Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
С начала 2023 г. из-за вступления в силу новых правил удержания налогов, введения новой отчетности и других существенных изменений в законодательстве рассчитывать выплаты работникам и выполнять другие действия, связанные с ними, бухгалтерам надо по-новому.
Рассматриваем в статье самые значительные изменения для бухгалтеров и способы их учета в бухгалтерской работе.
Какие изменения необходимо учесть
С 1.01.2023 г. увеличился минимальный размер оплаты труда на 6,3% - теперь он на федеральном уровне равен 16 242 руб. в месяц. В регионах тоже МРОТ изменился и может быть выше, но не ниже федерального значения. В связи с этим бухгалтерам надо тщательно изучить величину вознаграждения всех наемных работников с целью выявления тех из них, кому в 2023 г. платят меньше, чем новый МРОТ. Каждому такому работнику необходимо увеличить заработок до федерального, регионального или отраслевого МРОТ, ориентируясь на то значение, которое является наибольшим.
Повышение может быть проведено двумя способами – увеличением должностного оклада или установлением специальной доплаты. При избрании работодателем первого способа потребуется внесение изменений во все локальные документы компании, в которых указывается должностной оклад – трудовой договор, штатное расписание и проч.
По налогам и взносам с заработной платы с 2023 г. введена ежемесячная отчетность – уведомления по каждому виду исчисленных налогов и взносов. Если бухгалтер не сдаст эти документы, придется платить пени и штрафы.
В 2023 г. отменили запрет на оплату НДФЛ за работника из средств работодателя. В результате у работодателей появилась возможность платить налог до его удержания с дохода работника.
Поскольку с 2023 г. доход в форме заработной платы признается по-новому – в день выдачи денег работникам, НДФЛ надо удерживать и с авансовой и с итоговой суммы заработка, а также с выплат отпускных и больничных в день их перечисления человеку.
Срок перечисления НДФЛ в бюджет в 2023 г. уже не зависит от вида заработка, как было раньше.
Следствием изменений по НДФЛ может стать получение работниками аванса в меньшей чем они привыкли сумме. Что можно сделать во избежание споров с работниками и трудовой инспекцией? Если аванс выплачивается в размере 40% от заработной платы, надо его повысить. Срок выдачи аванса можно оставить прежним. Но (в целях сдвига срока уплаты НДФЛ и получения дополнительного времени на подготовку уведомления) это допустимо.
Со всех видов выплачиваемых доходов НДФЛ с 2023 г. уплачивается один раз в месяц. Месяцем считается период времени с 23-го числа одного месяца по 22-е число следующего месяца (кроме января и декабря). В случае переноса срока выдачи аванса необходимо переносить и срок выдачи заработной платы, чтобы не уменьшился промежуток времени в полмесяца между этими двумя выплатами.
Ряд изменений касается отчетности по заработной плате в 2023 г.
1-е изменение – перевод на ежемесячную сдачу третьего раздела РСВ с данными на каждого застрахованного. В полном составе РСВ сдается, как и раньше, по окончании квартала.
2-е изменение – кардинальная замена отчетных форм по пенсионному и социальному страхованию. Информация о трудовой деятельности теперь должна отражаться в подразделе 1.1 новой формы ЕФС-1 вместо формы СЗВ-ТД. Работы у бухгалтера с этим отчетом в чем-то станет меньше, а в чем-то больше. Так, не надо больше приводить данные о стаже всего персонала. Достаточно сообщить лишь о работниках с особенностями исчисления стажа, например, при наличии вредных или сезонных работ, больничных и т.д. Вместе с тем, стало больше оснований для подачи сведений о трудовой деятельности - страхователи обязаны информировать Социальный фонд о заключении и расторжении договоров ГПХ.
3-е изменение – новые сроки представления отчетности по заработной плате. Ориентироваться следует на 25-е число по окончании месяца, квартала или года.
В 2023 г. бухгалтерам надо сдавать новый отчет по персонифицированным данным о работниках, который заменил форму СЗВ-М, ранее ежемесячно направлявшуюся в Пенсионный фонд. Новый отчет также сдается ежемесячно, но в нем надо указывать суммы выплат работникам. Включать в сведения нужно все выплаты, относящиеся к человеку, за которого надо перечислять взносы, как облагаемые, так и необлагаемые. При отсутствии в отчетном месяце выплат в строке 070 отчета ставится прочерк.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В отчете необходимо указать заработную плату, вознаграждение по договору, премии, отпускные, возмещения и компенсации, материальную помощь, включая не превышающую 4 тысячи рублей в год на одного работника. Пособие по временной нетрудоспособности отражается только в той сумме, которая была выплачена работодателем (сумма, полученная работником от Социального фонда, в отчете не показывается).
В 2023 г. произойдут изменения в форме отчета для Росстата «Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы». По новой форме отчитываться необходимо за апрель 2023 г. Отчет, как и ранее, надо сдавать 1 раз в два года и только тем компаниям, которые попали в специальную выборку Росстата. Срок сдачи отчета - с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 20 мая. Данные в строке 01 отчета детализированы: сколько сотрудников с зарплатой, равной МРОТ; сколько сотрудников трудятся неполное рабочее время. Лимит размера заработной платы тоже изменился. Он рассчитывается, исходя из нового размера МРОТ — 16 242 рубля.
В случае нарушения порядка сдачи отчетов и предоставления недостоверных сведений компания и ее должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от десяти до семидесяти тысяч рублей. При повторных нарушениях штрафы увеличиваются до ста пятидесяти тысяч рублей.
Как рассчитывать заработную плату в 2023 г.
Разрешается ли в 2023 г. рассчитывать аванс в процентах от оклада? Принятый в компании способ начисления аванса можно использовать и в 2023 г. Следовательно дискуссии по вопросу преимуществ «расчетного» и «процентного» способов определения размеров аванса будут продолжаться.
Преобладающая часть работодателей предпочитает применять «расчетный» способ, когда аванс начисляется за фактически отработанное в первой половине месяца время. Этот способ положительно оценивается Рострудом РФ.
Вместе с тем Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на расчет аванса в процентах от оклада. Формула, положенная в основу расчета аванса, никак не связана с новым требованием начислять НДФЛ с каждой выплаты дохода. Поэтому в 2023 г. можно применять любой из двух способов расчета аванса.
Чтобы избежать уменьшения размера аванса в январе из-за традиционно небольшого количества рабочих дней в первой половине этого месяца во многих компаниях, где аванс начисляется за фактически отработанное время, в зарплатной политике закреплено внутреннее правило исчислять заработную плату за увеличенный период времени с начала месяца (например, за 19 календарных дней вместо 15). Такой порядок не нарушает закон.
С 2023 г. НДФЛ удерживается с каждой выплаты денег работнику. Это требование не относится к стандартным вычетам на ребенка, который, как и ранее, считается за каждый месяц. Стандартный вычет следует предоставлять и учитывать один раз в месяц при одной из двух выплат – аванса или заработной платы за вторую половину месяца. Более удобно делать вычет по более поздней в месяце выплате. Ведь если вычет за месяц понимается как вычет к выплатам, сделанным за месяц, независимо от того, за какой месяц они были начислены, и выдача денег является последней в данном месяце, то у бухгалтера будет возможность точно установить, не превысил ли доход работника установленный лимит с начала года. В случае превышения право на вычет с данного месяца утрачивается.
Надо ли в 2023 г. производить удержания при каждой выплате дохода сумм по поступившим в организацию исполнительным листам? По мнению многих специалистов, алименты и кредиты надо удерживать и при выплате аванса, и при выплате заработка за вторую половину месяца.
При начислении заработной платы в 2023 г. бухгалтерам следует обратить особое внимание на то, что расчетный период для выплаты заработной платы и расчетный период по НДФЛ – разные понятия. С 2023 г. изменился расчетный период по НДФЛ, под которым подразумевается период расчетов с бюджетом. По заработной плате расчетным периодом остался месяц.
Заработную плату в соответствии с ТК РФ надо выдавать работникам два раза в месяц с интервалом в 15 календарных дней. Расчет необходимо делать за первые 15 календарных дней месяца (аванс) и за вторые 15 дней месяца (расчет по итогам).
Для определения размеров заработка за первую половину месяца специалисты советуют пользоваться расчетным способом. При этом способе заработная плата за первую половину месяца рассчитывается путем деления оклада на норму рабочего времени за месяц и умножения полученного результата на фактически отработанное время. Табель рабочего времени закрывается дважды в месяц – с 1 по 15 число включительно и с 16 числа по последний день месяца.
В случае перехода на расчетный способ вместо ранее применявшегося процентного способа определения размера аванса необходимо внести изменения, касающиеся порядка выплаты аванса, в документы, которыми этот порядок устанавливается. Ограничиваться только приказом работодателя нельзя. Требуется корректировка Положения об оплате труда либо другого локального документа. В компаниях, где условия выплаты заработной платы устанавливаются трудовым договором, необходимо подписать к нему соглашение.
При использовании процентного способа расчета аванса чаще всего за первую половину месяца выплачивают 40% от оклада. При новых правилах удержания НДФЛ с 2023 г. работнику выдадут при полностью отработанных за первую половину месяца рабочих днях не более третьей части суммы заработка, т.к. в аванс не учитываются премии по итогам месяца. Иногда рекомендуется увеличить долю аванса до 46-47%, чтобы после введения новых правил работник получал в 2023 г. привычную для него сумму аванса. Однако даже при таком варианте возможны нарушения по оплате труда, влекущие наложение административных штрафов
Введение новых правил удержания НДФЛ может потребовать изменить сроки выплаты заработной платы. Удобно выплату аванса перенести на 23-е число текущего месяца, а окончательный расчет делать до 8-го числа текущего месяца. В результате такого сдвига сроки выплаты заработной платы будут находиться в одном налоговом периоде по НДФЛ, что дает бухгалтеру больше времени для выполнения расчетов и подготовки уведомлений.
Для изменения сроков выплаты аванса и заработной платы необходимо скорректировать тот документ, которым в компании устанавливается порядок выплаты заработной платы.
Следует принять во внимание то, что внесение изменений в основной документ осуществляется в таком же порядке, в каком он утверждался. Если это ПВТР, то нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Если трудовой договор — подписать дополнительное соглашение с работником.
Со всеми изменениями в локальных документах работники должны быть ознакомлены под личную подпись. Полезно провести в трудовом коллективе разъяснительную работу или сделать рассылку по электронной почте. Можно также разместить на доске объявлений компании информационный листок.
Наши партнеры, компания «Консалт 24», осуществляют полное дистанционное бухгалтерское сопровождение ИП и ООО, а также начисление зарплат сотрудникам, приказы, сокращение налоговой нагрузки и другие услуги. Узнать подробнее и сделать расчет нужных услуг можно на сайте: consalt-24.ru.
Есть пять человек разных национальностей, которые проживают в 5 домах. Каждый дом имеет свой цвет, отличный от цвета других домов. Каждый из этих людей курит и предпочитает определенный сорт сигарет. У каждого из этих людей есть по одному домашнему животному. Каждый из этих людей пьет свой любимый вид напитка.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
