Нормирование представительских расходов носит обязательный характер и регламентируется НК РФ. Это необходимо для правильного расчета налоговой базы по налогу на прибыль. Если не соблюсти предельные величины включаемых в расчет издержек, величина налога на прибыль будет занижена.
К представительскому виду затрат относятся расходы, связанные с организацией переговорного процесса с бизнес-партнерами (включая трансфер до места встречи сторон, завтраки и обеды, услуги переводчиков).
Расходы в 2020 году могут быть признаны в учете как составляющая представительских издержек, если обсуждение деловых вопросов носило официальный характер. Судебная практика показывает, что расширение указанного перечня затрат допускается. Такой вывод можно сделать на основании Постановления ФАС Западно-Сибирского округа № Ф04-9370(30552-А81-27).
Минфин в своем Письме № 03-03-06/1/176 обозначил, что в качестве представительских затрат можно признавать и расходы на продукты питания, на спиртные напитки, если это использовалось в процессе переговоров и было необходимо для получения экономической выгоды.
В то же время, в Письме Минфина № 03-03-06/1/327 по чаю, кофе и продуктам питания, предназначенным для регулярного угощения представителей контрагентов (экспедиторов и т.п.), введен запрет на отнесение их стоимости в состав представительских издержек. Обоснование – угощение клиентов не является формой деловых переговоров.
Представительский тип затрат для целей налогообложения переносится на статью прочих издержек. В каждом налоговом периоде величина признаваемых представительских трат напрямую зависит от средств, выделенных на оплату труда персонала компании.
Чем выше фонд оплаты труда, тем большую сумму представительских затрат можно зачесть при расчете налога на прибыль. Если в налоговом учете эти издержки должны причисляться к прочим тратам в пределах «плавающего» лимита, то в бухгалтерском учете они подлежат отражению полностью в составе расходов, связанных с обычными видами деятельности.
Представительские расходы нормируются в размере 4% от общих затрат, направленных на оплату труда в отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ). Расчет по итогам года должен вестись накопительно. Если за один квартал не удалось учесть всю сумму произведенных затрат, то в следующем квартальном интервале можно включить остаток издержек (если позволяет лимит в новом квартале).
Самостоятельно устанавливать норму расходов субъекты хозяйствования не уполномочены, всем организациям необходимо придерживаться фиксированных 4%, привязанных к расходам, понесенным в связи с оплатой труда наемного персонала. Если компания совмещает ОСНО с ЕНВД, то при определении фонда оплаты труда надо ориентироваться только на ту часть зарплаты, которая относится на работников, реализующих свою трудовую функцию в сфере деятельности ОСНО.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
