационно-распорядительная функция, реализуемая с помощью сложившихся управленческих технологий, включающих в себя планирование, учет, контроль.
Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации.
Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам.
Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно-статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России.
Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления.
По существу, интенсивная деятельность по разработке и внедрению унифицированных систем документации развернулась в стране с конца шестидесятых годов XX века. При этом концепция такого рода систем связана с единством правовых и формальных требований к информации, необходимой и достаточной для координации управленческих процедур в конкретной сфере деятельности общества.
К концу девяностых годов в стране действовало свыше двадцати федеральных унифицированных систем документации, нормативная база которых регулировалась соответствующими ГОСТами. Так, для унифицированной системы организационно-распорядительной документации формы документов разрабатываются на основе модели ГОСТР6.30-7 «Требования к оформлению документов».
Создание в свое время общегосударственной системы документационного обеспечения (ГС ДОУ) позволило более определенно сформулировать понятие самой системы документирования как совокупности технологических процессов по созданию и обработке документов, создаваемых на предприятиях, в организациях и учреждениях самого различного статуса и ведомственной принадлежности. Система документирования при этом предполагает наличие определенных норм, процедур и требований не только к оформлению документа, но и к организации работы с ним, обработке, перемещению, хранению и контролю исполнения.
С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.
В объектах реализации информационно-документационного обеспечения, где еще не внедрены автоматизированные системы на базе ЭВМ, соблюдаются все технологические операции — от создания проектов документов до работы с документами внешнего происхождения: прием, распределение, регистрация, доставка (транспортировка), контроль исполнения, справочная и фондово-архивная обработка документов.
С внедрением ЭВМ в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.
Феномен документа состоит в том, что он выступает одновременно как объект, средство и предмет труда в единой сущности. Это обстоятельство является определяющим при составлении, оформлении, согласовании, утверждении и аналитико-синтетической обработке документной информации, занимающей от 60 до 80 процентов рабочего времени аппарата управления. При этом следует иметь в виду, что для значительной части служащих (плановиков, экономистов, бухгалтеров, секретарей-референтов, статистиков и др.) работа с документной информацией составляет основу их труда.
Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.
В Единой государственной системе документационного обеспечения, сложившейся еще в семидесятые годы, целесообразно выделить несколько приоритетных направлений рационализации и технологического совершенствования документационных процессов:
- унификация и стандартизация;
- централизация и упорядочение документооборота;
- эшелонирование хранения документов;
- экономика и планирование документационных процессов;
- организация труда специализированного персонала;
- механизация и автоматизация технологических процессов. Внедрение централизованной систем делопроизводства в масштабах государства позволило достичь единообразия и информационной совместимости документации различного иерархического построения и функционального назначения.
Массированное внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.
Таким образом, сложившаяся в России технология информационно-документационного обеспечения управления народным хозяйством и его структурными звеньями представляет собой совокупность методов и средств обработки документов, реализации информационных процессов и организационных процедур, призванных обеспечить эффективность управления.
Критериями качества управления потоками документной информации являются:
- комплексность (участие всех структур);
- системность (совокупность элементов, связанных организационно-технологическим единством);
- регламентация (упорядоченность элементов в заданных параметрах);
- оценка и стимулирование (сопоставимость результатов с принятыми критериями и мотивация рационализации управления).
Информационно-документационное обеспечение — весьма подвижная технология, обогащаемая новыми формами, методами и средствами обработки, хранения и распространения документов.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
