Кассовая книга являет собой журнал, в который в унифицированном виде заносятся все операции совершаемые компанией, которые были сопряжены с движением денежных средств: будь то получение или расход.
Ведение этого документа всеми ИП предписано законодательством, а, следовательно, является обязательным.
Поскольку такая практика внедрена на государственном уровне, все эти документы учета имеют стандартные элементы:
1. Титульный лист с полями для указания реквизитов компании.
2. Внутренние страницы с таблицами для внесения приходов и расходов наличности.
Листы в кассовой книге состоят из 2-х частей: места для текущего учета операций и отчета кассира, который может заполнить и сам предприниматель.
Книга по учету кассовых операций весьма удобна, поскольку позволяет реализовать следующие действия:
• Оценить денежные потоки фирмы и финансовые результаты её деятельности.
• Определить цели и направления расходования средств за определенный период.
• Планировать управление денежными средствами на будущее.
Одна кассовая книга рассчитана на один календарный год. И потому по истечении 12 месяцев все незаполненные страницы закрываются, а сама книга направляется на хранение. Все страницы документа должны быть пронумерованы, прошиты, ещё в самом начале года, а на последней из них указано их точное число. Это делается для того чтобы не было возможности изымать листы из документа.
Кассовая дисциплина упорядочивает функционирование ИП, и потому Положением ЦБ «О порядке осуществления кассовых операций» были установлены строгие правила ведения книг по учету прихода и распределения наличности. Ныне дисциплина в этом направлении поддерживается на основании нового порядка работы с кассовыми книгами для ИП на ЕНВД в 2019 году.
Выше упоминалось, что в кассовой книге отражаются все притоки и затраты денежных средств, или, говоря бухгалтерскими терминами, приходы и расходы. Записи в документе должны полностью соответствовать всем приходным и расходным ордерам или их более упрощенному и обобщенному варианту – платежным ведомостям.
С 2019 года ИП имеют право оформлять либо ордера, либо ведомости по своему усмотрению, исходя из числа совершаемых ежедневно сделок и самого характера деятельности.
Согласно нормам ведения бухгалтерии приток наличности оформляется по таким видам операций, как:
• средства, полученные с расчетного счета компании в обслуживающем её банке;
• выручка ИП, которая оформляется ежедневно, путем внесения всех совершенных за день операций в один ордер или ведомость;
• вложения владельца бизнеса в ИП для покрытия текущих затрат;
• возвраты неиспользованных по назначению средств в кассу.
Что касается распределения полученных предпринимателем денежных средств, то здесь существует четкий список направлений, которые и могут быть указаны в расходных бумагах.
К их числу относятся:
• покупка сырья, оборудования и иных товаров, необходимых для функционирования бизнеса;
• Оплата коммунальных услуг;
• выплата заработной платы и командировочных;
• перечисление средств на счет в обслуживающем банке;
• выдача средств работнику, на нужды связанные с деятельностью фирмы;
• отчисления на личные нужды предпринимателя.
Перечисленный спектр операций позволяет формализовать поступление наличности и пресечь её непланомерное расходование. В кассовой книге все операции отражаются в виде отдельной записи с указанием напротив нее суммы поступления или расходования средств из кассы.
Всех предпринимателей РФ на государственном уровне обязали строго соблюдать финансовую дисциплину.
Иными словами, все без исключения предприниматели, не зависимо от того, под какой из режимов налогообложения они попадают, должны:
1. Регулярно осуществлять записи в книге;
2. Оформлять ордера по получению и расходованию средств или платежные ведомости по всем операциям, связанным с движением наличности;
3. Определить лимит остатка своей кассы и не превышать его в своей деятельности.
По сути, кассовая книга заполняется в конце дня. В неё аккуратно вписываются данные всех ордеров по расходам и приходам денежных средств.
В конце страницы рассчитывается остаток наличности в кассе. Он в общем случае не должен превышать определенного лимита. Если же такая ситуация все-таки произошла, то самый простой способ – это выписать расходный ордер на оставшиеся средства самому предпринимателю, а наутро вернуть их в кассу приходным ордером, как неиспользованные.
Если, начиная кассовую книгу, владелец бизнеса не установит лимит остатка, то он по умолчанию считается равным нулю. В дни выдачи зарплаты и выходные банка остаток может превышать лимит.
Следует подчеркнуть, что ИП, которые имеют не более 100 наемных работников и годовую выручку менее 400 миллионов рублей, по нормам 2019 года не обязаны устанавливать лимит на свою кассу.
Для тех же предприятий, которые не отвечают приведенному выше условию, остаток наличности в кассе следует определять по определённой схеме.
И выглядит она так:
• Общие поступления в кассу за конкретный промежуток времени следует разделить на расчетный период, который представляет собой число дней, проработанных за декаду или месяц (не более 92-х дней);
• Полученное значение следует умножить на число дней между сдачами средств в банк (не более 7-ми дней).
Если в данный период отсутствовали доходы, а, следовательно, и поступление наличности в кассу, то лимит рассчитывают по аналогичной формуле, заменив притоки объемами выплат наличности. Приведенный выше порядок расчета лимита кассы ИП также был установлен новыми нормами кассовой дисциплины в 2019 году.
В законодательных нормах можно найти точный перечень ИП, которые обязаны отражать все операции с наличностью в кассовой книге.
Их условно можно поделить на четыре группы, в том числе:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. ИП, имеющие счет в банке, перечисляющие на него выручку и отчисляющие с него средства своим контрагентам.
2. Фирмы, не имеющие банковского счета, но регулярно совершающие операции по получению и расходованию денежных средств в рамках основной деятельности.
3. ИП, получающие выручку в виде наличности.
4. ИП, расходующие наличные средства для покрытия своих издержек.
Следует помнить, что заполнение кассовой книги субъектами малого и среднего бизнеса – это не только предписываемая законом обязанность, но и удобный способ контролировать собственные притоки и затраты денежных средств.
Главный принцип, на который следует ориентироваться предпринимателю при ведении книги – это своевременность. Данные из приходных и расходных ордеров, платежных и расчетных ведомостей следует вносить в таблицы ежедневно, ровно, как и выводить остаток в кассе.
Отчеты кассира также следует составлять регулярно: это облегчит работу по формированию сводных показателей по месяцам, кварталам, полугодиям и годам. В противном случае придется дублировать большое число информации в конце года.
На титульном листе обязательного для всех ИП учетного документа прописываются основные данные о фирме.
А именно:
1. ОКПО фирмы;
2. Ф.И.О. владельца бизнеса;
3. год.
Для того чтобы разобраться в том, как заполнять кассовую книгу ИП следует рассмотреть основные реквизиты её внутренних страниц. Они служат названиями столбцов таблицы.
А именно:
1. «Номер документа», где прописываются номера ордеров и ведомостей.
2. «От кого получено, кому выдано», где указываются Ф.И.О. физического лица, название компании или банка.
3. «Номер счета», куда вносят счета и субсчета, в соответствии со стандартами бухгалтерского учета.
4. «Приход», куда прописывается точная сумма полученных ИП средств по отдельному ордеру или ведомости.
5. «Расход», где указывается объем истраченных средств, проходящий по конкретной ведомости или ордеру.
В последней строчке листа прописываются итоговые суммы прихода и расхода наличности за день. Разница между этими суммами есть остаток средств в кассе.
Следует отметить, что все записи в книге производится обычной шариковой ручкой. Отчет кассира же делается на отдельном вкладном чистом листе через копировальную бумагу. В некоторых экземплярах кассовых книг лист для отчета кассира подшит в основную массу листов и является отрывным.
Кассовую книгу заводят с начала финансового года и до внесения в нее первых записей вручную пронумеровывают, прошнуровывают и заверяют подписью владельца бизнеса. Ежедневно в нее вносят все операции по приходным и расходным ордерам и составляют отчеты кассира, которые хранятся отдельно.
По окончании финансового года кассовую книгу закрывают, а именно:
1. Проверяют наличие закрывающих «Z» на оставшихся незаполненными строках.
2. Выводят остаток кассы на конец года и переводят его расходным ордером на расчетный счет в банке.
3. На последней странице прописывают число заполненных за год листов.
В начале нового финансового года документ начинается с чистого листа.
Даже если в ИП пользуется кассовыми автоматами, то вне зависимости от их числа кассовая книга на фирме будет всего одна.
Согласно нормам российского законодательства кассовая книга должна содержаться в фирме на протяжении 3-х лет с даты её закрытия.
Вносить записи в книгу несложно. Для этого достаточно рассмотреть простой случай. Пример: частный предприниматель снял средства с расчетного счета в банке для выплаты зарплаты своим работникам.
Процесс оформления данной операции выглядит следующим образом:
1. Выписывается приходный ордер «Поступление денег из банка в кассу».
2. Заполняется расходный ордер «Выдача денег из кассы на зарплату».
3. Составляется платежная ведомость «Выплата зарплаты».
4. Все три операции вносятся в кассовую книгу с указанием полученных и выданных сумм.
5. Информация дублируется на отчет кассира.
Если при внесении информации в документе допущена ошибка, то неверное слово или цифру следует аккуратно зачеркнуть, а рядом вписать правильные данные и заверить её подписью кассира или самого предпринимателя.
После внесения информации в книгу учета кассовых операций приходный, расходный ордера и платежная ведомость подшиваются в отдельные папки, поскольку имеют статус сопроводительных документов.
Как правило, в рамках ИП заводятся отдельные папки-скоросшиватели на расходные, приходные ордера, платежные ведомости и отчеты кассира. В конце года все сопроводительные документы подшиваются и нумеруются.
Кассовую книгу ИП можно заполнять не только в бумажном, но и в электронном варианте.
Делается это только посредством специального программного обеспечения, которое будет отвечать следующим требованиям:
• основные страницы и отчеты кассира имеют визуальный вид, соответствующий бумажному аналогу;
• в программе установлена автоматическая нумерация страниц документа;
• при распечатке книги в конце месяца, квартала или года должно автоматически подсчитываться число заполненных страниц;
• электронный вариант содержит все реквизиты её бумажного аналога.
При использовании электронной кассовой книги следует в течение рабочего дня вносить в нее данные всех ордеров и ведомостей, а в конце дня подводить его итоги и рассчитывать остаток в кассе, как и при использовании бумажного варианта. Отчеты кассира и вкладные листы должны распечатываться ежедневно, подписываться кассиром или самим предпринимателем и подшиваться в отдельную папку, как сопроводительные документы.
В конце года кассовая книга переносится на электронные носители и хранится в фирме в течение 3-х лет, как и сопроводительные документы, относящиеся к ней.
Таким образом, кассовая книга выступает в качестве обязательного документа учета всех сопряженных с денежными средствами операций ИП. Она служит не только для эффективного контроля государственных структур за деятельностью малого бизнеса, но и весьма удобным способом планирования и оценки своей деятельности самим предпринимателем.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
