Представительские расходы — траты компании на переговоры с другими юрлицами и бизнесменами для налаживания и поддержания выгодных взаимосвязей. Также к ним относятся затраты на проведение заседаний руководящего состава юрлица.
Состав и порядок учета представительских расходов регулирует п. 2 ст. 264 НК РФ.
Если сотрудник в 2020-2021 годах отправляется в поездку для участия в деловых встречах с контрагентами, то к представительским расходам в командировке можно отнести:
• проведение банкета, ужина или фуршета для представителей контрагентов и других сотрудников юрлица;
• транспортные расходы на подвоз участников встречи к месту ее проведения;
• работу нанятых переводчиков, которые не состоят в штате компании.
Траты на оформление зала для проведения официального мероприятия учитывать в составе представительских расходов нельзя (письмо Минфина № 03-03-06/1/176).
При проведении банкета фирма может принять к учету не только траты на продукты питания (в том числе и экзотические), но и на алкогольную продукцию: НК РФ и Минфин этого не запрещают, судьи в споре с налоговиками становятся на сторону юрлиц (постановление ФАС Поволжского округа № А55-14189).
Командированный сотрудник может пригласить представителей других предприятий в театр, боулинг или сауну, однако такие расходы включать в состав представительских запрещено (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Список представительских расходов является закрытым, включать в него любые траты компании, которые прямо не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ, нельзя.
Представительские расходы в служебной поездке в налоговом учете учитываются в рамках норм — не больше 4% фонда заработной платы за отчетный период, в котором были понесены затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). В бухгалтерском учете такие расходы признаются полностью.
Для принятия трат к учету у бухгалтера должна быть подтверждающая первичка: чеки ККТ из заведений общепита и магазинов, акты выполненных работ, предоставленные переводчиками и транспортными фирмами, накладные, счета-фактуры и т. д.
Чтобы налоговики при проверке не сняли представительские расходы, надо доказать их экономическую обоснованность.
Для этого оформите следующие документы:
• приказ руководителя компании о проведении в командировке деловой встречи;
• смету представительских расходов;
• отчет о проведении мероприятия, в котором будут зафиксированы цель и достигнутые результаты, состав участников, место и дата проведения.
Налоговики тщательно следят за тем, чтобы компания учитывала только траты на официальные встречи с деловыми партнерами юрлица. Если же в командировке переговоры о сотрудничестве не увенчались успехом, инспекторы могут оспорить целесообразность учета таких расходов. Тогда опирайтесь на письмо Минфина № 03-03-06/2/11897 и судебную практику (постановление ФАС Уральского округа № Ф09-8529/08-С2).
Чтобы избежать претензий инспекторов, зафиксируйте письменно намерение заключить договор с контрагентом в будущем или составьте подробный протокол переговоров, из которого будет видно, что обсуждения носили деловой характер, а договор не был заключен по объективным и весомым причинам, например неуступчивости контрагента в цене поставки.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
