Порядок ведения кассовых операций существует уже много лет. За его нарушение грозит весомый штраф. Расскажем о том, кто обязан соблюдать кассовый порядок, на что можно тратить наличную выручку и как обеспечить сохранность наличных денег.
Наличные деньги подлежат строгому учету в компании. Закон обязывает их хранить только в специально оборудованном помещении кассы. Причем к кассовому помещению есть определенные требования. Например, оно должно быть оборудовано металлическими дверьми, сейфом и т. д.
Есть центральные или главные, а также операционные кассы. Последние применяют для ведения непосредственных расчетов с клиентами. Их может быть несколько. В центральной кассе ведется учет наличных, полученных по всей организации в целом.
Все наличные деньги должны быть оприходованы. Эта процедура включает в себя:
1. Оформление приходно-кассового ордера на поступившую сумму;
2. Внесение записи в кассовую книгу о том, что деньги были приняты;
3. Сдача наличных средств в банковское учреждение.
При продаже товаров за наличные компания или индивидуальный предприниматель обязаны применять контрольно-кассовые машины (онлайн кассы). Если наличные приходуются без их применения - это нарушение за которое могут оштрафовать. Эти правила распространяются и на продажу работ или услуг.
Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения обязаны соблюдать порядок учета и ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК).
Таким образом, он распространяется:
• на организации вне зависимости от форм собственности (государственная, частная и т. д.);
• на индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные;
• на организации и ИП, которые работают с кассовой техникой;
• на организации или ИП, которые используют бланки строгой отчетности.
Несколько лет назад порядок ведения кассовых операций упростили. Изменения ведения кассовых операций в 2019 году касаются определенных групп предпринимателей.
Ведение кассы в 2019 году в упрощенном порядке касается:
• малых и микропредприятий;
• индивидуальных предпринимателей.
Это следует из пункта 1 указания Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Упрощенный порядок заключается в следующем. Малые предприятия и предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы.
Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 пункта 4.1, абзаце 9 пункта 4.6 указания Банка России № 3210-У.
Индивидуальным предпринимателям все же лучше вести кассовую книгу и оформлять документы. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.
Кассовые операции и работа с наличностью включают в себя:
• прием и выдачу наличных, для чего оформляют приходные и расходные кассовые ордера;
• хранение наличных в кассе;
• соблюдение лимита расчетов наличными;
• ведение кассовой книги;
• сдачу наличности в банк.
Порядок ведения операций по кассе закрепите в отдельном документе. Например, вы можете утвердить специальное Положение о ведении кассовых операций.
Свободные деньги хранят на банковских счетах. Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных – в пределах установленного руководителем организации лимита. Малые и микро предприятия могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе. То есть деньги в кассе могут храниться в любых размерах.
Операции по оприходованию наличных денег и их выдаче оформляют:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• при поступлении денег в кассу - приходным-кассовым ордером (форма КО-1);
• при выдаче денег из кассы - расходным кассовым ордером (форма КО-2).
Приходный ордер (ПКО) состоит из двух частей:
• первая - остается у организации и подшивается к кассовой книге;
• вторая (отрывная часть) - выдается лицу, которое внесло наличные.
Расходный ордер (РКО) не имеет отрывной части. Его бланк остается в кассе. В нем указывают:
• ФИО того лица, которое получило наличные;
• основание для выдачи денег (например, заявление);
• сумму цифрами и прописью;
• приложения к документу (если такие есть).
Как вести кассу в 2019 году? Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации.
Не имеет значения:
• правовая форма организации и ее форма собственности;
• система налогообложения, которую они применяют.
Предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу.
Все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги – значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами.
Кассовую книгу заполняют на каждый день в котором были операции с наличными (их приходование или выдача). На каждый день отводится один лист кассы. Оформлять один лист книги за промежуток времени (например, с 10 по 30 марта 2019 года), нельзя.
В книге указывают все поступления наличных и сумму их расхода за календарный день. После этого выводят их остаток. Если деньги в кассу не были оприходованы организацию могут оштрафовать. Причем если подобное нарушение выявлено в нескольких подразделениях организации оштрафуют каждое из них.
Наличную выручку от реализации можно расходовать только на строго определенные цели. В противном случае, например, при нецелевой выдаче, это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины.
На эти цели можно расходовать выручку только от реализации собственных товаров, работ и услуг. Наличные, принятые от граждан в оплату другим лицам, в полном объеме сдавайте в банк. Закон не допускает выдачу наличной выручки на те цели, которые не перечислены выше. Например, они не могут быть израсходованы на передачу займа работнику или оплату аренды недвижимости.
Расчет наличными возможен только в определенной сумме. В 2019 году она составляет 100 000 руб. по одному договору. Промежуток времени, который прошел, например, между первым и вторым расчетом по одному договору, значения не имеет.
Это правило действует, если расчеты проводят:
• организации между собой;
• индивидуальные предприниматели между собой;
• организации и индивидуальные предприниматели между собой.
Обычные граждане, не зарегистрированные в качестве ИП, вправе рассчитываться друг с другом без каких либо ограничений в любых суммах.
Наличные деньги должны храниться в кассе только в пределах определенной суммы - кассового лимита.
Это правило вправе не применять:
• малые предприятия и потребительские кооперативы;
• индивидуальные частные предприниматели.
Его рассчитывает сама организация и согласовывает с банковским учреждением, где открыт расчетный счет.
Остаток наличных в конце рабочего дня - Лимит наличных, согласованный с банком - Остаток заработной платы, которая не была выдана = Наличные деньги сверх лимита
В отдельных ситуациях закон позволяет хранить деньги сверх лимитов, согласованных с банковским учреждением. Таких ситуаций две:
1. В день выплаты заработной платы и других начислений по фонду оплаты труда. Наличие сверхлимитных средств допускается в течение 5 дней;
2. Выходные и праздничные дни. Наличные деньги можно сдать в банк в первый рабочий день.
Мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных, порядок их хранения, транспортировки, инвентаризации каждая компания разрабатывает самостоятельно (п. 7 указания Банка России № 3210-У). За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности.
Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:
• заключить договор о полной материальной ответственности;
• взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.
Аналогично поступайте, если обязанности кассира исполняет другой сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер). Все это нужно, потому что кассир – это материально ответственное лицо. А значит, он обязан возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине, в полном размере. Это следует из перечня, утвержденного постановлением Минтруда № 85, и статей 242 и 244 ТК.
Проверку кассовой дисциплины проводят работники налоговой инспекции. Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы. Налоговые инспектора проводят сверку информации в кассовой книге с первичными документами – ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют. Такое право инспекторов подтверждают и суды.
Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу.
Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по статье 15.1 КоАП.
Ведение кассовой книги в 2019 году
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
В соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в Приложении N 2.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложении N 3.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.
В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.
О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора.
Заполнение кассовой книги в 2019 году
На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:
• полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
• период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
• если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
• ОКПО.
Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице. После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств. Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.
Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.
Если согнуть лист по линии отрыва, то можно одновременно заполнять обе части под копирку. То есть на вкладном листе пишут шариковой ручкой, а на отрывном копируется такая же запись.
По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.
Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги.
Для заполнения вручную следуйте инструкции:
1. Начинаем заполнение с графы «Остаток на начало дня», здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа «Остаток на конец дня».
2. Графа «Номер документа» – порядковый номер кассового ордера.
3. Следующая графа посвящена тому, от кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юрлице – наименование.
4. Номер субсчета или корреспондирующего счета. Имеются в виду данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Примером могут быть: 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата, 62 – покупатели и заказчики. Обратите внимание, что индивидуальным предпринимателям не надо заполнять данные этой графы.
5. Затем идут строки «Приход» и «Расход», в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, сумма выданных средств выглядит так – 129,05.
6. Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
7. Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
8. В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день». Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
9. «Остаток на конец дня». Внимательно сложите все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнимите выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
10. Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
11. В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров.
Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.
Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.
Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею. Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год. Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.
Если была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.
Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.
Лист не вырывается. Кассир должен написать заявление о случившемся главбуху.
Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.
Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.
Кассовая книга для ИП в 2019 году
Кассовая книга являет собой журнал, в который в унифицированном виде заносятся все операции совершаемые компанией, которые были сопряжены с движением денежных средств: будь то получение или расход.
Ведение этого документа всеми ИП предписано законодательством, а, следовательно, является обязательным.
Поскольку такая практика внедрена на государственном уровне, все эти документы учета имеют стандартные элементы:
1. Титульный лист с полями для указания реквизитов компании.
2. Внутренние страницы с таблицами для внесения приходов и расходов наличности.
Листы в кассовой книге состоят из 2-х частей: места для текущего учета операций и отчета кассира, который может заполнить и сам предприниматель.
Книга по учету кассовых операций весьма удобна, поскольку позволяет реализовать следующие действия:
• Оценить денежные потоки фирмы и финансовые результаты её деятельности.
• Определить цели и направления расходования средств за определенный период.
• Планировать управление денежными средствами на будущее.
Одна кассовая книга рассчитана на один календарный год. И потому по истечении 12 месяцев все незаполненные страницы закрываются, а сама книга направляется на хранение. Все страницы документа должны быть пронумерованы, прошиты, ещё в самом начале года, а на последней из них указано их точное число. Это делается для того чтобы не было возможности изымать листы из документа.
Кассовая дисциплина упорядочивает функционирование ИП, и потому Положением ЦБ «О порядке осуществления кассовых операций» были установлены строгие правила ведения книг по учету прихода и распределения наличности. Ныне дисциплина в этом направлении поддерживается на основании нового порядка работы с кассовыми книгами для ИП на ЕНВД в 2019 году.
Выше упоминалось, что в кассовой книге отражаются все притоки и затраты денежных средств, или, говоря бухгалтерскими терминами, приходы и расходы. Записи в документе должны полностью соответствовать всем приходным и расходным ордерам или их более упрощенному и обобщенному варианту – платежным ведомостям.
С 2019 года ИП имеют право оформлять либо ордера, либо ведомости по своему усмотрению, исходя из числа совершаемых ежедневно сделок и самого характера деятельности.
Согласно нормам ведения бухгалтерии приток наличности оформляется по таким видам операций, как:
• средства, полученные с расчетного счета компании в обслуживающем её банке;
• выручка ИП, которая оформляется ежедневно, путем внесения всех совершенных за день операций в один ордер или ведомость;
• вложения владельца бизнеса в ИП для покрытия текущих затрат;
• возвраты неиспользованных по назначению средств в кассу.
Что касается распределения полученных предпринимателем денежных средств, то здесь существует четкий список направлений, которые и могут быть указаны в расходных бумагах.
К их числу относятся:
• покупка сырья, оборудования и иных товаров, необходимых для функционирования бизнеса;
• Оплата коммунальных услуг;
• выплата заработной платы и командировочных;
• перечисление средств на счет в обслуживающем банке;
• выдача средств работнику, на нужды связанные с деятельностью фирмы;
• отчисления на личные нужды предпринимателя.
Перечисленный спектр операций позволяет формализовать поступление наличности и пресечь её непланомерное расходование. В кассовой книге все операции отражаются в виде отдельной записи с указанием напротив нее суммы поступления или расходования средств из кассы.
Всех предпринимателей РФ на государственном уровне обязали строго соблюдать финансовую дисциплину.
Иными словами, все без исключения предприниматели, не зависимо от того, под какой из режимов налогообложения они попадают, должны:
1. Регулярно осуществлять записи в книге;
2. Оформлять ордера по получению и расходованию средств или платежные ведомости по всем операциям, связанным с движением наличности;
3. Определить лимит остатка своей кассы и не превышать его в своей деятельности.
По сути, кассовая книга заполняется в конце дня. В неё аккуратно вписываются данные всех ордеров по расходам и приходам денежных средств.
В конце страницы рассчитывается остаток наличности в кассе. Он в общем случае не должен превышать определенного лимита. Если же такая ситуация все-таки произошла, то самый простой способ – это выписать расходный ордер на оставшиеся средства самому предпринимателю, а наутро вернуть их в кассу приходным ордером, как неиспользованные.
Если, начиная кассовую книгу, владелец бизнеса не установит лимит остатка, то он по умолчанию считается равным нулю. В дни выдачи зарплаты и выходные банка остаток может превышать лимит.
Следует подчеркнуть, что ИП, которые имеют не более 100 наемных работников и годовую выручку менее 400 миллионов рублей, по нормам 2019 года не обязаны устанавливать лимит на свою кассу.
Для тех же предприятий, которые не отвечают приведенному выше условию, остаток наличности в кассе следует определять по определённой схеме.
И выглядит она так:
• Общие поступления в кассу за конкретный промежуток времени следует разделить на расчетный период, который представляет собой число дней, проработанных за декаду или месяц (не более 92-х дней);
• Полученное значение следует умножить на число дней между сдачами средств в банк (не более 7-ми дней).
Если в данный период отсутствовали доходы, а, следовательно, и поступление наличности в кассу, то лимит рассчитывают по аналогичной формуле, заменив притоки объемами выплат наличности. Приведенный выше порядок расчета лимита кассы ИП также был установлен новыми нормами кассовой дисциплины в 2019 году.
В законодательных нормах можно найти точный перечень ИП, которые обязаны отражать все операции с наличностью в кассовой книге.
Их условно можно поделить на четыре группы, в том числе:
1. ИП, имеющие счет в банке, перечисляющие на него выручку и отчисляющие с него средства своим контрагентам.
2. Фирмы, не имеющие банковского счета, но регулярно совершающие операции по получению и расходованию денежных средств в рамках основной деятельности.
3. ИП, получающие выручку в виде наличности.
4. ИП, расходующие наличные средства для покрытия своих издержек.
Следует помнить, что заполнение кассовой книги субъектами малого и среднего бизнеса – это не только предписываемая законом обязанность, но и удобный способ контролировать собственные притоки и затраты денежных средств.
Главный принцип, на который следует ориентироваться предпринимателю при ведении книги – это своевременность. Данные из приходных и расходных ордеров, платежных и расчетных ведомостей следует вносить в таблицы ежедневно, ровно, как и выводить остаток в кассе.
Отчеты кассира также следует составлять регулярно: это облегчит работу по формированию сводных показателей по месяцам, кварталам, полугодиям и годам. В противном случае придется дублировать большое число информации в конце года.
На титульном листе обязательного для всех ИП учетного документа прописываются основные данные о фирме.
А именно:
1. ОКПО фирмы;
2. Ф.И.О. владельца бизнеса;
3. год.
Для того чтобы разобраться в том, как заполнять кассовую книгу ИП следует рассмотреть основные реквизиты её внутренних страниц. Они служат названиями столбцов таблицы.
А именно:
1. «Номер документа», где прописываются номера ордеров и ведомостей.
2. «От кого получено, кому выдано», где указываются Ф.И.О. физического лица, название компании или банка.
3. «Номер счета», куда вносят счета и субсчета, в соответствии со стандартами бухгалтерского учета.
4. «Приход», куда прописывается точная сумма полученных ИП средств по отдельному ордеру или ведомости.
5. «Расход», где указывается объем истраченных средств, проходящий по конкретной ведомости или ордеру.
В последней строчке листа прописываются итоговые суммы прихода и расхода наличности за день. Разница между этими суммами есть остаток средств в кассе.
Следует отметить, что все записи в книге производится обычной шариковой ручкой. Отчет кассира же делается на отдельном вкладном чистом листе через копировальную бумагу. В некоторых экземплярах кассовых книг лист для отчета кассира подшит в основную массу листов и является отрывным.
Кассовую книгу заводят с начала финансового года и до внесения в нее первых записей вручную пронумеровывают, прошнуровывают и заверяют подписью владельца бизнеса. Ежедневно в нее вносят все операции по приходным и расходным ордерам и составляют отчеты кассира, которые хранятся отдельно.
По окончании финансового года кассовую книгу закрывают, а именно:
1. Проверяют наличие закрывающих «Z» на оставшихся незаполненными строках.
2. Выводят остаток кассы на конец года и переводят его расходным ордером на расчетный счет в банке.
3. На последней странице прописывают число заполненных за год листов.
В начале нового финансового года документ начинается с чистого листа.
Даже если в ИП пользуется кассовыми автоматами, то вне зависимости от их числа кассовая книга на фирме будет всего одна.
Согласно нормам российского законодательства кассовая книга должна содержаться в фирме на протяжении 3-х лет с даты её закрытия.
Вносить записи в книгу несложно. Для этого достаточно рассмотреть простой случай. Пример: частный предприниматель снял средства с расчетного счета в банке для выплаты зарплаты своим работникам.
Процесс оформления данной операции выглядит следующим образом:
1. Выписывается приходный ордер «Поступление денег из банка в кассу».
2. Заполняется расходный ордер «Выдача денег из кассы на зарплату».
3. Составляется платежная ведомость «Выплата зарплаты».
4. Все три операции вносятся в кассовую книгу с указанием полученных и выданных сумм.
5. Информация дублируется на отчет кассира.
Если при внесении информации в документе допущена ошибка, то неверное слово или цифру следует аккуратно зачеркнуть, а рядом вписать правильные данные и заверить её подписью кассира или самого предпринимателя.
После внесения информации в книгу учета кассовых операций приходный, расходный ордера и платежная ведомость подшиваются в отдельные папки, поскольку имеют статус сопроводительных документов.
Как правило, в рамках ИП заводятся отдельные папки-скоросшиватели на расходные, приходные ордера, платежные ведомости и отчеты кассира. В конце года все сопроводительные документы подшиваются и нумеруются.
Кассовую книгу ИП можно заполнять не только в бумажном, но и в электронном варианте.
Делается это только посредством специального программного обеспечения, которое будет отвечать следующим требованиям:
• основные страницы и отчеты кассира имеют визуальный вид, соответствующий бумажному аналогу;
• в программе установлена автоматическая нумерация страниц документа;
• при распечатке книги в конце месяца, квартала или года должно автоматически подсчитываться число заполненных страниц;
• электронный вариант содержит все реквизиты её бумажного аналога.
При использовании электронной кассовой книги следует в течение рабочего дня вносить в нее данные всех ордеров и ведомостей, а в конце дня подводить его итоги и рассчитывать остаток в кассе, как и при использовании бумажного варианта. Отчеты кассира и вкладные листы должны распечатываться ежедневно, подписываться кассиром или самим предпринимателем и подшиваться в отдельную папку, как сопроводительные документы.
В конце года кассовая книга переносится на электронные носители и хранится в фирме в течение 3-х лет, как и сопроводительные документы, относящиеся к ней.
Таким образом, кассовая книга выступает в качестве обязательного документа учета всех сопряженных с денежными средствами операций ИП. Она служит не только для эффективного контроля государственных структур за деятельностью малого бизнеса, но и весьма удобным способом планирования и оценки своей деятельности самим предпринимателем.
Кассовая книга на ЕНВД в 2019 году
Сейчас идет второй этап отсрочки, он продлится до 1 июля 2019 года.
До этого времени от обязанности применять ККТ освобождены:
• ИП с сотрудниками и организации вне розничной торговли и общепита;
• ИП без наемных работников в сфере общепита и торговли;
• ИП без сотрудников;
• ИП без работников, которые владеют вендинговыми автоматами.
Пока предприниматель не начал применять онлайн-кассу, он должен предъявлять покупателю чеки, квитанции и другие документы, подтверждающие факт оплаты сделки. С 1 июля 2019 используйте кассу для безналичных расчетов с физлицами. Со дня оплаты у вас есть 1 рабочий день для формирования кассового документа.
В Госдуму внесли два предложения о продлении отсрочки применения ККТ до 1 января 2021 года. Первый проект для ИП на ЕНВД и ПСН, а второй для более широкого круга. Но, к сожалению, ни один проект не приняли. Государство посчитало, что это затянет внедрение ККТ, поэтому приняло компромиссный вариант, отсрочив переход до середины 2019 года. Уже можно точно сказать, что больше отсрочки не будет, и переход не отменят.
Предприниматели на ЕНВД, которые не торгуют подакцизными товарами, могут не указывать товар в чеке и БСО до 1 февраля 2021 года. Это позволит большинству предпринимателей не спешить с покупкой программ складского учета и расклейкой штрих-кодов. Товар можно внести в чек без специальной программы. Продаются ККТ, позволяющие добавить наименование товара самостоятельно. Кассиру нужно лишь выбрать товар из списка и указать количество. Продавцы акцизных товаров должны указывать в чеке реквизиты товара уже с 1 июля 2019 года.
Пока действует отсрочка, штрафы на предпринимателей наложены не будут. Еще есть время приобрести, установить и зарегистрировать кассу.
Но те, кто должен был сделать это ранее, уже рискуют получить серьезные штрафы:
• Торговля без онлайн кассы при первом обнаружении наказывается штрафом от 10 000 рублей, а если после этого нарушитель не приобретет кассу, то его дисквалифицируют на срок до 90 дней;
• Использование онлайн-кассы с нарушением правил постановки на учет, отражения реквизитов в чеках, отсутствием фискального накопителя — штраф 3 000 рублей;
• За невыдачу чека по требованию клиента — 2 000 рублей;
• За непредставление в налоговую документов по кассовым операциям — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей.
Кассовая книга для УСН в 2019 году
Кассовая книга — особый документ, оформленный в виде журнала. В нем регистрируют все сведения об операциях наличного расчета. Данный вид документации имеет отчетный характер и относится к бухгалтерской категории документов. При упрощенной системе налогообложения хозяйствующий субъект, зарегистрированный в качестве ИП, может использовать только безналичную систему расчета. Она не предполагает наличия у ИП кассовой книги. Однако если деятельность предпринимателя сопровождается расчетными операциями с использованием наличных средств, то у него должна быть касса. Поэтому бизнесмен должен вести журнал, в котором четко отображаются доходные и расходные суммы.
Обычно такие операции с использованием наличного расчета приходится проделывать при оплате труда. Избежать данного мероприятия можно путем заключения специального договора с банковским учреждением. В нем прописываются условия для оформления банковских карт, посредством которых проводятся безналичные операции по переводу заработной платы персоналу.
Кассовая дисциплина ИП на УСН предполагает соблюдение определенных правил заполнения отчетной документации. Особое внимание уделяют использованию специальной формы №4. Чтобы избежать неприятностей при проверке налоговой службы, индивидуальные предприниматели должны вносить требуемую информацию верно. Наличие ошибок, исправлений или неточностей влечет за собой штрафные санкции.
За отсутствие кассовой книги ответственность не предусмотрена, если все расчеты ведутся в безналичном порядке. Если же субъект хозяйствования завел кассу, то ему обязательно необходимо вести отчетность в виде кассовой книги. Для упрощенной системы, как и для других форм налогообложения, предусматривается ведение кассовой книги с 1 января по 31 декабря. Данный временной промежуток принято считать отчетным периодом.
Кассовая книга оформляется в виде журнала (обычно на 50 или 100 страниц). На первой странице документа записывают срок действия книги. Если отчетный период еще не истек, а место для записей закончилось, то ИП вправе создать дополнительную кассовую книгу.
Внесение данных в отчет производится в хронологическом порядке, операции отображаются по мере их реализации. При заведении дополнительной книги в отчетном периоде на втором документе проставляется дата ее создания. В книге могут проставляться номера страниц и производиться их прошивка, но это необязательное требование для ИП.
В кассе может не определяться лимит денежных средств, которые имеются на определенный момент времени. Общая сумма вырученных средств регистрируется в кассе при помощи единого ордера, в котором отражаются приходные операции. В указанный ордер вносят сумму всех данных, отраженных во всех бланках строгой отчетности. Кассовую книгу можно приобрести в уже готовом виде или заказать в типографии.
Индивидуальным предпринимателем должно быть назначено лицо, ответственное за ведение кассовой книги. Как правило, в его роли выступает наемный работник в должности кассира. Он проводит операции с наличными денежными средствами и фиксирует все действия в журнале. О том, что все внесенные записи верны и соответствуют действительности, говорит подпись уполномоченного лица, которая проставляется на каждом листе после его заполнения.
Кассир обязан передать старшему лицу (бухгалтеру) всю первичную документацию, где отображаются расходные и доходные операции, которые регистрируются в журнале подписью.
Если у ИП отсутствует бухгалтер, то его функции выполняет сам предприниматель.
При упрощенной системе хозяйствующим субъектам нужно учитывать, что существуют определенные правила заполнения кассовой книги. Особое внимание уделяется титульному листу, куда вносится достаточно большое количество различной информации. На нем должно быть представлено полное название ИП. Вносятся личные данные, касающиеся самого индивидуального предпринимателя. Они должны соответствовать паспортным данным, так как наличие расхождений признается ошибкой. Важно отметить и дату, совпадающую с отчетным периодом, за который вносится информация по реализованным операциям.
Когда форма готова для заполнения, в нее можно вносить приходные и расходные операции. Одна страница кассовой книги обычно соответствует суткам, в течение которых проводятся определенные бизнес-процессы. Если на странице остается место, то записи можно продолжать путем внесения данных за следующий день. После того как рабочий день завершен, уполномоченный сотрудник должен подвести итоговые значения. В кассе определяются остаточные данные по наличным денежным средствам, значения которых отображаются в определенной строке журнала.
Листы разделены на 2 части и оснащены отрывной линией. В первой части должны представляться сведения относительно совершенных процессов наличного расчета, причем операция может быть как доходной, так и расходной. Вторая часть предназначена для составления отчета за сутки.
Кассовая книга при онлайн кассе в 2019 году
Формы кассовых первичных документов утверждены Госкомстатом в постановлении № 132. Форма кассовой книги введена в действие постановлением № 88. После того, как компании начали использовать новые модели ККТ с фискальной памятью, а не ЭКЛЗ, чиновники дали официальные разъяснения по вопросу применения первичных документов по учету кассовых операций на предприятиях/ИП, торгующих с помощью онлайн-касс. Ответ содержится в письме № 03-01-15/54413, где сказано, что в такой ситуации оформление бумажных первичных документов не требуется.
О каких же отчетах идет речь? Прежде всего, это журнал кассира КМ-4 и справка кассира КМ-6. Также это акты формы КМ-3, КМ-2 и КМ-1 и прочие учетные документы по постановлению № 132. Необходимость в вышеперечисленных бланках отпала по той причине, что все данные и так сохраняются в памяти ККТ и могут быть распечатаны в любой нужный момент.
Что касается кассовой книги, здесь ситуация иная. Чтобы правильно ответить на вопрос, нужна ли кассовая книга для онлайн кассы, требуется обратиться к Порядку ведения кассовых операций в российских компаниях/ИП. В п. 4.6 Указаний № 3210-У прямо предусмотрена необходимость отражения всей поступающей наличности (за исключением агентских/субагентских средств) в кассовой книге. Все записи осуществляются кассиром, проверяются и заверяются ответственным руководящим работником. Допускается составление книги в бумажном или электронном формате (п. 4.7 Указаний). При отсутствии надлежащим образом оформленной кассовой книги взимается штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП – 40 000-50 000 руб. на предприятие; 4000-5000 руб. – на должностных лиц.
А нужно ли при онлайн-кассе вести кассовую книгу, если движения не было? Нет, разрешается не заполнять КО-4 при отсутствии движений по кассе в течение текущего рабочего дня.
В случае использования онлайн-техники, данные в кассовую книгу заносятся бухгалтером на основании документов, переданных кассиром магазина. В свою очередь ответственный кассир ежедневно закрывает смену с формированием Z-отчета в конце дня. Автоматически такой отчет передается через ОФД (оператор фискальных данных) в налоговую. Кассир подсчитывает выручку, сравнивает информацию с отчетом, сдает деньги и составляет справку по форме КМ-6. Далее вносятся данные в журнал КМ-4, а заполненная справка вместе с Z-отчетом передается в бухгалтерию. После чего вся информация вносится бухгалтером в кассовую книгу, бланк которой в 2019 году остался без изменений.
Если продавец не заполняет первичку по кассе по формам из постановления № 132, составлять журнал и справку кассира нет необходимости.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
