Это могут быть расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, в общем, любое мероприятие, которое помогает установить и (или) поддержать взаимное сотрудничество.
Таким образом, в 2020 году представительскими считаются затраты на прием и обслуживание не только уже действующих партнеров, но и потенциальных. При этом в качестве партнеров рассматриваются как организации, так и физические лица (см., напр., письма Минфина России № 03-03-06/1/14731, № 03-03-06/2/32859).
К представительским расходам относятся также и расходы на прием участников, прибывших на заседания совета директоров (наблюдательного совета, правления) или иного руководящего органа компании (п. 2 ст. 264 НК РФ). Место проведения подобных встреч значения не имеет.
В состав представительских расходов включаются:
• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории организации, так и за ее пределами, например в ресторане для этих лиц, а также официальных лиц самой компании, участвующих в переговорах. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков (письма Минфина № 03-03-06/1/176, УФНС по г. Москве № 20-12/034115);
• транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров при проведении представительских мероприятий;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Надо сказать, что конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован.
Однако следует учитывать, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным статьей 252 НК РФ, а именно должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (см., напр., письмо Минфина № 03-03-06/1/53004).
Обратите внимание, что в любом случае к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (на что прямо указано опять же в п. 2 ст. 264 НК РФ).
В частности, нельзя учесть для целей налогообложения расходы (Письмо Минфина № 03-03-06/1/796):
• на развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны и т. п.);
• на оплату проезда и проживания лиц, приглашенных для участия в представительском мероприятии из других населенных пунктов;
• на приобретение подарков, призов, дипломов для участников мероприятия (см. письмо Минфина № 03-03-06/1/176).
Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.
В таком отчете должны быть указаны:
• время и место проведения мероприятия;
• программа мероприятия;
• состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
• величина расходов на организацию мероприятия.
Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.
Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия (см. письма Минфина № 03-03-РЗ/16288, ФНС № ГД-4-3/8852).
Помимо отчета лучше иметь еще два документа (см. письма Минфина России № 03-03-06/1/675, № 03-03-06/4/26):
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
• смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.
«Упрощенцы» не освобождены от ведения бухучета (ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Таким образом, представительские расходы компания на УСН должна отразить в бухучете.
Напомним, что расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, с приобретением и продажей товаров в бухучете относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина № 33н). Очевидно, что к таким расходам в полной мере можно отнести и затраты на проведение представительских мероприятий.
Согласно пункту 16 ПБУ 10/99 в бухучете расходы признаются при наличии следующих условий:
• расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
• сумма расхода может быть определена;
• имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Такая уверенность имеет место быть в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.
Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухучете организации признается дебиторская задолженность.
Организация, применяющая УСН, в соответствии с требованием рациональности ведения бухгалтерского учета вправе не отражать предъявленный исполнителем НДС предварительно на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», а сразу включать его в стоимость услуг, если такой порядок закреплен в ее учетной политике (п. п. 6, 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России № 106н).
Законодательством четко определен исчерпывающий перечень расходов, признаваемых на УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
В данном перечне не поименованы представительские расходы.
Потому-то «упрощенцы» и не вправе включить такие затраты в расходы, учитываемые при исчислении единого налога (на что, в частности, указано в Письме Минфина № 03-03-02-04/1/22).
В самом деле, данное письмо достаточно древнее, но его актуальность по сей день оно не утратило - за это время в перечень «упрощенных» расходов так и не были включены представительские расходы.
Таким образом, так как представительские расходы не поименованы в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы (установленном п. 1 ст. 346.16 НК РФ), то при УСН представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя (см. письмо Минфина № 03-03-02-04/1/22).
Также необходимо отметить, что и «входной» НДС по представительским расходам нельзя учесть в целях налогообложения.
Дело в том, что «упрощенцам» с объектом налогообложения «доходы минус расходы» при определении базы по единому налогу можно учитывать суммы НДС по оплаченным товарам (работам, услугам), приобретенным налогоплательщиком и подлежащим включению в состав расходов в соответствии с указанной статьей и статьей 346.17 НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, учитываются при налогообложении по мере реализации указанных товаров (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Так как представительские расходы при определении «упрощенной» налоговой базы не учитываются, то соответственно «входной» НДС на УСН в части, относящийся к представительским расходам в расходах не учитывается.
Таким образом, НДС, предъявленный контрагентом, поскольку не выполняются требования подпункта 8 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, не может быть учтен в целях налогообложения.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
