Представительские расходы – это расходы на официальный прием и обслуживание (п. 2 ст. 264 НК РФ):
• представителей других организаций, которые участвуют в переговорах для установления или поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа.
В состав таких расходов можно включить затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) для лиц, которые участвуют в переговорах, на доставку этих лиц к месту проведения мероприятия, на буфетное обслуживание во время переговоров, на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.
Напомним, что представительскими расходами не признаются затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).
Организация на ОСН может учесть расходы на представительские мероприятия только в пределах ограничения в размере 4% расходов на оплату труда. И, естественно, только при должном документальном подтверждении затрат (п. 1 ст. 252, пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).
В число необходимых документов входят приказ о проведении представительского мероприятия, смета расходов и отчет о мероприятии. «Представительский» отчет составляется для того, чтобы документально подтвердить, что мероприятие соответствовало характеру представительского.
Несмотря на то, что единой обязательной к применению формы отчета не существует, в нем необходимо отразить (Письмо Минфина № 03-03-06/1/675):
• цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
• иные необходимые данные о проведенном мероприятии;
• сумма расходов на представительские цели.
Отчет о представительских расходах составляется в одном экземпляре (ведь нужен он организации, проводившей мероприятие, для признания своих расходов) и утверждается руководителем организации.
Обращаем внимание, что для признания представительских расходов вовсе не обязательно, чтобы были конкретные результаты переговоров (к примеру, подписанный договор).
Достаточно, чтобы такое мероприятие было по своей сути направлено на получение прибыли (Письмо Минфина № 03-03-06/2/11897, Определение КС № 320-О-П).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
