Правильно оформить “представительские” очень важно. Чем больше бумаг будет оформлено, тем меньше вероятность тех или иных споров с налоговой инспекцией.
Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование денег, должен утвердить руководитель фирмы своим приказом.
После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, нужно составить отчет. В нем указывают дату и место проведения приема, его программу, приглашенных лиц, представителей организации, участвовавших в приеме, и сумму потраченных средств.
После окончания приема работник, ответственный за расходование средств, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1. К нему следует приложить все первичные документы, которые подтверждают расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки и т. д.).
В бухгалтерском учете такие затраты полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговую себестоимость их списывают только в пределах нормы. Она составляет 4 процента от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
Сумму НДС по “представительским”, учитываемым при налогообложении прибыли, принимают к налоговому вычету в обычном порядке. А вот налог, который приходится на сверхнормативные расходы, придется списать за счет собственных средств фирмы. Облагаемую прибыль его сумма не уменьшает.
Представительские расходы – это затраты фирмы, связанные с приемом и обслуживанием представителей других компаний, которые участвуют в переговорах для установления и поддержания сотрудничества. Кроме того, к ним относят и расходы на прием собственников фирмы, прибывших на заседание совета директоров (правления).
Полный перечень представительских расходов есть в статье 264 Налогового кодекса.
Согласно этой статье, к представительским относят затраты:
• по проведению официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
• по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
• по буфетному обслуживанию лиц, участвующих в переговорах;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Таким образом, как сказано в опубликованном письме, расходы на покупку спиртного можно учесть в налоговых расходах. Ведь они попадают в разряд затрат по “проведению официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия)”. Письмо посвящено исключительно приему иностранной делегации.
Но Налоговый кодекс не ставит порядок учета данных расходов в зависимость от того, представителей какой компании принимает фирма (иностранной или отечественной). Этот порядок един для всех. Поэтому и затраты на оплату спиртного для сотрудников российских компаний также могут быть включены в налоговые расходы принимающей фирмы.
Отметим, что аналогичные разъяснения Минфин давал и ранее. Причем финансисты считают, что расходы на покупку спиртных напитков учитывают “в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок)”. При этом статьей 5 Гражданского кодекса Российской Федерации под обычаем делового оборота признается “сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе”.
Об этом говорится в письме Минфина России № 03-02-05/1/49. Сразу отметим, что это довольно “размытое” определение. Соответственно решать, сколько бутылок спиртного принято выпивать на переговорах по “обычаям делового оборота”, каждому бухгалтеру придется самостоятельно.
Вышеприведенный перечень представительских расходов является исчерпывающим. Поэтому затраты, например, на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются. И такие расходы облагаемую прибыль фирмы не уменьшают. Как и траты на покупку сувениров для делегатов (иностранных или отечественных – неважно).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
