Практически каждая компания сталкивается с представительскими затратами, приглашая стратегически важных партнеров для проведения переговоров, встреч, презентаций и иных мероприятий, связанных с заключением экономически выгодных для развития фирмы сделок.
К ним относятся, в том числе:
• транспортное обеспечение гостей;
• затраты на обеды, завтраки и ужины для партнеров и представителей фирмы;
• услуги сторонних переводчиков;
• буфетное сопровождение мероприятия.
Также к представительским расходам относятся затраты на проведение заседания совета директоров фирмы.
В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием партнеров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фиксируются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками:
• Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги;
• Дт 19 Кт 60 — выделен НДС.
Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть выданы организаторам — сотрудникам фирмы. Данный факт отражается записью:
• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы ДС в подотчет на проведение деловых мероприятий;
• Дт 26 (44) Кт 71 — отражены представительские расходы согласно авансовому отчету.
Также компания может потратить какие-либо имеющиеся ресурсы, например материалы, товары или готовую продукцию.
Такие расходы фиксируются проводкой:
Дт 26 (44) Кт 10 (41, 43) — отражено списание ТМЦ на проведение мероприятия.
Пример:
Компания ООО «Центр управления финансами» провела деловую встречу с представителями сторонней компании, программа которой включала: переговоры в бизнес-холле, посещение театра, последующий ужин в ресторане, размещение партнеров в гостинице и доставку их в аэропорт с утра.
На билеты и ужин были выданы денежные средства из кассы в размере 50 000 руб. коммерческому директору Уварову И. Г. Остальные расходы были оплачены в безналичном порядке.
Затраты составили:
• аренда бизнес-холла — 27 325 руб. (включая НДС 4 168,22 руб.);
• буфетное обслуживание — 4 857 руб. (в т. ч. НДС 740,90 руб.);
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Дт
Кт
Сумма
Расчет
Детализация
Документы
Примечание: суммы принимаемые к НУ
60
51
27 325
Оплата аренды
Выписка банка
26
60
23 156,78
27 325 – 4 168,22
Приняты расходы на аренду бизнес-холла
Договор, акт выполненных работ
Не принимаются
19
60
4 168,22
Принят к учету входной НДС
Счет-фактура
Входной НДС нельзя принять к вычету (т. к. не принимаются расходы)
60
51
4 857
Оплата буфета
Выписка банка
26
60
4 116,10
4 857 – 740,9
Приняты расходы на буфетное обслуживание
Договор, акт выполненных работ
Принимается
19
60
740,90
Учтен входящий НДС
Счет-фактура
Принимается к вычету
71
50
50 000
Выданы ДС в подотчет
РКО
26
71
15 337
Учтена стоимость билетов в театр
Авансовый отчет
Не принимаются
26
71
23 456
Учтена сумма ужина в ресторане
Авансовый отчет
Принимаются
50
71
11 207
Возвращены неистраченные ДС в кассу
ПКО
60
51
8 500
Оплачены расходы на проживание в гостинице
Выписка банка
26
60
8 500
Приняты к учету затраты на гостиницу
Договор, акт выполненных работ
Не принимаются
60
51
2 856
Оплата услуг транспортной компании
Выписка банка
26
60
2 856
Приняты к учету транспортные затраты
Договор, акт выполненных работ
Принимаются
Таким образом, затраты на проведение мероприятия обошлись фирме ООО «Центр управления финансами» в 77 421,88 руб.
Также напомним, что в налоговом учете представительские расходы — нормируемые и не могут превышать 4% от суммы заработной платы за текущий отчетный период. Также список принимаемых затрат при расчете налога на прибыль строго ограничен в ст. 264 НК РФ (применимые для НУ расходы перечислены в 1-м абзаце этой статьи). При этом размер расходов, превышающих лимит и не учтенных при подсчете прибыли в текущем квартале, может быть принят в течение года по мере увеличения затрат на оплату труда (п. 42 ст. 270 НК РФ).
Кроме того, сумма входного НДС может быть принята к вычету лишь в том случае, когда представительские расходы учтены при подсчете налогооблагаемой прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если такие затраты не принимаются к расчету прибыли, то и входной НДС с этих трат должен быть списан в расходы, не влияющие на расчет налога, проводкой Дт 91.2 Кт 19.
В условиях примера сумма затрат на аренду бизнес-холла не принимается при расчете прибыли (письмо Минфина РФ №04-02-03/29), соответственно, и сумма входного НДС не может быть включена в книгу покупок, даже при наличии корректно оформленных документов. Таким образом, бухгалтеру нужно будет списать НДС в размере 4 168,22 руб. в прочие расходы:
Дт 91.2 Кт 19 — 4 168,22 руб.
Все принятые к учету представительские затраты должны быть подтверждены корректно заполненными первичными документами. План проведения мероприятия необходимо зафиксировать приказом руководителя и составить смету расходов мероприятия, а по окончании встречи отразить все расходы в отчете об осуществлении представительских затрат. Данная позиция Минфина закреплена в письме № 03-03-06/1/807.
Однако в письме № 03-03-Р3/16288 Минфин немного смягчил свои требования, указав в числе необходимых документов лишь отчет и сопутствующую первичку.
Тем не менее существенная часть коммерсантов предпочитает оформить полный пакет бумаг, ориентируясь на более ранний список, рекомендованный Минфином.
Если же фирма постоянно проводит представительские мероприятия, то порядок их проведения можно закрепить в соответствующем положении.
Представительские расходы в бухгалтерском учете принимаются в полной мере и отражаются в составе текущих расходов по дебету общехозяйственных или коммерческих затрат в зависимости от вида деятельности компании.
Согласно требованиям Минфина все расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены не только первичкой, но и приказом руководителя, сметой расходов и отчетом о проведенном мероприятии.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
