Формы кассовых первичных документов утверждены Госкомстатом в постановлении № 132. Форма кассовой книги введена в действие постановлением № 88.
После того, как компании начали использовать новые модели ККТ с фискальной памятью, а не ЭКЛЗ, чиновники дали официальные разъяснения по вопросу применения первичных документов по учету кассовых операций на предприятиях/ИП, торгующих с помощью онлайн-касс. Ответ содержится в письме № 03-01-15/54413, где сказано, что в такой ситуации оформление бумажных первичных документов не требуется.
О каких же отчетах идет речь?
Прежде всего, это журнал кассира КМ-4 и справка кассира КМ-6. Также это акты формы КМ-3, КМ-2 и КМ-1 и прочие учетные документы по постановлению № 132.
Необходимость в вышеперечисленных бланках отпала по той причине, что все данные и так сохраняются в памяти ККТ и могут быть распечатаны в любой нужный момент.
Что касается кассовой книги, здесь ситуация иная. Чтобы правильно ответить на вопрос, нужна ли кассовая книга для онлайн кассы, требуется обратиться к Порядку ведения кассовых операций в российских компаниях/ИП.
В п. 4.6 Указаний № 3210-У прямо предусмотрена необходимость отражения всей поступающей наличности (за исключением агентских/субагентских средств) в кассовой книге. Все записи осуществляются кассиром, проверяются и заверяются ответственным руководящим работником.
Допускается составление книги в бумажном или электронном формате (п. 4.7 Указаний).
При отсутствии надлежащим образом оформленной кассовой книги взимается штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП – 40 000-50 000 руб. на предприятие; 4000-5000 руб. – на должностных лиц.
А нужно ли при онлайн-кассе вести кассовую книгу, если движения не было?
Нет, разрешается не заполнять КО-4 при отсутствии движений по кассе в течение текущего рабочего дня.
В случае использования онлайн-техники, данные в кассовую книгу заносятся бухгалтером на основании документов, переданных кассиром магазина.
В свою очередь ответственный кассир ежедневно закрывает смену с формированием Z-отчета в конце дня.
Автоматически такой отчет передается через ОФД (оператор фискальных данных) в налоговую.
Кассир подсчитывает выручку, сравнивает информацию с отчетом, сдает деньги и составляет справку по форме КМ-6.
Далее вносятся данные в журнал КМ-4, а заполненная справка вместе с Z-отчетом передается в бухгалтерию.
После чего вся информация вносится бухгалтером в кассовую книгу, бланк которой в 2019 году остался без изменений.
Если продавец не заполняет первичку по кассе по формам из постановления № 132, составлять журнал и справку кассира нет необходимости.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
