• оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
• расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
• затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
• оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.
Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита — 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.
Расходы на аренду переговорной комнаты или банкетного зала, развлекательные мероприятия (боулинг, сауна, экскурсии), лечение заболеваний, проведение юбилейного торжества сотрудника, оформление праздников, приобретение сувенирной продукции, подарков и наград не могут уменьшить базу для исчисления налога на прибыль.
Основным документом является приказ на представительские расходы, удостоверяющий факт их реализации и обоснованности.
Каждая организация вправе самостоятельно разработать форму приказа.
Данный документ содержит сведения:
• название хозяйствующего субъекта;
• заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
• дата составления документа и месторасположение субъекта;
• цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
• обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
• дата и время мероприятия;
• перечисление запланированных рабочих моментов;
• назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
• указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
• виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.
В форме приложений к приказу могут выступать программа мероприятия и смета представительских расходов.
Программа отражает все запланированные этапы с указанием конкретного времени и день официального приема. Смета расписывается для каждого пункта затрат в отдельности: транспорт, обслуживание банкета, цветы, сувениры. Оба документа обязательно утверждаются директором компании.
Когда сумма расходов одобрена работодателем, работнику, обозначенному в приказе, выдаются деньги под отчет из кассы компании. В произвольной форме пишется заявление директору с обозначением размера денежной суммы и срока ее выдачи.
По завершении деловых переговоров сотрудником, ответственным за их проведение и контроль переговоров, на имя руководителя предприятия составляется отчет о выполненных задачах и достигнутых результатах. К примеру, отразить подписание нового договора поставки, увеличение номенклатуры товара по уже заключенного контракту.
В отчете также фиксируется наличие остатка денежных средств от выделенной суммы или его отсутствие, дополнительные расходы.
Затем составляется акт на списание расходов (представительских), отображающий точную сумму понесенных затрат, которые должны быть подтверждены соответствующими накладными, договорами, чеками. Бланк подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.
Признание затрат представительскими для налогового законодательства не зависит от исхода переговоров (достигнута ли цель по заключению нового контракта), главное, чтобы вся первичная документация соответствовала нормам ст.9 №402-ФЗ. В противном случае, расходы не будут отнесены к представительским и автоматически попадают в базу для налогообложения прибыли.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
