В большинстве случаев организации не могут существовать без поставщиков и покупателей. Поэтому перед руководством компании встает вопрос о налаживании деловых отношений с представителями контрагентов. К тому же может потребоваться обговорить рабочие вопросы по заключаемым договорам или прояснить что-то по текущим поставкам. Для этого и нужна смета представительских расходов на проведение официальной встречи.
Те направления, на которые могут быть потрачены деньги в рамках представительских расходов, четко указаны в Налоговом кодексе РФ. Это проведение переговоров, имеющих целью установление или поддержания сотрудничества, с представителями других организаций и организация заседаний руководящего органа организации (собрания акционеров или совета директоров).
Только эти расходы в 2020-2021 годах можно включить в налоговую базу (п. 2 ст. 264 НК РФ):
• официальный прием и обслуживание партнеров и лиц, представляющих интересы компании;
• доставка указанных физических лиц до места, где проводится мероприятие (например, ресторана или конференц-зала) и обратно;
• перевод текстов (презентаций и т.п.), использующихся на представительском мероприятии, а также перевод выступлений участников на другие языки внештатными переводчиками.
Данная категория расходов вызывает особое внимание ИФНС, и поэтому нуждается в правильном оформлении. Один из требующихся документов – смета представительских расходов на текущий год.
Кроме нее понадобятся и другие бумаги:
• приказ директора компании об осуществлении расходов на представительские цели;
• отчет о проведении представительского мероприятия;
• акт об осуществлении представительских расходов.
Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина № 03-03-06/1/675, № 03-03-06/4/26.
По мнению чиновников, особое внимание нужно уделить отчету о проведении представительского мероприятия, указав в нем:
• цели и результаты;
• дату и место проведения;
• состав и количество участников с обеих сторон;
• сумма понесенных компаний затрат.
Вообще, подобные расходы можно подтвердить любыми документами, которые подтверждают факт их осуществления, и то, что эти расходы экономически обоснованы. Объясняется это тем, что Налоговым кодексом конкретный перечень документов для этого вида расходов не установлен (п. 2 ст. 264 НК РФ). Главное, что составленные компанией документы содержали все обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).
Естественно, что кроме указанных бумаг, в том числе, и сметы представительских расходов (скачать бланк можно в конце статьи) для подтверждения расходов нужно иметь кассовые чеки предприятий общепита, счета-фактуры, акты и другие первичные документы. Без них отстоять правомерность осуществления расходов не удастся (см., например, письма Минфина № 03-03-Р3/16288, ФНС № ГД-4-3/8852).
Составляя смету представительских расходов нужно помнить, что документ может быть утвержден не только собственниками бизнеса, но и руководителем организации. В таком случае приказ о представительских расходах не нужен, ведь документы будут дублировать друг друга. В документе рекомендуется указать планируемые статьи расходов и соответствующие им суммы.
В советские времена у телефонисток на коммутаторе висел лозунг, из которого следовало, что они все ратуют за свободные сексуальные отношения. Что это был за лозунг?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
