Представительские расходы рассматриваются только в налоговом учете. Поэтому списание этих расходов приводи к уменьшению налогооблагаемой базы и проводиться только на основе принципов их подтвержденности и экономической целесообразности.
Акт на представительские расходы составляется обычно по окончанию проведенных мероприятий, которые были организованы для проведения переговоров. Для составления данного акта составляется специальная комиссия, которая состоит из компетентных специалистов.
Их задача в 2020 году состоит в следующем:
• В правильности составлении документа;
• Проводить анализ данных, которые отражены в акте, а так же принятия решения по расходам, которые отражены в акте обоснованными;
• Дополнять акт представительских расходов другими необходимыми источниками.
В составе сформированной комиссии выбирается председатель, а так же участники.
Акт представительских расходов может содержать:
• Дату составления, название документа;
• Данные о проведенном официальном мероприятии, а именно место проведения, название;
• Данные о составе комиссии, которые будут составлять данный акт и заверять его;
• Список представительских расходов с указанием по каждому соответствующую сумму, которая должна будет заверена членом комиссии;
• Выбранная комиссия составляет в акте заключение об обоснованности проводимых представительских расходах, которые отражены в акте;
• Все члены комиссии подписываю акт.
Акт может быть составлен как самостоятельным нормативным документом или быть дополнением к уже имеющемся документу, например, к приказу о проведении официального мероприятия.
Расходы, которые проводятся на предприятии как представительские – уменьшают налог на прибыль, то есть они учитываются как затраты. Но прежде чем, это сделать нужно, знать какие расходы относятся к представительским, а какие нет. Так как налоговики при проверки с некоторыми могут не согласиться.
Представительские расходы – это расходы, которые связаны с официальным приемом, сопровождение и сервисом для представителей других учреждений, которые участвуют в переговорах, для дальнейшего сотрудничества, а так же участников, которые присутствуют на заседании руководящего органа.
Размер расходов на проведения переговоров между двумя и более предприятиями может быть значительным. Поэтому для правильного проведения этих расходов необходимо документально их оформить. Это очень сильно уменьшит размер уплаты налогов и не будет проблем перед контролирующими органами.
И так какие должны быть оформлены документы при предстоящих представительских расходах:
• Приказ руководителя предприятия – в данном документе обязательно должна быть указана цель, дата и место проведения мероприятий по переговорам, перечислить всех контрагентов, которые будут принимать участие в данном мероприятии и в обязательном порядке назначить ответственных и контролирующих лиц;
• Программа предстоящего мероприятия – данная программа не будет иметь места без приказа. В данной программе отражаются представительские встречи с обязательным указанием дат и мест проведения мероприятия;
• Смета мероприятия – в данном документе расписываются все расходы по статьям и обязательно должны быть согласованы с руководителем предприятия;
• Отчет о проведенном мероприятии – данный документ составляется исключительно ответственным лицом, который указан в приказе, и указываются точно те пункты, которые прописаны в нем, а так же еще указываются результат, который был достигнут на данном этапе (например, заключение официального договора или подписание документа);
• Акт по списанию представительских расходов – данный документ, несет информацию о точной сумме, которая была потрачена на конкретный вид представительских расходов. Этот документ необходимо заверить не только у руководителя предприятия, но и у главного бухгалтера);
• Документы, которые подтверждают данные расходы – этими документами могут быть чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
