«Положение об использовании денежных средств на представительские расходы» – это локальный акт организации, который определяет:
• какие именно расходы данная компания или предприниматель считают для себя представительскими;
• порядок расходования средств на представительские цели;
• лимит, в пределах которого можно производить представительские расходы, принимаемые для целей налогообложения;
• иные необходимые регламенты и нормативы, касающиеся представительских расходов.
В Положении может быть назначена комиссия по утверждению представительских расходов: её функции, члены и председатель.
В Положении также закрепляют формы документов по представительскому мероприятию: программу, смету, отчет, акт о принятии/непринятии представительских расходов и т. п.
В Положении в 2020-2021 годах утверждают следующие важные моменты, которые помогают контролировать расходы на деловые мероприятия:
1. Порядок выделения и получения денежных средств на представительские расходы. Например, в некоторых случаях на такие цели выдают корпоративную банковскую карту, которую используют только для проведения представительских мероприятий. На данную карту можно ежемесячно (или по другому установленному графику) перечислять денежные средства в пределах определенного лимита, закрепленного в том же Положении. Также определяют сроки и ответственных лиц за перечисление денежных средств на корпоративные представительские карты. Расходование работниками компании денег на представительские цели происходит исключительно с корпоративных карт по безналичному расчету. В случае необходимости предварительного выделения денежных средств определенным работникам с целью проведения иных представительских мероприятий выдача денежных средств на такие расходы возможна на основании служебной записки, согласованной с руководителем компании.
2. Перечень должностей сотрудников, которым разрешено нести представительские расходы. Сотрудники, перечень которых утвержден в данном Положении, могут осуществлять расходы тоже по перечню. Например:
• на буфетное обслуживание в офисе (чай, кофе, вода и т. п. на переговоры в офисе компании);
• покупку и изготовление необходимых принадлежностей (бумаги, блокнотов, авторучек, раздаточных материалов для участников встречи и т. п.);
• проведение представительских мероприятий вне офиса (заказ завтраков или обедов в ресторане, аренда конференц-зала и т. п.).
3. Порядок подтверждения представительских расходов. В этом разделе определяют срок подготовки и передачи отчета по проведенному представительскому мероприятию. Также приводят перечень подтверждающих документов, которые должны быть подготовлены по каждой деловой встрече.
В основном это документы, на которых настаивают налоговые органы:
• утвержденная Программа мероприятия (по форме согласно приложению к Положению);
• утвержденная смета расходов на представительские цели (форму тоже разрабатывают и прилагают);
• отчет о проведении деловой встречи (приема), круглого стола и т. п. (с формами в приложениях);
• авансовый отчет.
В Положении может быть указано, что к авансовому отчету прилагают первичные учетные (расчетные) документы, подтверждающие факт расходования денежных средств.
Такими документами, в частности, являются:
• чеки и онлайн-чеки от контрагентов – с указанием количества, цены/стоимости приобретенных товаров (работ, услуг);
• иные подлинные первичные документы, подтверждающие произведенные затраты и содержащие все реквизиты, необходимые для принятия к налоговому учету.
При безналичных расчетах представляют расчетные документы на оплату услуг транспортных организаций, предприятий общественного питания, услуг переводчиков и другие необходимые документы.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
