Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
С начала 2023 г. по сотрудникам надо сдавать новый вид отчета – персонифицированные сведения о физических лицах. О том, что представляет собой этот документ, кто, как и куда обязан его сдавать мы рассказываем в этой статье.
Кому необходимо сдавать новый отчет
Персонифицированные сведения представляют собой третий раздел Расчета по страховым взносам в сокращенном виде. Всем страхователям его надо сдавать каждый месяц. При этом в РСВ персонифицированные данные также сохранились и, как было в предыдущие годы, их необходимо приводить в ежеквартальном отчете.
Персонифицированные сведения сдают все плательщики страховых взносов, которые выплачивают вознаграждения, пособия и другие средства, образующие доходы физических лиц:
- организации, работающие в России, включая иностранные, и их обособленные подразделения;
- предприниматели;
- специалисты частной практики;
- главы крестьянских и фермерских хозяйств;
- физические лица, не являющиеся ИП, которые нанимают работников для различных целей.
ИП, не выплачивающие доходы другим физическим лицам, могут отчет не сдавать.
Каких работников включать в отчет
В отчете отражаются персональные данные всех застрахованных лиц и размер выплат, начисленных каждому из них в отчетном месяце.
В персонифицированные сведения нужно включать следующих получателей выплат:
- сотрудников, работающих по трудовому договору;
- исполнителей услуг и работ по гражданско-правовым договорам;
- авторов работ по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.
Не включают в отчет физических лиц, получающих выплаты по договорам:
- купли – продажи;
- аренды, найма жилого помещения;
- займа;
- мены;
- дарения.
По данным видам договоров по выплатам не начисляются страховые взносы.
В отчет следует включать даже тех физических лиц, которым в отчетном периоде не начислялись выплаты и вознаграждения. В соответствующей такому лицу строке отчета в электронном виде в данном случае ничего не отмечается, а в бумажном варианте проставляется прочерк.
Т.н. «нулевых отчетов» по персональным данным не бывает. То есть в отчете должны приводиться данные по всем застрахованным лицам даже при отсутствии в отчетном месяце начислений в их пользу. Не застрахованных физических лиц у организации быть не может, всегда есть хотя бы один человек – директор – единственный учредитель. Его данные и включаются в отчет даже при отсутствии в отчетном месяце выплат в его пользу.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Сроки сдачи отчета
Отчет необходимо представлять ежемесячно 25 числа месяца, следующего за отчетным. В случае совпадения данного срока с выходным или праздничным днем срок сдачи отчета, как обычно, переносится на ближайший рабочий день.
В случае реорганизации или ликвидации страхователя сроки сдачи отчета остаются такими же.
Куда сдается отчет
Отчет необходимо сдавать в налоговый орган, который определяется организациями по месту своего нахождения и по месту нахождения их обособленных подразделений, а ИП и физическими лицами – по месту проживания.
В случае закрытия обособленного подразделения, по которому сдавался отчет либо утраты им полномочий по выплатам физическим лицам подавать персонифицированные сведения за периоды, когда подразделение производило выплаты, необходимо в налоговый орган по месту нахождения организации.
Как заполнить отчет
Форма отчета зависит от численности получающих выплаты физических лиц – если она в отчетном периоде более 10 человек, отчет должен иметь электронную форму, а если меньше 10 человек – может быть в бумажной форме.
Персонифицированные сведения включают титульный лист и часть с персональными данными физических лиц и информацией об их доходах.
У страниц персональных сведений должна быть сплошная нумерация, начинающаяся с титульного листа.
Раздел с персональными данными составляется на каждого получателя выплат, числившегося в отчетном периоде. По нему прописываются ИНН, ФИО, СНИЛС и сумма выплат, начисленных в отчетном месяце.
В сумму начисленных физическому лицу выплат в отчетном месяце включаются как облагаемые взносами, так и не облагаемые средства. При этом проставляется величина выплат именно за отчетный месяц, а не нарастающим итогом с начала года.
В случае допущения ошибки при заполнении отчета необходимо сдавать уточненные сведения. Сделать это следует до наступления срока сдачи РСВ за тот отчетный период, в который попадает месяц с допущенной при заполнении ошибкой.
В уточненные сведения включаются только те физические лица, относительно которых требуется изменить данные. При этом на титульном листе должен быть указан номер корректировки.
Ответственность за нарушения по отчету о сотрудниках следующая. Отдельных штрафов по данному документу нет. Применяются общие штрафы:
- за непредставление отчета или несвоевременную сдачу – 200 рублей за каждый документ;
- за представление данных не в полном объеме или в искаженном виде – административный штраф на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.
Важно, чтобы информация ежемесячных отчетов по сотрудникам совпадала с той, которая отражается в разделе 3 Расчета по страховым взносам.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
