Главная » Предпринимателю »Компенсации удаленным сотрудникам и налоги с их доходов в 2024 году
Компенсации удаленным сотрудникам и налоги с их доходов в 2024 году
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
В наше время многие сотрудники, трудовая деятельность которых не требует постоянного присутствия на территории работодателя, работают удаленно.
В данной статье мы расскажем о том, как таким работникам компенсировать связанные с выполнением работы расходы и как уплачивать налоги с их доходов в соответствии с действующими в 2024 году правилами.
Возмещение расходов
Дистанционной или удаленной работой считается выполнение сотрудником работы вне места нахождения работодателя или его филиала, представительства, другого обособленного структурного подразделения организации (включая находящиеся в другой местности) либо за пределами стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
В 2024 году начали действовать новые правила компенсации расходов дистанционных работников.
Согласно ТК могут применяться два варианта организации труда дистанционных работников:
- всем необходимым для труда оборудованием, программным обеспечением и другими средствами работника обеспечивает работодатель;
- работник по согласованию с работодателем использует для выполнения работы собственное либо арендованное имущество.
При применении второго варианта работодатель компенсирует работнику соответствующие затраты. Например, на оплату сотовой связи, интернета, электроэнергии, амортизацию компьютера, принтера и другой техники, настройку программного обеспечения, покупку канцелярских товаров.
В случае временного перевода работника на удаленную работу по инициативе работодателя применяются те же варианты.
То, в каком порядке компенсируются затраты, следует прописать в трудовом или коллективном договоре. Величина возмещения законодательно не определена, но она должна быть обязательно экономически обоснованной.
До начала использования нового лимита необходимо зафиксировать его в учетной политике. Если работодатель намеревается использовать и лимит в 35 рублей и вариант компенсации фактических подтвержденных документами расходов, оба варианта следует отразить в учетной политике и трудовом договоре с каждым работником.
Если удаленный сотрудник не писал заявление о том, что для выполнения работы ему нужно собственное имущество, а сам решил его использовать, то компенсацию ему можно не платить.
Величину компенсации за электроэнергию и интернет специалисты рекомендуют устанавливать для всех в фиксированном размере, чтобы не было необходимости просить у работников квитанции для расчетов. Также имеет смысл прописать, что компенсация будет выплачена работнику в меньшем размере в случае его болезни или отпуска.
Для расчета компенсации за износ техники за базу берут актуальную среднюю цену. Период амортизации можно взять любой, однако государственными структурами рекомендуется закладывать в расчет срок от 2 до 3 лет.
Амортизацию компьютера в целях определения суммы компенсации можно рассчитывать исходя из количества рабочих часов.
Если техника вышла из строя и требует ремонта, работодатель может либо забрать у сотрудника неисправную технику, доставить ее в сервисный центр, а потом вернуть ее в исправном состоянии и взять все связанные с этим расходы на себя, либо предоставить работнику самому заниматься ремонтом техники, а потом возместить подтвержденные документами сервисные расходы.
Некоторые работодатели полагают, что если в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре либо в дополнительном соглашении к трудовому договору не прописывать перечень компенсируемых расходов и их величину, то и возмещать их не надо. Но это заблуждение.
Даже в случае обеспечения дистанционного работника необходимым оборудованием и программами все равно работодателю необходимо возмещать собственные расходы работника, связанные с выполнением работы. При поломке личного оборудования, используемого дистанционным сотрудником для работы, работодатель должен возместить ему затраты на ремонт.
Компенсацию полагается платить и при временном переводе на удаленную работу и при попеременной работе на территории работодателя и дистанционно.
Самостоятельно решить, полагается ли компенсация при удаленной работе, сотрудник не имеет права. Пользоваться для выполнения работы личным имуществом можно лишь по согласованию или с ведома работодателя.
Если при переводе или приеме работника на удаленную работу не была оговорена компенсация за использование личного имущества, необходимо безотлагательно принять положение или приказ, где прописано:
каким оборудованием и программами работодатель обеспечивает удаленного работника;
какое свое оборудование, программы и средства связи будет использовать работник;
перечень расходов, которые будут возмещаться работнику;
порядок определения величины возмещаемых расходов (фиксированный размер или документально подтвержденные затраты);
периодичность выплаты компенсации.
Затем необходимо ознакомить работника с этим документом под роспись.
Помимо этого, можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где указано, что работник получает возмещение за использование своего имущества и средств связи в порядке, зафиксированном в локальном акте.
Таким способом работодатель обеспечит себе определенную свободу действий. Прописывать порядок компенсации расходов и ее величину в трудовом договоре специалисты не советуют в связи с тем, что для внесения любых изменений в условия трудового договора требуется согласие работника.
Бывают случаи, когда в целях экономии от работников берут заявления об отказе от получения возмещения. Такие действия работодателя согласно Кодексу об административных правонарушениях наказываются штрафом.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Налогообложение возмещения удаленным работникам в 2024 г.
Сумма возмещения затрат на использование собственного оборудования до 2024 года не облагалась НДФЛ и страховыми взносами в пределах, определенных в коллективном договоре либо других локальных нормативных актах.
31 августа 2023 г. ввели лимит компенсации расходов дистанционным работникам в размере 35 рублей за каждый отработанный удаленно день. В пределах этого лимита не требуется документальное подтверждение расходов. Лимит применялся лишь по налогу на прибыль, и величина возмещения в размере 35 рублей подлежала обложению НДФЛ и страховыми взносами. Условием применения лимита было наличие в локальном нормативном акте записи о фиксированном размере выплаты.
С начала 2024 г. компенсация расходов удаленных работников в пределах лимита не облагается НДФЛ и страховыми взносами. При величине возмещения сверх 35 руб. ежедневно надо платить НДФЛ и страховые взносы. Но если работник предоставил документы, подтверждающие фактические затраты, то выплаченная компенсация в пределах подтвержденных документами сумм не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
При превышении величиной компенсации размеров ежедневного лимита и отсутствии подтвержденных документами расходов возмещение облагается НДФЛ и страховыми взносами.
По налогу на прибыль разрешается учитывать в прочих расходах возмещение в сумме, установленной коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору:
- либо не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно;
- либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника
Способ возмещения расходов по локальным нормативным актам либо по документально подтвержденным фактическим расходам фиксируется в ЛНА или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии таких положений в ЛНА или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов производится только по документально подтвержденным фактическим расходам
По НДФЛ от налога освобождается возмещение в сумме, определяемой коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору:
- либо не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно;
- либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов
От страховых взносов освобождается возмещение в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору:
- либо не более 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно;
- либо в сумме документально подтвержденных расходов работника
Введен новый код на доходы, полученные в качестве компенсации расходов удаленным работникам, которые превышают 35 рублей ежедневно – код 2018.
Налоги на доходы уплачиваются в соответствии со статусом налогового резидента. Он утрачивается в случае нахождения за рубежом более 183 дней за год.
Нерезиденты платят более высокие налоги.
С начала 2024 года доходы дистанционных работников, работающих по трудовым договорам с российской организацией или подразделением иностранной компании, зарегистрированным в России, признаются доходами от источников в РФ.
С 1.01.2024 г. независимо от налогового статуса работника все вознаграждения и выплаты удаленным работникам (такие, как, например, отпускные, пособие по больничному листу, средняя заработная плата, сохраняющаяся в случае нахождения в служебной командировке), которые работник получил, трудясь дистанционно по договору с российской организацией, , должны облагаться НДФЛ по ставке в 13 или 15% в зависимости от размера полученных доходов.
С 1 января 2025 года расширится перечень доходов от источников в РФ и доходов за границей в части вознаграждения за работы, услуги, права пользования результатами интеллектуальной деятельности или средствами индивидуализации, выполняемые с помощью Интернета.
В 2025 году все доходы будут считаться заработанными в России, если их получили с помощью российских интернет–ресурсов или программного обеспечения.
При этом должно выполняться одно из условий:
- исполнитель — налоговый резидент России;
- доходы получены на счёт в российском банке;
- источник выплаты — российская организация, ИП, адвокат, нотариус или российский филиал иностранной организации.
В настоящее время преобладающая часть российских работодателей взаимодействует с удалёнными сотрудниками с помощью отечественных программ и интернет-ресурсов. Следовательно, с 2025 года для большинства дистанционных работников, проживающих за рубежом, порядок уплаты НДФЛ по трудовым договорам и договорам ГПХ станет одинаковым.
С начала 2024 г. резиденты и нерезиденты уравнены в налогах на доходы. Нерезиденты, работающие на российские компании, должны платить НДФЛ по ставке 13 или 15%.
Нерезиденты, работающие на иностранные компании, по-прежнему платят НДФЛ в стране проживания.
Если сотрудник перестанет быть налоговым резидентом России, повышенная ставка 30% к нему применяться не будет
В августе 2023 года Россия в одностороннем порядке вышла из Соглашений об избежании двойного налогообложения с 38 странами. В связи с этим юридические лица обязаны платить повышенный налог в России и дополнительно налог по стандартной ставке за границей.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
