Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором
Приветствую Вас дорогие читатели, сегодня я подготовила для вас статью про представительские расходы и все что с ними связано, мы разберем все изменения, которые произошли в 2020 году и произойдут в 2021. Статья получилась большая, поэтому я разбила её на темы для более удобной навигации:
Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.
Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.
Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.
Факторы, не имеющие в 2020-2021 годах значения для определения ПР:
1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.
В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским.
К ним относятся следующие траты:
1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
• завтрак;
• обед;
• выездное заседание. Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.
2. Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
3. Трансфер участников до места приема и обратно.
4. Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.
Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.
По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.
Неправомерно учитывать как представительские расходы:
• обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
• средства на развлекательную программу для участников;
• стоимость экскурсий;
• деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
• финансы на оформление зала для мероприятия;
• медицинские траты, если они потребовались;
• проезд и проживание гостей;
• оплата визовых услуг участников;
• траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
• любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.
Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ № 26н):
1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.
В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:
• прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
• их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.
Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации.
В качестве таких актов могут выступать:
• приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
• программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
• смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
• отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
• акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
• платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.
В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).
Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.
Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов:
• 1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.
• 2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.
• 3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.
Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.
Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.
Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).
Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются.
Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:
• материальные затраты;
• амортизационные;
• связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
• прочие.
Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.
Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):
• дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
• дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).
Приказ на представительские расходы в 2020-2021 годах
Представительские расходы, список которых определен в п. 2 ст. 264 НК РФ, могут быть использованы субъектом уплаты налога по ОСН в целях сокращения налогооблагаемой базы в размере, не превышающем лимит — 4% от расходов предприятия на оплату труда.
Для задействования представительских расходов подобным образом необходимо:
• удостоверить факт их совершения;
• удостоверить факт их обоснованности.
Решение обеих задач может быть осуществлено посредством составления различных удостоверяющих документов. Таковым может быть, в частности, приказ об осуществлении расходов. Например, обоснованность издержек, возникающих при проведении того или иного делового мероприятия, может быть подтверждена приказом о проведении мероприятия (письмо Минфина № 03-03-06/1/807).
Данный приказ в 2020-2021 годах дополняется (письмо Минфина № 03-03-РЗ/16288):
• отчетом по представительским расходам;
• первичными источниками, удостоверяющими те факты, что отражены в отчете.
Рассматриваемый приказ также может дополняться:
• актом по представительским расходам;
• программой делового мероприятия;
• сметой по данному мероприятию;
• договором между фирмой-налогоплательщиком и сторонним хозяйствующим субъектом, услуги которого были заказаны в рамках проведения мероприятия, а также иными первичными документами.
Рассмотрим, в какой структуре соответствующий документ может быть представлен.
Приказ может состоять из следующих информационных блоков:
1. Отражающего наименование хозяйствующего субъекта.
2. Включающего наименование документа (оно может звучать, к примеру, как «Приказ о проведении делового завтрака»).
3. Отражающего сущность, цель проводимого делового мероприятия.
4. Включающего резолютивные формулировки («Приказываю...»). В данном блоке может отражаться:
• перечень специалистов, ответственных за проведение делового мероприятия;
• перечень тех задач, которые возлагаются на данных сотрудников.
5. Включающий подпись руководителя фирмы, которая удостоверяет факт утверждения документа.
6. Включающий подписи ответственных сотрудников, удостоверяющие факт их ознакомления с документом.
7. Отражающий перечень приложений к приказу — при их наличии.
В качестве подобных приложений могут использоваться, к примеру, программа мероприятия и смета, то есть те источники, что подобно приказу составляются до проведения мероприятия.
В свою очередь, в документе могут присутствовать формулировки о необходимости составления других удостоверяющих источников — таких как акт и отчет, оформляемые после проведения мероприятия.
Отчет о представительских расходах в 2020-2021 годах
Отчет о представительских расходах и первичка по ним — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат. Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам больше не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники Минфина России (письмо № 03-03-РЗ/16288).
Безопаснее составлять отдельный отчет по представительским расходам на каждый прием представителей контрагентов. Иначе налоговики могут посчитать, что расходы документально не подтверждены.
Конечно, вы можете и дальше оформлять весь пакет документов, это не запрещено. Если же вы решите подтверждать представительские расходы только первичкой и отчетом о представительских расходах, то рекомендуем сделать его максимально подробным. То есть все основные данные, которые ранее содержались в других документах, предусмотрите теперь в отчете. Составляют его в произвольном виде.
На каждое мероприятие всегда оформляйте отдельный отчет, даже если встречи проходят с одним и тем же контрагентом, но по различным вопросам и в разные дни. Этого всегда требуют инспекторы на местах.
Чтобы у налоговиков не было сомнений в обоснованности расходов, отчет должен быть максимально подробным. Приведите в нем все основные данные о прошедшей встрече. Если есть отдельный приказ о проведении мероприятия, сделайте на него ссылку. Это дополнительно докажет производственную необходимость мероприятия. Готовый отчет должен утвердить руководитель компании.
Цель деловой встречи. Она должна отражать производственный характер мероприятия. Например, намерение сторон в результате переговоров заключить договор, подписать соглашение о скидках, заключить предварительное соглашение, договориться о купле-продаже доли в уставном капитале компании и т. д. То есть цель может быть любой, главное, чтобы она была связана с бизнесом. Не стоит, например, указывать в отчете, что после официальной части представителей сторон ждут развлечения в оздоровительно-банном комплексе и прочий расслабляющий или активный отдых. Инспекторы точно признают такие расходы необоснованными, поскольку они прямо запрещены Налоговым кодексом РФ (п. 2 ст. 264).
Дата и место проведения официального приема. Место проведения может быть любым — хоть ресторан, хоть офис, хоть база отдыха. Статья 264 Налогового кодекса РФ прямо говорит, что расходы на официальные мероприятия признаются представительскими независимо от места проведения.
Дата мероприятия, как правило, должна совпадать с датами, которые стоят на первичке. Например, если кассовый чек из ресторана будет пробит раньше или позже того дня, когда проходила встреча, инспекторы снимут расходы по нему. Если мероприятие оплачено по безналу, то на первичке, конечно, может быть другая дата, но тогда в ней должна стоять оговорка, что деньги перечислены в счет оплаты мероприятия, которое пройдет в такой-то день.
Если встреча запланирована на несколько дней, то в отчет напишите конкретный период, например с 26 по 28 мая 2021 года. Иначе инспекторы могут решить, что это были разные мероприятия. А значит, потребуют на каждый день отдельный отчет либо снимут расходы.
Если переговоры длятся несколько дней, укажите в отчете конкретный период. Иначе инспекторы могут потребовать отдельный отчет на каждый день.
Программа мероприятий. Из разъяснений чиновников следует, что программу официального приема как отдельный документ можно не составлять. Тем не менее подробный перечень мероприятий, которые компания проводила в связи с переговорами, мы советуем включить в отчет. Это покажет, что расходы на конкретные мероприятия (например, деловой завтрак) обоснованны. Иначе инспекторы могут посчитать, что какие-то затраты компании не связаны с официальным приемом контрагентов. Тогда компании нужно будет оспаривать решение налоговиков в суде. Впрочем, судьи в подобных случаях обычно поддерживали налогоплательщиков (постановление ФАС Уральского округа №Ф09-4143/11).
Состав участников. Приведите в отчете данные, которые раньше обычно включали в программу переговоров, в частности, это состав участников с обеих сторон. С помощью этих сведений налоговики смогут убедиться, что сумма расходов пропорциональна количеству участников. Не должно быть в отчете такого, что в переговорах участвовали, к примеру, четыре человека, а расходы на еду по затратам получились как на целую армию. В таком случае инспекторы точно усомнятся в обоснованности затрат.
Результаты мероприятий. Если в результате переговоров компании заключили сделку, проблем с учетом расходов не будет. Ведь деловая цель достигнута. Но расходы можно учесть, даже если договор в итоге не подписан (письмо Минфина России №03-03-06/2/11897). Однако в этом случае вопросы инспекторов не исключены.
Укажите в отчете, какой договор компания подписала по итогам представительского мероприятия. Это сразу покажет инспекторам, что деловая цель достигнута.
Поэтому по возможности лучше оформить по итогам деловой встречи какой-либо совместный документ. Например, в нем можно зафиксировать предварительные договоренности сторон. Нелишним будет также подробный протокол переговоров. Из этого документа должно быть ясно, по каким причинам компания не заключила договор или не выполнила другую цель мероприятий. Например, в связи с тем, что покупатель затребовал слишком большую скидку.
Суммы расходов. В отчете безопаснее привести не только общую сумму расходов, но и детализировать их по видам. Это покажет, что все траты, которые фигурируют в первичных документах, относятся к представительскому мероприятию и компания их утвердила.
К отчету нужно приложить первичные документы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты по оплаченным услугам и т. д. Возможно, менеджеры вашей компании оформляют и другие бумаги по мероприятию в маркетинговых или управленческих целях: приказ о проведении приема представителей контрагентов, смету расходов и программу мероприятия. И хотя они для налогового учета не требуются, пусть в бухгалтерии останутся копии. Ведь на практике налоговики могут запросить какие-либо уточняющие пояснения, и тогда дополнительные документы могут вам пригодиться.
Представительские расходы при УСН доходы в 2020-2021 годах
При любой системе налогообложения, в том числе при УСН представительские расходы включают в себя траты в интересах организации либо предпринимателя на официальный прием и на обслуживание членов совета директоров или представителей контрагентов.
Конечной целью при УСН представительских расходов в зависимости от вида бизнеса в 2020-2021 годах является продажа:
При этом в составе представительских расходов при УСН включают в затраты в связи с организацией мероприятия стоимость услуг сторонних исполнителей.
При этом для целей налогообложения все затраты, перечисленные в таблице, нормируются. Поэтому признать при налогообложении можно только сумму, не превышающую 4 процентов от налоговых расходов на оплату труда. Лимит определяется по итогам каждого периода, поэтому в течение года он повышается по мере роста объема затрат на оплату труда.
Для целей налогообложения по правилам Налогового кодекса не считаются представительскими расходами при УСН затраты фирмы или индивидуального бизнесмена на:
• организацию отдыха;
• проведение развлекательных мероприятий;
• организацию лечения или профилактики болезней.
Далее в статье – пример отражения представительских расходов при УСН в бухучете, а также ответ на вопрос об их признании в целях налогообложения.
Для целей бухгалтерского учета представительские расходы при УСН рассматриваются как один из видов расходов на продажу. Такие затраты относятся к расходам в связи с обычной деятельностью и формируют финансовый результат от продажи произведенной продукции, закупленных для перепродажи товаров, выполненных работ либо услуг.
Учесть при налогообложении представительские расходы при УСН доходы не получится, так как при таком объекте налогообложения сумма «упрощенного» налога определяется исходя из облагаемых доходов и налоговой ставки без учета расходов.
Уменьшить же сумму налога разрешено только на:
• обязательные страховые взносы;
• суммы социальных пособий, в том числе больничных и декретных;
• взносы по договорам личного добровольного страхования.
При этом представительские расходы при УСН доходы не поименованы в Налоговом кодексе РФ как уменьшающие сумму налогового платежа при «упрощенке» с объектом «доходы».
Признать представительские расходы при УСН доходы минус расходы также невозможно, потому что таких затрат нет в закрытом перечне признаваемых при «упрощенке» расходов из пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.
При этом представительские расходы при УСН доходы минус расходы нельзя отнести ни к одной из групп расходов, уменьшающих налоговую базу:
• ни к арендным платежам;
• ни к материальным расходам;
• ни к тратам на содержание служебного транспорта;
• ни к командировочным расходам и т.д.
А поскольку нельзя учесть при налогообложении сумму затрат, то нельзя учесть и соответствующую сумму НДС, предъявленную сторонним исполнителем. При этом наличие правильно оформленных подтверждающих документов также не спасет ситуацию с точки зрения налогообложения. Такие документы в данном случае имеют значение для целей бухучета.
Норма представительских расходов в 2020-2021 годах
Норматив по представительским расходам — это лимит определенных затрат, которые организация может учесть при налогообложении. Разберемся, что отнести к подобным издержкам и как рассчитать лимит.
В состав представительских затрат компании можно включить далеко не все виды расходов. Налогоплательщикам важно разобраться в вопросе. Иначе проблем с ФНС не избежать. Если компания учтет неразрешенные траты в составе представительских, то инспекция расценит ситуацию как занижение налогооблагаемой базы. В итоге — штрафы, пени и недоимки.
Что относится к представительским расходам:
1. Затраты компании на прием гостей из других фирм с целью начать новое сотрудничество или укрепить старые деловые отношения.
2. Издержки на прием членов правления, совета директоров, представителей учредителя или собственников.
Определения закреплены в п. 2 ст. 264 НК РФ. Но понятие «прием гостей» довольно размытое. Что именно можно включить в эту позицию?
Чиновники в 2020-2021 годах жестко определили рамки для ситуации: допускается учесть в составе затрат на прием:
• доставку гостей или представителей дирекции на мероприятие (транспортные услуги);
• организацию питания во время проведения мероприятий, например оплату буфета;
• услуги переводчика, при необходимости, например, если организована встреча иностранных гостей.
А вот развлечение, проживание, отдых и даже лечение гостей и представителей правления в состав обозначенных затрат отнести нельзя. Такие издержки предприятия нельзя зачесть при налогообложении прибыли.
В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, норматив представительских расходов определяется как 4% от расходов на оплату труда за тот же отчетный или налоговый период.
Налогоплательщики вправе выбрать способ принятия расходов на мероприятия к учету. Законодательно предоставлены три способа:
1. Квартальный расчет. Исчисление издержек производится ежеквартально. Причем траты отражаются в декларации по налогу на прибыль. Способ удобен для компаний, отражающих затраты кассовым методом. Если представительские затраты превышают установленный лимит, то в учете отражают отложенное налоговое обязательство, которое можно учесть в конце года.
2. Годовой подсчет. Налогоплательщик определяет лимит издержек по мероприятиям на год вперед. Расчеты приблизительные, оценка проводится исходя из сметы компании или плана финансово-хозяйственной деятельности. В конце года необходимо провести корректировки и привести плановые значения к фактическим показателям.
3. Должностной способ. Фирма утверждает перечень должностных лиц, которые вправе заниматься организацией таких мероприятий. Причем требуется соблюдать лимит 4% и допустимые цели расходов.
Правильно исчислить норматив можно, только определив, что конкретно относят в состав расходов на оплату труда. При решении вопроса следует руководствоваться статьей 255 НК РФ.
Перечень трат компании, отнесенных к оплате труда, является открытым. То есть это могут быть любые расходы, отвечающие обязательным условиям:
• начисления в пользу работников компании производятся на основании действующего законодательства;
• условия и размеры оплаты закреплены в трудовых договорах, правила исчисления установлены в положении по оплате труда и коллективном договоре;
• все виды начислений в пользу работников должны быть подтверждены документально и иметь экономическое обоснование (ст. 252 НК РФ).
Компания вправе определять затраты либо методом начисления или кассовым методом. Решение должно быть закреплено в учетной политике.
Любые затраты компании, учитываемые при налогообложении, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Представительские траты следует правильно оформить. Причем специальных формуляров и бланков не предусмотрено. Шаблоны и перечень подтверждающей документации закрепите в учетной политике.
Рекомендовано использовать следующие документы:
1. Распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия. Обязательно пропишите в приказе дату, место и время проведения приема. Также обозначьте цели мероприятия.
2. Программа приема гостей или членов правления. Оформите программу мероприятия как приложение к приказу. Отдельно бумага не будет иметь особого веса.
3. Смета затрат на проведение мероприятий. Подробно обозначьте все категории издержек, которые направлены на проведение приема гостей.
4. Отчет о проведенном мероприятии. Составляется в произвольной форме ответственным лицом за организацию и проведение приема. Требуется обозначить результаты проведенного мероприятия.
5. Акт на списание затрат и платежные документы. Обратите внимание, что акт на списание должен подписать главбух. А утверждает акт руководитель.
Документальное оформление обязательно. При выездной проверке ФНС контролеры обязательно запросят формуляры.
Не все компании могут зачесть при налогообложении представительские расходы: норматив в налоговом учете 2020 могут использовать только налогоплательщики, применяющие общую систему налогообложения. Остальные компании и ИП это делать не вправе.
Даже фирмы, выбравшие УСН «доходы минус расходы», не вправе зачесть представительские траты при исчислении упрощенного налога, так как такие траты не указаны в ст. 346.16 НК РФ. Следовательно, ни один налогоплательщик, применяющий щадящие режимы обременения, не может учесть представительские траты в налоговом учете.
Фирмы на ОСНО могут не только снизить налог на прибыль, но и зачесть входной НДС с таких затрат. Но важно соблюдать лимит в 4% от ФОТ, подтвердить траты документально и экономически обосновать.
К вопросу об НДС. Вернуть входной налог можно, но только в пределах установленного лимита в 4% от затрат на оплату труда персонала. Если в отчетном периоде траты превысили лимит 4%, то их допустимо перенести на следующий отчетный период.
Положения о бухучете не требуют отдельного выделения представительских затрат, в сравнении в требованиями налогового учета. Компания вправе относить такие категории издержек в состав прочих расходов. А перечень их необходимо закрепить в учетной политике.
Вообще бухучет представительских затрат представляет собой стандартное отражение операций по принятию и списанию расходов.
То есть бухгалтер фиксирует в учете проводки по основным видам деятельности в виде:
• списания материальных затрат;
• начисления амортизации;
• начислений вознаграждений за труд;
• отражения услуг сторонних компаний;
• прочих трат.
Проводки по отражению представительских расходов зависят от основного вида деятельности фирмы. По общим правилам, такие издержки аккумулируются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» — для производственных предприятий. Торговые фирмы должны собирать представительские издержки на счете 44 «Расходы на продажу».
Положение о представительских расходах в 2020-2021 годах
«Положение об использовании денежных средств на представительские расходы» – это локальный акт организации, который определяет:
• какие именно расходы данная компания или предприниматель считают для себя представительскими;
• порядок расходования средств на представительские цели;
• лимит, в пределах которого можно производить представительские расходы, принимаемые для целей налогообложения;
• иные необходимые регламенты и нормативы, касающиеся представительских расходов.
В Положении может быть назначена комиссия по утверждению представительских расходов: её функции, члены и председатель.
В Положении также закрепляют формы документов по представительскому мероприятию: программу, смету, отчет, акт о принятии/непринятии представительских расходов и т. п.
В Положении в 2020-2021 годах утверждают следующие важные моменты, которые помогают контролировать расходы на деловые мероприятия:
1. Порядок выделения и получения денежных средств на представительские расходы. Например, в некоторых случаях на такие цели выдают корпоративную банковскую карту, которую используют только для проведения представительских мероприятий. На данную карту можно ежемесячно (или по другому установленному графику) перечислять денежные средства в пределах определенного лимита, закрепленного в том же Положении. Также определяют сроки и ответственных лиц за перечисление денежных средств на корпоративные представительские карты. Расходование работниками компании денег на представительские цели происходит исключительно с корпоративных карт по безналичному расчету. В случае необходимости предварительного выделения денежных средств определенным работникам с целью проведения иных представительских мероприятий выдача денежных средств на такие расходы возможна на основании служебной записки, согласованной с руководителем компании.
2. Перечень должностей сотрудников, которым разрешено нести представительские расходы. Сотрудники, перечень которых утвержден в данном Положении, могут осуществлять расходы тоже по перечню. Например:
• на буфетное обслуживание в офисе (чай, кофе, вода и т. п. на переговоры в офисе компании);
• покупку и изготовление необходимых принадлежностей (бумаги, блокнотов, авторучек, раздаточных материалов для участников встречи и т. п.);
• проведение представительских мероприятий вне офиса (заказ завтраков или обедов в ресторане, аренда конференц-зала и т. п.).
3. Порядок подтверждения представительских расходов. В этом разделе определяют срок подготовки и передачи отчета по проведенному представительскому мероприятию. Также приводят перечень подтверждающих документов, которые должны быть подготовлены по каждой деловой встрече.
В основном это документы, на которых настаивают налоговые органы:
• утвержденная Программа мероприятия (по форме согласно приложению к Положению);
• утвержденная смета расходов на представительские цели (форму тоже разрабатывают и прилагают);
• отчет о проведении деловой встречи (приема), круглого стола и т. п. (с формами в приложениях);
• авансовый отчет.
В Положении может быть указано, что к авансовому отчету прилагают первичные учетные (расчетные) документы, подтверждающие факт расходования денежных средств.
Такими документами, в частности, являются:
• чеки и онлайн-чеки от контрагентов – с указанием количества, цены/стоимости приобретенных товаров (работ, услуг);
• иные подлинные первичные документы, подтверждающие произведенные затраты и содержащие все реквизиты, необходимые для принятия к налоговому учету.
При безналичных расчетах представляют расчетные документы на оплату услуг транспортных организаций, предприятий общественного питания, услуг переводчиков и другие необходимые документы.
Как оформить представительские расходы в 2020-2021 годах
Представительские расходы в компаниях – достаточно частая статья расходов. И именно в них часто бывает множество нарушений, которые, если нагрянет выездная налоговая проверка, могут привести к доначислениям и штрафам. Например, часто директора компаний, пользуясь возможностью провести представительские расходы, просто-напросто «гуляют» за счет компании с друзьями. Либо деловые встречи действительно имеют место быть, но отсутствие полного комплекта документов может дать повод налоговикам заявить о необоснованности затрат.
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/3120).
Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые в 2020-2021 годах также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:
• на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
При этом в п. 2 ст. 264 НК РФ прямо сказано, что расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний не могут относиться к представительским расходам.
Далее приведем необходимый пакет документов, которые помогут компаниям избежать вопросов со стороны проверяющих, а также рассмотрим наиболее распространенные нарушения.
Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия. Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.
В некоторых письмах чиновников, посвященных вопросам учета представительских расходов, содержится примерный перечень таких документов.
Например, в письме Минфина РФ № 03-03-06/4/26 сказано, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
Судебная практика также показывает, что для учета представительских расходов необходим полный пакет документов. Одного лишь авансового отчета с приложенными кассовыми чеками явно недостаточно, о чем сказано, например, в постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда по делу № А74-732. В этом деле суд не поддержал компанию, так как та не представила приказы руководителя, сметы представительских расходов на каждое мероприятие, отчеты о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в которых отражено, с кем и когда проходили встречи, с какой целью, какой результат от проведения таких встреч и переговоров достигнут обществом.
Причем при составлении документов важно избегать формальностей. Например, если во многих отчетах будут фигурировать одни и те же цели, то налоговики могут усмотреть в этом формальность, что наряду с другими причинами помешает выиграть процесс в суде (см., например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А66-17120).
Далее рассмотрим, какие нарушения часто совершают компании на практике.
Иногда после деловых переговоров компании устраивают досуг для приглашенных лиц. Например, организовывают для них экскурсию или водят на концерт. При этом все расходы, в том числе и на покупку билетов, обычно учитывают при налогообложении прибыли. Подобные действия являются нарушением. В данном случае траты на покупку билетов на развлекательное мероприятие не могут считаться представительскими расходами, поэтому относить их на уменьшаемые расходы ни в коем случае нельзя.
Либо бывает, что для организации масштабного представительского мероприятия (например, бизнес-конференции для дилеров) привлекается компания-исполнитель, которая все организует. При этом в первичных документах в качестве наименования услуги указана услуга по организации бизнес-конференции. И ее стоимость организацией-заказчиком полностью списана в качестве представительских расходов. Однако при детальном изучении всех имеющихся документов выясняется, что во время конференции выступали артисты, проводились фотосессии и т.п. Данное обстоятельство с большой долей вероятности вызовет вопросы у налоговых органов, а мы во избежание рисков рекомендуем внести исправления в налоговый учет.
Хорошо, если из документов можно узнать стоимость каждой «составляющей» части мероприятия. В таком случае сумму, относимую к развлекательным частям программы, достаточно просто исключить из уменьшаемых расходов и при необходимости подать уточненную декларацию по налогу на прибыль (и, возможно, по НДС, если входной НДС с этой части услуг был принят к вычету). Но если в документах указана только одна – общая – сумма, то есть риски, что всю эту сумму налоговики исключат из «уменьшаемых» расходов.
Поэтому во избежании рисков снятия во время налоговых проверок всей суммы услуг желательно в таких случаях, чтобы в документах содержалось указание на каждую часть, из которой состоит услуга по организации мероприятия. И, соответственно, развлекательную часть услуги не принимать к налоговому учету.
Таким образом, следует внимательно изучать все документы, которые вы получаете от своих контрагентов. Причем крайне важно обращать внимание на формулировки.
У одной компании, как показал анализ судебной практики, проблемы возникли только из-за того, что в документах значилось слово «баня» (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-15172 по делу № А40-151700). Фирма проводила конференцию в отеле, куда были приглашены представители нескольких организаций. При этом переговоры проходили с каждым производителем отдельно (т.к. такие переговоры являлись коммерческой тайной). Для этого отель организовывал официальные приемы для переговоров компании-заказчика с производителями в различных отдельных помещениях отеля, в т.ч. в помещении под названием «Баня». Налоговая инспекция признала эту часть расходов необоснованной, несмотря на то, что фирма смогла доказать, что гости в этом помещении потребляли еду. В этом случае суд принял сторону компании, поскольку ей, судя по всему, удалось доказать, что данное помещение использовалось исключительно для проведения переговоров, а не для «банных» утех.
Вообще иногда суды достаточно лояльно относятся к налогоплательщикам. Например, в постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда по делу № А41-31860/10 арбитры разрешили спор в пользу компании, которая потратила более 2 млн. руб. на проведение торжественного мероприятия по поводу открытия завода и провела их как представительские расходы. Судей не смутил тот факт, что мероприятие носило явно праздничный характер и включало в себя выступление духового оркестра, а также привлекался ведущий для проведения праздника. Им было достаточно того обстоятельства, что в ходе проведения мероприятия заводом были представлены образцы продукции, а также заключались договоры на поставку кирпича. На этом основании суд сделал вывод, что расходы по организации открытия завода были произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Но рассчитывать на то, что такой же подход суды будут применять в вашем случае, конечно же, нельзя.
Иногда из имеющихся документов нельзя узнать, кто именно присутствовал на переговорах (представители какой организации и конкретно ФИО приглашенных лиц). Хотя в НК РФ нет требования указывать в документах приглашенных лиц, но следует помнить, что представительское мероприятие - это официальный прием представителей других организаций, участвующих в переговорах. Поэтому, чтобы налоговики не смогли заподозрить компанию в том, что под официальным мероприятием прошли, допустим, личные посиделки директора в ресторане, в каком-либо из имеющихся документов целесообразно зафиксировать список лиц, участвующих в официальном мероприятии.
О том, что в отчете нужно указывать состав приглашенной делегации и участников принимающей стороны, предупреждают и чиновники (письмо УФНС РФ по г. Москве № 20-12/034115).
Что касается судебной практики, то здесь нет единообразного подхода. Иногда суды принимают во внимание наличие/отсутствие списка приглашенных лиц. Так, в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А56-55481 суд принял сторону ИФНС на основании того, что в представленных документах отсутствовал список официальных лиц клиентов и наименование сторонних организаций, участвующих в мероприятии.
Но есть примеры решений, в которых суды не признают нарушением отсутствие данных, позволяющих идентифицировать представителей сторонних организаций, а также сами организации (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа № Ф01-5056 по делу № А11-8267).
В любом случае в отчете лучше приводить поименно всех приглашенных лиц, а также наименование компаний, чьими представителями они являются.
Бывают случаи, когда компании компенсировали своим работникам расходы на чаевые, выданные ими во время проведения официальных мероприятий. Эти расходы, естественно, не были подтверждены первичными документами, но были внесены в авансовый отчет и компенсировались на основании заявления сотрудника.
При этом компании учитывали эти выплаты в составе представительских расходов, что является явным нарушением. Во-первых, отсутствует документальное подтверждение расходов, что нарушает нормы ст. 252 НК РФ. Во-вторых, выплата чаевых не указана в составе представительских расходов, и вряд ли их можно расценивать как расходы на проведение официального приема. Исключение – когда чаевые автоматически включены в счет, предоставленный рестораном.
Здесь, кстати, риски возникают не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами. Налоговики могут расценить такие выплаты доходами, облагаемыми НДФЛ и взносами.
В рамках деловых мероприятий участникам могут вручаться подарки. Бывает, что стоимость таких подарков организации учитывают при налогообложении прибыли. Это является нарушением. Из п. 16 ст. 270 НК РФ четко следует, что расходы в виде безвозмездно переданного имущества относятся к расходам, не учитываемым при налогообложении.
Единственное исключение – когда на вручаемых подарках нанесена символика компании. В этом случае целесообразность расходов на подарки, как показывают разъяснения чиновников и судебная практика, можно обосновать. Так, в письме УФНС по г. Москве № 20-12/041966.2 говорится, что такие подарки учитываются в составе представительских расходов. Обратите внимание, что эти траты, по мнению авторов письма, считаются не рекламными (как можно было бы предположить поначалу), а представительскими расходами. По той причине, что вручаются они в рамках официального мероприятия.
Суды также соглашаются с тем, что затраты, понесенные в связи с приобретением сувениров и подарков с символикой компании, относятся к представительским расходам, поскольку они связаны с приемом представителей предприятий - контрагентов общества с целью установления хозяйственных отношений (постановление ФАС Московского округа № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).
Почему важно разделять, представительские это расходы или рекламные, ведь и те и другие учитываются при налогообложении прибыли? Потому что норматив для этих затрат отличается. Если для представительских расходов норматив составляет 4 % от расходов на оплату труда, то для рекламных расходов в виде подарков – 1 % от выручки от реализации.
Кстати, при вручении подарков вопрос встает не только в отношении налога на прибыль, но и в отношении НДС. Дело в том, что безвозмездная передача имущества (независимо от того, содержит она символику фирмы или нет) признается реализацией в целях НДС, а значит, является объектом налогообложения (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/1/14731). Исключение составляет передача подарков стоимостью не дороже 100 руб. за единицу и которые при этом содержат символику фирмы. Такая передача освобождается от НДС на основании подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ. Поэтому при вручении подарков необходимо проверить, не возникает ли обязанности по начислению НДС с их стоимости.
Бывает, что приглашенные на мероприятие участники приезжают из других городов или стран. В этом случае некоторые организации берут на себя абсолютно все расходы, связанные с прибытием гостей на официальный прием. Например, расходы на оформление авиабилетов, виз, а также расходы по размещению приглашенных лиц в гостинице. Иногда компании относят эти расходы на уменьшение прибыли в составе представительских расходов. Является ли это нарушением?
Здесь говорить однозначно о нарушении нельзя, но о рисках мы всегда предупреждаем.
Чиновники в своих письмах прямо указывают, что расходы на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как указанные расходы не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК РФ (письма УФНС РФ по г. Москве № 20-12/034115, Минфина РФ № 03-03-06/1/796). Аналогичный вывод сделан и в отношении затрат на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных компаний, а также издержек, связанных с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы (письмо ФНС РФ № 04-1-02/306@).
Судебная практика по таким спорам неоднозначна. Так, например, в постановлении ФАС Центрального округа по делу № А68-АП-361/14-05-414/14-05-665/14-05 суд согласился с тем, что расходы по оплате проживания участников конференции в силу прямого указания закона не могут рассматриваться как представительские расходы. Такой же вывод содержится и в постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А66-17120.
В то же время в постановлении Второго арбитражного апелляционного суда № 02АП-5191 по делу № А82-15075 суд разрешил принять в качестве представительских расходы по договору на организацию банкетного обслуживания, в рамках которого были оказаны услуги по проживанию.
Это не единственный пример судебного решения, вынесенного в пользу компаний. Еще одним примером является постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-1937/2011-АК по делу № А40-99409/10-13-522. В этом деле фирма отнесла расходы на проживание приглашенных лиц не как представительские, а как «другие расходы» на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Ей удалось доказать, что оплата проживания приглашенных лиц является экономически обоснованной и направленной на будущее получение прибыли (развитие бизнеса, привлечение клиентов и партнеров, заключение договоров и контрактов).
Таким образом, при учете рассматриваемых трат в целях налога на прибыль компания может столкнуться с претензиями со стороны проверяющих. И если дело дойдет до суда, то выигрыш, как показывает судебная практика, возможен, хотя и не гарантирован.
Исключение спорных трат из «налоговых» расходов налоговиками не единственная неприятность, которая может грозить компаниям.
Параллельно могут возникнуть претензии в части НДС и НДФЛ. НДС может быть доначислен в связи с признанием вычета «входного» НДС (если таковой заявлялся) незаконным. Что касается НДФЛ, то налоговики могут заявить о возникновении у физлиц дохода в натуральной форме, который облагается налогом (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письма ФНС РФ № 04-1-02/306@, Минфина России № 03-03-06/1/93894).
Представительские расходы, учитываемые в целях налога на прибыль, подлежат нормированию. Норматив составляет 4 % от расходов на оплату труда. Об этом компании обычно знают, и нарушения в этой части достаточно редки.
Однако порой бухгалтер берет неверную базу для расчета норматива. Например, в одной компании формировался резерв на предстоящую оплату отпусков работникам. При этом расходы в виде отчислений в данный резерв не попадали в базу, исходя из которой рассчитывался норматив для представительских расходов. Тогда как, согласно п. 24 ст. 255 НК РФ, расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам считаются расходами на оплату труда. Получается, что компания занизила норматив и учла представительские расходы в меньшей части, чем могла бы. Данные действия не несут за собой налоговых рисков, но увеличивают налоговую нагрузку фирмы.
А вот следующий момент, связанный с нормативом представительских расходов, вызывает риски, но не по налогу на прибыль, а по НДС. Так, некоторые фирмы, у которых представительские расходы превышают норматив, забывают о положениях п. 7 ст. 171 НК РФ. Согласно данному пункту, сумма вычета «входного» НДС по представительским расходам напрямую зависит от норматива. Иными словами, вычет можно заявлять только в той части представительских расходов, что учена при налогообложении. Поэтому важно проверять, нет ли превышения норматива, не только в целях налога на прибыль, но и в целях НДС.
В одной компании практически каждая «деловая» встреча проводилась поздно вечером в ресторанах, в чеках фигурировало приличное количество спиртного (что формально вроде как не запрещено), а в отчете по представительским расходам в качестве результата переговоров значилось что-то вроде «достигнута договоренность по ряду ключевых моментов». Причем чеков зачастую бывало несколько, последние из них - исключительно на виски, коньяк, кальян и т.п.
Хотя каждая такая встреча и оформлялась полным комплектом документов, но все они были как под копирку, а время и суммы на чеках ресторанах как-то мало вписывались в понятие деловых мероприятий. Формально порядок соблюден: алкоголь чиновники разрешают относить на представительские расходы, все необходимые документы имеются, про результаты встречи в них сказано. Но по факту все выглядит попыткой оплатить личный досуг директора за счет компании. Проверяющие легко усматривают нарушения в подобных ситуациях.
Или другой пример. Первые лица компании частенько проводят деловые встречи на заграничных курортах. При этом на встречах присутствуют представители российских компаний, а не иностранных. Формально тоже – никаких нарушений нет, ведь в НК РФ не сказано, что встречи должны происходить исключительно на территории России. Более того, там даже сказано «независимо от места проведения мероприятий». Однако у налоговых органов могут возникнуть претензии, как, например, это было в споре, рассматриваемом в постановлении ФАС Московского округа по делу № А40-5827/13-115-13. Правда, в этом споре выиграла компания.
В таких ситуациях компании должны помнить о налоговых рисках, потому что налоговики с большей вероятностью признают такие расходы необоснованными. Причем риски возникают не только по налогу на прибыль, но и по НДФЛ и страховым взносам.
То, что в ряде случаев судебная практика на стороне компаний, безусловно, радует. Но далеко не все компании готовы судиться с налоговиками. А не учитывать сомнительные представительские расходы вовсе не самый подходящий вариант, поскольку в таком случае организация фактически дарит бюджету деньги, хотя имеет законное право уменьшить свою налоговую базу на представительские расходы.
Поэтому в целях минимизации налоговых рисков рекомендуем делать следующее:
• составлять протоколы встреч, где подробно описывать все моменты и договоренности, достигнутые в ходе переговоров;
• составлять списки приглашенных лиц и наименования сторонних организаций, участвующих в мероприятии (он может отдельно не составляться, а указываться, например, в отчете о представительских расходах по проведенным мероприятиям);
• убедиться, что количество персон, прописанное в договоре на проведение мероприятия, соответствует количеству участников деловой встречи (например, если заключается договор на ресторанное обслуживание, в котором указывается количество обслуживаемых персон);
• проверять, чтобы положения оформляемых документов не содержали указание на развлекательный характер (например, избегать слов баня, бассейн, корпоративы, артисты и т.п.).
Учет представительских расходов в 2020-2021 годах
Для того чтобы налоговая служба признала понесенные затраты в качестве представительских необходимо обеспечить наличие помимо первичной документации следующее:
• приказ о проведении мероприятия, подписанный руководителей организации;
• смета расходов;
• отчёт о проведенном мероприятии (подробный, с приложением программы и списка участников).
Данный список указан в Письме Минфина России N 03-03-06/1/675.
В приказе или распоряжении на проведение мероприятия необходимо указать:
• дату и место проведения;
• список участников, как приглашенных, так и задействованных сотрудников компании;
• цель проведения встречи (заключение контракта, подписание соглашения и другие);
• перечень мероприятий в рамках встречи (встреча делегации, завтрак с участием представителей приглашенной стороны, переговоры и так далее). В качестве приложения к приказу можно приложить подробную программу мероприятия;
• ответственные за проведение встречи и финансовое обеспечение лица;
• в виде приложения к приказу составить смету на проведение встречи;
• срок подготовки и предоставления отчета о проведённом мероприятии.
Поскольку отчет о проведенном мероприятии в 2020-2021 годах является доказательством произведенных расходов, он должен быть максимально подробным и содержать в себе:
• временной период проведения;
• список участников (может получиться так, что фактически приедут меньше гостей, чем было приглашено);
• список переводчиков;
• цель проведения и полученные результаты (подписан договор о сотрудничестве, к примеру);
• понесенные затраты с приложением подтверждающих документов.
Допускается включать в состав представительских расходы в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Лимит представительских расходов в 2020-2021 годах
Представительские расходы – это нормируемые расходы. Рассчитывая налог на прибыль, организация должна соблюдать лимит представительских расходов. Можно учесть не больше четырех процентов от расходов на оплату труда за налоговый период.
Так как доходы и расходы подсчитываются нарастающим итогом за год, то бухгалтер должен пересчитать каждый отчетный период, не выходит ли сумма представительских расходов, учтенная для целей налогообложения прибыли, за рамки установленной нормы. Если предприятие платит авансовые платежи ежемесячно, то делать это нужно ежемесячно, а если ежеквартально, то и проверять нормируемые расходы на соответствие лимиту нужно ежеквартально.
В связи с тем, что в бухгалтерском учете в 2020-2021 годах сумма представительских расходов будет больше, чем в налоговом учете, у налогоплательщика возникает постоянная разница, согласно пункту 4 ПБУ 18/02. Её можно учесть отдельно, в регистрах аналитического учета, тогда сумма представительских целиком отражается на синтетическом счете, открывать обособленные субсчета не надо. А можно открыть к счету учета затрат два отдельных субсчета, например «Расходы, учитываемые в целях налогообложения» и «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения» и учитывать постоянную разницу на них.
Возникшая в течение года постоянная разница может быть уменьшена или списана совсем, если в последующие периоды сумма представительских расходов уложится в норматив.
К налоговому учету такие затраты в пределах установленного лимита принимаются на основании первичных документов, по которым они были приняты к бухучету.
В тех случаях, когда лимит представительских расходов в бухучете превышен по сравнению с налоговым учетом, бухгалтеру нужно составить еще один документ – бухгалтерскую справку. В этом документе необходимо рассчитать сумму, которая будет учтена в налоговой базе для расчёта налога на прибыль.
Алкоголь в представительских расходах в 2020-2021 годах
Компания, которая проводит официальный прием, имеет право включать стоимость продуктов питания, в том числе и спиртных напитков, в состав представительских расходов. К представительским расходам относят, в том числе, затраты на официальный приём. Это разрешено пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Конкретный состав расходов на проведение официального приема Налоговым кодексом не регламентируется. В Минфине России, согласно тексту письма № 03-03-06/1/3120, считают, что в перечне продуктов питания, которые компания покупает для официального приема, могут быть и спиртные напитки.
Поэтому стоимость алкогольных напитков, которые куплены для официального приема, можно включать в налоговую базу при расчете налога на прибыль. Но при условии, что такие расходы экономически оправданы и документально подтверждены. Если в вашей компании на приеме либо сразу после него подписывается несколько сделок, то с обоснованием расходов у вас проблем не возникнет. А если это не так, то заранее подумайте, что разумного можно написать в обоснование таких представительских расходов.
Налоговики в 2020-2021 годах при проверке сняли представительские расходы в связи с их необоснованностью. В состав этих расходов входила оплата спиртных напитков.
Суд установил, что обществом осуществлены представительские расходы, связанные с вводом в эксплуатацию и открытием автодороги. Характер расходов подтвержден первичными бухгалтерскими документами.
По данному эпизоду вынесен следующий вердикт. Поскольку нормы законодательства о налогах и сборах не содержат положений, запрещающих включение в расходы, уменьшающие доходы, стоимости потребления спиртных напитков, факт наличия у общества расходов подтвержден надлежащим образом, оформленным авансовым отчетом, товарным чеком. Поэтому нижестоящие суды обоснованно указали на правомерность включения затрат, понесенных на представительские расходы, в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли (постановление № Ф09-1131/10-С3).
Заметим, что Минфин тоже не возражает против включения затрат на приобретение алкогольных напитков в состав представительских расходов при соблюдении прочих условий для признания таких расходов в налоговом учете (письмо Минфина России № 03-03-04/4/136).
Смета на представительские расходы в 2020-2021 годах
В большинстве случаев организации не могут существовать без поставщиков и покупателей. Поэтому перед руководством компании встает вопрос о налаживании деловых отношений с представителями контрагентов. К тому же может потребоваться обговорить рабочие вопросы по заключаемым договорам или прояснить что-то по текущим поставкам. Для этого и нужна смета представительских расходов на проведение официальной встречи.
Те направления, на которые могут быть потрачены деньги в рамках представительских расходов, четко указаны в Налоговом кодексе РФ. Это проведение переговоров, имеющих целью установление или поддержания сотрудничества, с представителями других организаций и организация заседаний руководящего органа организации (собрания акционеров или совета директоров).
Только эти расходы в 2020-2021 годах можно включить в налоговую базу (п. 2 ст. 264 НК РФ):
• официальный прием и обслуживание партнеров и лиц, представляющих интересы компании;
• доставка указанных физических лиц до места, где проводится мероприятие (например, ресторана или конференц-зала) и обратно;
• перевод текстов (презентаций и т.п.), использующихся на представительском мероприятии, а также перевод выступлений участников на другие языки внештатными переводчиками.
Данная категория расходов вызывает особое внимание ИФНС, и поэтому нуждается в правильном оформлении. Один из требующихся документов – смета представительских расходов на текущий год.
Кроме нее понадобятся и другие бумаги:
• приказ директора компании об осуществлении расходов на представительские цели;
• отчет о проведении представительского мероприятия;
• акт об осуществлении представительских расходов.
Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина № 03-03-06/1/675, № 03-03-06/4/26.
По мнению чиновников, особое внимание нужно уделить отчету о проведении представительского мероприятия, указав в нем:
• цели и результаты;
• дату и место проведения;
• состав и количество участников с обеих сторон;
• сумма понесенных компаний затрат.
Вообще, подобные расходы можно подтвердить любыми документами, которые подтверждают факт их осуществления, и то, что эти расходы экономически обоснованы. Объясняется это тем, что Налоговым кодексом конкретный перечень документов для этого вида расходов не установлен (п. 2 ст. 264 НК РФ). Главное, что составленные компанией документы содержали все обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).
Естественно, что кроме указанных бумаг, в том числе, и сметы представительских расходов (скачать бланк можно в конце статьи) для подтверждения расходов нужно иметь кассовые чеки предприятий общепита, счета-фактуры, акты и другие первичные документы. Без них отстоять правомерность осуществления расходов не удастся (см., например, письма Минфина № 03-03-Р3/16288, ФНС № ГД-4-3/8852).
Составляя смету представительских расходов нужно помнить, что документ может быть утвержден не только собственниками бизнеса, но и руководителем организации. В таком случае приказ о представительских расходах не нужен, ведь документы будут дублировать друг друга. В документе рекомендуется указать планируемые статьи расходов и соответствующие им суммы.
Акт на представительские расходы в 2020-2021 годах
Что понимается под представительскими расходами? Определение таких затрат приведено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Это расходы организации на официальный прием и обслуживание представителей других организаций (которые участвуют в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества), а также участников организации (которые прибыли на заседания совета директоров или иного руководящего органа).
Представительские расходы в 2020-2021 годах включают в себя следующие статьи:
• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
• транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
В целях признания расходов представительскими не имеет значения место проведения указанных выше мероприятий. С другой стороны, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Для того, чтобы у проверяющих не возникло вопросов по поводу обоснованности признания представительских расходов, их необходимо подтвердить документально (Письмо Минфина № 03-03-06/1/675). В первую очередь, понадобится приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем указываются цель, место проведения мероприятия, а также лица, которые будут в нем участвовать. Помимо приказа руководитель утверждает смету представительских расходов. А подтверждением факта проведения представительского мероприятия будет являться отчет, который рассматривается финансовым ведомством также как один из необходимых документов (Письмо Минфина № 03-03-РЗ/16288). А нужен ли акт на списание представительских расходов?
Естественно, к отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие такие расходы (акты выполненных работ или оказанных услуг, накладные, чеки ККТ и т.д.).
С другой стороны, в отчете может не приводиться детализация представительских расходов, а указана лишь их общая сумма. В этом случае в отчете делается отсылка на акт списания представительских расходов, в котором будет приведен подробный перечень затрат. И уже к акту нужно будет приложить первичные документы, подтверждающие понесенные расходы. Акт обычно составляется комиссией в одном экземпляре и утверждается руководителем организации.
Сказанное означает, что акт не является обязательным документом и может составляться как дополняющий к отчету о представительском мероприятии.
Расходы на представительские мероприятия в общем случае учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности и отражаются следующим образом (ПБУ 10/99, Приказ Минфина № 94н):
- Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.
- Кредит счетов 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.
В налоговом учете представительские расходы нормируются. При налогообложении прибыли учесть представительские расходы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно в размере не более 4% от расходов на оплату труда в том отчетном (налоговом) периоде, в котором представительское мероприятие было проведено (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).
Перечень представительских расходов в 2020-2021 годах
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Необходимо отметить, что в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ в 2020-2021 годах определен перечень расходов, относящихся к представительским. К ним отнесены затраты налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание, в частности, представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, в том числе на буфетное обслуживание во время переговоров.
Представительские расходы в командировке в 2020-2021 годах
Представительские расходы — траты компании на переговоры с другими юрлицами и бизнесменами для налаживания и поддержания выгодных взаимосвязей. Также к ним относятся затраты на проведение заседаний руководящего состава юрлица.
Состав и порядок учета представительских расходов регулирует п. 2 ст. 264 НК РФ.
Если сотрудник в 2020-2021 годах отправляется в поездку для участия в деловых встречах с контрагентами, то к представительским расходам в командировке можно отнести:
• проведение банкета, ужина или фуршета для представителей контрагентов и других сотрудников юрлица;
• транспортные расходы на подвоз участников встречи к месту ее проведения;
• работу нанятых переводчиков, которые не состоят в штате компании.
Траты на оформление зала для проведения официального мероприятия учитывать в составе представительских расходов нельзя (письмо Минфина № 03-03-06/1/176).
При проведении банкета фирма может принять к учету не только траты на продукты питания (в том числе и экзотические), но и на алкогольную продукцию: НК РФ и Минфин этого не запрещают, судьи в споре с налоговиками становятся на сторону юрлиц (постановление ФАС Поволжского округа № А55-14189).
Командированный сотрудник может пригласить представителей других предприятий в театр, боулинг или сауну, однако такие расходы включать в состав представительских запрещено (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Список представительских расходов является закрытым, включать в него любые траты компании, которые прямо не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ, нельзя.
Представительские расходы в служебной поездке в налоговом учете учитываются в рамках норм — не больше 4% фонда заработной платы за отчетный период, в котором были понесены затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). В бухгалтерском учете такие расходы признаются полностью.
Для принятия трат к учету у бухгалтера должна быть подтверждающая первичка: чеки ККТ из заведений общепита и магазинов, акты выполненных работ, предоставленные переводчиками и транспортными фирмами, накладные, счета-фактуры и т. д.
Чтобы налоговики при проверке не сняли представительские расходы, надо доказать их экономическую обоснованность.
Для этого оформите следующие документы:
• приказ руководителя компании о проведении в командировке деловой встречи;
• смету представительских расходов;
• отчет о проведении мероприятия, в котором будут зафиксированы цель и достигнутые результаты, состав участников, место и дата проведения.
Налоговики тщательно следят за тем, чтобы компания учитывала только траты на официальные встречи с деловыми партнерами юрлица. Если же в командировке переговоры о сотрудничестве не увенчались успехом, инспекторы могут оспорить целесообразность учета таких расходов. Тогда опирайтесь на письмо Минфина № 03-03-06/2/11897 и судебную практику (постановление ФАС Уральского округа № Ф09-8529/08-С2).
Чтобы избежать претензий инспекторов, зафиксируйте письменно намерение заключить договор с контрагентом в будущем или составьте подробный протокол переговоров, из которого будет видно, что обсуждения носили деловой характер, а договор не был заключен по объективным и весомым причинам, например неуступчивости контрагента в цене поставки.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
