В любой отрасли бухгалтерский учет играет огромную роль. Специалисты, занимающиеся сбором и составлением документации, берут на себя большую ответственность, они должны учитывать множество тонкостей и нюансов. Важное место занимает правильное оформление первичных документов. Каждый бухгалтер обязан в первую очередь знать все об этой отрасли бухгалтерии.
Какие документы относятся к понятию «первичность»? Это те бумаги, на основании которых заполняется бухгалтерская книга. Еще их вносят в общие регистры. Если стоит задача выделить управленческие бумаги, то именно первичные документы могут таковыми считаться.
Требования к таким документам крайне высоки. Ошибки в них не допускаются, кроме того, они должны быть заполнены по четким формам, которые содержатся в общем первичном регистре. Формы содержат также образцы того, как следует заполнять каждую отдельную справку, бланк или форму. Если делать все не по правилам, то ни в каком государственном органе не примут такую документацию. При проверке она будет считаться неоформленной. Каждый образец заполнения утвержден на законодательном уровне. Если страна заполнения Россия, то каждая форма еще и подтверждена приказом Минфина.
Виды документов и все о них
Бухгалтерские документы можно разделить по многим параметрам.
Но чаще всего их классифицируют:
1. По назначению.
2. По объему сведений.
3. По месту составления.
4. По способу обработки.
Первичные документы бухгалтерского учета входят в категорию «объема сведений». Каждой бумаге из данной группы присваивается специальный код по общей российской классификации. Чтобы не запутаться в большом количестве форм в любой бухгалтерии для каждой категории существует специальный бланк. Чаще всего в формы можно добавлять даже дополнительную информацию в отдельные графы для этого. Вся информация вносится таким образом, что изменять не представлялось возможным. Изменения позволяется вносить только при помощи нового приказа.
Во всех формах есть графы с кодами и скрытой информацией. Их заполняют по специальным классификаторам. Если в графе такого пункта нет, то речь может идти только об общем изложении, обработке данных с помощью аппаратуры для вычисления. Системы такого плана должны быть одобрены законом, то есть иметь специальную систему кодировки.
К первичным документам можно отнести:
• ведомости, карточки (там, где не удается применить аналитический учет);
• кассовую книгу;
• накопительные ведомости по счетам.
В последнем пункте можно выделить специальные журналы-ордеры, а также главную книгу. В нее входят баланс и отчеты.
Первичная информация в 2017 году
В первичные документы могут входить и бумаги, которые разработаны в пределах предприятия и применяются там же. Главное, чтобы в них были правильные данные.
Другими словами, сведения все равно должны предполагаться образцами. Основные реквизиты в документации:
1. Дата заполнения.
2. Правильно сформулированное название.
3. Имя организации, от лица которой составляется документация.
4. Должности лиц, которые отвечают за заполнение.
5. Смысл хозяйственной процедуры и выражение ее натуральной и обычной стоимости.
6. Подписи тех лиц, которые отвечают за документ.
Все данные, конечно же, должны быть достоверными. Их нужно вносить в срок по всем формам. Первичные документы передаются в налоговую службу. Сроки лучше уточнить в отделении. Сдачу осуществляют те же сотрудники, которые занимались заполнением.
Стоит сказать, что их список утверждается руководителем организации и прописывается в кадровых документах бухгалтерии. Также их должен одобрить главный бухгалтер. Только после этого можно на законных основаниях проставлять подписи.
Первичные бумаги – это прямое подтверждение всех действий компании, связанных с товарами и средствами. Сюда входит информация о покупке сырья, продажах, доходах. Поэтому абсолютно логично, что ответственность за ведение подобной документации крайне высока, а к работе с бумагами допускаются только те люди, которые имеют определенный опыт в бухгалтерии и разбираются в тонкостях оформления.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Существует четкая классификация среди самих первичных бумаг.
Можно выделить такие категории:
• оформление бухгалтерии;
• оправдательные бумаги;
• организация и распоряжение документацией.
Последние два пункта заслуживают более пристального внимания. Что понимают под оправдательными бумагами? Сюда можно отнести различные акты приема продукции, ордера, накладные, требования внутри компании. Всю информацию из них вносят прямо в бухгалтерскую книгу.
Что же касается распорядительной документации, в нее входят приказы, доверенности, распоряжения. Другими словами, любые бумаги, которые дают право на проведение какой-то операции или перевода средств. Но платежные ведомости и чеки относят сразу к обоим пунктам.
Первичная бухгалтерия связана с большими объемами работы, нагрузками. Поэтому для удобства сотрудников всегда разрабатывается график документооборота. В нем указывается, когда какая бумага должна быть заполнена и сдана. Документы проходят через главного бухгалтера.
Проверяют их по таким пунктам:
• арифметические данные (расчеты, формулы, конечные суммы);
• смысловая нагрузка (логическая связь между всеми пунктами и подпунктами);
• спецификация (правильность заполнения, изложения реквизитов по форме).
Если специалисты обнаружат хотя бы небольшие ошибки, придется заниматься исправлением и переделкой. Правку доверяют только тому специалисту, который ответственен за заполнение форм. После повторной проверки бумаги отсылают в бухгалтерию. Далее их вносят в бухгалтерскую книгу, а информацию регистрируют. Сегодня можно отсылать данные как в электронном виде, так и в печатном виде. Но стоит иметь в виду, что если выбран первый вариант, то копию все равно необходимо распечатать на принтере.
В архив сведения подшивают в хронологическом порядке. Все документы сначала классифицируют, а зачем размещают в необходимом месте. Вдобавок бумаги должны быть защищены, чтобы в них нельзя было внести любые изменения.
Сколько хранится архив первичных документов
Первичная документация всегда играет важную роль в работе организации. Поэтому у многих бухгалтеров возникает вопрос: сколько ее нужно хранить в архивах? Все книги бухгалтерского учета, регистры, документы хранятся в организации не менее 5 лет. Это требование закреплено на законодательном уровне. Данные о налогах и финансовых операциях – не менее 4 лет, а вся информация о кадрах, их зарплатах, назначениях, повышениях и увольнении хранится в архиве не менее 75 лет.
Причем сроком начала хранения не считается день, когда документы попали в архив. Это всегда январь того года, который следует за попаданием бумаг в папки архивных данных. Если по каким-то причинам документы не повреждены, то проводится расследование причин, назначается комиссия для этого.
Также нужно знать, как уже говорилось выше, что многие виды первичных документов нельзя исправлять. Сюда относят, например, кассовые чеки. Также любая банковская документация не подлежит исправлению. Если же корректура разрешена, то она должна сопровождаться подписями всех лиц, которые отвечают за оформление конкретной бумаги.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
