Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.
Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):
• переговоров с представителями других компаний и клиентами - физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;
• заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.
К таким расходам относятся, в частности, затраты:
• на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;
• по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• на буфетное обслуживание во время мероприятия;
• на услуги переводчиков во время мероприятия.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.
В таком отчете должны быть указаны:
• время и место проведения мероприятия;
• программа мероприятия;
• состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
• величина расходов на организацию мероприятия.
Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.
Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.
Помимо отчета лучше иметь еще два документа:
1. приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
2. смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.
Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива - 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.
Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.
В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.
Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками:
• Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам;
• Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» - Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания).
На проведение представительского мероприятия в I квартале организация потратила 35 000 руб. Во II квартале таких расходов у нее не было.
Расходы организации на оплату труда составили:
• за I квартал - 500 000 руб.;
• за II квартал - 600 000 руб.
Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:
• в I квартале – 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%);
• в I полугодии – 44 000 руб. ((500 000 руб. + 600 000 руб.) x 4%).
Представительские расходы за I квартал больше норматива (35 000 руб. > 20 000 руб.). Поэтому в I квартале:
• в составе представительских расходов можно учесть 20 000 руб..
Оставшуюся часть представительских расходов в сумме 15 000 руб. (35 000 руб.– 20 000 руб.) можно учесть для целей налогообложения прибыли в I полугодии.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.
Законодательство к представительским расходам относит следующее:
• затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
• транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
• услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.
Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.
Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.
По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.
Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.
Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:
• реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
• преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
• распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
• подпись руководителя.
В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес - мероприятия.
Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:
• когда и где было проведено мероприятие;
• его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
• кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании);
• расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
• перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.
Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.
После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.
При его составлении обычно делается ссылка на приказ или отчет, либо он может идти приложением к приказу.
Составляется он комиссией и утверждается руководителем.
Затраты предприятия на проведение бизнес - мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы.
Для поддержания крепких деловых связей с контрагентами необходимы не только деловые встречи и переговоры, проводимые в офисе, но и обсуждение совместных проектов в неформальной обстановке.
Такое общение способствует установлению приятельства, что в свою очередь переводит деловые отношения между представителями компаний на новый, более высокий уровень.
Кроме того, проведение деловых переговоров в неформальной обстановке способствует снятию напряжения между сторонами и скорейшему достижению совместных договоренностей.
Для установления неформальных отношений при проведении деловых встреч используются:
• совместные обеды и ужины (зачастую включающие в себя распитие спиртных напитков) – банкеты, приемы и т.д.;
• посещение различных культурных и развлекательных мероприятий;
• прочие тому подобные встречи.
Кроме того, при проведении переговоров, к представительским расходам относятся:
• буфетное обслуживание,
• оплата услуг переводчика.
При организации таких встреч организация-устроитель может понести значительные расходы. Такие расходы называются представительскими.
В соответствии с пп.22 п.1 ст.264 Налогового кодекса, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы налогоплательщика, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
При этом, в соответствии с п.2 ст.264 НК РФ, к представительским расходам относятся не только расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание:
• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и/или поддержания взаимного сотрудничества,
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся расходы:
1. На проведение официального приема:
• завтрака,
• обеда,
• иного аналогичного мероприятия для вышеуказанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
2. Транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
3. Буфетное обслуживание во время переговоров.
4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию:
• развлечений,
• отдыха,
• профилактики или лечения заболеваний.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Порядок налогового учета представительских расходов регламентируется 264 статьей Налогового кодекса.
При этом, налогоплательщик должен быть готов к тому, что у налоговых органов возникнут вопросы, связанные с целесообразностью крупных представительских расходов, понесенных компанией.
Соответственно, заранее нужно позаботиться об аргументах, подтверждающих обоснованность произведенных расходов.
Особое внимание нужно обратить на:
• виды производимых расходов,
• состав участников встречи,
• место ее проведения, а также на документы, подтверждающие понесенные расходы.
Чаще всего под представительскими расходами понимаются затраты на проведение деловых встреч с представителями компаний-контрагентов (либо уже действующих, либо потенциальных).
Такие встречи проводятся либо для поддержания и продолжения уже имеющегося взаимовыгодного сотрудничества, либо для его установления.
Соответственно, встречи связаны либо с текущей предпринимательской деятельностью организации, либо нацелены на перспективное сотрудничество.
Таким образом, проведение деловых встреч преследует следующие цели:
• Обсуждение условий текущего сотрудничества и его перспектив.
• Пролонгация имеющихся договоров и согласование их условий.
• Предварительное обсуждение условий предлагаемых сделок.
• И т.п.
Несмотря на то, что Налоговым кодексом не предусмотрены ограничения по целям и предметам проводимых мероприятий, затраты на встречи с представителями компаний, сотрудничество с которыми так и не установлено, могут быть оспорены представителями налоговых органов.
В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде. При этом, суды довольно часто принимают сторону налогоплательщика.
Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа по делу №А05-5668 указывается, что специальной нормой п.2 ст.264 Налогового Кодекса «не установлено ограничений представительских расходов в зависимости от предмета переговоров».
В данном постановлении также не отрицается возможность, что переговоры могут быть приурочены к какому-либо знаменательному событию (празднику, годовщине): «тот факт, что представительские мероприятия, в рамках которых проведены переговоры производственного (экономического, делового) характера, приурочены к празднованию 60-летия Дня Победы, не исключает их экономическую обоснованность».
Для целей налогового учета не имеет особенного значения название проводимого мероприятия.
Так, представительские расходы могут осуществляться при проведении:
• официального приема,
• деловой встречи,
• переговоров,
• совещаний,
• собраний,
• конференций,
• прочих подобных мероприятий.
Как уже упоминалось выше, в соответствии положениями ст.264 НК РФ, в составе представительских расходов могут учитываться расходы на официальный прием или обслуживание участников, прибывших на заседания:
• совета директоров,
• правления,
• иного руководящего органа налогоплательщика.
Представительские расходы на проведение данных мероприятий могут быть подтверждены документами, подтверждающими принятие решения и содержащем информацию:
• о цели (повестке дня),
• месте заседания,
• времени проведения заседания руководящего органа компании,
• составе участников заседания.
При этом такие расходы, как:
• расходы связанные с арендой помещений,
• подготовкой и рассылкой необходимой информации, иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания:
• акционеров,
• пайщиков,
• участников,
учитываются в составе внереализационных расходов организации в соответствии с пп.16 п.1 ст.265 Налогового кодекса.
Налогоплательщикам следует знать, что если компания при проведении налоговой проверки не сможет предоставить подтверждение обоснованности произведенных представительских расходов (объяснить цель проведения встреч), то первичных документов, подтверждающих произведенные затраты, будет недостаточно для признания таких расходов для целей налогового учета.
В таком случае и в суде свою позицию компании будет отстоять затруднительно.
Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа по делу №А26-691/2006-216 указано, что «из содержания представленных Предпринимателем счетов, выставленных ресторанами, кафе, барами, не следует, что лица, воспользовавшиеся услугами заведений общественного питания, являются деловыми партнерами налогоплательщика».
В результате суд принял решение в пользу налогового органа.
Ниже мы рассмотрим некоторые вопросы, возникающие у налогоплательщиков при учете представительских расходов в налоговом учете и позицию Минфина, отвечающего на эти вопросы.
Частные ситуации – разъяснения Минфина:
1. Затраты на организацию развлекательной программы для участников бизнес-семинара не учитываются в расходах для целей налогового учета.
Для поддержания делового сотрудничества и для увеличения количества заключаемых договоров компания организовала бизнес-семинар для своих клиентов.
В рамках семинара проходила презентация нового продукта, а также подведение итогов работы за год с основными дилерами.
После официальной части семинара компания провела развлекательную программу для участников:
• прогулка на теплоходе,
• выступление артистов,
• фуршет.
В результате у организации возник вопрос - можно ли включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль расходы на фуршет, теплоход и артистов, а также проживание гостей.
Отрицательный ответ Минфина в Письме №03-03-06/1/796 был вполне ожидаем:
«В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Кодекса в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются в том числе представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 Кодекса.
Согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса к представительским расходам относятся в том числе расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.
К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Учитывая изложенное, расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара, а также расходы на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как указанные расходы не предусмотрены положениями пункта 2 статьи 264 Кодекса».
2. Расходы на ужины с контрагентами в позднее ночное время, в том числе расходы на ужины в командировках при проведении переговоров, могут учитываться в составе представительских расходов для целей налогового учета.
Для учета таких расходов, они должны быть оформлены должным образом и документально подтверждены.
Такие разъяснения дал Минфин в своем Письме №03-03-06/1/675:
«Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.
Что касается проведения переговоров в рамках производственных командировок, то, по нашему мнению, следует применять аналогичный порядок признания таких расходов.
Учитывая вышеизложенное, соответствующие расходы учитываются в составе представительских расходов согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе и с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 Кодекса».
При учете представительских расходов на проведение мероприятий, нужно обеспечить возможность отделения принимаемых расходов для целей налогового учета от не принимаемых:
1. Расходы на организацию официальной встречи с клиентами, включая продукты питания и спиртные напитки, учитываются в составе представительских расходов.
2. Расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала, не могут быть учтены в составе расходов для целей налогового учета.
Такой позиции придерживается Минфин в своем Письме №03-03-06/1/176:«Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Учитывая изложенное, расходы налогоплательщика на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ учитываются в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков.
Расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала пунктом 2 статьи 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли».
В соответствии с п.1 ст.252 Налогового кодекса, в целях налогообложения налогом на прибыль, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.
При этом, расходами для целей налогового учета, признаются:
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:
• оформленными в соответствии с законодательством РФ,
• оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы,
• косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, экономическая оправданность и документальное подтверждение необходимы для всех видов расходов.
А для признания представительских расходов в налоговом учете нужно особенно внимательно подходить к их документальному оформлению.
В соответствии с положениями ст.313 НК РФ, данные налогового учета должны отражать:
• порядок формирования суммы доходов и расходов,
• порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде,
• сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах,
• порядок формирования сумм создаваемых резервов,
• сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Подтверждением данных налогового учета являются:
1. Первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2. Аналитические регистры налогового учета;
3. Расчет налоговой базы.
Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы, являющиеся документами для налогового учета, в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:
• наименование регистра;
• период (дату) составления;
• измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
• наименование хозяйственных операций;
• подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.
Итак, рассмотрим, какие документы необходимы для оформления представительских расходов.
Согласно рекомендациям Минфина, изложенным в Письмах №03-03-06/1/675, №03-03-06/4/26:
«Согласно статье 313 Кодекса основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль служат данные первичных документов, сгруппированных в порядке, предусмотренном Кодексом.
Подтверждением данных налогового учета являются:
1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами».
Следуя данным рекомендациям, налогоплательщик сможет избежать претензий налоговых органов, при проведении ими проверки обоснованности уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на суммы представительских расходов.
Что относится к представительским расходам
Всем знакомо понятие «представительские расходы». При ведении бухгалтерского учета редко какая организация не проводит по данной статье списание расходов. Однако многие допускают ошибки, что в свою очередь ведет наложению штрафа налоговой службой. Чтобы расходы не стали причиной разногласий с ИФНС, необходимо разобраться, что именно относится к представительским расходам, а что – нет и как правильно оформлять произведенные расходы.
Состав представительских расходов определяется Налоговым кодексом РФ.
Согласно п.2 ст.264 НК РФ по статье «Представительские расходы» можно списывать расходы, понесенные для проведения:
• переговоров с потенциальными клиентами или партнерами;
• заседаний совета правления (директоров).
Таким образом, к представительским можно отнести следующие расходы:
• на организацию питания делегаций, как в ресторане, так и в офисе компании (при условии заключения договора на буфетное обслуживание). При этом стоимость алкогольных напитков тоже можно смело включать список понесенных затрат;
• на транспортные услуги по доставке делегатов к месту проведения мероприятия и обратно;
• услуги переводчика.
Этими позициями перечень расходов ограничивается. Он является закрытым и кроме этих расходов в случае проверки налоговая служба не признает понесенные расходы в качестве представительских.
Наиболее частой ошибкой является включение в представительские расходы:
• организацию «культурной» программы (посещение театра, экскурсий, музеев, бань, саун и прочее);
• оплата проезда участников мероприятий из другого населенного пункта. Например, можно включить в представительские расходы на оплату аренды автомобиля для доставки делегатов в офис компании, но нельзя оплатить билет на самолет;
• приобретение подарков и сувениров.
Приобретение сувениров является одним из самых спорных пунктов. Налоговая служба оперирует тем, что данный вид расходов не включен в перечень в НК РФ. Письма ФНС N ШТ-6-03/348@ и УФНС по Москве N 20-12/041966.2 разъясняют, что данные расходы должны быть включены в состав рекламных расходов.
Однако есть судебная практика, когда «оштрафованные» организации обращались с жалобой на решение налогового органа в арбитражный суд. Судебные органы при этом считают, что сувенирная продукция с логотипом компании способствует продвижению производимых товаров или оказываемых услуг на рынке.
До сих пор нет однозначного времени, а значит, если вы все же хотите списать затраты на приобретение сувениров именно на представительские, а не рекламные расходы, будьте готовы к судебному разбирательству. Для того чтобы выиграть спор, расходы должны быть правильно оформлены.
Для того чтобы налоговая служба признала понесенные затраты в качестве представительских необходимо обеспечить наличие помимо первичной документации следующее:
• приказ о проведении мероприятия, подписанный руководителей организации;
• смета расходов;
• отчёт о проведенном мероприятии (подробный, с приложением программы и списка участников).
Данный список указан в Письме Минфина России N 03-03-06/1/675.
В приказе или распоряжении на проведение мероприятия необходимо указать:
• дату и место проведения;
• список участников, как приглашенных, так и задействованных сотрудников компании;
• цель проведения встречи (заключение контракта, подписание соглашения и другие);
• перечень мероприятий в рамках встречи (встреча делегации, завтрак с участием представителей приглашенной стороны, переговоры и так далее). В качестве приложения к приказу можно приложить подробную программу мероприятия;
• ответственные за проведение встречи и финансовое обеспечение лица;
• в виде приложения к приказу составить смету на проведение встречи;
• срок подготовки и предоставления отчета о проведённом мероприятии.
Поскольку отчет о проведенном мероприятии является доказательством произведенных расходов, он должен быть максимально подробным и содержать в себе:
• временной период проведения;
• список участников (может получиться так, что фактически приедут меньше гостей, чем было приглашено);
• список переводчиков;
• цель проведения и полученные результаты (подписан договор о сотрудничестве, к примеру);
• понесенные затраты с приложением подтверждающих документов.
Допускается включать в состав представительских расходы в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Пример 1:
Фонд начисленной и выплаченной заработной платы в 1 квартале составил 2 000 000,00 рублей.
4% составляют 80 000,00 рублей.
На встречу с потенциальными партнерами было затрачено 100 000,00 рублей. Однако к учету можно принять не более 80 000,00 рублей.
В бухгалтерском учете расходы могут быть учтены в составе расходов по обычном видам деятельности предприятия (п. 5 — 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации).
В этом случае представительские расходы учитываются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами:
• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Пример 2:
Были произведены через подотчетное лицо представительские расходы в сумме 50 000,00 рублей. Из них: 10 000,00 рублей – на оплату транспортных услуг, 10 000,00 рублей – оплата услуг переводчика, 30 000,00 рублей – услуги по организации питания делегатов.
Корреспонденция счетов
Сумма, рублей
Содержание операции
Дебет
Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами»
50 «Касса организации»
30 000,00
Выдача в подотчет на организацию обеда в ресторане
Услуги переводчика учтены в качестве представительских расходов
Учет представительских расходов
Практически каждая компания сталкивается с представительскими затратами, приглашая стратегически важных партнеров для проведения переговоров, встреч, презентаций и иных мероприятий, связанных с заключением экономически выгодных для развития фирмы сделок.
К ним относятся, в том числе:
• транспортное обеспечение гостей;
• затраты на обеды, завтраки и ужины для партнеров и представителей фирмы;
• услуги сторонних переводчиков;
• буфетное сопровождение мероприятия.
Также к представительским расходам относятся затраты на проведение заседания совета директоров фирмы.
В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием партнеров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фиксируются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками:
Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть выданы организаторам — сотрудникам фирмы. Данный факт отражается записью:
• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы ДС в подотчет на проведение деловых мероприятий;
• Дт 26 (44) Кт 71 — отражены представительские расходы согласно авансовому отчету.
Также компания может потратить какие-либо имеющиеся ресурсы, например материалы, товары или готовую продукцию.
Такие расходы фиксируются проводкой:
Дт 26 (44) Кт 10 (41, 43) — отражено списание ТМЦ на проведение мероприятия.
Пример:
Компания ООО «Центр управления финансами» провела деловую встречу с представителями сторонней компании, программа которой включала: переговоры в бизнес-холле, посещение театра, последующий ужин в ресторане, размещение партнеров в гостинице и доставку их в аэропорт с утра. На билеты и ужин были выданы денежные средства из кассы в размере 50 000 руб. коммерческому директору Уварову И. Г. Остальные расходы были оплачены в безналичном порядке.
Затраты составили:
• аренда бизнес-холла — 27 325 руб. (включая НДС 4 168,22 руб.);
• буфетное обслуживание — 4 857 руб. (в т. ч. НДС 740,90 руб.);
• стоимость билетов в театр — 15 337 руб.;
• ужин в ресторане —23 456 руб.;
• стоимость проживания в гостинице — 8 500 руб.;
• транспортные расходы —2 856 руб.
Проводки:
Дт
Кт
Сумма
Расчет
Детализация
Документы
Примечание: суммы принимаемые к НУ
60
51
27 325
Оплата аренды
Выписка банка
26
60
23 156,78
27 325 – 4 168,22
Приняты расходы на аренду бизнес-холла
Договор, акт выполненных работ
Не принимаются
19
60
4 168,22
Принят к учету входной НДС
Счет-фактура
Входной НДС нельзя принять к вычету (т. к. не принимаются расходы)
60
51
4 857
Оплата буфета
Выписка банка
26
60
4 116,10
4 857 – 740,9
Приняты расходы на буфетное обслуживание
Договор, акт выполненных работ
Принимается
19
60
740,90
Учтен входящий НДС
Счет-фактура
Принимается к вычету
71
50
50 000
Выданы ДС в подотчет
РКО
26
71
15 337
Учтена стоимость билетов в театр
Авансовый отчет
Не принимаются
26
71
23 456
Учтена сумма ужина в ресторане
Авансовый отчет
Принимаются
50
71
11 207
Возвращены неистраченные ДС в кассу
ПКО
60
51
8 500
Оплачены расходы на проживание в гостинице
Выписка банка
26
60
8 500
Приняты к учету затраты на гостиницу
Договор, акт выполненных работ
Не принимаются
60
51
2 856
Оплата услуг транспортной компании
Выписка банка
26
60
2 856
Приняты к учету транспортные затраты
Договор, акт выполненных работ
Принимаются
Таким образом, затраты на проведение мероприятия обошлись фирме ООО «Центр управления финансами» в 77 421,88 руб.
Также напомним, что в налоговом учете представительские расходы — нормируемые и не могут превышать 4% от суммы заработной платы за текущий отчетный период. Также список принимаемых затрат при расчете налога на прибыль строго ограничен в ст. 264 НК РФ (применимые для НУ расходы перечислены в 1-м абзаце этой статьи). При этом размер расходов, превышающих лимит и не учтенных при подсчете прибыли в текущем квартале, может быть принят в течение года по мере увеличения затрат на оплату труда (п. 42 ст. 270 НК РФ).
Кроме того, сумма входного НДС может быть принята к вычету лишь в том случае, когда представительские расходы учтены при подсчете налогооблагаемой прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если такие затраты не принимаются к расчету прибыли, то и входной НДС с этих трат должен быть списан в расходы, не влияющие на расчет налога, проводкой Дт 91.2 Кт 19.
В условиях примера сумма затрат на аренду бизнес-холла не принимается при расчете прибыли (письмо Минфина РФ №04-02-03/29), соответственно, и сумма входного НДС не может быть включена в книгу покупок, даже при наличии корректно оформленных документов. Таким образом, бухгалтеру нужно будет списать НДС в размере 4 168,22 руб. в прочие расходы:
Дт 91.2 Кт 19 — 4 168,22 руб.
Все принятые к учету представительские затраты должны быть подтверждены корректно заполненными первичными документами. План проведения мероприятия необходимо зафиксировать приказом руководителя и составить смету расходов мероприятия, а по окончании встречи отразить все расходы в отчете об осуществлении представительских затрат. Данная позиция Минфина закреплена в письме № 03-03-06/1/807.
Однако в письме № 03-03-Р3/16288 Минфин немного смягчил свои требования, указав в числе необходимых документов лишь отчет и сопутствующую первичку.
Тем не менее существенная часть коммерсантов предпочитает оформить полный пакет бумаг, ориентируясь на более ранний список, рекомендованный Минфином.
Если же фирма постоянно проводит представительские мероприятия, то порядок их проведения можно закрепить в соответствующем положении.
Представительские расходы в бухгалтерском учете принимаются в полной мере и отражаются в составе текущих расходов по дебету общехозяйственных или коммерческих затрат в зависимости от вида деятельности компании.
Согласно требованиям Минфина все расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены не только первичкой, но и приказом руководителя, сметой расходов и отчетом о проведенном мероприятии.
Размер представительских расходов
Представительские расходы как отдельная категория затрат определены положениями ст. 264 НК РФ. Фактически данные положения, что устанавливают порядок использования, а также, в частности, нормирование представительских расходов, — единственные, что приняты в нормативных актах на федеральном уровне.
В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы могут использоваться плательщиками налога на прибыль в целях уменьшения налогооблагаемой базы — в величине, не превышающей 4% от расходов на оплату труда в соответствующий налоговый период. Собственно, это единственный лимит с точки зрения применения расходов, о которых идет речь, в целях оптимизации налоговой базы.
Перспективы снижения платежной нагрузки фирмы, что уплачивает налог на прибыль, таким образом, зависят:
• от величины представительских расходов;
• величины расходов на оплату труда.
Рассмотрим то, каким образом определяется первый и второй показатель, а также то, за счет каких методов фирма может увеличить соответствующие показатели.
Представительские расходы в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ могут быть представлены:
• расходами на организацию официальных мероприятий;
• в виде оплаты транспортных, буфетных услуг в рамках проведения данных мероприятий;
• в виде оплаты услуг переводчика, заказанных в рамках проведения официальных мероприятий.
По мнению судей, этот перечень не является закрытым. Это означает возможность признания в составе представительских прямо не упомянутых в п. 2 ст. 264 НК РФ расходов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа № Ф04-9370(30552-А81-27)). Хотя не исключены споры с контролирующими органами по обоснованности включения в состав представительских расходов тех или иных затрат компании.
Так, чиновники и судьи не против того, чтобы в составе представительских расходов была учтена стоимость спиртных напитков, приобретенных для организации деловых мероприятий по заключению договоров с клиентами (письмо Минфина России № 03-03-06/1/176).
Однако не следует расширять этот перечень бесконтрольно, так как данный вид расходов находится под пристальным вниманием контролирующих органов. К примеру, нельзя отнести к представительским расходы на организацию фуршета, аренду теплохода и оплату труда артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара, а также расходы на проживание гостей, так как указанные расходы не предусмотрены положениями п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России № 03-03-06/1/796).
Аналогичного мнения чиновники придерживаются и относительно расходов на кофе, чай и сладости, которыми угощают в компании своих клиентов (письмо Минфина России № 03-03-06/1/327).
Услуги, оплата которых формирует представительские расходы предприятия, в общем случае могут быть оказаны в отношении:
• гостей официального мероприятия, представляющих сторонние организации;
• иных участников официального мероприятия, что прибывают на заседание руководящего органа предприятия;
• штатных сотрудников предприятия, которые в статусе официальных лиц участвуют в переговорах.
Таким образом, активное изучение правоприменительной практики (с учетом разъяснений чиновников) — ключевой фактор максимизации представительских расходов, что могут быть использованы в целях оптимизации налогообложения предприятия. Но даже если работа в данном направлении будет проведена ответственными сотрудниками фирмы успешно — как мы отметили выше, представительские расходы нормируются в размере 4% от затрат на оплату труда. Поэтому следующая задача предприятия — максимально эффективно определить учетную величину данных затрат.
В соответствии с положениями ст. 255 НК РФ, к расходам на оплату труда относятся предусмотренные законом, трудовыми и коллективными договорами начисления, выплаты сотрудникам, расходы на их содержание.
Это могут быть, в частности, выплаты:
• по окладам, тарифам, сдельным расценкам, процентам от выручки;
• в виде премий, стимулирующих надбавок;
• в счет оплаты коммунальных услуг, питания, жилья, которые бесплатно предоставляются работникам;
• в счет приобретения спецодежды, обуви для сотрудников;
• в виде среднего заработка, перечисляемого сотрудникам по тем или иным основаниям;
• в виде компенсаций за неиспользованный отпуск;
• выходные пособия и иные начисления увольняемым сотрудникам;
• вознаграждения сотрудникам за выслугу лет;
• в виде районных, северных надбавок;
• в виде компенсации стоимости проезда на различных видах транспорта;
• оплата труда в период вынужденного прогула либо выполнения более низкооплачиваемой работы;
• платежи в государственные внебюджетные фонды, в частные фонды по договорам добровольного пенсионного страхования;
• расходы работодателя на оформление ДМС для сотрудников;
• в виде зарплаты сотрудникам, работающим на вахте;
• суммы, перечисленные физлицам за работу, выполненную по контрактам с государственными организациями;
• начисления сотрудникам предприятия, проходящим обучение в сторонних организациях с отрывом от работы;
• начисления сотрудникам-донорам за дни прохождения обследования в медучреждениях, сдачи крови, а также в периоды отдыха после сдачи крови;
• суммы, перечисленные физлицам за работу, выполненную по гражданско-правовым договорам;
• начисления военнослужащим, которые проходят службу на унитарных предприятиях и в иных госучреждениях (если налогоплательщик имеет отношение к деятельности данных структур);
• доплаты сотрудникам с инвалидностью;
• резервные отчисления на оплату отпусков, вознаграждений за выслугу лет, а также перечисления по итогам трудовой деятельности за год;
• представленные суммами в счет компенсации процентов по жилищным кредитам, взятым сотрудниками;
• прочие перечисления в пользу работника, что предусмотрены договором между ним и фирмой.
В расходы на оплату также включается компенсация работодателя за непредоставление сотрудникам в установленных законом случаях бесплатного жилья, коммунальных и прочих подобных им услуг (п. 4 ст. 255 НК РФ).
Отметим, что приобретение фирмой спецодежды и обуви для работников, которое формирует представительские расходы, предполагает, что:
• сотрудники не компенсируют стоимость спецодежды и обуви за свой счет;
• спецодежда и обувь передается в собственность сотрудников.
Таким образом, по каждому из приведенных оснований может формироваться база для исчисления лимита по представительским расходам, который составляет 4% от нее.
В общем случае представительские расходы списываются по итогам отчетного периода — 1-го квартала, полугодия, 9 месяцев или года в пределах лимита, рассмотренного нами выше, — 4% от расходов на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.
Часто бывает, что объем представительских расходов в рамках одного отчетного периода превышает лимит, вследствие чего в налоговом учете предприятия в течение года формируется некий остаток представительских расходов, не учтенных в расчете прибыли. В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ данные расходы могут быть списаны («включены в состав прочих расходов») в течение налогового периода.
Отмеченную норму правомерно понимать как устанавливающую возможность для досписания образовавшихся в течение года сверхлимитных представительских расходов. Но только при условии, что к концу года расходы на оплату труда составят сумму, которой достаточно для осуществления такого досписания.
Если сверхлимитные представительские расходы досписываются, то в бухучете фирмы одновременно осуществляется:
• досписание входного НДС по представительским расходам;
• уменьшение величины отложенных налоговых активов по соответствующим расходам.
Представительские расходы нормируются — могут быть применены в целях уменьшения налоговой базы предприятия в пределах лимита, установленного ст. 264 НК РФ (4% от затрат на оплату труда). Максимально эффективно использовать соответствующие расходы для оптимизации налогообложения можно увеличив их учитываемый объем, а также сформировав учитываемый объем расходов на оплату труда по основаниям, приведенным в ст. 255 НК РФ.
Списание представительских расходов
Для уменьшения базы налогообложения применительно к налогу на прибыль можно зачесть частично или полностью представительские расходы, понесенные компанией в текущем налоговом периоде. Размер признаваемых издержек этого типа напрямую зависит от объема средств, потраченных на оплату труда. Для принятия затрат в налоговом учете необходимо составить акт на списание представительских расходов. Образец документа разрабатывается субъектами хозяйствования самостоятельно.
Представительские расходы возникают у предприятия в связи с проведением деловых переговоров или других официальных мероприятий с партнерами по бизнесу. Деньги могут быть направлены на оплату услуг переводчиков, на организацию делового обеда, фуршета, трансфер. Затраты относятся к нормируемым, максимальная сумма списания не может быть больше 4% от величины ФОТ в налоговом периоде.
Законодательно не предусмотрены определенные документы, которыми налогоплательщики могут подтвердить обоснованность и целесообразность представительских затрат. Комплект подтверждающих бланков в каждом случае индивидуален.
При планировании официального мероприятия субъекты хозяйствования должны подготовить такой комплект документов:
• приказ по предприятию о начале подготовки к встрече с партнерами, в распоряжении даются указания ответственным лицам о выполнении необходимых заданий для организации переговорного процесса;
• план проведения грядущего мероприятия;
• постатейная смета затрат;
• перечень лиц, которые должны будут присутствовать на встрече;
• алгоритм действий при выделении средств на представительские нужды;
• утверждение образца акта на представительские расходы для их принятия к учету и списания.
Подтвердить осуществленные расходы можно авансовыми отчетами с приложенными к ним квитанциями, накладными, договорами, отчетом о представительских расходах и актом на списание. Первичные бланки, принимаемые в учете в качестве обоснования трат, должны содержать все обязательные реквизиты. Их перечень и общие требования к оформлению приведены в ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Унифицированного бланка акта на списание представительских расходов нет, субъекты хозяйствования разрабатывают шаблоны самостоятельно, утверждают их приказами (или приводят образец в приложении к учетной политике). Минфин акцентирует внимание на необходимости указания в акте только той информации, которая непосредственно связана с понесенными издержками представительского типа.
В документах на списание рекомендуется отражать такие сведения:
• описание мероприятия, на организацию которого были потрачены средства (дата и место проведения, предмет обсуждения в ходе переговорного процесса);
• объем израсходованных ресурсов;
• норматив, в пределах которого можно произвести списание в налоговом учете;
• наименование и реквизиты принимающей стороны;
• перечень лиц, ответственных за организацию встречи;
• выводы комиссионного органа компании о целесообразности понесенных издержек, об их экономической обоснованности;
• список документов, которыми подтверждаются траты.
В акте приводится ссылка на распоряжение руководителя компании о подготовке к официальной встрече с партнерами. Документ составляется комиссионным органом, утверждает его директор фирмы. В акте на списание не могут фигурировать суммы, потраченные на развлекательные мероприятия или оплату билетов на авиа- или железнодорожный транспорт – компания вправе зачесть в налогооблагаемой базе только издержки по трансферу до места проведения переговоров в рамках одного муниципального образования (такой позиции придерживаются налоговики).
Приказ на представительские расходы
Представительские расходы, список которых определен в п. 2 ст. 264 НК РФ, могут быть использованы субъектом уплаты налога по ОСН в целях сокращения налогооблагаемой базы в размере, не превышающем лимит — 4% от расходов предприятия на оплату труда.
Для задействования представительских расходов подобным образом необходимо:
• удостоверить факт их совершения;
• удостоверить факт их обоснованности.
Решение обеих задач может быть осуществлено посредством составления различных удостоверяющих документов. Таковым может быть, в частности, приказ об осуществлении расходов. Например, обоснованность издержек, возникающих при проведении того или иного делового мероприятия, может быть подтверждена приказом о проведении мероприятия (письмо Минфина № 03-03-06/1/807).
Данный приказ дополняется (письмо Минфина № 03-03-РЗ/16288):
• отчетом по представительским расходам;
• первичными источниками, удостоверяющими те факты, что отражены в отчете.
Рассматриваемый приказ также может дополняться:
• актом по представительским расходам;
• программой делового мероприятия;
• сметой по данному мероприятию;
• договором между фирмой-налогоплательщиком и сторонним хозяйствующим субъектом, услуги которого были заказаны в рамках проведения мероприятия, а также иными первичными документами.
Рассмотрим, в какой структуре соответствующий документ может быть представлен.
Приказ может состоять из следующих информационных блоков:
1. Отражающего наименование хозяйствующего субъекта.
2. Включающего наименование документа (оно может звучать, к примеру, как «Приказ о проведении делового завтрака»).
3. Отражающего сущность, цель проводимого делового мероприятия.
4. Включающего резолютивные формулировки («Приказываю...»). В данном блоке может отражаться:
• перечень специалистов, ответственных за проведение делового мероприятия;
• перечень тех задач, которые возлагаются на данных сотрудников.
5. Включающий подпись руководителя фирмы, которая удостоверяет факт утверждения документа.
6. Включающий подписи ответственных сотрудников, удостоверяющие факт их ознакомления с документом.
7. Отражающий перечень приложений к приказу — при их наличии.
В качестве подобных приложений могут использоваться, к примеру, программа мероприятия и смета, то есть те источники, что подобно приказу составляются до проведения мероприятия.
В свою очередь, в документе могут присутствовать формулировки о необходимости составления других удостоверяющих источников — таких как акт и отчет, оформляемые после проведения мероприятия.
Представительские расходы могут быть использованы фирмой-налогоплательщиком в целях снижения налогооблагаемой базы в пределах, определенных законодательством. Для этого нужно подтвердить факт совершения, а также обоснованность соответствующих расходов посредством документов, в числе которых может быть приказ о представительском мероприятии.
Положение о представительских расходах
Рассматриваемая категория расходов в соответствии с подп. 22 п. 1, а также п. 2 ст. 264 НК РФ может быть представлена:
• затратами на организацию официального приема тех или иных лиц (например, в формате делового обеда);
• транспортными расходами в рамках представительских мероприятий;
• предоставлением буфетных услуг в процессе официального мероприятия;
• оплатой услуг внештатного специалиста, осуществляющего перевод устных переговоров (или документов) сторон, участвующих в официальном мероприятии;
• прочими затратами.
Представительские расходы входят в число тех, что относятся к производственным или же связанным с реализацией. Их можно использовать для уменьшения налоговой базы при исчислении налога на прибыль — в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.
К расходам на оплату труда относятся, в частности:
• зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
• отчисления в государственные фонды;
• отпускные.
Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ.
В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек. Отражение данных расходов в регистрах осуществляется в соответствии с ПБУ 10/99 как расходов по обычным видам хозяйственной деятельности.
При этом расходы по обычным видам деятельности должны подразделяться:
• на материальные затраты;
• расходы, которые связаны с оплатой труда;
• социальные отчисления;
• амортизационные отчисления;
• прочие затраты.
Исходя из экономического смысла представительских расходов, таковые в бухучете следует учитывать как прочие затраты. Их перечень организация устанавливает самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).
Совершение представительских расходов в целях уменьшения налоговой базы должно быть документально подтверждено. Изучим то, каким образом может решаться эта задача.
Отметим, что ранее Минфин (письмо № 03-03-06/1/807) рекомендовал предприятиям применять в целях подтверждения представительских расходов такие документы, как:
• приказ или распоряжение руководителя фирмы об осуществлении представительских расходов;
• смета соответствующих расходов;
• отчет об осуществлении представительских расходов.
Также Минфин в указанном письме рекомендовал удостоверять корректность цифр в отчете первичкой.
В более свежем письме № 03-03-РЗ/16288 Минфин значительно сократил указанный перечень, разрешая фирмам подтверждать представительские расходы только отчетом и первичкой.
При этом в письме ФНС № ГД-4-3/8852 приводится мнение, что в целях подтверждения расходов достаточно (не считая первички) любых документов, которые удовлетворяют критериям ст. 9 закона «О бухучете» № 402-ФЗ.
На практике же в целях минимизации налоговых рисков в комплект подтверждающих представительские расходы документов фирмы чаще всего включают именно те, что утверждены приказом № 03-03-06/1/807, а также дополняют их:
• актами о списании расходов;
• программами официальных мероприятий;
• договорами со сторонними хозяйствующими субъектами на оказание услуг в целях проведения официальных мероприятий.
В случае если официальные мероприятия проводятся регулярно, порядок их проведения имеет смысл регламентировать внутрикорпоративным положением о представительских расходах. Порядок его применения не рассматривается Минфином и ФНС: использование этого приложения предусмотрено только отраслевыми правовыми актами (такими как приказ РЖД № 46). Но на практике многие организации применяют данный источник.
Изучим его специфику подробнее.
Документ может быть представлен следующими основными разделами (блоками):
1. Содержащим общие положения о документе, его предназначении.
2. Устанавливающим термины и понятия, используемые в документе.
3. Раскрывающим цель осуществления учитываемых расходов.
4. Устанавливающим территорию, места проведения официальных мероприятий.
5. Устанавливающим перечень субъектов, которые могут выполнять ведущую роль в проведении соответствующих мероприятий.
6. Устанавливающим перечень представительских расходов — в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ.
7. Устанавливающим порядок применения соответствующих расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы, также с учетом положений НК РФ.
8. Определяющим перечни документов, используемых предприятием в целях учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.
9. Устанавливающим нормативы (или лимиты) по основным представительским расходам.
10. Устанавливающим порядок определения величины расходов, по которым не установлены соответствующие нормативы или лимиты.
11. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.
12. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий.
13. Устанавливающим порядок взаимодействия сотрудников, которые отвечают за проведение соответствующих мероприятий, учет и отчетность по ним.
14. Устанавливающим порядок учета расходов в рамках представительских мероприятий и формирования отчетности по ним.
15. Устанавливающим порядок осуществления расчетов по расходам в рамках официальных мероприятий.
16. Устанавливающим порядок взаимодействия фирмы с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами в рамках проведения официальных мероприятий.
В случае если фирма утверждает положение о представительских расходах, то документы для их подтверждения должны будут составляться на основе форм, принятых в качестве приложений к этому положению.
Соответствующими приложениями могут быть:
• форма приказа или распоряжения руководителя фирмы об организации официального мероприятия, предполагающего осуществление представительских расходов;
• типовые формы договоров с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами на оказание услуг, которые необходимы в целях проведения тех или иных официальных мероприятий;
• форма сметы представительских расходов;
• форма отчета об осуществлении соответствующих расходов;
• форма акта о списании расходов;
• типовые программы проведения тех или иных официальных мероприятий.
Положение может быть утверждено:
• в качестве самостоятельного локального нормативного акта;
• в качестве приложения к учетной политике предприятия.
Представительские расходы могут использоваться организацией в целях уменьшения налоговой базы в размере, не превышающем 4% от расходов по оплате труда (которые определяются в соответствии с положениями ст. 255 НК РФ). Перечень представительских расходов утвержден в подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. В бухгалтерском учете данные расходы не выделяются в отдельную категорию, но классифицируются как прочие расходы в числе тех, что относятся к обычным видам деятельности.
Порядок осуществления представительских расходов, их учета и формирования отчетности по ним может утверждаться в отдельном внутрикорпоративном положении. Оно может быть самостоятельным локальным актом или же частью учетной политики компании.
Взыскание представительских расходов
Победитель в судебном споре вправе свои судебные расходы предъявить к возмещению за счет проигравшей стороны. Рассмотрим, какие расходы он не сможет возместить, как быть с его расходами на оплату услуг штатных юристов, которые некоторые суды разрешают взыскивать с проигравшего спор оппонента, а также с издержками, которые понесло третье лицо для участия в деле.
Выплаченное юристу вознаграждение за услуги судебного представительства может быть впоследствии клиентом предъявлено к возмещению за счет его процессуального оппонента, проигравшего спор. Размер присуждаемой компенсации определяется с учетом разумных пределов, поскольку назначение института судебных расходов заключается в восстановлении нарушенного права победителя в споре и стимулировании проигравшей стороны к добросовестному поведению и не может служить инструментом обогащения победителя за счет присуждения в его пользу необоснованных и завышенных сумм.
Как отмечается на этот счет в судебной практике, возложение судебных расходов на стороны в гражданском процессе преследует две цели:
1) возместить затраты, которые несет российское государство в связи с осуществлением правосудия по гражданским делам, а также затраты добросовестных участников соответствующих правоотношений;
2) предупредить необоснованные обращения за судебной защитой (сутяжничество) и необоснованное уклонение от исполнения гражданско-правовых, семейных, трудовых и т. п. обязанностей.
Если при выполнении первой задачи идет речь о компенсационной функции процессуального института судебных расходов, то при достижении второй цели проявляется его превентивная (предупредительная) функция (Апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда № 33-4264). Соответственно клиенты всегда должны учитывать, что возможность возместить понесенные по делу судебные расходы позволяет им только частично компенсировать свои расходы на оплату услуг привлеченного юриста: несмотря на то, что выплаченное им юристу вознаграждение может соответствовать среднерыночным расценкам, для целей распределения судебных расходов оно может оказаться неразумным.
Определение размера присуждаемой компенсации осуществляется судом на основе принципов разумности и справедливости с учетом объема защищаемого права (Постановление АС ПО № Ф06-18303), сложности дела, количества и качества выполненной правовой работы, которое определяется не столько физическими показателями (количество томов дела), а уникальностью юридических проблем, возникающих при разрешении спора (Постановление АС МО по делу № А40-162831). Сумма возмещения судебных расходов обязательно должна быть соразмерна тем усилиям, которые были предприняты для ведения дела (Апелляционное определение Мосгорсуда по делу № 10-1068).
Использование такого критерия, как оценка времени, которое потребовалось бы квалифицированному специалисту для ведения дела, в каждом конкретном случае учитывается судами по-разному в зависимости от обстоятельств дела. Например, если один и тот же специалист ведет дело во всех инстанциях, то, будучи погруженным в его детали, ему требуется значительно меньше времени, чем юристу, который начинает работать с определенной стадии дела, поэтому оплата услуг последнего может быть выше (Определение Суда по интеллектуальным правам по делу № СИП-333).
Далеко не все суммы могут быть отнесены к категории судебных расходов. Так, сумма оплаты консультаций, не предусмотренных договором о представительстве в суде, в состав судебных расходов не включается, равно как и проведение правовой экспертизы о судебной перспективе дела (Постановление ФАС СЗО по делу № А21-2450), переговоров по досудебному урегулированию (Постановление Президиума ВАС РФ 9131), составление процессуальных документов, если их нельзя выделить из общего объема услуг с определением по ним конкретной стоимости (Постановление АС ВВО по делу № А28-2929).
Получение экспертного заключения или отчета об оценке для сбора доказательств по делу к категории судебных расходов не относится, и расходы в таком порядке взысканы быть не могут (Постановление ФАС ЗСО по делу № А27-10117), что не лишает заявителя права поставить вопрос об их взыскании в свою пользу в отдельном производстве в качестве убытков по правилам ст. 15 ГК РФ (Постановление АС ВВО по делу № А11-1109).
Если клиент оплатил стоимость консультаций по правовым вопросам юридической компании в рамках заключенного между ними договора, предметом которого являлось не судебное представительство, а оказание информационно-консультационных услуг, то свои затраты в этой части он не сможет компенсировать за счет проигравшего ему спор оппонента (п. 8 Обзора судебной практики по вопросам, связанным с распределением между сторонами судебных расходов на оплату услуг адвокатов и иных лиц, выступающих в качестве представителей в арбитражных судах, утв. Информационным письмом Президиума ВАС РФ № 121).
Отметим также, что по общему правилу не подлежат возмещению в составе судебных издержек по делу затраты компании на оплату юридических услуг своих штатных специалистов, так как в этом случае такие выплаты для нее выступают в качестве законодательно установленных расходов. Такой подход был заложен в п. 11 Обзора судебной практики по вопросам, связанным с распределением между сторонами судебных расходов на оплату услуг адвокатов и иных лиц, выступающих в качестве представителей в арбитражных судах, утв. Информационным письмом Президиума ВАС РФ № 121 (далее – Обзор № 121), в силу которого перечисление штатным сотрудникам заработной платы, а также премий и иных выплат поощрительного характера в связи с исполнением ими трудовых обязанностей не отнесено к категории судебных расходов.
Проигравшая спор сторона процесса, возражающая против отнесения на нее судебных расходов по данному основанию, обязана предъявить доказательства того, что представитель действительно состоит в штате ее оппонента. В качестве таких доказательств могут быть использованы информация из картотеки арбитражных дел о судебных делах с участием в качестве представителя компании того же самого юриста (Постановление ФАС СКО по делу № А53-16768), где он может быть указан как сотрудник компании, доверенности на него и материалы из других судебных дел.
Для доказывания того, что представитель состоит в штате своего доверителя, можно подать ходатайство об истребовании информации из государственных внебюджетных фондов относительно произведенных за него отчислений на социальное и пенсионное страхование, общих сумм и периодов, указанных в отчетности данных в соответствии с Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485@ и Постановлением Правления ПФР № 192п. Такое ходатайство суд не вправе немотивированно отклонить, поскольку оно направлено на выяснение всех юридически значимых обстоятельств для разрешения вопроса о распределении судебных расходов (Постановление АС ЗСО № Ф04-22362).
Однако из этого правила имеется и исключение, которое заключается в том, что право на предъявление понесенных расходов на оплату услуг работника имеется у компании при условии, что оказание услуг судебного представительства не входило в его трудовые обязанности согласно трудовому договору и должностной инструкции (Апелляционное определение Мосгорсуда по делу № 33-46436), имело место за пределами продолжительности рабочего времени (Определение Краснооктябрьского районного суда г. Волгограда по делу № 11-140), оплачивалось отдельно по гражданско-правовому договору при наличии доказательств реальности произведенных расходов (Постановления АС СКО № Ф08-3491 и по делу № А63-13274).
Дополнительным аргументом в пользу заявителя, претендующего на компенсацию судебных расходов в сумме выплат в пользу штатного сотрудника, будет являться характер выполняемой им работы в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией. Если этот работник в принципе далек от правовой работы, то его участие в судебном деле свидетельствует о выполнении нетипичных для него функций, что позволяет говорить о том, что он действительно привлекается для судебной работы вне рамок трудовых отношений с работодателем.
Так, в одном деле интересы компании, выигравшей судебный спор, представлял ее штатный сотрудник – главный бухгалтер. В круг его должностных обязанностей не входили вопросы, связанные с судебным представительством работодателя, составлением в его интересах процессуальных документов, правовое сопровождение его хозяйственной деятельности. Поручение на представление интересов работодателя в конкретном судебном споре было оформлено в виде отдельного гражданско-правового договора и доверенности. Факт оказания услуг подтверждался соответствующим актом, подписанным сторонами без замечаний, оплата была произведена платежным поручением в полном соответствии с условиями договора.
Поскольку закон не исключает возможности привлечения работодателем штатного сотрудника для выполнения дополнительной работы на иных условиях, суд пришел к выводу о том, что нет препятствий и для компенсации его расходов на оплату его услуг в качестве судебных издержек по делу (Постановление ФАС ПО по делу № А72-8324). К аналогичным выводам пришел суд и в другом деле, указав, что оказание работником услуг судебного представительства не связано с трудовой деятельностью сотрудника, если они не входили в круг его должностных обязанностей, поэтому понесенные работодателем расходы на их оплату подлежат включению в состав возмещаемых судебных издержек (Постановление ФАС СЗО по делу № А21-6986).
Таких положительных для участников гражданского оборота судебных решений, к сожалению, мало, многие суды до сих пор твердо стоят на позиции о недопустимости компенсации судебных расходов на оплату услуг штатных юристов. Отдельные суды даже не просто не входят в обсуждение данного вопроса, а оценивают целесообразность привлечения сторонних специалистов при наличии в штате компании юристов (Апелляционное определение Саратовского облсуда по делу № 33-1735), хотя в судебной практике достаточно давно утвердился иной подход.
В соответствии с ним право прибегать к услугам профессионального представителя и право на возмещение в связи с этим соответствующих издержек не зависят от наличия у организации собственной юридической службы или специалиста, компетентного представлять интересы организации в суде (п. 10 Обзора № 121). Значит, у заявителя нет обязанности представлять в материалы дела штатное расписание об отсутствии у него в штате ставки юрисконсульта (Определение ВАС РФ № ВАС-4627).
Справедливости ради следует сказать о том, что позицию о недопустимости компенсации в качестве судебных расходов затрат, понесенных по выплате вознаграждения штатному сотруднику, суды применяют не только к участникам гражданского оборота, но и по отношению к иным субъектам, в частности к налоговым инспекциям и иным государственным органам (Постановление ФАС СКО по делу № А32-23646/2008-29/461).
Между тем, судя по приведенным решениям, в судебной практике хотя бы наметилась позитивная тенденция к пересмотру устоявшегося подхода, потому что раньше суды даже слышать не хотели про саму возможность компенсации судебных расходов на штатного юриста, полагая, что в состав судебных издержек в любом случае могут быть включены только те суммы, что выплачены привлеченным по гражданско-правовым договорам специалистам. Ни в ранее действовавшей редакции, ни в текущей процессуальное законодательство РФ не исключает возможности компенсации таких расходов, поскольку условиями для их взыскания являются: реальность возникновения и связь с соответствующим судебным спором. Однако, если раньше суды отклоняли требования о компенсации расходов на оплату услуг штатных юристов, в настоящее время, как показывает практика, они свой подход изменили.
Определенной спецификой обладает ситуация, когда клиент в судебном споре выступает в качестве третьего лица и для защиты своих интересов привлекает юристов. Согласно правовой позиции, изложенной в Постановлении Президиума ВАС РФ № 14592, судебные расходы на оплату услуг представителя, понесенные третьими лицами, не заявляющими самостоятельных требований относительно предмета спора, могут быть возмещены по правилам главы 9 АПК РФ. Возможность взыскания судебных расходов в пользу третьего лица, выступающего на стороне, в пользу которой принят судебный акт, допустимо при условии, что вынесение судебного акта по делу состоялось фактически в защиту интересов указанного лица (Постановление АС ВСО по делу № А10-415).
Вторым критерием допустимости взыскания судебных расходов в пользу третьего лица является активная реализация таким лицом принадлежащих ему процессуальных прав, к числу которых помимо участия представителя третьего лица в судебных заседаниях можно отнести заявление ходатайств, представление доказательств по делу, изложение позиции по делу и представление отзыва на иск и т. д. (Определение ВС РФ № 304-КГ14-7509). Если же третье лицо в судебном процессе себя вело пассивно, например представило только отзыв на исковое заявление и дополнения к нему, участия в самом процессе не принимало, судебные акты по делу не обжаловало, то рассчитывать на присуждение в свою пользу судебных расходов оно не вправе (Постановление АС УО № Ф09-6883).
Представительские расходы проводки
Представительские встречи и деловые переговоры являются одним из основных инструментов взаимодействия организации с действующими бизнес-партнерами и потенциальными клиентами. Проведение таких встреч, как правило, требует затрат, которые принято называть представительскими расходами. В статье Вы узнаете, какие расходы относят к представительским, как они отражаются в бухгалтерских проводках и какими документами оформляются.
Под представительскими расходами понимают расходы на обслуживание и официальные приемы представителей других организаций (действующих и потенциальны деловых партнеров). Целью проведения подобных мероприятий является проведения переговоров для установления и поддержания взаимного сотрудничества.
В бухгалтерском учете расходы могут быть отнесены к представительским, если:
• организацией был проведен официальный прием для представителей других компаний, в результате чего организацией были понесены расходы;
• предприятие понесло транспортные расходы в связи с организацией представительской встречи;
• в перечень расходов на проведение мероприятия включены затраты на буфетное обслуживание (шведский стол, выездной банкет и прочее);
• организацией была проведена официальная встреча с представителями иностранной компании, в связи с чем был нанят переводчик.
Важно знать, что при проведении официальных встреч организация не может компенсировать деловыми партнерами расходы, понесенные ими на проживание, оформление виз (для представителей компаний-нерезидентов), а также передавать в виде сувенира продукцию собственного производства.
В бухгалтерском учете расходы на представительские встречи относят к расходам по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат, которые были понесены предприятием за отчетный период.
Рассмотрим примеры отражения в учете расходов на проведение представительских мероприятий.
Представительские расходы во время командировки
Сотрудник ООО «Магнит» Свиридов К.Л. был направлен в командировку в г. Саратов для проведения переговоров с представителями ООО «Металлист». Цель проведения переговоров — совместный выпуск и продвижение продукции. Согласно приказу руководителя, Свиридов оплачивает расходы на проведение деловой встречи.
Расходы на проведение мероприятия (обед в ресторане) составили 7450 руб., НДС 1136 руб.
В учете ООО «Магнит» представительские расходы были отражены следующими проводками:
Дт
Кт
Описание
Сумма
Документ
26
71
Учтены представительские расходы, понесенные Свиридовым во время командировки (7450 руб. — 1136 руб.)
6314 руб.
Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана
19
71
Учтена сумма НДС по представительским расходам, которые были понесены Свиридовым во время командировки
1136 руб.
Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана
В октябре ООО «Центр управления финансами» была организована деловая встреча с бизнес-партнерами, программа которой включала обед в ресторане «Парус» и посещение театра. Для проведения мероприятия сотруднику ООО «Центр управления финансами» Катаеву С.Р. были выданы средства под отчет в размере 74 000 руб.
Фактические расходы на проведение делового мероприятия составили 57 200 руб., в том числе:
• обед в ресторане «Парус» 32 000 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в ресторан 5 200 руб.;
• билеты в театр 14 500 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в театр 5 500 руб.
Остаток неиспользованных средств был возращен Катаевым в кассу ООО «Центр управления финансами».
Бухгалтер ООО «Центр управления финансами» сделал в учете такие проводки:
Дт
Кт
Описание
Сумма
Документ
71
50
Катаевым С.Р. получены средства под отчет
74 000 руб.
Расходный кассовый ордер
44
71
Учтены представительские расходы на обед и посещение театра (32 000 руб. + 14 500 руб.)
46 500 руб.
Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана
50
71
Остаток неиспользованных средств возращен Катаевым в кассу (74 000 руб. — 46 500 руб.)
27 500 руб.
Приходный кассовый ордер
44
76
Транспортной компанией выставлен счет на оплату услуг доставки (5 200 руб. + 5 500 руб.)
10 700 руб.
Счет-фактура
76
51
Перечислены средства в счет оплаты за услуги доставки
10 700 руб.
Платежное поручение
Следует отметить, что согласно НК РФ расходы на проведение культурного мероприятия (посещение театра 14 500 руб.), а также связанные с ним транспортные расходы (5 500 руб.) в налоговом учете представительскими расходами не признаются.
Представительские расходы документы
К представительским расходам относятся затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или участников совета директоров, владельцев бизнеса.
При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление при этом продолжает оставаться необходимостью.
В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:
1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.
Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:
1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
3. Услуги и затраты на буфет.
4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.
При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:
1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.
Конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ).
Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании.
В отчете прописывают следующие пункты:
1. Место и дата проведения мероприятия.
2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
4. Величина затрат на проведение события.
Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.
Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:
1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.
Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.
К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:
• на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
• на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в составе представительских расходов затраты на проведение официальных приемов, не уточняя при этом перечень подобных затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому затраты на алкогольную продукцию можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов).
Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:
• отчет о представительских расходах, который утвердил руководитель организации;
• авансовый отчет.
К двум отчетам сотрудник прикладывает первичные документы, например кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержаться в письмах ФНС России № ГД-4-3/8852, Минфина России № 03-03-РЗ/16288.
В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99).
Ранее нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов устанавливались подзаконными актами. Сегодня такие акты признаны утратившими силу и многих интересует вопрос, как и в каком размере представительские расходы нормируются?
НК относит к представительским расходам, возникшие при ведении переговоров с партнерами организации или проведении заседаний членов ее руководящего состава.
К таким расходам:
относятся
не относятся
расходы на организацию мероприятия
расходы на организацию развлечений
транспортные расходы
расходы на организацию отдыха
расходы на фуршет в процессе переговоров
расходы на оформление помещения
расходы на оплату услуг переводчика
расходы на приобретение сувениров
Не стоит забывать, что указанные выше расходы будут признаны представительскими только в том случае, если общение носило официальный характер — расходы, понесенные в рамках неформальной встречи партнеров к таковым отнесены не будут.
Нормирование в целях налогообложение существует для ограничения расходов недобросовестных налогоплательщиков, не связанных напрямую с производственными и иными процессами. При отсутствии нормирования, думаю, многие бы боролись с искушением уменьшить налоговое бремя путем списания расходов на обеды и завтраки в составе представительских.
В бухгалтерском учете рассматриваемые нами расходы полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности, а в налоговом — в состав прочих расходов, но лишь частично, то есть являются нормируемыми.
Расходы, превышающие предельный размер, относятся к расходам, не учитываемым в целях уменьшения налогооблагаемой прибыли.
Однако не стоит забывать, что база для определения нормы расходов, которые могут уменьшать налогооблагаемую прибыль, рассчитывается нарастающим итогом и расходы, не учтенные в первом квартале, могут быть учтены в последующих с ростом суммы, потраченной на оплату труда.
В соответствии с НК нормы представительских расходов определяются пропорционально расходам на оплату труда работников организации и доля, приходящаяся на них, не должна быль больше 4 процентов. То есть для того чтобы вычислить предельный размер необходимо рассчитать размер расходов на оплату труда за отчетный период.
При этом стоит помнить, что организации, применяющие метод начисления, должны использовать при расчете начисленную заработную плату, а применяющие кассовый метод — фактически выплаченную.
Не редки случаи, кода организации совмещают деятельность, облагаемую налогами в соответствии с общим режимом налогообложения, с деятельностью облагаемой ЕНВД. Такие организации освобождены от уплаты налога на прибыль в отношении прибыли, полученной от деятельности, облагаемой ЕНВД.
В тоже время расходы, которые несет организация для осуществления деятельности, облагаемой ЕНВД, не учитываются при расчете налога на прибыль.
В данном случае для нормирования представительских расходов необходимо из общего фонда оплаты труда организации вычесть зарплату сотрудников, занятых на работах, связанных с осуществлением деятельности, облагаемой ЕНВД, что будет не сложно сделать, ведь такие организации должны вести раздельный учет операций, осуществляемых в рамках разных налоговых режимов.
Представительские расходы в суде
Оплатить услуги дорогостоящих юристов сегодня большинству российских граждан не по карману, и это становится серьезным препятствием для отстаивания правовых интересов в суде. Приняв решения сэкономить, многие граждане отказываются от услуг юриста-представителя, не осознавая, что подобная экономия может привести к более масштабным тратам и судебным расходам.
Существует высокая вероятность проигрыша в суде гражданина, отказавшегося от услуг профессионального адвоката, и в итоге на него будут возложено полное возмещение судебных расходов. Причем проигравший должен будет оплатить и услуги адвоката, нанятого другой стороной.
В данной публикации мы рассмотрим, какие судебные расходы можно возместить, если выиграть суд с помощью профессионального юриста.
В соответствии со статьей 88 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации сумма судебных расходов складывается из двух основных составляющих, во-первых — это оплата государственной пошлины, и во-вторых — издержки, связанные с рассмотрением дела судом.
К таким судебным издержкам относятся следующие расходы:
• расходы на услуги адвоката – представителя в суде;
• оплата работы экспертов в случае необходимости;
• оплата услуг специалистов, привлеченных к делу;
• расходы на переводчика, если он потребуется;
• оплата расходов свидетелей;
• оплата проездных билетов и проживания третьим лицам, понесенные ими в связи с необходимостью быть на судебном разбирательстве;
• почтовые расходы, требующиеся в судебном делопроизводстве;
• компенсационные расходы на фактическую потерю времени (в соответствии со ст. 99 ГПК РФ);
• иные расходы.
Победившей в ходе судебного дела стороне суд присуждает возместить с проигравшей стороны все судебные издержки, понесенные по делу. Сюда не относятся подлежащие оплате действия, которые проводятся по инициативе суда. К примеру, вызов свидетелей, привлечение специалистов, назначение экспертов и прочие действия. Иск может быть удовлетворен лишь частично, расходы по суду присуждаются истцу пропорционально требованиям, которые были удовлетворены. Ответчику будут присуждено возмещение судебных расходов, пропорционально той части исковых требований, в которой было отказано истцу.
Если обратиться к утвержденному постановлением Президиума Верховного Суда РФ Обзору законодательства и судебной практики, то в нем говорится, что даже в случае, если заявление не было рассмотрено, реально возмещение расходов, связанных с судебным разбирательством. В Обзоре указано, что есть возможность применения по аналогии положений ст. 101 ГПК РФ ч. 1 о возмещении ответчику истцом судебных издержек, которые он понес в ходе разбирательства в случае, если исковое заявление не будет рассмотрено. Это возможно также в том случае, если судебное производство по делу будет прекращено. (Определение Конституционного суда РФ №88-О-О об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданки Трофименко З. И на нарушение ее конституционных прав ст. 100 ч. 1 Гражданского процессуального кодекса РФ и ст. 98 ч. 1, а также и ст. 15 КГ РФ).
Согласно статье 104 ГПК РФ, гражданин имеет право подать частную жалобу на определение суда по вопросам, относящимся к судебным расходам.
Исходя от того, когда было заявлено требование о компенсации расходов, связанных с судебным производством, определяется и порядок взыскания. Соответствующее ходатайство, оформленное в письменном виде, может быть подано уже во время рассмотрение дела. В этом случае суд в мотивировочной части решения суд укажет обоснование взыскания, а в резолютивной части будет указано о взыскании судебных расходов.
Если гражданин желает решить вопрос о возмещении судебных издержек после вынесения решения суда до момента его вступления в законную силу, то ему поможет в этом вопросе ст. 201 ГПК РФ. На основании данной статьи принявший решение по делу суд может принять дополнительное решение в том случае, если в ходе разбирательства дела вопрос о возмещении расходов не был решен. Дополнительное решение выносится по инициативе суда или по заявлению принимавших участие в деле граждан.
Определение Верховного Суда РФ №18-Г10-5 гласит, что вопрос о принятии судом дополнительного решения может быть поставлен до того момента, как решение суда примет законную силу. К тому же после вынесения судебного решения сторона по делу может подать заявление о взыскании расходов по суду. В этом случае вопрос будет решен в заседании суда, а лица, участвующие в деле, будут извещены заранее. В итоге будет вынесено определение суда, и если сторона не согласна с решением, может быть подана жалоба в частном порядке.
На основании статьи 100 ГПК РФ по письменному ходатайству стороны, в пользу которой было вынесено судебное решение, суд в разумных пределах присуждает с другой стороны расходы, связанные с наймом представителя. Расходы на услуги юриста должны обязательно подтверждаться документально: в суд необходимо представить квитанцию об оплате, договор на оказание адвокатских услуг, акт выполненных работ и так далее. Но граждане должны осознавать, что даже представленные документы не дадут гарантий того, что услуги адвоката будут возмещены в полном объеме – часто бывает, что стоимость работы представителя может быть необъективно завышена.
Если обратиться к ГПК РФ, то там говорится, что возмещение судебных расходов в гражданском процессе взыскивается с проигравшей стороны в разумных пределах. Сумма будет зависеть от имущественного положения истца и ответчика, объема проделанной адвокатом работы и сложности судебного разбирательства. Причем для суда не являются обязательными расценки, существующие на настоящий момент времени. У суда есть законное право снижения суммы судебных расходов на адвоката-представителя, если в силу определенных обстоятельств он признает эти затраты чрезмерными. Так например, подобное решение прописано в Апелляционном определении Кемеровского областного суда по делу №33-12617.
Отчет о представительских расходах
Представительские расходы – это расходы на официальный прием и обслуживание (п. 2 ст. 264 НК РФ):
• представителей других организаций, которые участвуют в переговорах для установления или поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа.
В состав таких расходов можно включить затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) для лиц, которые участвуют в переговорах, на доставку этих лиц к месту проведения мероприятия, на буфетное обслуживание во время переговоров, на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.
Напомним, что представительскими расходами не признаются затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).
Организация на ОСН может учесть расходы на представительские мероприятия только в пределах ограничения в размере 4% расходов на оплату труда. И, естественно, только при должном документальном подтверждении затрат (п. 1 ст. 252, пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).
В число необходимых документов входят приказ о проведении представительского мероприятия, смета расходов и отчет о мероприятии. «Представительский» отчет составляется для того, чтобы документально подтвердить, что мероприятие соответствовало характеру представительского.
Несмотря на то, что единой обязательной к применению формы отчета не существует, в нем необходимо отразить (Письмо Минфина № 03-03-06/1/675):
• цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
• иные необходимые данные о проведенном мероприятии;
• сумма расходов на представительские цели.
Отчет о представительских расходах составляется в одном экземпляре (ведь нужен он организации, проводившей мероприятие, для признания своих расходов) и утверждается руководителем организации.
Обращаем внимание, что для признания представительских расходов вовсе не обязательно, чтобы были конкретные результаты переговоров (к примеру, подписанный договор). Достаточно, чтобы такое мероприятие было по своей сути направлено на получение прибыли (Письмо Минфина № 03-03-06/2/11897, Определение КС № 320-О-П).
Представительские расходы в налоговом учете
Представительские расходы – это затраты фирмы, связанные с приемом и обслуживанием представителей других компаний, которые участвуют в переговорах для установления и поддержания сотрудничества. Кроме того, к ним относят и расходы на прием собственников фирмы, прибывших на заседание совета директоров (правления).
Полный перечень представительских расходов есть в статье 264 Налогового кодекса.
Согласно этой статье, к представительским относят затраты:
• по проведению официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
• по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
• по буфетному обслуживанию лиц, участвующих в переговорах;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Таким образом, как сказано в опубликованном письме, расходы на покупку спиртного можно учесть в налоговых расходах. Ведь они попадают в разряд затрат по “проведению официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия)”. Письмо посвящено исключительно приему иностранной делегации. Но Налоговый кодекс не ставит порядок учета данных расходов в зависимость от того, представителей какой компании принимает фирма (иностранной или отечественной). Этот порядок един для всех. Поэтому и затраты на оплату спиртного для сотрудников российских компаний также могут быть включены в налоговые расходы принимающей фирмы.
Отметим, что аналогичные разъяснения Минфин давал и ранее. Причем финансисты считают, что расходы на покупку спиртных напитков учитывают “в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок)”. При этом статьей 5 Гражданского кодекса Российской Федерации под обычаем делового оборота признается “сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе”. Об этом говорится в письме Минфина России № 03-02-05/1/49. Сразу отметим, что это довольно “размытое” определение. Соответственно решать, сколько бутылок спиртного принято выпивать на переговорах по “обычаям делового оборота”, каждому бухгалтеру придется самостоятельно.
Вышеприведенный перечень представительских расходов является исчерпывающим. Поэтому затраты, например, на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются. И такие расходы облагаемую прибыль фирмы не уменьшают. Как и траты на покупку сувениров для делегатов (иностранных или отечественных – неважно).
А теперь перейдем к оформлению и учету представительских расходов.
Правильно оформить “представительские” очень важно. Чем больше бумаг будет оформлено, тем меньше вероятность тех или иных споров с налоговой инспекцией.
Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование денег, должен утвердить руководитель фирмы своим приказом.
После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, нужно составить отчет. В нем указывают дату и место проведения приема, его программу, приглашенных лиц, представителей организации, участвовавших в приеме, и сумму потраченных средств.
После окончания приема работник, ответственный за расходование средств, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1. К нему следует приложить все первичные документы, которые подтверждают расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки и т. д.).
В бухгалтерском учете такие затраты полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговую себестоимость их списывают только в пределах нормы. Она составляет 4 процента от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
Сумму НДС по “представительским”, учитываемым при налогообложении прибыли, принимают к налоговому вычету в обычном порядке. А вот налог, который приходится на сверхнормативные расходы, придется списать за счет собственных средств фирмы. Облагаемую прибыль его сумма не уменьшает.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
