Представительские встречи и деловые переговоры являются одним из основных инструментов взаимодействия организации с действующими бизнес-партнерами и потенциальными клиентами. Проведение таких встреч, как правило, требует затрат, которые принято называть представительскими расходами. В статье Вы узнаете, какие расходы относят к представительским, как они отражаются в бухгалтерских проводках и какими документами оформляются.
Под представительскими расходами понимают расходы на обслуживание и официальные приемы представителей других организаций (действующих и потенциальны деловых партнеров). Целью проведения подобных мероприятий является проведения переговоров для установления и поддержания взаимного сотрудничества.
В бухгалтерском учете расходы могут быть отнесены к представительским, если:
• организацией был проведен официальный прием для представителей других компаний, в результате чего организацией были понесены расходы;
• предприятие понесло транспортные расходы в связи с организацией представительской встречи;
• в перечень расходов на проведение мероприятия включены затраты на буфетное обслуживание (шведский стол, выездной банкет и прочее);
• организацией была проведена официальная встреча с представителями иностранной компании, в связи с чем был нанят переводчик.
Важно знать, что при проведении официальных встреч организация не может компенсировать деловыми партнерами расходы, понесенные ими на проживание, оформление виз (для представителей компаний-нерезидентов), а также передавать в виде сувенира продукцию собственного производства.
В бухгалтерском учете расходы на представительские встречи относят к расходам по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат, которые были понесены предприятием за отчетный период.
Рассмотрим примеры отражения в учете расходов на проведение представительских мероприятий.
Представительские расходы во время командировки
Сотрудник ООО «Магнит» Свиридов К.Л. был направлен в командировку в г. Саратов для проведения переговоров с представителями ООО «Металлист». Цель проведения переговоров — совместный выпуск и продвижение продукции. Согласно приказу руководителя, Свиридов оплачивает расходы на проведение деловой встречи.
Расходы на проведение мероприятия (обед в ресторане) составили 7450 руб., НДС 1136 руб.
В учете ООО «Магнит» представительские расходы были отражены следующими проводками:
Дт
Кт
Описание
Сумма
Документ
26
71
Учтены представительские расходы, понесенные Свиридовым во время командировки (7450 руб. — 1136 руб.)
6314 руб.
Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана
19
71
Учтена сумма НДС по представительским расходам, которые были понесены Свиридовым во время командировки
1136 руб.
Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана
В октябре ООО «Центр управления финансами» была организована деловая встреча с бизнес-партнерами, программа которой включала обед в ресторане «Парус» и посещение театра. Для проведения мероприятия сотруднику ООО «Центр управления финансами» Катаеву С.Р. были выданы средства под отчет в размере 74 000 руб.
Фактические расходы на проведение делового мероприятия составили 57 200 руб., в том числе:
• обед в ресторане «Парус» 32 000 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в ресторан 5 200 руб.;
• билеты в театр 14 500 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в театр 5 500 руб.
Остаток неиспользованных средств был возращен Катаевым в кассу ООО «Центр управления финансами».
Бухгалтер ООО «Центр управления финансами» сделал в учете такие проводки:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Дт
Кт
Описание
Сумма
Документ
71
50
Катаевым С.Р. получены средства под отчет
74 000 руб.
Расходный кассовый ордер
44
71
Учтены представительские расходы на обед и посещение театра (32 000 руб. + 14 500 руб.)
46 500 руб.
Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана
50
71
Остаток неиспользованных средств возращен Катаевым в кассу (74 000 руб. — 46 500 руб.)
27 500 руб.
Приходный кассовый ордер
44
76
Транспортной компанией выставлен счет на оплату услуг доставки (5 200 руб. + 5 500 руб.)
10 700 руб.
Счет-фактура
76
51
Перечислены средства в счет оплаты за услуги доставки
10 700 руб.
Платежное поручение
Следует отметить, что согласно НК РФ расходы на проведение культурного мероприятия (посещение театра 14 500 руб.), а также связанные с ним транспортные расходы (5 500 руб.) в налоговом учете представительскими расходами не признаются.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
