Риски бизнеса при работе с самозанятыми в 2023 году
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Привлечение к работе компании самозанятых связано с различными рисками для бизнеса. Если их заблаговременно изучить, то можно существенно уменьшить нежелательные последствия сотрудничества с исполнителями, применяющими систему налогообложения Налог на профессиональный доход.
В статье рассмотрим основные риски взаимодействия с самозанятыми и как избежать обвинений со стороны органов контроля.
Основной риск
Главных рисков существует три вида – а) признание налоговым органом гражданско-правовых отношений трудовыми; б) потеря самозанятым своего статуса или признание полученного им от компании дохода не разрешенным для НПД; в) необоснованность расходов на вознаграждение самозанятому с точки зрения контролеров.
Риск первый – наиболее существенный. Избежать его на 100% не удастся, даже если тщательно соблюдать все требования к работе с исполнителями на НПД. Однако можно свести его к значениям, близким к нулю.
Данный риск вызван повышенным вниманием налоговых органов к привлечению к работе по гражданско-правовым договорам самозанятых, за которых заказчик не отчисляет в бюджет ни НДФЛ, ни страховые взносы.
Контролеры из налоговых органов тщательно ищут подмену трудовых отношений гражданско-правовыми, совершенствуют применяемые методы проверки и создают новые, изучают практику рассмотрения дел в судах, внедряют автоматизацию.
Существуют алгоритмы проведения проверки в автоматическом режиме. При этом используются характерные признаки трудовых отношений, называемые риск-баллами. Этих признаков 8, и они находятся в свободном доступе на сайте ФНС.
С увеличением количества риск-баллов повышается вероятность проведения детальной проверки налоговой службой.
Попавшему в поле зрения заказчику направляется требование дать объяснения по сотрудничеству с самозанятым. Руководителя компании или ИП могут вызвать в налоговую инспекцию.
На требование необходимо ответить в указанный срок и подтвердить ответ соответствующими документами.
Можно ли не отвечать на некоторые вопросы, приведенные в требовании или вовсе проигнорировать его?
Если не ответить на требование или ответить не на все вопросы, с большой вероятностью будет назначена. выездная налоговая проверка.
Во время проверки может производиться выемка документов, допросы работников, осмотр территории и проводиться иные мероприятия контроля. Анализу подвергнутся договоры с самозанятыми, закрывающие документы, чеки.
Признаками трудовых отношений проверяющие могут признать следующие:
- Отсутствие в договоре с самозанятым четко указанного объема работ.
- Указание в договоре трудовой функции вместо конкретного результата работ или услуг.
- Вовлечение самозанятого в производственную деятельность компании или ИП.
- Ежемесячная выплата самозанятому вознаграждения в одни и те же даты в одном и том же размере.
- Распространение на самозанятого правил внутреннего трудового распорядка, установление ему графика работы, времени отдыха и подчиненности заказчику.
- Ознакомление самозанятого с локальными нормативными актами.
- Обеспечение самозанятого инструментами и условиями для выполнения работы (оказания услуг).
- Материальная ответственность исполнителя на НПД.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Если будут выявлены трудовые отношения с самозанятым, придется уплатить с выплаченного ему вознаграждения НДФЛ и страховые взносы, заплатить штраф и перечислить пени за несвоевременное перечисление налога и взносов.
Также по привлеченным к работе самозанятым надо будет сдать в контролирующие органы в установленный срок соответствующую отчетность
Во избежание перечисленных негативных последствий заказчику нужно:
- проверить до начала сотрудничества наличие у исполнителя актуального статуса самозанятого и трудовых отношений с ним в последние два года;
- устранить все перечисленные ранее признаки трудовых отношений;
- грамотно составить договор с самозанятым, чтобы в нем не было терминов и условий, присущих трудовым отношениям.
В договоре нужно указать статус исполнителя, объем и сроки выполнения работ, величину вознаграждения, требование направлять чек после каждой выплаты.
- перед каждой выплатой самозанятому денег проводить проверку его статуса. Для этого можно воспользоваться специальным сервисом на сайте ФНС;
- после каждой выплаты вознаграждения самозанятому получать от него чек и тщательно его проверять на предмет наличия трудовой терминологии, ошибок в ИНН, названии заказчика, наименовании услуг и сумме вознаграждения;
- подготовить закрывающие документы – акт выполненных работ. Законодательство не требует составления этого документа. Но он может использоваться для доказательства существования именно гражданско-правовых отношений с самозанятым.
Риск два
Риск второй – заказчика обяжут стать налоговым агентом по причине утраты самозанятым данного статуса либо признания полученного им от компании дохода не разрешенным системой НПД.
НПД нельзя продолжать применять в следующих случаях:
- при торговле подакцизными товарами и товарами, которые маркируются в обязательном порядке;
- при перепродаже готовых товаров;
- при добыче полезных ископаемых;
- при занятии деятельностью в пользу других лиц на основе договоров комиссии, поручения и агентских договоров;
- при получении с начала года дохода в сумме более 2,4 млн. руб.
В системе НПД не допускается получение следующих видов доходов:
- от сдачи в аренду коммерческой нежилой недвижимости;
- от продажи средств транспорта и недвижимости;
- доходов, имеющих натуральную форму;
- от продажи долей в уставном капитале организации, паев в паевых фондах и кооперативах, паевых инвестиционных фондах, ценных бумаг.
Заказчик пострадает от потери самозанятым своего статуса или от того, что его доход будет признан не соответствующим требованиям режима НПД только тогда, когда самозанятый является физическим лицом. Если компания сотрудничает с исполнителем, имеющим статус ИП, то все негативные последствия ложатся на него. Он должен будет уплатить налоги с дохода более 2,4 млн. руб. и дохода, не допускающегося режимом НПД.
Чтобы избежать последствий второго риска, следует перед каждой выплатой денег самозанятому контролировать сохранение у него данного статуса, а перед началом работы с самозанятым убедиться в том, что он вправе заняться той работой, к которой его намечено привлечь.
Можно, конечно, просить его представить справку о доходах перед каждой выплатой. Однако обязанности давать такую справку у самозанятого нет, и он, скорее всего, откажется это делать.
Риск три
Риск третий – установление необоснованности расходов на выплату самозанятому вознаграждения.
Этот риск возникает главным образом из-за неправильно составленного чека. Допущенные ошибки в названии заказчика и ИНН, названии предоставленной услуги либо в величине вознаграждения, а также не предоставление чека вообще либо его отмена в последующем станут для налогового органа основанием посчитать затраты заказчика на выплату вознаграждения самозанятому не подтвержденными документом и необоснованными.
Чтобы этого не произошло требуется внимательно просматривать чек от самозанятого на предмет выявления в нем ошибок. Чек самозанятый обязан отправлять заказчику во время проведения расчета или в срок до 9 числа при начислении вознаграждения в безналичной форме, когда не применяются электронные средства платежа.
Если чек не был получен, то заказчику потребуется уплатить за самозанятого только страховые взносы. Заказчик, который выплатил самозанятому доход без получения чека начислять на этот доход НДФЛ не обязан при условии, что в момент совершения платежа исполнитель состоял на учете плательщиков НПД. Для проверки этого существует специальный сервис на сайте ФНС.
Чтобы сформировать чек самозанятый может воспользоваться мобильным приложением «Мой налог». Чек может иметь как электронную, так и бумажную форму. Электронный чек заказчик может хранить и в электронной и в распечатанной на бумаге форме.
В чеке должны быть указаны ФИО и ИНН самозанятого, ИНН заказчика, дата и время проведения расчета, название услуги и ее стоимость, специальный QR-код.
Официально зафиксированной позиции по вопросу о налоговых рисках заказчика в случае предоставления самозанятым чека с опозданием нет. Налоговый орган может посчитать такой чек документом с ошибками, не дающим основания учесть расходы. Но чек все-таки имеется, в силу чего скорее всего нарушение срока представления самозанятым чека не должно отрицательно влиять на компанию, привлекшую самозанятого.
У предпринимателей, привлекающих самозанятых, нередко возникает вопрос о необходимости наряду с чеком требовать от исполнителя также оформленный им акт на свои услуги.
Такой акт нужен только при авансовой оплате услуг самозанятого. Он подтвердит факт выполнения исполнителем работы и покажет, к какому именно времени относятся расходы и в каком периоде их следует отразить.
При оплате услуг после их оказания акт является лишь дополнительным и необязательным документом. Он подтверждает исполнение работы и показывает период или дату ее выполнения.
По мнению некоторых экспертов, акт лучше все-таки требовать, поскольку чек по существу подтверждает оплату услуг, а не то, что они были оказаны. Также приемка работ по акту характерна для гражданско-правовых отношений. Это снизит риск переквалификации отношений с самозанятым в трудовые.
В акте указывается объем работ и соответствующая ему стоимость. Это позволяет заказчику при необходимости объяснить контролерам причину различия стоимости услуг по месяцам.
Прочие риски
Трудность сотрудничесства с самозанятым для бизнеса состоит также в том, что сложно спланировать работу. Многие самозанятые одновременно выполняют ряд проектов. Для мотивирования самозанятых и предотвращения срыва сроков исполнения необходимо четкое выстраивание работы с ними.
Должен быть грамотно составлен договор, в котором следует зафиксировать конкретный список заданий и условия оплаты на каждом этапе, установить срок выполнения работы. В договоре предпочтительно прописать, что режим и порядок выполнения заданий определяется самозанятым самостоятельно.
Оплату услуг самозанятого лучше производить разными суммами. Например, при выполнении ежемесячно работ на сумму в 35 тыс. руб., в одном месяце выплачивать 40 тыс. руб., в другом – 30 тыс. руб.
При безналичной форме оплаты услуг необходимо оформлять платежное поручение. В нем должно быть указано назначение платежа, получателем которого является плательщик НПД. Не следует использовать нечеткие формулировки типа оплаты за оказанные услуги. Надо номер и дату договора, по которому предоставляются услуги, и наименование этих услуг.
Следует принять во внимание также то, как оформлена вакансия, поскольку налоговые органы смотрят и это тоже. Нужно указать, что необходим исполнитель именно для проектной работы.
В объявлении о вакансии не должно быть терминов «заработная плата», «премия», «график работы».
Налоговая инспекция может пригласить по какому-либо поводу работника компании и в процессе разговора с ним о его коллеге – самозанятом узнать, в какое время тот приходит и уходит, кому подчиняется, где находится его рабочее место. На основании ответов делается вывод о том, что самозанятый в действительности является обычным штатным работником.
Одна из трудностей при работе с самозанятыми – их недобросовестность. Если исполнитель не предоставляет чек, необходимо обращаться в ФНС. В прочих спорных случаях потребуется помощь суда общей юрисдикции. В арбитражных судах споры с самозанятыми не рассматриваются.
Чрезвычайно опасно человека, выполнявшего работу по договору ГПХ в качестве самозанятого, в последующем зачислять в штат, поскольку это может быть переквалифицировано контролерами из налогового органа в замаскированный под подряд испытательный срок.
Привлекая к работе самозанятого важно посмотреть, нет ли у него долгов по налогам и кредитам, исполнительных производств, действующий ли у него паспорт, были ли судимости.
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
