Чтобы уменьшить прибыль на сумму представительских расходов, их нужно документально подтвердить. Это следует из п.1 ст.252 НК РФ. Конечно, первичные документы (счета, кассовые чеки) собрать нетрудно. Однако этого мало. Расходы также должны быть обоснованными, то есть экономически оправданными.
К сожалению, в НК РФ не сказано, что это значит. На наш взгляд, следует оформить документы, свидетельствующие о том, что деньги потрачены не на "левые" нужды, а на прием и обслуживание деловых партнеров. Другими словами, нужно подтвердить, что приглашение гостей напрямую связано с деятельностью фирмы и способствует увеличению ее будущих доходов.
Для этого следует составить план приема и встречи гостей. В нем желательно указать мероприятия, которые фирма планирует провести во время встречи. Наконец, после того как гости покинут организацию, следует составить отчет о результатах встречи, подтверждающий ее производственный характер. В нем должны быть указаны лица, которые участвовали в переговорах, и суммы расходов, потраченные на представительские нужды.
"Предел", который установили законодатели для представительских расходов, составляет 4 % от суммы расходов на оплату труда за менструальный период. Уменьшить налогооблагаемую прибыль можно лишь на затраты, которые "уложились" в норматив. Оставшаяся часть расходов не учитывается при налогообложении прибыли.
Поскольку налог на прибыль определяется нарастающим итогом, представительские расходы, например, в сентябре могут не уложиться в норматив, а по итогам года оказаться в пределах нормы.
Вместе с представительскими расходами организация уплачивает и НДС. Если, конечно, продавец является налогоплательщиком и не освобожден от уплаты этого налога по ст.145 НК РФ. Обычно НДС называют входным или входящим. Его можно принять к вычету из бюджета.
Однако данное право тесно связано с положениями гл.25 НК РФ. Вычет дается только по расходам, которые учитываются при налогообложении прибыли. На это указывает п.7 ст.171 НК РФ. Налог по сверхнормативным представительским расходам, так же, как и сами расходы, предприятию придется уплатить за счет чистой прибыли.
Некоторые дармоеды могут решить, что раз нет счета-фактуры (например, в ресторане получить его весьма проблематично), то и принять НДС к вычету нельзя. На первый взгляд это действительно так. Ведь каждый бухгалтер знает, что счет-фактура является основанием для принятия налога к вычету.
Однако в некоторых случаях НК РФ разрешает возмещать НДС и на основании других документов (счетов, кассовых чеков). Одним из таких исключений являются затраты на прием и обслуживание деловых партнеров.
Только следует иметь в виду, что в документах НДС должен быть выделен отдельной цифрой. Тогда будет понятно, что организация действительно уплатила НДС в стоимости расходов. Ведь в ст.171 НК РФ сказано, что вычет применяется на основании документов, подтверждающих уплату сумм налога
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
