Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.
Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов в 2020 году можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):
• переговоров с представителями других компаний и клиентами - физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;
• заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.
К таким расходам относятся, в частности, затраты:
• на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;
• по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• на буфетное обслуживание во время мероприятия;
• на услуги переводчиков во время мероприятия.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.
В таком отчете должны быть указаны:
• время и место проведения мероприятия;
• программа мероприятия;
• состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
• величина расходов на организацию мероприятия.
Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.
Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.
Помимо отчета лучше иметь еще два документа:
1. приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
2. смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.
Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива - 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.
Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.
В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.
Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками:
• Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам;
• Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» - Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Представительские расходы как отдельная категория затрат определены положениями ст. 264 НК РФ. Фактически данные положения, что устанавливают порядок использования, а также, в частности, нормирование представительских расходов, — единственные, что приняты в нормативных актах на федеральном уровне.
В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы могут использоваться плательщиками налога на прибыль в целях уменьшения налогооблагаемой базы — в величине, не превышающей 4% от расходов на оплату труда в соответствующий налоговый период. Собственно, это единственный лимит с точки зрения применения расходов, о которых идет речь, в целях оптимизации налоговой базы.
Перспективы снижения платежной нагрузки фирмы, что уплачивает налог на прибыль в 2020 году, таким образом, зависят:
• от величины представительских расходов;
• величины расходов на оплату труда.
Рассмотрим то, каким образом определяется первый и второй показатель, а также то, за счет каких методов фирма может увеличить соответствующие показатели.
Представительские расходы в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ могут быть представлены:
• расходами на организацию официальных мероприятий;
• в виде оплаты транспортных, буфетных услуг в рамках проведения данных мероприятий;
• в виде оплаты услуг переводчика, заказанных в рамках проведения официальных мероприятий.
По мнению судей, этот перечень не является закрытым. Это означает возможность признания в составе представительских прямо не упомянутых в п. 2 ст. 264 НК РФ расходов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа № Ф04-9370(30552-А81-27)). Хотя не исключены споры с контролирующими органами по обоснованности включения в состав представительских расходов тех или иных затрат компании.
Так, чиновники и судьи не против того, чтобы в составе представительских расходов была учтена стоимость спиртных напитков, приобретенных для организации деловых мероприятий по заключению договоров с клиентами (письмо Минфина России № 03-03-06/1/176).
Однако не следует расширять этот перечень бесконтрольно, так как данный вид расходов находится под пристальным вниманием контролирующих органов. К примеру, нельзя отнести к представительским расходы на организацию фуршета, аренду теплохода и оплату труда артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара, а также расходы на проживание гостей, так как указанные расходы не предусмотрены положениями п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России № 03-03-06/1/796).
Аналогичного мнения чиновники придерживаются и относительно расходов на кофе, чай и сладости, которыми угощают в компании своих клиентов (письмо Минфина России № 03-03-06/1/327).
Услуги, оплата которых формирует представительские расходы предприятия, в общем случае могут быть оказаны в отношении:
• гостей официального мероприятия, представляющих сторонние организации;
• иных участников официального мероприятия, что прибывают на заседание руководящего органа предприятия;
• штатных сотрудников предприятия, которые в статусе официальных лиц участвуют в переговорах.
Таким образом, активное изучение правоприменительной практики (с учетом разъяснений чиновников) — ключевой фактор максимизации представительских расходов, что могут быть использованы в целях оптимизации налогообложения предприятия. Но даже если работа в данном направлении будет проведена ответственными сотрудниками фирмы успешно — как мы отметили выше, представительские расходы нормируются в размере 4% от затрат на оплату труда. Поэтому следующая задача предприятия — максимально эффективно определить учетную величину данных затрат.
В соответствии с положениями ст. 255 НК РФ, к расходам на оплату труда относятся предусмотренные законом, трудовыми и коллективными договорами начисления, выплаты сотрудникам, расходы на их содержание.
Это могут быть, в частности, выплаты:
• по окладам, тарифам, сдельным расценкам, процентам от выручки;
• в виде премий, стимулирующих надбавок;
• в счет оплаты коммунальных услуг, питания, жилья, которые бесплатно предоставляются работникам;
• в счет приобретения спецодежды, обуви для сотрудников;
• в виде среднего заработка, перечисляемого сотрудникам по тем или иным основаниям;
• в виде компенсаций за неиспользованный отпуск;
• выходные пособия и иные начисления увольняемым сотрудникам;
• вознаграждения сотрудникам за выслугу лет;
• в виде районных, северных надбавок;
• в виде компенсации стоимости проезда на различных видах транспорта;
• оплата труда в период вынужденного прогула либо выполнения более низкооплачиваемой работы;
• платежи в государственные внебюджетные фонды, в частные фонды по договорам добровольного пенсионного страхования;
• расходы работодателя на оформление ДМС для сотрудников;
• в виде зарплаты сотрудникам, работающим на вахте;
• суммы, перечисленные физлицам за работу, выполненную по контрактам с государственными организациями;
• начисления сотрудникам предприятия, проходящим обучение в сторонних организациях с отрывом от работы;
• начисления сотрудникам-донорам за дни прохождения обследования в медучреждениях, сдачи крови, а также в периоды отдыха после сдачи крови;
• суммы, перечисленные физлицам за работу, выполненную по гражданско-правовым договорам;
• начисления военнослужащим, которые проходят службу на унитарных предприятиях и в иных госучреждениях (если налогоплательщик имеет отношение к деятельности данных структур);
• доплаты сотрудникам с инвалидностью;
• резервные отчисления на оплату отпусков, вознаграждений за выслугу лет, а также перечисления по итогам трудовой деятельности за год;
• представленные суммами в счет компенсации процентов по жилищным кредитам, взятым сотрудниками;
• прочие перечисления в пользу работника, что предусмотрены договором между ним и фирмой.
В расходы на оплату также включается компенсация работодателя за непредоставление сотрудникам в установленных законом случаях бесплатного жилья, коммунальных и прочих подобных им услуг (п. 4 ст. 255 НК РФ).
Отметим, что приобретение фирмой спецодежды и обуви для работников, которое формирует представительские расходы, предполагает, что:
• сотрудники не компенсируют стоимость спецодежды и обуви за свой счет;
• спецодежда и обувь передается в собственность сотрудников.
Таким образом, по каждому из приведенных оснований может формироваться база для исчисления лимита по представительским расходам, который составляет 4% от нее.
В общем случае представительские расходы списываются по итогам отчетного периода — 1-го квартала, полугодия, 9 месяцев или года в пределах лимита, рассмотренного нами выше, — 4% от расходов на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.
Часто бывает, что объем представительских расходов в рамках одного отчетного периода превышает лимит, вследствие чего в налоговом учете предприятия в течение года формируется некий остаток представительских расходов, не учтенных в расчете прибыли. В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ данные расходы могут быть списаны («включены в состав прочих расходов») в течение налогового периода.
Отмеченную норму правомерно понимать как устанавливающую возможность для досписания образовавшихся в течение года сверхлимитных представительских расходов. Но только при условии, что к концу года расходы на оплату труда составят сумму, которой достаточно для осуществления такого досписания.
Если сверхлимитные представительские расходы досписываются, то в бухучете фирмы одновременно осуществляется:
• досписание входного НДС по представительским расходам;
• уменьшение величины отложенных налоговых активов по соответствующим расходам.
Как оформить представительские расходы в 2020 году
Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются.
Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:
• материальные затраты;
• амортизационные;
• связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
• прочие.
Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы в 2020 году можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.
Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):
• дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
• дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).
Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.
Факторы, не имеющие значения для определения представительских расходов:
1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним представительские расходы не относятся.
2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.
В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским.
К ним относятся следующие траты:
1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
• завтрак;
• обед;
• выездное заседание. Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.
2. Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
3. Трансфер участников до места приема и обратно.
4. Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.
Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.
По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.
Неправомерно учитывать как представительские расходы:
• обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
• средства на развлекательную программу для участников;
• стоимость экскурсий;
• деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
• финансы на оформление зала для мероприятия;
• медицинские траты, если они потребовались;
• проезд и проживание гостей;
• оплата визовых услуг участников;
• траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
• любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).
Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.
Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ № 26н):
1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.
В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:
• прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
• их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.
Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации.
В качестве таких актов могут выступать:
• приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
• программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
• смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
• отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
• акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
• платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.
В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).
Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.
Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов:
• 1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.
• 2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.
• 3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.
Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.
Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.
Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).
Приказ на представительские расходы 2020 года
Большое внимание налоговых служб уделяется расходам компаний на организацию деловых переговоров, именуемым как представительские.
Такие затраты позволяют бизнес-субъектам уменьшать налогооблагаемую базу, поэтому должны быть:
• фактически обоснованы;
• надлежащим образом оформлены.
Ст. 264 Налогового кодекса РФ допускает осуществление представительских расходов на прием и на организацию сервиса для:
• доверенных лиц контрагентов;
• работников самой компании, если они участвуют в переговорах;
• участников заседаний руководящих органов компании.
Расходы в 2020 году могут покрывать:
• организацию банкетов, фуршетов и иных подобных мероприятий;
• транспортные услуги;
• услуги переводчиков, если таковых нет в штате компании.
В качестве представительских налоговые службы не примут затраты, произведенные компанией на лечение, развлечения и организацию отдыха.
Чтобы контролирующими органами были подтверждены расходы по ведению переговоров, а налоговая база бесспорно уменьшена, налогоплательщику необходимо:
• находиться на общей системе налогообложения;
• учитывать только затраты, которые не превышают 4 процента от суммы, направленной работодателем на оплату труда в том же отчетном периоде.
Согласно Письму Министерства финансов РФ №03-03-06/1/807 оформление затрат на деловые встречи и переговоры осуществляется на основании подтверждающих эти расходы документов, основным из которых является Приказ о представительских расходах.
Распоряжение составляется на официальном бланке компании. Официально утвержденной структуры приказа не существует.
Однако практика показывает, что в качестве неотъемлемых элементов в распоряжение о представительских расходах необходимо включать:
• фирменное наименование налогоплательщика;
• название приказа (например, «Приказ об организации мероприятия по проведению деловых переговоров с ООО «ААА», «Приказ об организации банкета совета директоров» и т.д.);
• порядковый номер документа;
• дату и место вынесения распоряжения;
• цель документа (не должна совпадать с его названием, например: «для согласования условий контакта», «для выработки стратегии развития бизнеса» и т.д.);
• ФИО и должность сотрудников, которым поручается представление интересов компании;
• название мероприятия (может совпадать с названием приказа) и место его проведения;
• лимит затрат, выделенный на данное мероприятие (в виде таблицы);
• срок составления отчета о потраченных суммах и иной сопутствующей документации;
• ФИО и должность лица, контролирующего исполнение распоряжения.
Приказ о представительских расходах подписывает руководитель организации либо лицо, имеющее полномочия для вынесения подобных распоряжений. В ознакомлении с приказом расписываются ответственные за исполнение должностные лица. Если их более 3-х, подписи целесообразно проставлять на отдельном листе, тогда составляется лист ознакомления с приказом.
К распоряжению по затратам всегда прилагаются дополнительные подтверждающие документы, которые оформляются как до вынесения приказа, так и после него.
Это могут быть:
• сметы расходов;
• подробные программы мероприятий;
• документы, подтверждающие суммы затрат (например, договоры об оказании транспортных или кейтеринговых услуг, чеки, квитанции и т.д.);
• отчеты;
• акты принятия затрат руководителем.
Зачастую сметы расходов оформляются в организациях заранее, на основе общего бизнес-плана по проведению гостевых мероприятий. Для согласования предстоящих затрат, как правило, в начале года, составляется общий приказ об утверждении представительских затрат (или о нормировании) расходов на год, полгода или месяц.
Срок вынесения приказа о представительских расходах в законах РФ не определяется. Согласно общим требованиям кадрового делопроизводства соответствующие распоряжения лучше оформлять не позднее чем за три рабочих дня. Однако, если на организацию мероприятия необходимо больше времени, приказ стоит подписать заранее.
Первичные документы, которые отражают точные суммы расходов, оформляются в процессе организации мероприятий. Они прилагаются к отчетам, которые необходимы бухгалтерской службе для учета денежных средств, выданных сотрудникам на организацию мероприятий.
После проведения соответствующих встреч и переговоров отвечающие за мероприятия сотрудники и работодатель подписывают акт о представительских расходах, в котором отражаются:
• выполненные должностными лицами работы, оказанные услуги по организации мероприятий;
• фактические затраты по каждой категории.
Наиболее часто встречаются ситуации, когда приказ о представительских расходах составляется без документов, фактически подтверждающих затраты (чеки, квитанции, сметы и прочее). В этом случае при уменьшении компанией налогооблагаемой базы на суммы таких расходов налоговый орган произведет доначисление обязательных платежей. Неуплата доначисленных налогов приведет к взысканию с организации пеней и штрафов.
Приказ о представительских расходах не стоит путать с приказом об оплате услуг представителей.
Последний содержит требование руководителя произвести расчет с гражданами, не входящими в штат работников и привлеченными по гражданско-правовому договору об оказании услуг для представления интересов компании в судах или органах власти.
Сроки хранения учетных данных компании регламентированы в Приказе Минкультуры России (№558). Приказы о представительских расходах можно отнести к документам, затрагивающим вопросы основной деятельности. Они должны храниться на предприятии постоянно. Подтверждающие исполнение приказа о представительских расходах документы (отчеты, акты сотрудников, первичная документация) необходимо хранить в компании в течение 5 лет с момента их составления.
Представительские расходы КОСГУ в 2020 году
Бюджетное законодательство не содержит определения представительских расходов. В данной ситуации необходимо обратиться к нормам налогового законодательства, а именно к п. 2 ст. 264 НК РФ.
К представительским расходам относятся затраты на официальный прием и (или) обслуживание представителей других компаний, участвующих в переговорах для установления или поддержания взаимного сотрудничества, и участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий.
Официальный прием и обслуживание в 2020 году включают затраты по оплате:
• завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для названных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика;
• транспортного обеспечения доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетного обслуживания во время переговоров и официальных мероприятий;
• услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Отметим, что нормы для приема иностранных делегаций на территории Российской Федерации регламентируются локальными актами федеральных органов исполнительной власти, а выплаты производятся за счет и в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным органом исполнительной власти на руководство и управление в сфере установленных функций.
Согласно требованиям Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. приказом Министерства финансов Российской Федерации № 65н:
• представительские расходы необходимо отражать по ст. 290 «Прочие расходы» классификации операций сектора государственного управления;
• расходы на оплату услуг перевозки (в части, не относящейся к категории представительских расходов) - по подстатье 222 «Транспортные услуги»;
• расходы на оплату услуг по организации питания (в части, не относящейся к категории представительских расходов) - по подстатье 226 «Прочие работы, услуги».
Аналогичные разъяснения также даны в Письме Минфина РФ № 02-05-10/39837.
Отчет о представительских расходах в 2020 году
Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.
При отсутствии документального подтверждения в 2020 году указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие принципам признания расходов согласно п.1 ст.252 НК РФ.
В отношении представительских расходов такими документами могут являться:
• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям;
• иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами:
• в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные этому лицу соответствующими организациями. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказания услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм;
• при заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.
Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.
В данном документе ясно прослеживается цель проведения приема представителей компании-партнера.
В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.
Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов либо предельные расходы на конкретное мероприятие.
Представительские расходы при УСН доходы в 2020 году
Это могут быть расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, в общем, любое мероприятие, которое помогает установить и (или) поддержать взаимное сотрудничество.
Таким образом, в 2020 году представительскими считаются затраты на прием и обслуживание не только уже действующих партнеров, но и потенциальных. При этом в качестве партнеров рассматриваются как организации, так и физические лица (см., напр., письма Минфина России № 03-03-06/1/14731, № 03-03-06/2/32859).
К представительским расходам относятся также и расходы на прием участников, прибывших на заседания совета директоров (наблюдательного совета, правления) или иного руководящего органа компании (п. 2 ст. 264 НК РФ). Место проведения подобных встреч значения не имеет.
В состав представительских расходов включаются:
• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории организации, так и за ее пределами, например в ресторане для этих лиц, а также официальных лиц самой компании, участвующих в переговорах. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков (письма Минфина № 03-03-06/1/176, УФНС по г. Москве № 20-12/034115);
• транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров при проведении представительских мероприятий;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Надо сказать, что конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован.
Однако следует учитывать, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным статьей 252 НК РФ, а именно должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (см., напр., письмо Минфина № 03-03-06/1/53004).
Обратите внимание, что в любом случае к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (на что прямо указано опять же в п. 2 ст. 264 НК РФ).
В частности, нельзя учесть для целей налогообложения расходы (Письмо Минфина № 03-03-06/1/796):
• на развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны и т. п.);
• на оплату проезда и проживания лиц, приглашенных для участия в представительском мероприятии из других населенных пунктов;
• на приобретение подарков, призов, дипломов для участников мероприятия (см. письмо Минфина № 03-03-06/1/176).
Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.
В таком отчете должны быть указаны:
• время и место проведения мероприятия;
• программа мероприятия;
• состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
• величина расходов на организацию мероприятия.
Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.
Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия (см. письма Минфина № 03-03-РЗ/16288, ФНС № ГД-4-3/8852).
Помимо отчета лучше иметь еще два документа (см. письма Минфина России № 03-03-06/1/675, № 03-03-06/4/26):
• приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
• смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.
«Упрощенцы» не освобождены от ведения бухучета (ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Таким образом, представительские расходы компания на УСН должна отразить в бухучете.
Напомним, что расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, с приобретением и продажей товаров в бухучете относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина № 33н). Очевидно, что к таким расходам в полной мере можно отнести и затраты на проведение представительских мероприятий.
Согласно пункту 16 ПБУ 10/99 в бухучете расходы признаются при наличии следующих условий:
• расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
• сумма расхода может быть определена;
• имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Такая уверенность имеет место быть в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.
Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухучете организации признается дебиторская задолженность.
Организация, применяющая УСН, в соответствии с требованием рациональности ведения бухгалтерского учета вправе не отражать предъявленный исполнителем НДС предварительно на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», а сразу включать его в стоимость услуг, если такой порядок закреплен в ее учетной политике (п. п. 6, 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России № 106н).
Законодательством четко определен исчерпывающий перечень расходов, признаваемых на УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
В данном перечне не поименованы представительские расходы.
Потому-то «упрощенцы» и не вправе включить такие затраты в расходы, учитываемые при исчислении единого налога (на что, в частности, указано в Письме Минфина № 03-03-02-04/1/22).
В самом деле, данное письмо достаточно древнее, но его актуальность по сей день оно не утратило - за это время в перечень «упрощенных» расходов так и не были включены представительские расходы.
Таким образом, так как представительские расходы не поименованы в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы (установленном п. 1 ст. 346.16 НК РФ), то при УСН представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя (см. письмо Минфина № 03-03-02-04/1/22).
Также необходимо отметить, что и «входной» НДС по представительским расходам нельзя учесть в целях налогообложения.
Дело в том, что «упрощенцам» с объектом налогообложения «доходы минус расходы» при определении базы по единому налогу можно учитывать суммы НДС по оплаченным товарам (работам, услугам), приобретенным налогоплательщиком и подлежащим включению в состав расходов в соответствии с указанной статьей и статьей 346.17 НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, учитываются при налогообложении по мере реализации указанных товаров (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Так как представительские расходы при определении «упрощенной» налоговой базы не учитываются, то соответственно «входной» НДС на УСН в части, относящийся к представительским расходам в расходах не учитывается.
Таким образом, НДС, предъявленный контрагентом, поскольку не выполняются требования подпункта 8 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, не может быть учтен в целях налогообложения.
Положение о представительских расходах 2020 года
Среди локальных актов организации выделяют организационные документы. К ним относятся:
• штатное расписание;
• коллективный договор;
• правила трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании;
• должностные инструкции;
• положение о представительских расходах.
Налогоплательщики, относящиеся к микропредприятиям, могут в 2020 году не разрабатывать локальные акты, а включить их положения в трудовые договоры с сотрудниками, составленные по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства № 858.
При утрате статуса микропредприятия право не составлять локальные акты утрачивается. Поэтому компании придется разработать все необходимые документы не позднее 4 месяцев с даты, когда в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства были внесены изменения (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ).
Некоторые формы организационных и распорядительных документов утверждены постановлением Госкомстата № 1. Конечно, образца Положения о представительских расходах предприятия для ООО там нет. Его придется разработать самостоятельно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).
Обычно работа по созданию организационных документов строится по следующей схеме (п. 3.1.1 ГМДОУ, утв. приказом Главархива № 33):
• подготовка проекта;
• согласование;
• доработка;
• визирование;
• утверждение руководителем организации;
• передача на исполнение ответственным работникам.
Для осуществления представительской функции компания может нести представительские расходы, связанные с налаживанием или поддержанием деловых отношений с партнерами по бизнесу. Некоторые из них, удовлетворяющие нормам Налогового кодекса, можно учесть при расчете налога на прибыль.
К ним относится проведение переговоров с представителями других организаций и проведение заседаний руководящего органа компании.
В частности, при определении налоговой базы можно учесть (п. 2 ст. 264 НК РФ):
• затраты на официальный прием и обслуживание приглашенных партнеров и лиц-работников интересы компании;
• доставка участников переговоров до места, где проводится встреча и обратно (например, до ресторана или кафе);
• перевод текстов и выступлений участников.
Чтобы подтвердить понесенные расходы нужно подготовить комплект документов. В него входят чеки онлайн-касс, счета-фактуры, накладные и акты. Кроме это налоговики требуют составлять отчет о представительских расходах, приказ директора, смету и т.д.
Норма представительских расходов в 2020 году
Нормирование представительских расходов носит обязательный характер и регламентируется НК РФ. Это необходимо для правильного расчета налоговой базы по налогу на прибыль. Если не соблюсти предельные величины включаемых в расчет издержек, величина налога на прибыль будет занижена. К представительскому виду затрат относятся расходы, связанные с организацией переговорного процесса с бизнес-партнерами (включая трансфер до места встречи сторон, завтраки и обеды, услуги переводчиков).
Расходы в 2020 году могут быть признаны в учете как составляющая представительских издержек, если обсуждение деловых вопросов носило официальный характер. Судебная практика показывает, что расширение указанного перечня затрат допускается. Такой вывод можно сделать на основании Постановления ФАС Западно-Сибирского округа № Ф04-9370(30552-А81-27).
Минфин в своем Письме № 03-03-06/1/176 обозначил, что в качестве представительских затрат можно признавать и расходы на продукты питания, на спиртные напитки, если это использовалось в процессе переговоров и было необходимо для получения экономической выгоды. В то же время, в Письме Минфина № 03-03-06/1/327 по чаю, кофе и продуктам питания, предназначенным для регулярного угощения представителей контрагентов (экспедиторов и т.п.), введен запрет на отнесение их стоимости в состав представительских издержек. Обоснование – угощение клиентов не является формой деловых переговоров.
Представительский тип затрат для целей налогообложения переносится на статью прочих издержек. В каждом налоговом периоде величина признаваемых представительских трат напрямую зависит от средств, выделенных на оплату труда персонала компании. Чем выше фонд оплаты труда, тем большую сумму представительских затрат можно зачесть при расчете налога на прибыль. Если в налоговом учете эти издержки должны причисляться к прочим тратам в пределах «плавающего» лимита, то в бухгалтерском учете они подлежат отражению полностью в составе расходов, связанных с обычными видами деятельности.
Представительские расходы нормируются в размере 4% от общих затрат, направленных на оплату труда в отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ). Расчет по итогам года должен вестись накопительно. Если за один квартал не удалось учесть всю сумму произведенных затрат, то в следующем квартальном интервале можно включить остаток издержек (если позволяет лимит в новом квартале).
Самостоятельно устанавливать норму расходов субъекты хозяйствования не уполномочены, всем организациям необходимо придерживаться фиксированных 4%, привязанных к расходам, понесенным в связи с оплатой труда наемного персонала. Если компания совмещает ОСНО с ЕНВД, то при определении фонда оплаты труда надо ориентироваться только на ту часть зарплаты, которая относится на работников, реализующих свою трудовую функцию в сфере деятельности ОСНО.
Учет представительских расходов в 2020 году
Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.
Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы в 2020 году на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.
«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.
При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина № 03-03-02-04/1/22).
В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.
Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы.
Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России № 03-03-РЗ/16288):
— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);
— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии. Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В отчете следует указать следующую информацию:
• время и место проведения представительского мероприятия;
• состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика);
• сумма расходов на организацию мероприятия;
• итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).
Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:
• приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
• смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.
Смета на представительские расходы в 2020 году
Смета представительских расходов составляется на каждое мероприятие в отдельности. В ней отражаются перечень запланированных расходов и предельные суммы, выделяемые на эти цели. Если компания часто проводит официальные приемы представителей других организаций, ей целесообразно разработать дополнительный документ — положение о представительских расходах. Такой документ удобен тем, что в нем можно прописать не только порядок проведения представительских мероприятий, но и установить перечень расходов на представительские цели, а также утвердить предельные суммы по каждой статье расходов, например, на месяц, квартал или календарный год.
Кроме того, в 2020 году в данном положении указываются лица, ответственные за организацию и проведение представительских мероприятий и за составление отчетных документов. Здесь же можно установить сроки представления отчетов о состоявшихся мероприятиях (например, три рабочих дня по окончании мероприятия), перечень необходимых подтверждающих документов, а также порядок рассмотрения и утверждения отчетов.
В отчете о проведенных представительских мероприятиях необходимо отразить цели представительских мероприятий, место их проведения, список участников (как от принимающей организации, так и со стороны приглашенных). Отчет должен давать представление о тематике вопросов, поднимавшихся на переговорах, и о достигнутых результатах (например, обсуждение условий и подписание договора или пролонгация контракта, срок действия которого заканчивался). Очевидно, что признать расходы на представительское мероприятие можно лишь в том случае, если вопросы, обсуждавшиеся в ходе его проведения, связаны с деятельностью принимающей стороны, направленной на получение дохода.
Помимо этого, в отчете следует указать итоговую сумму расходов, осуществленных в связи с данным представительским мероприятием, а при необходимости — иные существенные сведения.
Организация вправе оформить отдельный отчет (акт) о фактических расходах на представительское мероприятие (при значительном количестве информации).
Если необходимые первичные документы, подтверждающие расходы на представительские цели, оформлены ненадлежащим образом, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, указанные расходы не могут быть учтены в целях налогообложения.
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются лишь обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Применительно к представительским расходам это означает, что при расчете налога на прибыль можно учесть затраты только на те представительские мероприятия, проведение которых направлено на получение дохода. Кроме того, сами расходы должны быть подтверждены документально.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В Налоговом кодексе не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы. Примерный перечень таких документов приведен в письме Минфина России № 03-03-06/1/807.
Назовем их:
• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров (услуг сторонних организаций или переводчиков), использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, наряд-заказы, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
• отчет о фактических расходах по проведенным представительским мероприятиям.
Если расчеты за товары (услуги), приобретенные для проведения представительского мероприятия, осуществлялись через подотчетных лиц, то должны быть оформлены авансовые отчеты с приложением к ним подтверждающих документов.
Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):
• программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
• утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
• отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм расходов, фактически произведенных на представительские цели).
Собственно представительские расходы (на проведение официального обеда, транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчиков и др.) подтверждаются первичными документами, составленными по унифицированным формам.
При отсутствии таких форм документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
• наименование и дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
Большинство из документов, рекомендованных Минфином России для подтверждения представительских расходов (приказ о проведении представительских мероприятий, смета расходов, отчет о фактически осуществленных расходах и др.), не имеют унифицированных форм. Поэтому остановимся подробнее на особенностях составления таких документов. Помимо включения в данные документы всех необходимых реквизитов, организации также следует обратить внимание на используемые в них формулировки.
Речь о письме Минфина России № 03-03-06/1/807.
Так, в преамбуле приказа о проведении официального приема представителей другой организации обычно указывают, что прием проводится «в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества», «в целях увеличения объема продаж» либо «в целях расширения рынков сбыта». Главное, чтобы формулировка в приказе свидетельствовала, с одной стороны, об официальности мероприятия, а с другой — о его экономической обоснованности.
Определенные затруднения могут возникнуть, если переговоры проводятся в том городе, куда работник направлен в служебную командировку. Ведь нередко организации командируют сотрудников для поиска клиентов в том или ином регионе и заключения с ними договоров. В подобной ситуации руководитель организации вряд ли сможет издать соответствующий приказ о проведении деловой встречи, поскольку заранее не известны ни участники переговоров, ни место и дата их проведения. Документами, подтверждающими необходимость проведения представительского мероприятия, будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку и служебное задание на командировку. В них следует указать, что целью служебной командировки сотрудника являются поиск новых клиентов, проведение с ними переговоров о возможном сотрудничестве и заключение договоров.
Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России № 1.
По возвращении из командировки работник в трехдневный срок обязан составить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласовать его со своим непосредственным руководителем и затем представить на утверждение руководителю организации (другому уполномоченному на то лицу). Основание — пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749.
Отчет о выполненной в командировке работе составляется по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России № 1.
В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия. Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия и составление сметы расходов.
В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.
Представительские расходы в бюджетном учреждении в 2020 году
Для учета в качестве представительских расходов все хозяйственные операции, относящиеся к ним, должны быть подтверждены документально.
Согласно Письмам Минфина России N 03-03-06/4/26 и N 03-03-06/1/675 в качестве документов, подтверждающих представительские расходы, признаются:
1. приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
2. смета представительских расходов;
3. отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям;
4. первичные документы, в том числе в случае использования каких-либо приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций.
Унифицированных форм отчета, приказа и сметы на представительские мероприятия в 2020 году не существует. Значит, организация должна разработать их самостоятельно.
При этом следует обратить внимание читателей журнала на то, что каждый из этих документов должен содержать следующие обязательные реквизиты:
• название документа;
• дату составления;
• наименование организации;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в денежном и натуральном выражении;
• наименование и подписи должностных лиц, ответственных за выполнение операции.
Оформлению "внутренних" документов бюджетного учреждения здравоохранения следует уделить особое внимание, так как очень часто факт признания налоговыми инспекторами затрат на деловой прием представительскими расходами зависит именно от того, насколько грамотно оформлены документы.
Бухгалтеру также необходимо знать, что для включения затрат на официальный прием в состав расходов нужно, чтобы прослеживалась взаимосвязь между проводимым мероприятием и деятельностью организации. Это можно сделать посредством следующих документов.
Если учреждение здравоохранения систематически проводит представительские мероприятия, то в начале года необходимо составить положение о представительских расходах, где должны быть отражены следующие данные:
• порядок проведения представительских мероприятий;
• порядок использования денежных средств;
• контроль за их использованием;
• документальное подтверждение затрат;
• круг лиц, выполняющих представительские функции.
В отношении каждого представительского мероприятия руководитель должен издать приказ, где следует указать:
• назначение мероприятия;
• срок его проведения;
• состав участников (как со стороны приглашенных, так и с принимающей стороны);
• предельную сумму расходов;
• лицо, ответственное за проведение мероприятия и расходование денежных средств.
Несмотря на то, что НК РФ не содержит требования составления сметы на представительские расходы, налоговые органы запрашивают смету для подтверждения представительских расходов. Мнение о необходимости составления сметы высказывает и Минфин России в Письме N 03-03-06/1/807.
Суды указывают, что гл. 25 НК РФ не содержит перечня документов, которыми следует подтверждать представительские расходы. Поэтому если есть другие подтверждающие документы, то и при отсутствии сметы представительские расходы можно признать в целях налогообложения прибыли (Постановления ФАС Северо-Западного округа N А56-338, N А56-3739).
В смете необходимо указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по отдельным статьям затрат, а также лицо, отвечающее за прием гостей и произведенные расходы.
После проведения каждого мероприятия лицо, ответственное за его проведение, оформляет и представляет в бухгалтерию документы, подтверждающие как сам факт проведения мероприятия, так и сумму фактических расходов на его проведение.
К таким документам относятся:
• отчет о проведенной встрече (перечень рассматриваемых вопросов, достигнутые договоренности и т.д.);
• авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически произведенные расходы.
По итогам каждого проведенного мероприятия необходимо составить отчет, который должен содержать следующие сведения:
• цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
• дата и место проведения;
• программа мероприятий;
• состав приглашенной делегации;
• участники принимающей стороны;
• величина расходов на представительские цели.
В качестве цели официальной встречи необходимо указать цель, которая связана с основной деятельностью учреждения здравоохранения. Так, целью переговоров можно назвать обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам, обсуждение вопросов привлечения дополнительных источников финансирования для улучшения качества ведения основной деятельности.
Мнение контролирующих органов расходится с арбитражной практикой по вопросу указания участников представительского мероприятия. Так, в Письме УФНС России по г. Москве N 21-11/113019 говорится о том, что указание лиц, участвующих в мероприятии, обязательно для подтверждения представительских расходов. Однако арбитражная практика показывает, что включение в перечень документов поименного списка представителей организаций - участников переговоров не обязательно (Постановление ФАС Уральского округа N Ф09-3872/05-С7).
В зависимости от того, на что были потрачены денежные средства, выделенные на представительские расходы, первичными документами, подтверждающими их осуществление, могут быть кассовые и товарные чеки, чеки такси, счета ресторанов, накладные авансовые отчеты, различные договоры, акты оказанных услуг. Так, в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу, например кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами. Если же подтверждающие документы отсутствуют или не оформлены соответствующим образом, осуществленные расходы представительскими не признаются.
Прежде всего возникает вопрос о том, за счет каких средств, бюджетных или внебюджетных, бюджетное учреждение здравоохранения должно оплачивать представительские расходы.
В соответствии со ст. 38 Бюджетного кодекса Российской Федерации целевой характер бюджетных средств означает, что бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств доводятся до конкретных получателей бюджетных средств с указанием цели их использования. Направление расходования бюджетных средств у конкретных бюджетополучателей отражается в утверждаемых сметах доходов и расходов бюджета. Иными словами, в случае если учреждение здравоохранения получило бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств на совершение представительских расходов по предусмотренной статье расходов бюджетов, то оно вправе их осуществить. Во всех остальных случаях такие расходы осуществляются за счет внебюджетных средств.
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ представительские расходы относятся на статью 290 "Прочие расходы" КОСГУ.
Расчеты бюджетного учреждения здравоохранения с торговыми организациями и предприятиями общественного питания по буфетному обслуживанию отражаются по счету 0 302 91 000 "Расчеты по прочим расходам".
Сумма НДС, предъявленная организациями, оказывающими услуги по буфетному обслуживанию официальных делегаций, отражается бухгалтерской записью:
• Дебет 2 210 01 560 "Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам";
• Кредит 2 302 91 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам".
Представительские расходы могут быть оплачены как за наличный, так и за безналичный расчет.
Оплата представительских расходов наличными денежными средствами осуществляется путем выдачи денег под отчет и отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 4 201 34 610 "Выбытия из кассы".
Перечисление средств в оплату услуг организации общественного питания будет отражаться по дебету счета 0 302 91 000 "Расчеты по прочим расходам" и кредиту счета 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства".
Принятие к бухгалтерскому учету произведенных представительских расходов осуществляется следующим образом:
• Дебет 4 401 20 290 "Прочие расходы", 2 109 80 290 "Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части прочих расходов";
• Кредит 0 302 91 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 660.
Представительские расходы могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль только в случае, если они отвечают критериям, предусмотренным ст. 252 НК РФ, то есть все расходы на представительские мероприятия должны быть экономически обоснованы и подтверждены первичными документами.
Согласно ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период. Особое внимание читателям журнала следует обратить на то, что при расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода. Таким образом, в течение отчетного периода сумма расходов на оплату труда в целях расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль будет увеличиваться, а соответственно, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения. В результате сумма этих расходов, не учтенная в одном из отчетных периодов, может быть принята к учету для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль в следующем отчетном периоде. По окончании налогового периода представительские расходы в части, превышающей предельные размеры, не будут учтены при расчете налога на прибыль. Таким образом, можно сделать вывод о том, что представительские расходы для целей исчисления налога на прибыль являются нормируемыми. Норма представительских расходов определяется исходя из расходов на оплату труда. Перечень расходов, относимых к оплате труда, содержится в ст. 255 НК РФ. И этот перечень значительно шире того перечня расходов на оплату труда, который учитывается в учреждении по подстатье 211 "Заработная плата".
Так, к расходам на оплату труда согласно НК РФ также будут относиться:
• стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации коммунальных услуг, питания и продуктов, а также бесплатного жилья;
• затраты на приобретение (изготовление) выдаваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации работникам бесплатно либо продаваемых работникам по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников;
• фактические затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая затраты на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).
Однако для расчета предельного размера представительских расходов надо исходить из начисленной суммы расходов на оплату труда (ст. 272 НК РФ).
Списание представительских расходов в 2020 году
Представительские расходы рассматриваются только в налоговом учете. Поэтому списание этих расходов приводи к уменьшению налогооблагаемой базы и проводиться только на основе принципов их подтвержденности и экономической целесообразности.
Акт на представительские расходы составляется обычно по окончанию проведенных мероприятий, которые были организованы для проведения переговоров. Для составления данного акта составляется специальная комиссия, которая состоит из компетентных специалистов.
Их задача в 2020 году состоит в следующем:
• В правильности составлении документа;
• Проводить анализ данных, которые отражены в акте, а так же принятия решения по расходам, которые отражены в акте обоснованными;
• Дополнять акт представительских расходов другими необходимыми источниками.
В составе сформированной комиссии выбирается председатель, а так же участники.
Акт представительских расходов может содержать:
• Дату составления, название документа;
• Данные о проведенном официальном мероприятии, а именно место проведения, название;
• Данные о составе комиссии, которые будут составлять данный акт и заверять его;
• Список представительских расходов с указанием по каждому соответствующую сумму, которая должна будет заверена членом комиссии;
• Выбранная комиссия составляет в акте заключение об обоснованности проводимых представительских расходах, которые отражены в акте;
• Все члены комиссии подписываю акт.
Акт может быть составлен как самостоятельным нормативным документом или быть дополнением к уже имеющемся документу, например, к приказу о проведении официального мероприятия.
Расходы, которые проводятся на предприятии как представительские – уменьшают налог на прибыль, то есть они учитываются как затраты. Но прежде чем, это сделать нужно, знать какие расходы относятся к представительским, а какие нет. Так как налоговики при проверки с некоторыми могут не согласиться.
Представительские расходы – это расходы, которые связаны с официальным приемом, сопровождение и сервисом для представителей других учреждений, которые участвуют в переговорах, для дальнейшего сотрудничества, а так же участников, которые присутствуют на заседании руководящего органа.
Размер расходов на проведения переговоров между двумя и более предприятиями может быть значительным. Поэтому для правильного проведения этих расходов необходимо документально их оформить. Это очень сильно уменьшит размер уплаты налогов и не будет проблем перед контролирующими органами.
И так какие должны быть оформлены документы при предстоящих представительских расходах:
• Приказ руководителя предприятия – в данном документе обязательно должна быть указана цель, дата и место проведения мероприятий по переговорам, перечислить всех контрагентов, которые будут принимать участие в данном мероприятии и в обязательном порядке назначить ответственных и контролирующих лиц;
• Программа предстоящего мероприятия – данная программа не будет иметь места без приказа. В данной программе отражаются представительские встречи с обязательным указанием дат и мест проведения мероприятия;
• Смета мероприятия – в данном документе расписываются все расходы по статьям и обязательно должны быть согласованы с руководителем предприятия;
• Отчет о проведенном мероприятии – данный документ составляется исключительно ответственным лицом, который указан в приказе, и указываются точно те пункты, которые прописаны в нем, а так же еще указываются результат, который был достигнут на данном этапе (например, заключение официального договора или подписание документа);
• Акт по списанию представительских расходов – данный документ, несет информацию о точной сумме, которая была потрачена на конкретный вид представительских расходов. Этот документ необходимо заверить не только у руководителя предприятия, но и у главного бухгалтера);
• Документы, которые подтверждают данные расходы – этими документами могут быть чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.
Представительские расходы в налоговом учете в 2020 году
Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В данной норме приведен перечень расходов, относимых в 2020 году к представительским:
• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
При этом конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован (см. Письмо Минфина РФ № 03 03 06/1/3120).
Отметим, что п. 2 ст. 264 НК РФ не устанавливает и количество участников, и их состав, а также место проведения мероприятия (это может быть территория учреждения или иное удобное для проведения встречи место, в том числе место, где работник учреждения находится в командировке).
По мнению Минфина, к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (Письмо № 03 03 06/2/32859).
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ № 03 03 06/1/796).
В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников (Письмо Минфина РФ № 03 03 01 04/1/157).
Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО по делу № А33-26560/04 С3 Ф02-3935/06 С1, А33-26560/04 С3 Ф02-4272/06 С1.
Расходы учитываются в составе представительских согласно п. 2 ст. 264 НК РФ при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (см. Письмо Минфина РФ № 03 03 06/1/675).
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться:
1) приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
2) смета представительских расходов;
3) первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
4) отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
• цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
• иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.
В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм).
При этом налоговое законодательство не требует обязательного включения в перечень представленных документов поименного списка представителей организаций – участников переговоров, программы проведения деловой встречи. Например, ФАС ПО в Постановлении по делу № А55-17406/05 51 признал несостоятельным довод налогового органа относительно обязательности документального подтверждения налогоплательщиком прибытия участников и гостей на встречу.
Официальных разъяснений по данному вопросу нет. В арбитражной практике есть примеры, где судьи соглашаются с тем, что могут относиться к представительским расходам затраты, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, в результате которых соглашения не были подписаны (см., например, постановления ФАС ЦО по делу № А48-2871/08 18, ФАС УО № Ф09-8529/08 С2 по делу № А07-6263/08). Достижение каких либо конкретных результатов в виде заключенных договоров в процессе проведения или по окончании встречи не является обязательным условием признания произведенных расходов представительскими (Постановление ФАС ПО № А12-18384/04 С36).
В ситуациях, когда встреча оказалась безрезультатной и никаких бумаг стороны не подписали, для минимизации налоговых рисков рекомендуем учреждению составить отчет, где будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не было достигнуто.
В связи с тем, что конкретный состав расходов на проведение официального приема положениями НК РФ не регламентирован, Минфин считает, что в перечне продуктов питания, приобретаемых для проведения официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), могут присутствовать в том числе спиртные напитки. При этом представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным ст. 252 НК РФ, а именно должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (письма Минфина РФ № 03 03 06/1/3120, № 03 03 06/1/176, № 03 03 04/4/136).
Аналогичное мнение можно найти в арбитражной практике. Так, в постановлениях ФАС по делу № А55-14189, ФАС УО № Ф09-7088/10 С2 по делу № А60-2408/2010 С6 судьи поддержали налогоплательщика, отметив, что ст. 264 НК РФ не содержит перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов. Указанные расходы связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, значит, могут быть учтены при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль.
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским относятся расходы на транспортную доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. На основании данной нормы представительским расходом считается оплата проезда к месту проведения официального мероприятия от места нахождения принимающей организации или гостиницы.
По мнению налоговых органов, оплата проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором организуется официальное мероприятие, под действие названного пункта не подпадает (см. письма УФНС по г. Москве № 28 11/62271, № 26 12/73173).
Учитывая закрытый характер перечня нормы представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей – деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ № 03 03 06/1/796, № 03 03 06/1/235, УФНС по г. Москве № 20 12/034115).
В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов – участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО по делу № А58-1363, ФАС МО № КА-А40/3669 10 по делу № А40-91039/09 127 518).
Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении № КА-А40/4584 11 по делу № А40-99409/10 13 522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень учет представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Отметим, что сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы устанавливается исходя из состава расходов на такие цели, определенные на основании ст. 255 «Расходы на оплату труда» НК РФ. При этом следует обратить внимание на то, что перечень расходов на оплату труда в данной статье намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете по счету 302 11 000 «Расчеты по заработной плате».
В частности, в состав расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включены все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору в денежной и (или) натуральной форме, начисления стимулирующего характера, начисления компенсационного характера, вознаграждения, надбавки, единовременные поощрительные начисления, другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, в том числе суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного и добровольного страхования.
Для расчета норматива суммы представительских расходов и расходов на оплату труда берутся нарастающим итогом с начала года.
Таким образом, норма расходов окончательно рассчитывается только по итогам года, и при расчете налога на прибыль за год налогоплательщик вправе списать представительские расходы в размере 4% от годовой суммы затрат на оплату труда.
Возможны ситуации, когда по итогам отчетных периодов представительские расходы превысили 4% от заработной платы, однако по итогам налогового периода вся сумма представительских расходов уложилась в норматив.
Имейте в виду, что согласно п. 42 ст. 270 НК РФ представительские расходы в части, превышающей их предельную величину за календарный год, в целях налогообложения не учитываются. Иными словами, остаток представительских расходов (расходов, превысивших 4%-й норматив), не учтенных в том налоговом периоде, в котором эти расходы были осуществлены, не переносится на следующий налоговый период (следующий год).
Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль.
Иными словами, принять к вычету «входной» НДС по представительским расходам можно только в отношении той части расходов, которая «уложилась» в норматив.
При регистрации счета-фактуры в книге покупок отражается НДС в пределах суммы, принимаемой к вычету.
В связи с тем, что при расчете 4%-го норматива суммы представительских расходов и расходов на оплату труда берутся нарастающим итогом с начала года, возможна ситуация, что в следующем отчетном периоде вся сумма представительских расходов будет учтена при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль. В этом случае тот «входной» НДС, который не был принят к вычету из за превышения норматива в одном отчетном периоде, может быть принят в следующем, когда норматив будет соблюден. При этом следует помнить, что нельзя принять к вычету «входной» НДС, относящийся к сумме представительских расходов, превысивших норматив по итогам года.
Алкоголь в представительских расходах в 2020 году
Заметим, что специалисты финансового ведомства в вопросе отнесения в состав представительских расходов стоимости спиртных напитков, приобретенных для организации делового мероприятия, поддерживают компании. Так, в письме № 03-03-06/1/176 финансисты указали, что расходы на организацию официальной встречи с клиентами для заключения договоров на следующий год согласно п. 2 ст. 264 НК РФ учитываются в части затрат на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков.
Правда, есть два достаточно старых разъяснений финансистов, в которых они выдвинули одно условие для учета рассматриваемых расходов. В письме Минфина России № 03-02-05/1/49 сказано, что расходы организации на алкогольную продукцию, купленную для проведения официального приема, могут включаться в представительские расходы, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении переговоров. При этом в 2020 году ст. 5 ГК РФ под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе. Такой же вывод сделан и в письме № 03-03-01-04/2/30.
Согласитесь, приведенное понятие обычая делового оборота достаточно абстрактно. Поэтому кто-то может посчитать для себя нормальным количеством ящик водки, а кто-то бутылку шампанского.
А вот налоговые органы категорически против учета в составе представительских расходов стоимости алкогольной продукции. Это подтверждает судебная практика, которая, кстати, складывается в пользу налогоплательщиков. Приведем одно дело по аналогичному спору, которое было рассмотрено ФАС Поволжского округа (постановление № А55-14189).
Организация для проведения переговоров с контрагентами, целью которых было установление и поддержание сотрудничества, закупала алкогольные напитки. В ходе проведения налоговой проверки инспекторы не согласились с тем, что такие затраты могут быть включены в состав представительских расходов при расчете налога на прибыль. В результате спорные расходы были исключены из налоговой базы по прибыли, а компании налоговики доначислили налог на прибыль, выставили штрафные санкции и начислили пени. Компания с таким решением проверяющих не согласилась и обратилась в суд.
Суды трех инстанций поддержали налогоплательщика. Вот какие аргументы привели арбитры. Согласно подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ в числе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются представительские расходы. Под ними подразумеваются затраты компании, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Порядок учета таких расходов установлен в п. 2 ст. 264 НК РФ.
В нем сказано, что к представительским относятся расходы:
• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Организация подтвердила факт несения расходов на закупку алкогольных напитков (представлены авансовые отчеты, товарные и кассовые чеки, акты о списании представительских расходов, отчеты о проведенных мероприятиях, исполнительные сметы). В связи с тем что п. 2 ст. 264 НК РФ не содержит перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, спорные затраты признаны обоснованными, связанными с осуществлением деятельности организации, направленной на получение дохода.
Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Уральского округа № А60-2408/2010-С6, Центрального округа № А48-2871/08-18, Северо-Западного округа № А56-15358 (Определением ВАС РФ № ВАС-14668/08 отказано в передаче дела на рассмотрение в Президиум ВАС РФ). Арбитры отклоняют доводы налоговых органов о том, что стоимость алкогольной продукции не может быть учтена в составе представительских расходов по той причине, что была приобретена для организации развлечений, а не переговоров.
Таким образом, если затраты на покупку алкогольной продукции, которая, по вашему мнению, необходима для переговоров, велики, то вы с успехом можете отстоять в суде право на их учет для целей налогообложения прибыли.
Акт на представительские расходы 2020 года
Данный акт составляется обычно по окончании официального мероприятия. Для этого на предприятии может быть сформирована специальная комиссия из компетентных специалистов.
Их задача заключается:
• в корректном составлении документа;
• осуществлении анализа данных, отраженных в нем, а также принятии ответственного решения о признании расходов, которые фиксируются в акте, обоснованными;
• дополнении документа иными необходимыми источниками.
В составе соответствующей комиссии может быть председатель, а также рядовые участники.
Акт, о котором идет речь, может содержать:
• дату, название документа;
• сведения о проведенном представительском мероприятии (его название, место проведения);
• сведения о компетентных сотрудниках, составляющих и заверяющих акт;
• перечень ПР, а также сумм, которые им соответствуют и удостоверяются компетентными сотрудниками;
• заключение компетентных сотрудников об обоснованности осуществления ПР, указанных в акте;
• подписи компетентных сотрудников, составивших акт.
Акт на ПР может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и приложением к другому нормативу — например, приказу о проведении официального мероприятия.
Важный нюанс: несмотря на то, что рассматриваемый акт подписывается, как мы отметили выше, компетентными лицами, ФНС РФ считает, что он также должен быть утвержден директором фирмы (письмо УФНС РФ по Москве № 21-11/113019).
Документ, о котором идет речь, может также включать ссылки на документы, которые подтверждают ПР. Например — на первичку, которая также оформляется в целях удостоверения правомерности списания данных расходов.
Отметим, что первичка, как правило, дополняет все-таки отчет, а не акт по ПР. Однако во многих фирмах первый документ включает в себе элементы второго или соответствует его структуре, но именуется при этом отчетом о ПР.
Представительские расходы (ПР) в качестве обособленной категории затрат рассматриваются только в налоговом учете. Поэтому процедура списания данных расходов (на практике осуществляемая в целях сокращения налоговой базы предприятия) должна проводиться на основе принципов их подтвержденности и экономической целесообразности — ключевых с точки зрения налогового учета.
Данные принципы, в частности, закреплены в п. 1 ст. 252 НК РФ, в котором установлено, что в целях уменьшения налоговой базы фирмы — плательщика налога на прибыль могут быть использованы расходы, зафиксированные документально и обоснованные экономически.
ПР также могут быть использованы в целях уменьшения налоговой базы — но только в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда на предприятии в соответствующем отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ).
В случае если по итогам 1-го квартала, полугодия или 9 месяцев у компании остались недосписанные ПР (превышающие 4% от расходов на оплату труда), их можно досписать при исчислении налога за год. Но при условии, что в конце года расходы по оплате труда будут исчислены в объеме, при котором достигнута нужная норма ПР (4%) по итогам налогового периода.
Подтверждение и экономическое обоснование ПР в целях их списания может осуществляться посредством самого широкого спектра документов.
Их комплект, формируемый бухгалтерией в целях обоснования списания представительских расходов, может быть представлен:
• отчетом по ПР, а также дополняющей его первичкой (данные документы рекомендованы к применению в письме Минфина № 03-03-РЗ/16288);
• актом на ПР (письма Минфина № 03-03-06/1/675, № 03-03-06/4/26);
• приказом руководителя об осуществлении ПР, сметой по данным расходам (письмо Минфина № 03-03-06/1/807);
• любым первичным документом, соответствующим требованиям п. 2 ст. 9 Закона «О бухучете» № 402-ФЗ (письмо ФНС РФ № ГД-4-3/8852);
• программой представительского мероприятия (письмо ФНС РФ № 20-12/034115).
Рассматривая указанные выше правовые акты с точки зрения их юридической силы, а также новизны, можно прийти к выводу, что ПР могут быть подтверждены (с точки зрения признания их обоснованности) только:
• посредством отчета;
• первички, дополняющей данный отчет.
Вместе с тем многие фирмы предпочитают формировать полный комплект из перечисленных выше документов (то есть когда-либо рекомендованных), что подтверждают совершение ПР.
Данное предпочтение может быть обусловлено:
• строгими нормами внутрикорпоративной отчетности (предполагающими наличие у менеджмента инструментов эффективного контроля над расходами — включая представительские);
• стремлением фирм дополнительно обосновать как раз таки экономическую целесообразность ПР — как необходимое условие возможности их применения в целях оптимизации налогообложения.
В частности, многие фирмы предпочитают подтверждать факт списания ПР посредством оформления отдельного локального нормативного документа — акта о списании соответствующих расходов.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
