Нормирование представительских расходов носит обязательный характер и регламентируется НК РФ. Это необходимо для правильного расчета налоговой базы по налогу на прибыль. Если не соблюсти предельные величины включаемых в расчет издержек, величина налога на прибыль будет занижена. К представительскому виду затрат относятся расходы, связанные с организацией переговорного процесса с бизнес-партнерами (включая трансфер до места встречи сторон, завтраки и обеды, услуги переводчиков).
Расходы могут быть признаны в учете как составляющая представительских издержек, если обсуждение деловых вопросов носило официальный характер. Судебная практика показывает, что расширение указанного перечня затрат допускается. Такой вывод можно сделать на основании Постановления ФАС Западно-Сибирского округа № Ф04-9370/2006(30552-А81-27).
Минфин в своем Письме № 03-03-06/1/176 обозначил, что в качестве представительских затрат можно признавать и расходы на продукты питания, на спиртные напитки, если это использовалось в процессе переговоров и было необходимо для получения экономической выгоды. В то же время, в Письме Минфина № 03-03-06/1/327 по чаю, кофе и продуктам питания, предназначенным для регулярного угощения представителей контрагентов (экспедиторов и т.п.), введен запрет на отнесение их стоимости в состав представительских издержек. Обоснование – угощение клиентов не является формой деловых переговоров.
Представительский тип затрат для целей налогообложения переносится на статью прочих издержек. В каждом налоговом периоде величина признаваемых представительских трат напрямую зависит от средств, выделенных на оплату труда персонала компании. Чем выше фонд оплаты труда, тем большую сумму представительских затрат можно зачесть при расчете налога на прибыль. Если в налоговом учете эти издержки должны причисляться к прочим тратам в пределах «плавающего» лимита, то в бухгалтерском учете они подлежат отражению полностью в составе расходов, связанных с обычными видами деятельности.
Представительские расходы нормируются в размере 4% от общих затрат, направленных на оплату труда в отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ). Расчет по итогам года должен вестись накопительно. Если за один квартал не удалось учесть всю сумму произведенных затрат, то в следующем квартальном интервале можно включить остаток издержек (если позволяет лимит в новом квартале).
Самостоятельно устанавливать норму расходов субъекты хозяйствования не уполномочены, всем организациям необходимо придерживаться фиксированных 4%, привязанных к расходам, понесенным в связи с оплатой труда наемного персонала. Если компания совмещает ОСНО с ЕНВД, то при определении фонда оплаты труда надо ориентироваться только на ту часть зарплаты, которая относится на работников, реализующих свою трудовую функцию в сфере деятельности ОСНО.
В учреждения образования в целях обмена опытом, заключения контрактов и решения иных задач приезжают представители других организаций, иностранные делегации. С их приемом и обслуживанием связаны определенные затраты — так называемые представительские расходы.
Поскольку в статье рассматривается налоговый учет представительских расходов, подразумевается их осуществление учреждениями образования за счет средств от деятельности, приносящей доход.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительскими расходами в целях налогообложения прибыли являются расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Исходя из данного определения, основным критерием признания расходов представительскими является то, что они связаны с приемом и обслуживанием представителей сторон, участвующих в переговорах. Если учреждение осуществляет расходы по приему иных лиц, например проверяющих органов, эти расходы не могут быть учтены при исчислении налога на прибыль.
Статьей 264 НК РФ перечислены расходы, которые учреждения образования могут учесть в составе представительских. Напомним читателям состав представительских расходов.
К ним относятся:
• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
• транспортные расходы по доставке лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения мероприятия и обратно. Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие (Письмо УФНС по г. Москве N 26-12/73173). На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
НК РФ к представительским относит расходы учреждения, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием не только представителей других организаций, но и официальных лиц самого учреждения образования, участвующих в переговорах. В нем также дано понятие официального приема, к которому законодатель относит завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие.
В ст. 264 НК РФ указано, что к представительским расходам не относятся затраты учреждения на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Позиция налоговых органов по вопросу о составе затрат, включаемых в представительские расходы, состоит в том, что перечень затрат, приведенный в п. 2 ст. 264 НК РФ, является исчерпывающим, а все, что в нем не названо, к представительским расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, не относится.
По их мнению, нельзя отнести к представительским расходам затраты:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• на приобретение подарков для деловых партнеров (Письмо Минфина России N 03-03-04/4/136);
• на оформление виз для иностранных партнеров (Письмо УМНС по г. Москве N 26-12/6751);
• на оформление помещений для проведения официального приема (Письмо УМНС по г. Москве N 26-08/4777);
• на аренду помещения, в котором проводится официальный прием (Письмо Минфина России N 04-02-03/29).
С такой позицией налоговых органов не соглашаются арбитражные суды. Они, как правило, придерживаются мнения, что перечень представительских расходов не является закрытым и при разрешении вопроса об отнесении расходов к представительским прежде всего следует исходить из их экономической оправданности (Постановление ФАС ВВО N А29-1822/2005а).
В Постановлении ФАС МО N КА-А40/8426-05 рассматривалось дело о правомерности отнесения организацией к представительским расходам затрат на аренду ресторана для проведения официального приема делегации. Организация учла их как представительские расходы. Однако, как следует из материалов дела, при налоговой проверке налоговый орган с этим не согласился.
По его мнению, данные расходы относятся к расходам на организацию развлечений и отдыха, которые в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ не относятся к представительским расходам. Арбитры заняли сторону организации, указывая, что расходы по аренде ресторана для проведения официального приема являются представительскими расходами, которые подтверждены соответствующими первичными документами. В свою очередь, налоговым органом не было представлено доказательств того, что данные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха.
Исходя из вышеизложенного, произведенные учреждением образования представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения запланированных мероприятий. Таким образом, эти затраты могут быть осуществлены как в самом учреждении, так и в арендованном им помещении либо в местах общественного питания (ресторане, кафе, баре и прочих).
В отношении включения в состав представительских расходов таких затрат, как затраты на цветы, конфеты, мнения налоговых органов и арбитражных судей разделяются. Налоговики возражают против учета таких затрат в целях налогообложения прибыли. Поэтому доказывать правомерность их включения в состав представительских расходов, скорее всего, придется в суде. Судебная практика также противоречива.
Одни суды считают, что данные расходы подлежат включению в состав представительских (Постановления ФАС ЗСО N Ф04-2610/2006(22165-А46-40), ФАС ПО N А57-1209/04-16). По мнению других, налогоплательщик обязан доказать экономическую обоснованность расходов на приобретение цветов. В том случае, если он этого сделать не сможет, данные расходы нельзя отнести к представительским (Постановление ФАС ВВО N А29-1822/2005а).
В Письме Минфина России N 03-03-01-04/1/157 рассматривался вопрос о правомерности отнесения к представительским расходам затрат на завтраки, обеды и ужины, не носящие официального характера. Финансовые органы указали, что такие затраты должны оплачиваться представителями делегаций, прибывшими на переговоры, за счет суточных либо за счет собственных средств.
Если подобные расходы все-таки произведены за счет средств учреждения образования, то они не могут рассматриваться в качестве представительских, поскольку питание в таких случаях предоставляется не в рамках официальных встреч, и, следовательно, эти затраты учесть при исчислении налога на прибыль нельзя. Аналогичное мнение высказано в Письме УФНС по г. Москве N 20-12/41851.
Нельзя учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания участников иностранной делегации на том основании, что данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/235).
Много вопросов возникает по поводу правомерности отнесения к представительским расходов по приобретению спиртных напитков при организации официального приема. В Письме Минфина России N 03-03-04/4/136 разъяснено, что расходы на приобретение продуктов питания для организации официального приема, в том числе спиртных напитков, можно отнести к представительским. Однако сумма затрат на спиртные напитки должна быть ограничена обычаями делового оборота (Письмо Минфина России N 03-03-01-04/2/30).
Согласно ст. 5 ГК РФ обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством (независимо от того, зафиксировано оно в каком-либо документе или нет). Судьи ФАС СЗО в Постановлении N А56-34683/03 также придерживаются мнения, что затраты, связанные с приобретением алкогольной продукции, можно включать в состав представительских расходов, так как Налоговым кодексом не определен перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов. В целях обоснования расходов на алкогольную продукцию при проведении официального приема рекомендуем утвердить нормы расходов на алкогольную продукцию.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
