Представительские расходы — это, в соответствии со статьёй 264, пунктом 2 Налогового кодекса, осуществляемые наличным или безналичным путём денежные траты, возлагаемые налогоплательщиком на себя и непосредственно связанные с приёмом и обслуживанием в рамках мероприятия представителей других коммерческих и некоммерческих структур.
Целью представительских расходов может быть налаживание, поддержание или возобновление деловых связей. Номинально к ним можно причислить любые траты, сопровождающие организацию деловых встреч; на практике же решать, что относится к представительским расходам, совместными усилиями предстоит предпринимателю и налоговому инспектору.
Поскольку представительские расходы, согласно третьему абзацу пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса, являются основанием для частичного уменьшения облагаемой базы, владельцам бизнеса свойственно преувеличивать их, а представителям Федеральной налоговой службы, напротив, — преуменьшать. Каждая сторона может обжаловать действия другой — и так вплоть до достижения «золотой середины».
Само по себе включение в графу «Представительские расходы» лишних пунктов не является правонарушением: проверить правильность отчёта — обязанность ИФНС, а предприниматель невиновен до тех пор, пока не уклоняется от уплаты налогов. Не карается и неиспользование этой графы: право на получение налоговых льгот и вычетов — заявительное, и владелец бизнеса может в любой момент от него отказаться, выплачивая налоги в полном объёме.
В соответствии с первым абзацем пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса к представительским расходам могут быть отнесены:
1. Затраты на организацию и проведение официальных мероприятий для различных представителей: презентаций, конференций, деловых завтраков или обедов и так далее. Никаких указаний относительно места и времени проведения приёма в Налоговом кодексе не содержится: это может быть производственный цех, офис компании, кафе, ресторан или бизнес-центр, утром, днём или вечером, в будни или выходные. Критерия всего два: заявленные расходы несет сам налогоплательщик (не филиалы и не третьи лица), а мероприятие носит сугубо официальный характер — никаких дружеских встреч не допускается. В соответствии со вторым абзацем того же пункта той же статьи к представительским не относятся расходы, связанные с организацией отдыха, развлечений или лечения гостей. Поэтому, чтобы избежать проблем с налоговым инспектором, следует остерегаться проведения встреч в заведениях явно развлекательной направленности вроде кинотеатров, бань и саун, а также в санаториях — если только учреждение не принадлежит самому налогоплательщику. В последнем случае проведение приёма на своей территории совершенно оправдано и не может служить основанием для отказа в учёте представительских расходов. Кроме того, в статью нельзя включать траты на приобретение сувениров и дипломов, оформление помещения для встречи и дополнительные развлекательные мероприятия, непосредственно не связанные с официальным приёмом.
2. Затраты на доставку представителей к месту проведения встречи, где бы оно ни находилось, и обратно. В виду (согласно Письму Министерства финансов №03-03-06/1/796) имеются только расходы на перевозку гостя из точки текущей локации в конечную: включать в статью железнодорожные, авиа- или автобусные билеты, такси до гостиницы и проживание в ней (и тем более оформление визы) нельзя.
3. Затраты на приобретение продуктов и напитков, предлагаемых представителям во время официальной части приёма, вне зависимости от времени суток и места проведения. Включать в статью расходы на алкоголь как часть угощения можно, а вот на продукты, предлагаемые вне мероприятия (даже если гости уже сидят в приёмной) — не разрешается.
4. Затраты на оплату труда переводчика для обеспечения должного качества общения с представителями — иностранными подданными. Включать расходы в статью представительских можно, если переводчик не состоит в штате организатора приёма: своих сотрудников в отчёте учитывать нельзя.
Понятие «представительские расходы» относится только к сотрудникам других организаций. Причислять к ним представителей филиалов и дочерних структур компании, не говоря уже о подразделениях, не допускается.
В соответствии с Письмом Министерства финансов №03-03-Р3/16288 (в Налоговом кодексе подробности отсутствуют) представительские расходы могут быть подтверждены с помощью:
• первичных (исполнительных и платёжных) документов: договоров, актов приёма-передачи товаров, услуг и работ, накладных, квитанций, чеков и расписок;
• документов, позволяющих установить однозначную связь между сделанными тратами и организованной для представителей встречей: чаще всего это отчёт о проведённом мероприятии, бланк которого можно разработать самостоятельно или скачать в Интернете; чуть реже — приказ о проведении мероприятия и смета расходов.
В смете, если она используется для подтверждения представительских расходов, крайне рекомендуется указать не только реальные, но и предельно допустимые расходы на каждую запланированную статью.
Поскольку бланк отчёта о представительском мероприятии разрабатывается налогоплательщиком самостоятельно, расходы могут приводиться в документе в виде простого, нумерованного или маркированного списка, таблицы или даже диаграммы — в любой доступной для понимания форме.
Структура отчёта должна включать следующие разделы:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• дата, место и время проведения встречи;
• список участников;
• цель организации приёма;
• приблизительная программа мероприятия с разбивкой по времени;
• итоги встречи;
• затраты — по каждой статье и суммарные;
• иные имеющие отношение к делу факты.
Норма представительских расходов в 2019 году
Нормирование представительских расходов носит обязательный характер и регламентируется НК РФ. Это необходимо для правильного расчета налоговой базы по налогу на прибыль. Если не соблюсти предельные величины включаемых в расчет издержек, величина налога на прибыль будет занижена. К представительскому виду затрат относятся расходы, связанные с организацией переговорного процесса с бизнес-партнерами (включая трансфер до места встречи сторон, завтраки и обеды, услуги переводчиков).
Расходы могут быть признаны в учете как составляющая представительских издержек, если обсуждение деловых вопросов носило официальный характер. Судебная практика показывает, что расширение указанного перечня затрат допускается. Такой вывод можно сделать на основании Постановления ФАС Западно-Сибирского округа № Ф04-9370/2006(30552-А81-27).
Минфин в своем Письме № 03-03-06/1/176 обозначил, что в качестве представительских затрат можно признавать и расходы на продукты питания, на спиртные напитки, если это использовалось в процессе переговоров и было необходимо для получения экономической выгоды. В то же время, в Письме Минфина № 03-03-06/1/327 по чаю, кофе и продуктам питания, предназначенным для регулярного угощения представителей контрагентов (экспедиторов и т.п.), введен запрет на отнесение их стоимости в состав представительских издержек. Обоснование – угощение клиентов не является формой деловых переговоров.
Представительский тип затрат для целей налогообложения переносится на статью прочих издержек. В каждом налоговом периоде величина признаваемых представительских трат напрямую зависит от средств, выделенных на оплату труда персонала компании. Чем выше фонд оплаты труда, тем большую сумму представительских затрат можно зачесть при расчете налога на прибыль. Если в налоговом учете эти издержки должны причисляться к прочим тратам в пределах «плавающего» лимита, то в бухгалтерском учете они подлежат отражению полностью в составе расходов, связанных с обычными видами деятельности.
Представительские расходы нормируются в размере 4% от общих затрат, направленных на оплату труда в отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ). Расчет по итогам года должен вестись накопительно. Если за один квартал не удалось учесть всю сумму произведенных затрат, то в следующем квартальном интервале можно включить остаток издержек (если позволяет лимит в новом квартале).
Самостоятельно устанавливать норму расходов субъекты хозяйствования не уполномочены, всем организациям необходимо придерживаться фиксированных 4%, привязанных к расходам, понесенным в связи с оплатой труда наемного персонала. Если компания совмещает ОСНО с ЕНВД, то при определении фонда оплаты труда надо ориентироваться только на ту часть зарплаты, которая относится на работников, реализующих свою трудовую функцию в сфере деятельности ОСНО.
В учреждения образования в целях обмена опытом, заключения контрактов и решения иных задач приезжают представители других организаций, иностранные делегации. С их приемом и обслуживанием связаны определенные затраты — так называемые представительские расходы.
Поскольку в статье рассматривается налоговый учет представительских расходов, подразумевается их осуществление учреждениями образования за счет средств от деятельности, приносящей доход.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительскими расходами в целях налогообложения прибыли являются расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Исходя из данного определения, основным критерием признания расходов представительскими является то, что они связаны с приемом и обслуживанием представителей сторон, участвующих в переговорах. Если учреждение осуществляет расходы по приему иных лиц, например проверяющих органов, эти расходы не могут быть учтены при исчислении налога на прибыль.
Статьей 264 НК РФ перечислены расходы, которые учреждения образования могут учесть в составе представительских. Напомним читателям состав представительских расходов.
К ним относятся:
• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
• транспортные расходы по доставке лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения мероприятия и обратно. Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие (Письмо УФНС по г. Москве N 26-12/73173). На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
НК РФ к представительским относит расходы учреждения, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием не только представителей других организаций, но и официальных лиц самого учреждения образования, участвующих в переговорах. В нем также дано понятие официального приема, к которому законодатель относит завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие.
В ст. 264 НК РФ указано, что к представительским расходам не относятся затраты учреждения на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Позиция налоговых органов по вопросу о составе затрат, включаемых в представительские расходы, состоит в том, что перечень затрат, приведенный в п. 2 ст. 264 НК РФ, является исчерпывающим, а все, что в нем не названо, к представительским расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, не относится.
По их мнению, нельзя отнести к представительским расходам затраты:
• на приобретение подарков для деловых партнеров (Письмо Минфина России N 03-03-04/4/136);
• на оформление виз для иностранных партнеров (Письмо УМНС по г. Москве N 26-12/6751);
• на оформление помещений для проведения официального приема (Письмо УМНС по г. Москве N 26-08/4777);
• на аренду помещения, в котором проводится официальный прием (Письмо Минфина России N 04-02-03/29).
С такой позицией налоговых органов не соглашаются арбитражные суды. Они, как правило, придерживаются мнения, что перечень представительских расходов не является закрытым и при разрешении вопроса об отнесении расходов к представительским прежде всего следует исходить из их экономической оправданности (Постановление ФАС ВВО N А29-1822/2005а).
В Постановлении ФАС МО N КА-А40/8426-05 рассматривалось дело о правомерности отнесения организацией к представительским расходам затрат на аренду ресторана для проведения официального приема делегации. Организация учла их как представительские расходы. Однако, как следует из материалов дела, при налоговой проверке налоговый орган с этим не согласился. По его мнению, данные расходы относятся к расходам на организацию развлечений и отдыха, которые в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ не относятся к представительским расходам. Арбитры заняли сторону организации, указывая, что расходы по аренде ресторана для проведения официального приема являются представительскими расходами, которые подтверждены соответствующими первичными документами. В свою очередь, налоговым органом не было представлено доказательств того, что данные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха.
Исходя из вышеизложенного, произведенные учреждением образования представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения запланированных мероприятий. Таким образом, эти затраты могут быть осуществлены как в самом учреждении, так и в арендованном им помещении либо в местах общественного питания (ресторане, кафе, баре и прочих).
В отношении включения в состав представительских расходов таких затрат, как затраты на цветы, конфеты, мнения налоговых органов и арбитражных судей разделяются. Налоговики возражают против учета таких затрат в целях налогообложения прибыли. Поэтому доказывать правомерность их включения в состав представительских расходов, скорее всего, придется в суде. Судебная практика также противоречива. Одни суды считают, что данные расходы подлежат включению в состав представительских (Постановления ФАС ЗСО N Ф04-2610/2006(22165-А46-40), ФАС ПО N А57-1209/04-16). По мнению других, налогоплательщик обязан доказать экономическую обоснованность расходов на приобретение цветов. В том случае, если он этого сделать не сможет, данные расходы нельзя отнести к представительским (Постановление ФАС ВВО N А29-1822/2005а).
В Письме Минфина России N 03-03-01-04/1/157 рассматривался вопрос о правомерности отнесения к представительским расходам затрат на завтраки, обеды и ужины, не носящие официального характера. Финансовые органы указали, что такие затраты должны оплачиваться представителями делегаций, прибывшими на переговоры, за счет суточных либо за счет собственных средств. Если подобные расходы все-таки произведены за счет средств учреждения образования, то они не могут рассматриваться в качестве представительских, поскольку питание в таких случаях предоставляется не в рамках официальных встреч, и, следовательно, эти затраты учесть при исчислении налога на прибыль нельзя. Аналогичное мнение высказано в Письме УФНС по г. Москве N 20-12/41851.
Нельзя учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания участников иностранной делегации на том основании, что данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/235).
Много вопросов возникает по поводу правомерности отнесения к представительским расходов по приобретению спиртных напитков при организации официального приема. В Письме Минфина России N 03-03-04/4/136 разъяснено, что расходы на приобретение продуктов питания для организации официального приема, в том числе спиртных напитков, можно отнести к представительским. Однако сумма затрат на спиртные напитки должна быть ограничена обычаями делового оборота (Письмо Минфина России N 03-03-01-04/2/30). Согласно ст. 5 ГК РФ обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством (независимо от того, зафиксировано оно в каком-либо документе или нет). Судьи ФАС СЗО в Постановлении N А56-34683/03 также придерживаются мнения, что затраты, связанные с приобретением алкогольной продукции, можно включать в состав представительских расходов, так как Налоговым кодексом не определен перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов. В целях обоснования расходов на алкогольную продукцию при проведении официального приема рекомендуем утвердить нормы расходов на алкогольную продукцию.
Как оформить представительские расходы в 2019 году
Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На сегодняшний день актуальные нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для включения представительских расходов в общие затраты, поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок их документального оформления.
Наличие полного перечня вышеуказанных документов не является обязательным требованием, однако их составление поможет избежать возможных рисков исключения заявленных представительских расходов из базы по налогу на прибыль и претензий со стороны налоговых органов.
Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации.
При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.
Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:
• утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
• утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
• подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.
В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ). Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.
Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).
При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ). Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.
Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:
Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.
Приказ на представительские расходы образец 2019 года
• оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
• расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
• затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
• оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.
Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита — 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.
Расходы на аренду переговорной комнаты или банкетного зала, развлекательные мероприятия (боулинг, сауна, экскурсии), лечение заболеваний, проведение юбилейного торжества сотрудника, оформление праздников, приобретение сувенирной продукции, подарков и наград не могут уменьшить базу для исчисления налога на прибыль.
Основным документом является приказ на представительские расходы, удостоверяющий факт их реализации и обоснованности.
Каждая организация вправе самостоятельно разработать форму приказа.
Данный документ содержит сведения:
• название хозяйствующего субъекта;
• заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
• дата составления документа и месторасположение субъекта;
• цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
• обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
• дата и время мероприятия;
• перечисление запланированных рабочих моментов;
• назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
• указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
• виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.
В форме приложений к приказу могут выступать программа мероприятия и смета представительских расходов.
Программа отражает все запланированные этапы с указанием конкретного времени и день официального приема. Смета расписывается для каждого пункта затрат в отдельности: транспорт, обслуживание банкета, цветы, сувениры. Оба документа обязательно утверждаются директором компании. Когда сумма расходов одобрена работодателем, работнику, обозначенному в приказе, выдаются деньги под отчет из кассы компании. В произвольной форме пишется заявление директору с обозначением размера денежной суммы и срока ее выдачи.
По завершении деловых переговоров сотрудником, ответственным за их проведение и контроль переговоров, на имя руководителя предприятия составляется отчет о выполненных задачах и достигнутых результатах. К примеру, отразить подписание нового договора поставки, увеличение номенклатуры товара по уже заключенного контракту.
В отчете также фиксируется наличие остатка денежных средств от выделенной суммы или его отсутствие, дополнительные расходы.
Затем составляется акт на списание расходов (представительских), отображающий точную сумму понесенных затрат, которые должны быть подтверждены соответствующими накладными, договорами, чеками. Бланк подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.
Признание затрат представительскими для налогового законодательства не зависит от исхода переговоров (достигнута ли цель по заключению нового контракта), главное, чтобы вся первичная документация соответствовала нормам ст.9 №402-ФЗ. В противном случае, расходы не будут отнесены к представительским и автоматически попадают в базу для налогообложения прибыли.
Представительские расходы при УСН в 2019 году
Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.
В таком отчете должны быть указаны:
• время и место проведения мероприятия;
• программа мероприятия;
• состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
• величина расходов на организацию мероприятия.
Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.
Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия (см. письма Минфина № 03-03-РЗ/16288, ФНС № ГД-4-3/8852).
Помимо отчета лучше иметь еще два документа (см. письма Минфина России № 03-03-06/1/675, № 03-03-06/4/26):
• приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
• смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.
«Упрощенцы» не освобождены от ведения бухучета (ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Таким образом, представительские расходы компания на УСН должна отразить в бухучете.
Напомним, что расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, с приобретением и продажей товаров в бухучете относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина № 33н). Очевидно, что к таким расходам в полной мере можно отнести и затраты на проведение представительских мероприятий.
Согласно пункту 16 ПБУ 10/99 в бухучете расходы признаются при наличии следующих условий:
• расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
• сумма расхода может быть определена;
• имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Такая уверенность имеет место быть в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.
Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухучете организации признается дебиторская задолженность.
Пример 1. Организация на УСН провела деловой ужин, целью которого было наладить взаимовыгодное сотрудничество с потенциальными партнерами, связанное с поставками крупных партий товаров.
В бухучете будут сделаны следующие проводки:
• Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - отражены расходы на деловой ужин;
• Дебет 60 Кредит 51 «Расчетные счета» - деловой ужин фактически оплачен.
Организация, применяющая УСН, в соответствии с требованием рациональности ведения бухгалтерского учета вправе не отражать предъявленный исполнителем НДС предварительно на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», а сразу включать его в стоимость услуг, если такой порядок закреплен в ее учетной политике (п. п. 6, 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России № 106н).
Законодательством четко определен исчерпывающий перечень расходов, признаваемых на УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
В данном перечне не поименованы представительские расходы.
Потому-то «упрощенцы» и не вправе включить такие затраты в расходы, учитываемые при исчислении единого налога (на что, в частности, указано в Письме Минфина № 03-03-02-04/1/22).
В самом деле, данное письмо достаточно древнее, но его актуальность по сей день оно не утратило - за это время в перечень «упрощенных» расходов так и не были включены представительские расходы.
Таким образом, так как представительские расходы не поименованы в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы (установленном п. 1 ст. 346.16 НК РФ), то при УСН представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя (см. письмо Минфина № 03-03-02-04/1/22).
Также необходимо отметить, что и «входной» НДС по представительским расходам нельзя учесть в целях налогообложения.
Дело в том, что «упрощенцам» с объектом налогообложения «доходы минус расходы» при определении базы по единому налогу можно учитывать суммы НДС по оплаченным товарам (работам, услугам), приобретенным налогоплательщиком и подлежащим включению в состав расходов в соответствии с указанной статьей и статьей 346.17 НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, учитываются при налогообложении по мере реализации указанных товаров (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Так как представительские расходы при определении «упрощенной» налоговой базы не учитываются, то соответственно «входной» НДС на УСН в части, относящийся к представительским расходам в расходах не учитывается.
Таким образом, НДС, предъявленный контрагентом, поскольку не выполняются требования подпункта 8 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, не может быть учтен в целях налогообложения.
Пример 2. Стоимость официального приема, проведенного привлеченной организацией общественного питания, составила 40 000 руб. (в т. ч. НДС). Оказание услуг подтверждено актом приемки-сдачи оказанных услуг.
Переговоры проведены с целью заключения договоров на поставку товаров.
В учете организации, применяющей УСН (объект «доходы минус расходы»), представительские расходы в виде затрат на организацию официального приема для проведения переговоров с представителями контрагентов организации следует отразить следующими записями:
• Дебет 44 Кредит 60 - 40 000 руб. - отражены затраты на проведение официального приема (представительские расходы) (основание: акт приемки-сдачи оказанных услуг);
• Дебет 60 Кредит 51 - 40 000 руб. – перечислены денежные средства организации общественного питания (выписка банка по расчетному счету).
В налоговом учете представительские расходы на сумму 40 000 руб. для целей налогообложения не учитываются.
Отчет о представительских расходах образец 2019 года
Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Порядок и условия признания указанных расходов установлены п. 2 ст. 264 и п. 7 ст. 272 НК РФ.
При этом общим условием признания расходов для целей налогообложения прибыли в соответствии со ст. 252 НК РФ является их экономическая обоснованность и документальное подтверждение.
Поскольку в отношении представительских расходов главой 25 НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, - говорится в письме Минфина РФ № 03-03-РЗ/16288, - то любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, по мнению финансового ведомства, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Данные расходы (конкретный их список определен в п. 2 ст. 264 НК РФ) хозяйствующий субъект вправе задействовать в целях оптимизации собственной налогооблагаемой базы — в объеме, что не превышает показателя в 4% от издержек на оплату труда.
Но чтобы на практике воспользоваться данной возможностью, необходимо:
• подтвердить факт совершения расходов;
• удостоверить факт их обоснованности.
В этих целях фирма-налогоплательщик должна подготовить комплект документов, состоящий, в частности, из (письмо Минфина РФ № 03-03-РЗ/16288):
• отчета по расходам;
• первички, подтверждающей сведения, что отражены в отчете.
В ряде случаев указанные документы могут дополняться:
• актом о списании расходов;
• сметой по расходам;
• приказом гендиректора о проведении фирмой представительского мероприятия;
• утвержденной программой соответствующего мероприятия.
Конкретный перечень источников, что составляются наряду с отчетом и первичкой, определяется главным образом правилами внутрикорпоративной финансовой отчетности предприятия. Но, так или иначе, отчет по расходам, а также сопровождающие его первичные документы должны оформляться налогоплательщиком в любом случае — в соответствии с позицией Минфина РФ.
Изучим, в какой структуре может быть представлен соответствующий документ.
Следует отразить в отчете:
• дату формирования отчета;
• сведения о проведенном фирмой представительском мероприятии (его цель, основную тематику);
• сведения об итогах соответствующего мероприятия (желательно, чтобы они были связаны с достижением конкретных результатов по факту проведения переговоров);
• сведения о том, кто участвовал в мероприятии, в рамках осуществления которого были совершены расходы, что учитываются при оптимизации налогообложения;
• сведения о времени, месте проведения мероприятия;
• перечень конкретных представительских расходов, их суммы;
• данные о первичных документах, что сопровождают отчет.
Рассматриваемый документ может издаваться как в виде отдельного локального нормативного акта, так и в виде приложения к другому — например, приказу о проведении мероприятия.
В первом случае документ обычно заверяется директором фирмы — ставится его подпись, указывается должность и Ф. И. О. Во втором случае документ, как правило, составляется и заверяется специальной комиссией, которая отвечает за проведение представительского мероприятия.
Скачать образец заполнения отчета, подтверждающего совершение предприятием представительских расходов, вы можете на нашем портале.
Представительские расходы в пределах, установленных НК РФ, могут применяться фирмой-налогоплательщиком в целях оптимизации налогообложения. При этом данные расходы, как и любые другие, что используются для снижения налоговой базы, должны быть подтвержденными и обоснованными. Их соответствие данным критериям удостоверяется специальными документами, к которым также относится отчет по представительским расходам: его составление, в частности, рекомендовано Минфином РФ.
Учет представительских расходов в 2019 году
В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:
1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.
Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.
Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.
Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам:
• оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/176);
• подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России № 03-03-04/4/136);
• организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России № 03-03-06/1/796).
2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО № КА-А40/4584-11).
3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров. В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/176). Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России № 03-03-04/2/119).
4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы.
Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России № 03-03-РЗ/16288):
— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);
— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии. Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В отчете следует указать следующую информацию:
• время и место проведения представительского мероприятия;
• состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика);
• сумма расходов на организацию мероприятия;
• итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).
Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:
• приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
• смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.
Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.
Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.
«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.
При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина № 03-03-02-04/1/22).
В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.
Списание представительских расходов в 2019 году
Чтобы уменьшить прибыль на сумму представительских расходов, их нужно документально подтвердить. Это следует из п.1 ст.252 НК РФ. Конечно, первичные документы (счета, кассовые чеки) собрать нетрудно. Однако этого мало. Расходы также должны быть обоснованными, то есть экономически оправданными. К сожалению, в НК РФ не сказано, что это значит. На наш взгляд, следует оформить документы, свидетельствующие о том, что деньги потрачены не на "левые" нужды, а на прием и обслуживание деловых партнеров. Другими словами, нужно подтвердить, что приглашение гостей напрямую связано с деятельностью фирмы и способствует увеличению ее будущих доходов. Для этого следует составить план приема и встречи гостей. В нем желательно указать мероприятия, которые фирма планирует провести во время встречи. Наконец, после того как гости покинут организацию, следует составить отчет о результатах встречи, подтверждающий ее производственный характер. В нем должны быть указаны лица, которые участвовали в переговорах, и суммы расходов, потраченные на представительские нужды.
"Предел", который установили законодатели для представительских расходов, составляет 4 % от суммы расходов на оплату труда за менструальный период. Уменьшить налогооблагаемую прибыль можно лишь на затраты, которые "уложились" в норматив. Оставшаяся часть расходов не учитывается при налогообложении прибыли.
Поскольку налог на прибыль определяется нарастающим итогом, представительские расходы, например, в сентябре могут не уложиться в норматив, а по итогам года оказаться в пределах нормы.
Вместе с представительскими расходами организация уплачивает и НДС. Если, конечно, продавец является налогоплательщиком и не освобожден от уплаты этого налога по ст.145 НК РФ. Обычно НДС называют входным или входящим. Его можно принять к вычету из бюджета. Однако данное право тесно связано с положениями гл.25 НК РФ. Вычет дается только по расходам, которые учитываются при налогообложении прибыли. На это указывает п.7 ст.171 НК РФ. Налог по сверхнормативным представительским расходам, так же, как и сами расходы, предприятию придется уплатить за счет чистой прибыли.
Некоторые дармоеды могут решить, что раз нет счета-фактуры (например, в ресторане получить его весьма проблематично), то и принять НДС к вычету нельзя. На первый взгляд это действительно так. Ведь каждый бухгалтер знает, что счет-фактура является основанием для принятия налога к вычету. Однако в некоторых случаях НК РФ разрешает возмещать НДС и на основании других документов (счетов, кассовых чеков). Одним из таких исключений являются затраты на прием и обслуживание деловых партнеров. Только следует иметь в виду, что в документах НДС должен быть выделен отдельной цифрой. Тогда будет понятно, что организация действительно уплатила НДС в стоимости расходов. Ведь в ст.171 НК РФ сказано, что вычет применяется на основании документов, подтверждающих уплату сумм налога
Алкоголь в представительских расходах в 2019 году
Заметим, что специалисты финансового ведомства в вопросе отнесения в состав представительских расходов стоимости спиртных напитков, приобретенных для организации делового мероприятия, поддерживают компании. Так, в письме № 03-03-06/1/176 финансисты указали, что расходы на организацию официальной встречи с клиентами для заключения договоров на следующий год согласно п. 2 ст. 264 НК РФ учитываются в части затрат на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков.
Правда, есть два достаточно старых разъяснений финансистов, в которых они выдвинули одно условие для учета рассматриваемых расходов. В письме Минфина России № 03-02-05/1/49 сказано, что расходы организации на алкогольную продукцию, купленную для проведения официального приема, могут включаться в представительские расходы, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении переговоров. При этом ст. 5 ГК РФ под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе. Такой же вывод сделан и в письме № 03-03-01-04/2/30.
Согласитесь, приведенное понятие обычая делового оборота достаточно абстрактно. Поэтому кто-то может посчитать для себя нормальным количеством ящик водки, а кто-то бутылку шампанского.
А вот налоговые органы категорически против учета в составе представительских расходов стоимости алкогольной продукции. Это подтверждает судебная практика, которая, кстати, складывается в пользу налогоплательщиков. Приведем одно дело по аналогичному спору, которое было рассмотрено ФАС Поволжского округа (постановление № А55-14189).
Организация для проведения переговоров с контрагентами, целью которых было установление и поддержание сотрудничества, закупала алкогольные напитки. В ходе проведения налоговой проверки инспекторы не согласились с тем, что такие затраты могут быть включены в состав представительских расходов при расчете налога на прибыль. В результате спорные расходы были исключены из налоговой базы по прибыли, а компании налоговики доначислили налог на прибыль, выставили штрафные санкции и начислили пени. Компания с таким решением проверяющих не согласилась и обратилась в суд.
Суды трех инстанций поддержали налогоплательщика. Вот какие аргументы привели арбитры. Согласно подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ в числе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются представительские расходы. Под ними подразумеваются затраты компании, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Порядок учета таких расходов установлен в п. 2 ст. 264 НК РФ.
В нем сказано, что к представительским относятся расходы:
• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Организация подтвердила факт несения расходов на закупку алкогольных напитков (представлены авансовые отчеты, товарные и кассовые чеки, акты о списании представительских расходов, отчеты о проведенных мероприятиях, исполнительные сметы). В связи с тем что п. 2 ст. 264 НК РФ не содержит перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, спорные затраты признаны обоснованными, связанными с осуществлением деятельности организации, направленной на получение дохода.
Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Уральского округа № А60-2408/2010-С6, Центрального округа № А48-2871/08-18, Северо-Западного округа № А56-15358 (Определением ВАС РФ № ВАС-14668/08 отказано в передаче дела на рассмотрение в Президиум ВАС РФ). Арбитры отклоняют доводы налоговых органов о том, что стоимость алкогольной продукции не может быть учтена в составе представительских расходов по той причине, что была приобретена для организации развлечений, а не переговоров.
Таким образом, если затраты на покупку алкогольной продукции, которая, по вашему мнению, необходима для переговоров, велики, то вы с успехом можете отстоять в суде право на их учет для целей налогообложения прибыли.
Представительские расходы в налоговом учете в 2019 году
Правильно оформить “представительские” очень важно. Чем больше бумаг будет оформлено, тем меньше вероятность тех или иных споров с налоговой инспекцией.
Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование денег, должен утвердить руководитель фирмы своим приказом.
После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, нужно составить отчет. В нем указывают дату и место проведения приема, его программу, приглашенных лиц, представителей организации, участвовавших в приеме, и сумму потраченных средств.
После окончания приема работник, ответственный за расходование средств, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1. К нему следует приложить все первичные документы, которые подтверждают расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки и т. д.).
В бухгалтерском учете такие затраты полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговую себестоимость их списывают только в пределах нормы. Она составляет 4 процента от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
Сумму НДС по “представительским”, учитываемым при налогообложении прибыли, принимают к налоговому вычету в обычном порядке. А вот налог, который приходится на сверхнормативные расходы, придется списать за счет собственных средств фирмы. Облагаемую прибыль его сумма не уменьшает.
Представительские расходы – это затраты фирмы, связанные с приемом и обслуживанием представителей других компаний, которые участвуют в переговорах для установления и поддержания сотрудничества. Кроме того, к ним относят и расходы на прием собственников фирмы, прибывших на заседание совета директоров (правления).
Полный перечень представительских расходов есть в статье 264 Налогового кодекса.
Согласно этой статье, к представительским относят затраты:
• по проведению официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
• по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
• по буфетному обслуживанию лиц, участвующих в переговорах;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Таким образом, как сказано в опубликованном письме, расходы на покупку спиртного можно учесть в налоговых расходах. Ведь они попадают в разряд затрат по “проведению официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия)”. Письмо посвящено исключительно приему иностранной делегации. Но Налоговый кодекс не ставит порядок учета данных расходов в зависимость от того, представителей какой компании принимает фирма (иностранной или отечественной). Этот порядок един для всех. Поэтому и затраты на оплату спиртного для сотрудников российских компаний также могут быть включены в налоговые расходы принимающей фирмы.
Отметим, что аналогичные разъяснения Минфин давал и ранее. Причем финансисты считают, что расходы на покупку спиртных напитков учитывают “в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок)”. При этом статьей 5 Гражданского кодекса Российской Федерации под обычаем делового оборота признается “сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе”. Об этом говорится в письме Минфина России № 03-02-05/1/49. Сразу отметим, что это довольно “размытое” определение. Соответственно решать, сколько бутылок спиртного принято выпивать на переговорах по “обычаям делового оборота”, каждому бухгалтеру придется самостоятельно.
Вышеприведенный перечень представительских расходов является исчерпывающим. Поэтому затраты, например, на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются. И такие расходы облагаемую прибыль фирмы не уменьшают. Как и траты на покупку сувениров для делегатов (иностранных или отечественных – неважно).
Представительские расходы в бюджетном учреждении в 2019 году
В деятельности казенного учреждения имеют место встречи с деловыми партнерами, проведение приемов иностранных делегаций, делегаций из соседних регионов и пр. В соответствии с обычаями делового оборота проведение таких встреч связано с определенными затратами, которые принято называть представительскими расходами.
Сначала зададимся вопросом: правомерно ли осуществление представительских расходов казенным учреждением за счет средств бюджета?
Этот вопрос возникает потому, что все расходы казенного учреждения осуществляются за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы РФ в рамках бюджетной сметы. Несмотря на то, что казенное учреждение не лишено возможности осуществлять приносящую доход деятельность, оно не может оплачивать расходы, относящиеся к данной деятельности, за счет средств, полученных от ее осуществления. Это связано с тем, что доходы, полученные от указанной деятельности, должны поступать в соответствующий бюджет бюджетной системы РФ (п. 3 ст. 161 БК РФ). Причем поступают они в бюджет в полной сумме полученного дохода.
Ранее порядок расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организациями и учреждениями был утвержден Постановлением Правительства РФ N 222. С указанной даты это Постановление утратило силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ N 918. В результате на данном этапе не существует нормативного документа, регламентирующего расходование средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц учреждениями, финансируемыми за счет бюджетных средств.
Однако, по мнению автора, это не означает, что казенные учреждения не имеют права осуществлять представительские расходы за счет бюджетных средств.
Целевой характер бюджетных средств означает, что бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств доводятся до конкретных получателей бюджетных средств с указанием цели их использования (ст. 38 БК РФ). При этом в соответствии со ст. 184.1 БК РФ законом (решением) о бюджете устанавливается распределение бюджетных ассигнований по каждому главному распорядителю бюджетных средств в разрезе кодов разделов, подразделов, целевых статей и видов расходов классификации расходов бюджетов, отражающих направления (цели) финансирования расходов бюджета. Направление расходования бюджетных средств у казенных учреждений отражается в бюджетной смете.
Таким образом, казенное учреждение вправе производить представительские расходы за счет средств бюджета в случае, если данные расходы предусмотрены бюджетной сметой.
Бюджетное законодательство не дает ответа на этот вопрос, поэтому обратимся к Налоговому кодексу.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
В этой же статье Налогового кодекса отмечено, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом не стоит забывать, что Налоговый кодекс определяет состав представительских расходов в целях исчисления налога на прибыль, то есть в п. 2 ст. 264 НК РФ поименованы только те расходы, которые признаются в целях налогообложения.
На практике состав представительских расходов может быть значительно шире.
Так, например, в соответствии с Методическими рекомендациями по применению классификации операций сектора государственного управления, доведенными Письмом Минфина России N 02-05-10/383, к представительским расходам, расходам на прием и обслуживание делегаций относятся:
- представительские расходы и расходы протокольного характера в соответствии с законодательством РФ;
- расходы, осуществляемые при приеме и обслуживании иностранных делегаций (расходы на оплату найма жилого помещения, питания, проведения официальных приемов (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), буфетного обслуживания, мероприятий культурной программы, бытового обслуживания, услуг переводчиков, приобретения сувениров и памятных подарков, услуг залов официальных лиц и делегаций в аэропортах и на вокзалах, аренды помещений, транспортного обеспечения).
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России N 180н, представительские расходы, расходы на прием и обслуживание делегаций следует относить на статью 290 "Прочие расходы".
Начисление представительских расходов отражается в бухгалтерском учете проводкой:
• Дебет счетов 1 401 20 290 "Прочие расходы", 1 109 61 290 "Прочие затраты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг", 1 109 71 290 "Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части прочих расходов", 1 109 81 290 "Общехозяйственные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части прочих расходов";
• Кредит счета 1 302 91 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам".
Поскольку оказание услуг казенными учреждениями на основании пп. 4.1 п. 1 ст. 146 НК РФ не облагается НДС, сумма НДС, предъявленного поставщиком услуг буфетного обслуживания, учитывается в стоимости услуг (п. 23 Инструкции N 157н, пп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ).
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России N 157н.
Иногда учреждения самостоятельно приобретают материальные ценности, которые впоследствии планируется использовать при проведении представительских мероприятий, например сувенирную продукцию, продукты питания (чай, кофе, кондитерские изделия).
В этом случае расходы на приобретение материальных ценностей отражаются по соответствующим статьям КОСГУ:
- приобретение сувенирной продукции - по статье 290 "Прочие расходы";
- приобретение продуктов питания - по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов".
Начисление расходов по приобретению сувенирной продукции отражается в учете аналогично приведенному выше начислению представительских расходов. При этом одновременно с отражением расходов на основании п. 345 Инструкции N 157н стоимость сувенирной продукции отражается на забалансовом счете 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры". Учет продукции на таком счете ведется в течение всего периода ее нахождения в данном учреждении по стоимости приобретения.
Приобретение продуктов питания отражается следующей корреспонденцией счетов:
• Дебет счета 1 105 32 340 "Увеличение стоимости продуктов питания - иного движимого имущества учреждения";
• Кредит счетов 1 208 34 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов", 1 302 34 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов".
Списание продуктов питания, израсходованных в рамках проведения официальных приемов, отражается в учете на основании Требования-накладной (ф. 0315006) следующей бухгалтерской записью:
• Дебет счетов 1 401 20 272 "Расходование материальных запасов", 1 109 61 272 "Расходование материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг", 1 109 71 272 "Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части расходования материальных запасов", 1 109 81 272 "Общехозяйственные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части расходования материальных запасов";
• Кредит счета 1 105 32 440 "Уменьшение стоимости продуктов питания - иного движимого имущества учреждения".
Смета на представительские расходы образец 2019 года
К представительским относятся расходы фирмы, которые связаны (п. 2 ст. 264 НК РФ):
• с организацией официальных деловых мероприятий;
• с транспортными, буфетными услугами, которые заказаны в рамках соответствующих мероприятий;
• с оплатой услуг переводчика, если его помощь привлекалась в рамках официальных мероприятий.
В размере, который не превышает 4% от затрат на оплату труда в том же отчетном периоде (их перечень приведен в ст. 255 НК РФ), представительские расходы могут быть использованы в уменьшение налогооблагаемой базы предприятия.
Как и любые другие расходы, представительские должны быть подтверждены.
При этом ранее Минфин РФ (в письме № 03-03-06/1/807) советовал подтверждать соответствующие расходы посредством:
• издания приказа директора о проведении официального мероприятия, в рамках которого совершены расходы;
• составления сметы представительских расходов;
• составления отчета о представительских расходах;
• дополнения указанных источников первичными документами.
Однако существует и более новый правовой акт от Минфина — письмо № 03-03-РЗ/16288. В нем в числе рекомендованных документов, которыми можно подтверждать представительские расходы, присутствует только отчет, а также дополняющая его первичка.
Тем не менее многие компании предпочитают, формируя комплект документов в подтверждение представительских расходов, ориентироваться все же на более ранний перечень, рекомендованный Минфином. Это часто обусловлено не только желанием обезопасить себя от возможных претензий контролеров, но и внутрикорпоративными стандартами финансовой отчетности, позволяющими осуществлять действенный контроль над представительскими расходами в своей организации.
Во многих случаях одним из ключевых документов, подтверждающих представительские расходы, считается смета — как источник, позволяющий последовательно детализировать затраты.
Изучим, что может представлять собой данная смета.
Законодатель не утвердил и не рекомендовал форм соответствующей сметы. Поэтому фирма должна разрабатывать данный документ самостоятельно.
Распространено составление сметы на представительские расходы в структуре, предполагающей включение в документ:
• графы, удостоверяющей факт утверждения сметы руководителем фирмы;
• сведений о дате составления документа, дате и месте проведения официального мероприятия;
• наименования документа;
• сведений о запланированном количестве участников официального мероприятия, имеющих тот или иной статус (сотрудников фирмы, внештатных приглашенных лиц);
• перечня статей расходов с указанием соответствующих им сумм по плану;
• информации об общей сумме предполагаемых расходов;
• сведений о составителе сметы, главном бухгалтере фирмы, их подписей, печати организации (если она используется).
Изучим более подробно специфику составления указанных разделов сметы.
В современных фирмах распространен подход, по которому сметы, как и многие другие локальные нормативные акты, заверяются посредством проставления в них графы «Утверждаю» — с указанием должности, Ф. И. О. и проставлением подписи лица, которое, таким образом, утверждает документ. Как правило, это руководитель фирмы.
Указывается также наименование организации в соответствии с учредительными документами. Если фирма использует во внутреннем документообороте печать, ее следует проставить в рассматриваемой графе документа.
В числе важнейших сведений о смете, которые должны быть указаны в ней:
• наименование документа (например, «Смета представительских расходов»);
• дата составления документа (может быть проставлена и в области графы «Утверждаю»).
Участники официального мероприятия чаще всего бывают представлены:
• сотрудниками фирмы, которая организует мероприятие;
• лицами, не входящими в штат фирмы.
Предполагаемое количество участников каждой из категорий отражается в смете.
Некоторые компании также выделяют среди участников мероприятия тех сотрудников, которые фактически являются гостями (и не участвуют в его подготовке), и тех, кто непосредственно организует мероприятие.
Следующий раздел сметы — тот, в котором отражается перечень предполагаемых представительских расходов. Обычно он представлен таблицей из 3 столбцов.
В 1-м столбце отражается порядковый номер статьи расходов. Во 2-м — название статьи. В 3-м — сумма.
В отдельной строке таблицы может отражаться итоговая сумма расходов на финансирование официального мероприятия.
Можно отметить, что многие фирмы предпочитают указывать суммы издержек не запланированные, а предельные — то есть, фиксируя, по сути, лимиты расходов.
Несмотря на то, что смета, как мы отметили выше, может заверяться руководителем фирмы посредством графы «Утверждаю», рекомендуется также дополнительно удостоверять сведения, отражаемые в документе, подписями:
• главного бухгалтера;
• лица, ответственного за составление сметы.
Также указываются их Ф. И. О. и должности.
Смета на представительские расходы может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и частью другого акта — например, внутрикорпоративного положения о представительских расходах. Во втором случае она должна будет составляться по форме, которая утверждена в качестве приложения к соответствующему положению.
Изучим данный аспект использования сметы подробнее.
В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.
Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.
В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.
Фирма, организующая с той или иной степенью периодичности различные официальные мероприятия и несущая расходы, возникающие в связи с проведением данных мероприятий, может использовать соответствующие затраты в уменьшение налоговой базы — в пределах, установленных НК РФ (4% от расходов по оплате труда). Для этого представительские расходы должны быть документально подтверждены. В этих целях может использоваться смета.
Представительские расходы в бухгалтерском учете в 2019 году
В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденным Приказом Минфина России N 33н (далее - ПБУ 10/99), в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности.
Данные расходы отражаются в учете по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" в корреспонденции с кредитом счетов:
• 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
• 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
• 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Если организация занимается торговой деятельностью, то представительские расходы могут отражаться на счете 44 "Расходы на продажу".
Признание представительских расходов в бухгалтерском учете на основании п. 18 ПБУ 10/99 производится в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени их оплаты.
Как правило, представительские расходы осуществляются подотчетными лицами, поэтому признание представительских расходов осуществляется по мере утверждения авансового отчета подотчетного лица.
При определении финансового результата представительские расходы списываются на счет 20 "Основное производство" или сразу относятся на счет 90 "Продажи", субсчет 2 "Себестоимость продаж" (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике организации).
В связи с изменениями, внесенными в ст. 172 НК РФ Федеральным законом N 119-ФЗ применение вычета по НДС по товарам (работам, услугам), имущественным правам не обусловлено оплатой поставщикам.
Достаточно, чтобы товары (работы, услуги), имущественные права предназначались для использования в налогооблагаемой деятельности, были приняты на учет и у покупателя на руках имелся надлежащим образом оформленный счет-фактура.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
