Для учета в качестве представительских расходов все хозяйственные операции, относящиеся к ним, должны быть подтверждены документально.
Согласно Письмам Минфина России N 03-03-06/4/26 и N 03-03-06/1/675 в качестве документов, подтверждающих представительские расходы, признаются:
1. приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
2. смета представительских расходов;
3. отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям;
4. первичные документы, в том числе в случае использования каких-либо приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций.
Унифицированных форм отчета, приказа и сметы на представительские мероприятия в 2020 году не существует. Значит, организация должна разработать их самостоятельно.
При этом следует обратить внимание читателей журнала на то, что каждый из этих документов должен содержать следующие обязательные реквизиты:
• название документа;
• дату составления;
• наименование организации;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в денежном и натуральном выражении;
• наименование и подписи должностных лиц, ответственных за выполнение операции.
Оформлению "внутренних" документов бюджетного учреждения здравоохранения следует уделить особое внимание, так как очень часто факт признания налоговыми инспекторами затрат на деловой прием представительскими расходами зависит именно от того, насколько грамотно оформлены документы.
Бухгалтеру также необходимо знать, что для включения затрат на официальный прием в состав расходов нужно, чтобы прослеживалась взаимосвязь между проводимым мероприятием и деятельностью организации. Это можно сделать посредством следующих документов.
Если учреждение здравоохранения систематически проводит представительские мероприятия, то в начале года необходимо составить положение о представительских расходах, где должны быть отражены следующие данные:
• порядок проведения представительских мероприятий;
• порядок использования денежных средств;
• контроль за их использованием;
• документальное подтверждение затрат;
• круг лиц, выполняющих представительские функции.
В отношении каждого представительского мероприятия руководитель должен издать приказ, где следует указать:
• назначение мероприятия;
• срок его проведения;
• состав участников (как со стороны приглашенных, так и с принимающей стороны);
• предельную сумму расходов;
• лицо, ответственное за проведение мероприятия и расходование денежных средств.
Несмотря на то, что НК РФ не содержит требования составления сметы на представительские расходы, налоговые органы запрашивают смету для подтверждения представительских расходов. Мнение о необходимости составления сметы высказывает и Минфин России в Письме N 03-03-06/1/807.
Суды указывают, что гл. 25 НК РФ не содержит перечня документов, которыми следует подтверждать представительские расходы. Поэтому если есть другие подтверждающие документы, то и при отсутствии сметы представительские расходы можно признать в целях налогообложения прибыли (Постановления ФАС Северо-Западного округа N А56-338, N А56-3739).
В смете необходимо указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по отдельным статьям затрат, а также лицо, отвечающее за прием гостей и произведенные расходы.
После проведения каждого мероприятия лицо, ответственное за его проведение, оформляет и представляет в бухгалтерию документы, подтверждающие как сам факт проведения мероприятия, так и сумму фактических расходов на его проведение.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• отчет о проведенной встрече (перечень рассматриваемых вопросов, достигнутые договоренности и т.д.);
• авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически произведенные расходы.
По итогам каждого проведенного мероприятия необходимо составить отчет, который должен содержать следующие сведения:
• цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
• дата и место проведения;
• программа мероприятий;
• состав приглашенной делегации;
• участники принимающей стороны;
• величина расходов на представительские цели.
В качестве цели официальной встречи необходимо указать цель, которая связана с основной деятельностью учреждения здравоохранения. Так, целью переговоров можно назвать обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам, обсуждение вопросов привлечения дополнительных источников финансирования для улучшения качества ведения основной деятельности.
Мнение контролирующих органов расходится с арбитражной практикой по вопросу указания участников представительского мероприятия. Так, в Письме УФНС России по г. Москве N 21-11/113019 говорится о том, что указание лиц, участвующих в мероприятии, обязательно для подтверждения представительских расходов. Однако арбитражная практика показывает, что включение в перечень документов поименного списка представителей организаций - участников переговоров не обязательно (Постановление ФАС Уральского округа N Ф09-3872/05-С7).
В зависимости от того, на что были потрачены денежные средства, выделенные на представительские расходы, первичными документами, подтверждающими их осуществление, могут быть кассовые и товарные чеки, чеки такси, счета ресторанов, накладные авансовые отчеты, различные договоры, акты оказанных услуг. Так, в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу, например кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами. Если же подтверждающие документы отсутствуют или не оформлены соответствующим образом, осуществленные расходы представительскими не признаются.
Прежде всего возникает вопрос о том, за счет каких средств, бюджетных или внебюджетных, бюджетное учреждение здравоохранения должно оплачивать представительские расходы.
В соответствии со ст. 38 Бюджетного кодекса Российской Федерации целевой характер бюджетных средств означает, что бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств доводятся до конкретных получателей бюджетных средств с указанием цели их использования. Направление расходования бюджетных средств у конкретных бюджетополучателей отражается в утверждаемых сметах доходов и расходов бюджета. Иными словами, в случае если учреждение здравоохранения получило бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств на совершение представительских расходов по предусмотренной статье расходов бюджетов, то оно вправе их осуществить. Во всех остальных случаях такие расходы осуществляются за счет внебюджетных средств.
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ представительские расходы относятся на статью 290 "Прочие расходы" КОСГУ.
Расчеты бюджетного учреждения здравоохранения с торговыми организациями и предприятиями общественного питания по буфетному обслуживанию отражаются по счету 0 302 91 000 "Расчеты по прочим расходам".
Сумма НДС, предъявленная организациями, оказывающими услуги по буфетному обслуживанию официальных делегаций, отражается бухгалтерской записью:
• Дебет 2 210 01 560 "Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам";
• Кредит 2 302 91 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам".
Представительские расходы могут быть оплачены как за наличный, так и за безналичный расчет.
Оплата представительских расходов наличными денежными средствами осуществляется путем выдачи денег под отчет и отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 4 201 34 610 "Выбытия из кассы".
Перечисление средств в оплату услуг организации общественного питания будет отражаться по дебету счета 0 302 91 000 "Расчеты по прочим расходам" и кредиту счета 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства".
Принятие к бухгалтерскому учету произведенных представительских расходов осуществляется следующим образом:
• Дебет 4 401 20 290 "Прочие расходы", 2 109 80 290 "Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части прочих расходов";
Представительские расходы могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль только в случае, если они отвечают критериям, предусмотренным ст. 252 НК РФ, то есть все расходы на представительские мероприятия должны быть экономически обоснованы и подтверждены первичными документами.
Согласно ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период. Особое внимание читателям журнала следует обратить на то, что при расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода.
Таким образом, в течение отчетного периода сумма расходов на оплату труда в целях расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль будет увеличиваться, а соответственно, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения. В результате сумма этих расходов, не учтенная в одном из отчетных периодов, может быть принята к учету для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль в следующем отчетном периоде. По окончании налогового периода представительские расходы в части, превышающей предельные размеры, не будут учтены при расчете налога на прибыль.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что представительские расходы для целей исчисления налога на прибыль являются нормируемыми. Норма представительских расходов определяется исходя из расходов на оплату труда. Перечень расходов, относимых к оплате труда, содержится в ст. 255 НК РФ. И этот перечень значительно шире того перечня расходов на оплату труда, который учитывается в учреждении по подстатье 211 "Заработная плата".
Так, к расходам на оплату труда согласно НК РФ также будут относиться:
• стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации коммунальных услуг, питания и продуктов, а также бесплатного жилья;
• затраты на приобретение (изготовление) выдаваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации работникам бесплатно либо продаваемых работникам по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников;
• фактические затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая затраты на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).
Однако для расчета предельного размера представительских расходов надо исходить из начисленной суммы расходов на оплату труда (ст. 272 НК РФ).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
