Внешнеторговая документация, оформляющая исполнение коммерческой сделки
Документы, подтверждающие исполнение внешнеторговой сделки на всех этапах ее реализации — от поставки продавцом товара, его транспортировки, хранения на складах до прохождения через таможню, — принято называть внешнеторговыми.
В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые документы можно разделить на следующие группы:
1) коммерческие;
2) по платежно-банковским операциям;
3) страховые;
4) транспортные и отгрузочные;
5) транспортно-экспедиторские;
6) таможенные.
Документы, которые следуют с грузом от пункта отправления до пункта назначения, называют товаросопроводительными. К ним обычно относятся документы, входящие в группы коммерческих, транспортных и таможенных. Документы, составляемые в связи с отгрузкой товара (обычно они перечислены в контракте), называются отгрузочными.
Документы оформляются на специальных бланках и содержат определенные реквизиты. Общими для всех документов реквизитами являются наименование фирмы экспортера (или грузоотправителя) и фирмы импортера (или грузополучателя), их адреса, номера телефонов, факсов или телексов; название документа, дата и место его выписки; номер контракта или заказа и дата его подписания; номера наряда, транса, грузовой спецификации; наименование и описание товара, его количество (число мест, вес нетто и брутто); вид упаковки и маркировки.
Поставку товара непосредственно от его изготовителя к зарубежному покупателю на первом этапе документооборота сопровождают документы, которые должны обеспечить производство этого экспортного товара. В определенной степени их также можно отнести к внешнеторговой документации, однако виды, количество, характер этих документов определяются правилами внутреннего управления, принятыми той или иной фирмой и системой ее национального законодательства в области документации. К таким документам могут относиться инструкция по изготовлению экспортного товара; поручение на покупку изделий и материалов, необходимых для производства товара; инструкции по упаковке; заказ наряды на внутреннюю транспортировку товара и вывоз продукции со склада и др.
Коммерческие документы
Эта группа документов дает стоимостную, качественную и количественную характеристики товаров. Документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату.
Коммерческий счет является основным расчетным документом. В нем содержится требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар. В счете указываются цена за единицу товара и общая сумма счета или причитающегося платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка, где должен быть произведен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки; сведения о страховании и размер страховой премии (при поставках на условиях СИФ). Счета обычно выписываются в большом количестве экземпляров (иногда до 25) для представления в различные организации. По выполняемым функциям счета можно подразделить на следующие виды: счет фактура, счет спецификация, предварительный счет.
Счет фактура выписывается обычно после окончательной приемки товара покупателем. Он совмещает два документа — документ, указывающий сумму причитающегося за товар платежа, и накладную, направляемую при товаре. По требованию таможенных органов во многих странах счет фактура выписывается на установленных бланках, такие счета служат одновременно и сертификатом о происхождении товара или прилагаются к нему.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Счет спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда его называют специфицированным счетом.
Предварительный счет подтверждает произведенные экспертом поставки, но не всегда является требованием к оплате. Часто он выписывается в тех случаях, когда приемка товара производится в стране назначения или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товаров. После приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет фактуру, по которому производится окончательный расчет.
Проформасчет представляет собой документ, который, как и счет, содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом, так как не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Не выполняя главной функции счета как платежного документа, проформасчет вместе с тем выполняет все остальные функции счета. Если проформасчет содержит указание о цене каждого вида или сорта товара, ее называют специфицированной проформой счетом. Проформасчет может быть выписана на отгруженный, но еще не проданный товар или наоборот. Этот счет выписывается чаще всего при поставках товаров на консигнацию, на выставки, ярмарки, аукционы. Он может служить также сметой, по которой импортер может ознакомиться с основными данными о товаре, который хочет купить, с порядком расчета и определить размер расходов.
К числу документов, дающих количественную характеристику товара или партии товаров, относятся спецификация, техническая документация, упаковочный лист.
Спецификация содержит перечень ассортимента товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места количества и рода товара, его сорта и марки. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований.
Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования и необходима для обеспечения их своевременной наладки и правильной эксплуатации. К ней относят паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи и пр. Перечень необходимой технической документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, являющихся неотъемлемой частью контракта. Техническая документация изготавливается на языке страны покупателя или на другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства она должна изготавливаться обязательно типографским способом.
Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте. Он необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист помещают в упаковке так, чтобы покупатель мог легко его обнаружить, и в нем содержатся данные о количестве товара каждого сорта и номере упаковки (места).
Он используется в качестве дополнения к счету фактуре в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист и счет фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит в том, что в упаковочном листе не указываются цены.
Он может иметь форму комплектовочной ведомости. Комплектовочная ведомость обычно содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывается номер отгрузочной партии, а в знаменателе — число мест в данной партии. Составляется комплектовочная ведомость предприятием изготовителем до отгрузки всей партии товара.
К числу важнейших документов, свидетельствующих о качестве поставленных товаров, можно отнести сертификат качества, гарантийное обязательство, протокол испытаний, разрешение на отгрузку.
Сертификат качества — свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие качества товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Сертификат качества выдается соответствующими компетентными организациями, государственными органами, торговыми палатами, но может выдаваться и фирмой изготовителем.
Гарантийное обязательство, или гарантийное письмо, — документ, подтверждающий, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта. Оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы оборудования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.
Протокол испытаний составляется после проведения продавцом совместно с представителем покупателя полных испытаний в заранее установленные день и час на предприятии продавца. Протокол содержит подробное изложение результатов испытаний с заключением о соответствии изготовленного товара условиям заказа. Протокол испытаний высылается заказчику немедленно после их проведения. Если в условиях контракта оговорена сдача приемка товара после его испытаний в стране экспорта, то тогда на основе протокола испытаний стороны подписывают приемосдаточный акт.
Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Разрешение на отгрузку содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и дате проведенных испытаний, указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.
Документы по платежно-банковским операциям
Инструкция по банковскому переводу — документ, в котором клиент поручает своему банку произвести выплату определенной суммы в указанной валюте названной стороне, находящейся в другой стране, либо оговоренным способом, либо способом, оставленным на усмотрение банка.
Платежное поручение — документ, посредством которого осуществляются банковские переводы и который адресуется одним банком другому. Представляет собой приказ банка, адресованный своему корреспонденту, о выплате определенной сумме по просьбе и за счет перевододателя иностранному получателю.
Инкассовое поручение — документ, посредством которого банку даются инструкции или поручения обработать финансовые и коммерческие документы с целью получения акцепта (или платежа) или предъявить документы на других условиях, которые могут быть в нем указаны.
Извещение об инкассовом платеже — документ, посредством которого банк сообщает о произведенном платеже по инкассо. В нем приводятся подробные данные и методы реализации средств.
Извещение о платеже по товарному аккредитиву — документ, посредством которого банк сообщает о платеже по товарному аккредитиву.
Извещение о принятии документов к оплате по товарному аккредитиву — документ, посредством которого банк сообщает о принятии документов к оплате по товарному аккредитиву.
Банковская гарантия — документ, согласно которому банк обязуется выплатить оговоренную сумму названной стороне на условиях, указанных в нем.
Заявка на товарный аккредитив — документ, посредством которого банку поручается открыть товарный аккредитив на условиях, указанных в этом документе. Такие заявки отечественные предприятия в расчетах за импортируемые товары оформляют на бланке установленной формы в трех экземплярах.
Товарный аккредитив — документ, в котором банк подтверждает, что он открыл товарный аккредитив, по которому бенефициар должен получить платеж, подтверждение или учет тратт в соответствии с определенными условиями и против представления обусловленных документов, а также тратт, если это оговорено в документе. Аккредитив может быть подтвержденным или не подтвержденным другим банком.
Банковская тратта — тратта, выставляемая в пользу третьей стороны, либо одним банком на другой, либо отделением банка на центральное отделение или на другое отделение того же банка.
Переводный вексель — документ, выданный или подписанный в соответствии с применяемым законодательством, содержащий безусловное требование, адресованное одним лицом другому лицу, об уплате против предъявления самого документа по требованию или на точно установленную дату, или на другую дату, указываемую самим документом, определенной суммы денег названному в документе лицу, или его приказу, или предъявителю.
Налоговая декларация — документ, в котором импортер приводит относящиеся к делу данные, необходимые компетентному органу для взимания налогов на добавленную стоимость.
Страховые документы
Данная документация отражает взаимоотношения между страховщиком и страхователем. Роль страховщика заключается в возмещении убытков, понесенных страхователем от несчастного случая, против уплаты страховой премии.
К страховым документам относятся:
Страховой полис — документ, выдаваемый страховщиком, подтверждающий договор страхования и содержащий условия заключенного договора, в котором страховщик обязуется за конкретную плату возместить страхователю убытки, связанные с рисками и несчастными случаями, указанными в договоре.
Страховой полис выдается страховым обществом страхователю после уплаты им страховой премии. Страховые полисы бывают разных видов и наименований в зависимости от порядка оформления страхования и характера риска. Генеральный полис представляет собой договор длительного характера между страхователем и страховщиком. Рейсовый страховой полис страхует объект страхования на определенный период. По смешанному полису объект страхуется как на определенный рейс, так и на определенный срок. Все эти документы оформляются на бланках страхового общества.
Страховой сертификат — документ, выдаваемый страховым обществом страхователю, удостоверяющий, что страхование было произведено и что был выдан полис. Такой сертификат на конкретный груз используется в основном в том случае, если товары застрахованы в соответствии с условиями генерального или не валютированного полиса; по требованию страхователя он может обмениваться на страховой полис, поскольку во многих странах законодательство признает в качестве документа страхования только страховой полис. Документ не обладает правовыми качествами и поэтому считается менее значимым, чем полис, тем не менее, он подтверждает получение страховой защиты.
Страховое объявление (бордеро) — документ, используемый в случае, когда страхователь сообщает своему страховщику подробные сведения об отдельных отправках, на которые распространяется договор страхования, заключенный между сторонами.
Ковернот — документ, выдаваемый страховщиком для извещения страхователя о том, что его инструкции по страхованию выполнены, или для удостоверения, совещённого агентом страхования в пользу страхователя. Ковернот не является страховым полисом, это документ, на основе которого страховщик в дальнейшем обязан выдать должным образом оформленный генеральный или специальный полис на условиях ковернота. В условиях ковернота обычно указывается максимальный предел ответственности страховщика за судно и оговорка о местонахождении груза.
Счет страховщика — документ, который выдает страховщик с указанием суммы произведенного страхования и требованием оплаты этой суммы.
Транспортные документы
Подготовив экспортный товар к отправке покупателю, продавец должен направить его своему партнеру, соблюдая при этом инструкции, которые они оговорили в контракте по поводу процедуры отгрузки.
При этом также используется ряд документов:
• извещение о готовности товара к отгрузке уведомляет покупателя о том. что заказанные товары изготовлены и готовы к отправке;
• заявка на фрахтование, отправляемая поставщиком перевозчику для резервирования места с указанием желательного средства транспорта, время отправки и т. д.;
• отгрузочная инструкция содержит подробные сведения о грузе и требованиях эксперта в связи с его перевозкой;
• разрешение на поставку — выдаваемый покупателем документ, разрешающий отправку товаров после получения от продавца извещения о готовности товара к отгрузке;
• извещение об отгрузке — документ, посредством которого продавец или грузополучатель информирует грузополучателя об отправке товаров.
Другой сферой взаимоотношений, оформляемых соответствующими документами, являются отношения отправителя и грузоперевозчика, а также получателя товара. Собственно, эти документы и относятся к группе транспортной документации.
При железнодорожных перевозках таким документом является железнодорожная накладная. При авиаперевозках — авиагрузовая накладная. При автодорожных перевозках — накладная автодорожной перевозки. При внутренних перевозках могут использоваться универсальный транспортный документ, документ смешанной перевозки, документ комбинированной перевозки.
К документам, обеспечивающим перевозку, относятся: расписка в получении груза, гарантийное письмо, экспедиторское свидетельство о транспортировке; подтверждение о фрахтовании тоннажа; заявление требование об отправке; фрахтовый счет; извещение о прибытии груза; извещение о возникновении препятствий к поставке груза; извещение о возникновении препятствий в перевозке груза; извещение о поставке; грузовой манифест; фрахтовый манифест; контейнерный манифест.
Из всех документов следует выделить коносамент — документ, выдаваемый судовладельцем грузоотправителю в удостоверение принятия груза к перевозке морским путем.
Коносамент выполняет три основные функции:
• удостоверяет принятие судовладельцем (перевозчиком) груза к перевозке. Представляет собой расписку судовладельца или его уполномоченного, удостоверяющую, что определенные товары в указанных количестве и состоянии погружены на судно для перевозки к условленному месту назначения и что товары приняты под охрану судовладельца в целя> перевозки;
• является товарораспорядительным документом. Дает право владельцу оригинала распоряжаться грузом. Это означает, что лишь лицо, указанное в коносаменте или обладающее коносаментом на предъявителя, вправе требовать от судовладельца выдачи товара, обозначенного в коносаменте и имеет право распоряжаться этим товаром. Чтобы продать товар, находящийся в пути и представленный коносаментом, товаро-распорядителю достаточно продать или переуступить свои права по коносаменту;
• свидетельствует о заключении договора на перевозку груза морским путем, по которому перевозчик обязуется доставить груз против предоставления документов, т.е. выступает единственным доказательством наличия договора морской перевозки между грузоотправителем и судовладельцем. Различают именные, ордерные и предъявительские коносаменты.
Особым видом коносамента является прямой, или сквозной, коносамент. Он подтверждает наличие договора перевозки из одного места в другое отдельными этапами, из которых, по крайней мере, один этап представляет собой морской транзит, в силу чего перевозчик, выдающий документ, принимает на себя ответственность за перевозку, оговоренную в сквозном коносаменте.
Транспортно-экспедиторские документы
Этим видом документов оформляют выполнение экспортером различного рода операций по экспедированию, обработке, складированию грузов, организации перевозки, включая перевозку товара, его хранение, предоставление местных транспортных средств, проверку состояния упаковки и маркировки товара, оформление необходимых документов (транспортных, таможенных, страховых, складских) и др.
Поручение экспедитору на выполнение определенных операций оформляется специальным документом, который называется по разному: отгрузочное поручение, транспортное поручение или транспортная инструкция.
Отгрузочное поручение — документ, который в зависимости от условий поставки выписывается грузоотправителем либо грузополучателем обычно на бланке транспортно-экспедиторской фирмы и содержит перечень операций, поручаемых экспедитору, и подробные инструкции по их выполнению. Обычно к отгрузочному поручению прилагаются копии товарных счетов, импортной лицензии или валютного разрешения.
Извещение об отправке выдается грузоотправителем или его агентом перевозчику, оператору смешанных перевозок, властям терминала или другому получателю, содержит информацию об экспортных грузах, представленных к отправке, и включает необходимые расписки и заявления об ответственности.
Складская расписка экспедитора — документ, выписываемый экспедитором, выступающим в качестве управляющего складом, в котором подтверждается получение складируемого товара, и указываются условия хранения товара на складе и его выдачи. В документе содержится информация, касающаяся прав держателей документа, передачи прав собственности и т.д.
Товаро-складочная квитанция выдается владельцем склада грузовладельцу в удостоверение принятия им груза на хранение. В отличие от складской расписки квитанция состоит из двух отделенных друг от друга частей: складского свидетельства и складского варранта. Последний выдается лицу, поместившему товары на склад, и может быть использован в качестве залогового свидетельства.
Ордер на выдачу товара — документ, который выдается стороной, имеющей право давать распоряжения о выдаче указанных в нем товаров названному грузополучателю, и передается хранителю товара.
Таможенные документы
Таможенные документы необходимы для оформления перехода товаров через таможенную границу. К этим документам относятся таможенная декларация, экспортные, импортные и валютные лицензии, свидетельство о происхождении товара, консульская фактура, транзитные документы, ветеринарные, санитарные и карантинные свидетельства и др.
Таможенная декларация — заявление распорядителя груза, представленное им таможне при импорте или экспорте товаров. Этот документ выполняет несколько функций: деоарирование сведений о товаре и внешнеторговой операции; заявление участниками сделки ее законности; подтверждение этой законности органами таможенного контроля. Таможенная декларация представляется таможне в установленный законодательством срок, который колеблется от одного дня до двух недель, считая со дня прибытия товара на таможню.
Некоторые страны допускают предъявление импортером или экспортером временной или предварительной декларации. Импортер подает предварительную декларацию в том случае, если он к моменту прибытия груза на таможню не имеет точных сведений о нем. После выгрузки товара и его осмотра импортер подает декларацию обычного типа. Экспортер подает предварительную декларацию при продаже товаров со склада, поставки транзитных товаров, в отношении которых предусмотрен возврат ранее уплаченных пошлин, и др.
Таможенная декларация по экспорту содержит заявление для выполнения таможенной очистки при экспорте в соответствии с формуляром образцом, касающимся окончательного вывоза.
Экспортные и импортные лицензии — документы, которые выдаются специальными государственными органами при наличии в стране контроля над ввозом или вывозом конкретных товаров. Экспортные и импортные лицензии выдаются на основе заявлений соответствующего экспортера или импортера, представленных органу, ведающему выдачей лицензий в своей стране.
Экспортная лицензия содержит разрешение на экспорт указанных в ней товаров в течение определенного времени.
Импортная лицензия предоставляет разрешение ввезти либо ограниченное количество указанных товаров, либо неограниченное количество таких товаров в течение ограниченного периода на условиях, оговоренных в этом документе.
Сертификат (свидетельство) о происхождении товара — особый документ, выдаваемый компетентным органом в стране экспортера, который позволяет определить товары и в котором органы власти или орган, уполномоченный выдавать его, четко удостоверяют, что товары, к которым относится данный сертификат, происходят из конкретной страны. Для сырьевых и сельскохозяйственных товаров в нем фиксируется страна добычи, а для готовой продукции — страна производства. Такой документ необходим при импорте в случае, если с происхождением товара, декларированного на таможне, связано предоставление привилегированного режима: льготного тарифа, скидок с общего тарифа, бес подлинного ввоза.
В свидетельствах о происхождении сырьевых товаров требуется указание места добычи, а полуфабрикатов — страны производства. Свидетельства о происхождении выдаются торговыми палатами, союзами предпринимателей стран экспортеров.
Сертификат ЮНКТАД — особый сертификат о происхождении товара, который охватывает товары, подпадающие под действие преференциального режима в рамках Всеобщей системы преференций.
Консульская фактура — документ, подготовленный экспортером в своей стране и представляемый в дипломатическое представительство страны импортера для его утверждения против уплаты консульского сбора и затем представляемый импортером в связи с ввозом указанного в счете товара.
Консульская фактура, или консульский инвойс, содержит подпись и печать консула страны импортера (страны назначения товара), удостоверяющего цену товара и стоимость всей партии товара. Представление консульской фактуры обязательно в тех странах, где импортные товары облагаются адвалорными пошлинами (с цены товара).
Ветеринарные, санитарные, фитосанитарные и карантинные свидетельства выдаются компетентными органами в стране экспортера в удостоверение того, что поставляемый за границу товар находится в здоровом состоянии.
Стандартизация и унификация внешнеторговых документов
В связи с огромным ростом документооборота в международной практике широкое распространение получили унифицированные формы внешнеторговых документов. Стандартизация в этой сфере не только облегчает всю процедуру осуществления внешнеторговых операций, но и позволяет использовать системы автоматической обработки данных и методов передачи информации.
В рамках ЕЭК ООН был разработан образец — исходная схема бланка ЕЭК, который был взят за основу для разработки стандартных документов. На основе этой схемы впоследствии были разработаны стандартные формы следующих внешнеторговых документов: отгрузочной спецификации, комплектовочной ведомости, упаковочного листа, сертификата качества, счета, сертификата о происхождении товара, консульской фактуры; поручения на отгрузку товара, коносамента, авианакладной, заявления на страхование, страхового полиса.
На основе рекомендаций ЕЭК многие страны и международные организации разработали национальные варианты стандартизированных документов по методу ЕЭК. Так, первой международной организацией, которая приняла рекомендации ЕЭК по составлению внешнеторговых документов, основанных на исходной схеме бланка, была Международная палата по судоходству, которой были разработаны стандартные образцы коносаментов.
Международные требования к документообороту носят общий характер, обязательными они становятся после введения национальных стандартов отдельных стран, в которых детализируются и конкретизируются требования к отдельным видам документов. Свой вклад в эту работу вносят как национальные органы по стандартизации, так и фирмы и организации—участники международной торговли. Работа эта проводится все последние годы и дает положительные результаты.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
