При увольнении сотруднику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные дни отпуска. В статье разберем пошагово ее расчет, разберем все важные нюансы, налогообложение. Отдельно остановимся на том, как учитывать нерабочие дни, установленные Президентом.
Когда сотрудник увольняется, за все неиспользованные отпуска ему выплачивается денежная компенсация (ст. 127 ТК РФ). При этом не имеет значения причина, по которой он покидает компанию (Письмо Роструда № 1917-6-1). То есть, работодатель должен выплатить компенсацию и при увольнении по собственному желанию, и при сокращении штата.
Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в день увольнения. Если работник в этот день не работал, то данная сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после того, как уволенный работник предъявил требование о расчете (ч. 1 ст. 140 ТК РФ).
Далее пошагово разберем, как считать компенсацию за неиспользованный отпуск и какие существуют нюансы расчета.
Рабочий год у каждого человека в любой компании начинается со дня приема — эта дата указана в трудовом договоре. Если не указана, то датой приема считается следующий день со дня подписания договора.
В стаж в 2020-2021 годах входят:
1. все фактически отработанные рабочие дни;
2. периоды нахождения на больничном, в отпуске;
3. выходные и праздничные дни;
4. дни без содержания – не более 14-ти за год.
Дни, которые надо исключить. Не берут в расчет дни, когда сотрудник (ст. 121 ТК РФ):
1. отсутствовал на работе без уважительных причин — прогуливал;
2. был отстранен от работы из-за того, что по своей вине не прошел обязательный медицинский осмотр.
Дни отпуска по уходу за ребенком вычитают, а дни декрета — нет. Также в расчет не возьмут дни, если работник был в отпуске без сохранения зарплаты больше 14 календарных дней. Пропущенные дни соответственно удлиняют расчетный период.
Далее суммируем все выплаты за работу в этот период: зарплату, премию, бонусы, стимулирующие и компенсации за условия труда (п. 2 и 16 Положения № 922).
Дополнительная социальная помощь. Выплаты в виде дополнительной социальной помощи в расчет не берут.
Например (п. 3 Положения № 922):
• оплату стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха;
• социальную и материальную помощь;
• беспроцентные займы;
• выплаты за рождение ребенка или за смерть близкого родственника.
Также в расчет не берутся отпускные и командировочные.
Премии. В расчет отпускных включают не все премии, а только те, которые начислены за расчетный период: 12 месяцев до месяца отпуска. Например, годовую премию за предшествующий отпуску год включат полностью.
Квартальные премии. Если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. А если расчетный период начинается с середины квартала, учтут премию только за полквартала. Например, премию выплачивают за первый квартал — январь, февраль, март, а расчетный период начинается с февраля. Тогда премию зачтут только за февраль и март.
Расчет неиспользованных дней отпуска за все время работы, кроме года увольнения:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Количество неиспользованных дней отпуска = Количество отработанных лет х количество положенных дней отпуска — Количество использованных дней отпуска
Компенсация за второй год выплачивается пропорционально отработанному времени (Письма N 164-6-1, № 2368-6-1). Обратите внимание, для расчета используют отработанные, а не календарные месяцы. Например, с 10 июля по 9 августа отработан 1 месяц, а не 2 календарных — июль и август.
Расчет неиспользованных дней отпуска = количество положенных дней отпуска за год / 12 — Количество месяцев работы
Если с даты поступления на работу человек отработал 11 и более месяцев, то он заработал право на полный отпуск, и соответствующую компенсацию.
Если работник отработал в месяце:
• меньше 15 дней — этот месяц в расчете не учитывают,
• больше 15 дней — дни округляют до полного месяца.
За один отработанный месяц полагается 2,33 дня оплачиваемого отпуска (Письмо Роструда № 5921-ТЗ). Для некоторых работников предусмотрен удлиненный отпуск: для инвалидов — 30 дней, лиц моложе 18 лет — 31 день, педагогов — 42 дня.
Например, работник принят в компанию 26.03.2020, а увольняется 18.05.2020. В таком случае количество дней неиспользованного отпуска составляет 4,66 календарных дня (2,33 календарных дня за период с 26.03.2020 по 25.04.2020 и 2,33 календарных дня за период с 26.04.2020 по 18.05.2020 — так как отработано больше 15 дней).
В Трудовом Кодексе не сказано, как правильно округлять количество календарных дней неиспользованного отпуска.
Например, сотрудник отработал 9 месяцев. За каждый отработанный месяц ему полагается 2,33 дня отпуска. Значит, он имеет право на 20,97 дней отпуска: 9 х 2,33 = 20,97.
Если работодатель захочет округлить эту цифру в сторону меньшего количества дней отпуска, например, 20,97 до 20 дней, то Минтруд это запрещает (Письмо Минтруда № 14-2/ООГ-8717). Дни неиспользованного отпуска можно округлить, но только в пользу работника. То есть 20,97 можно округлить только до 21 дня.
Напомним, как считать средний заработок: фактическая заработная плата за расчетный период делится на 12 и 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения):
• 12 - количество календарных месяцев расчетного периода, предшествующего месяцу, в котором работник увольняется (ч. 3, 4 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения). Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца (в феврале - по 28-е (29-е) число) включительно (ч. 3 ст. 139 ТК РФ);
• 29,3 - среднемесячное число календарных дней.
Например, работник увольняется 01.07.2020. Заработная плата, начисленная работнику за расчетный период по 31.06.2020, составила 600 000,00 руб. (50 000,00 руб. x 12). Средний дневной заработок для расчета компенсации за неиспользованный отпуск равен 1 706,48 руб. (600 000,00 руб. / 12 / 29,3).
Для этого среднедневной заработок умножаем на количество неиспользованных дней отпуска (абз. 2, 4 п. 9 Положения № 922).
Например, стаж работы на день увольнения работника — пять месяцев. Количество календарных дней неиспользованного отпуска составляет 11,65 (5 мес. x 2,33), средний дневной заработок - 2 594,54 руб. Таким образом, сумма компенсации за неиспользованный отпуск составит 30 226,39 руб. (11,65 x 2 594,54 руб.).
У работников, заключивших трудовые договоры на срок до двух месяцев либо на период выполнения сезонных работ, средний дневной заработок рассчитывается по-другому. Им оплачиваемые отпуска предоставляются из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. ст. 291, 295 ТК РФ).
Чтобы определить средний дневной заработок такого работника, сумму фактически начисленной зарплаты необходимо разделить на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ч. 5 ст. 139 ТК РФ, п. 11 Положения).
Например, работник отработал в организации по срочному трудовому договору с 02.03.2020 по 13.04.2020. Заработная плата, начисленная работнику, за март составила 70 000,00 руб., за апрель - 26 818,18 руб. Число рабочих дней за фактически отработанное время, предшествующее месяцу увольнения, т.е. с 02.03.2020 по 31.03.2020, по календарю шестидневной рабочей недели равно 25. Средний дневной заработок для расчета компенсации за неиспользованный отпуск составил 2 800 руб. (70 000,00 руб. / 25).
Работник-внутренний совместитель имеет право на отпуск отдельно по двум разным трудовым договорам с одной и той же компанией: по основному месту работы и по совместительству. Поэтому за работу по совместительству тоже положена компенсация за неиспользованный отпуск.
Рассчитывается она по стандартной формуле, как любому другому работнику. Каких-либо особенностей расчета компенсации внутренним совместителям законодательством не установлено (п. п. 12, 19 Положения № 922). Сокращенная продолжительность рабочего времени совместителя при расчете не учитывается.
Суммы, начисленные за период нерабочих дней с 30 марта по 8 мая 2020 г., и это время, не учитываются при расчете среднего заработка (Письмо Минтруда России от 18.05.2020 № 14-1/В-585).
В остальном компенсация рассчитывается по стандартной формуле.
Компенсация за неиспользованный отпуск:
• облагается НДФЛ в полной сумме,
• всеми видами страховых взносов в обычном порядке в полной сумме,
• в целях налогообложения прибыли учитывается в расходах на оплату труда.
С суммы компенсации необходимо удержать алименты (пп. "к" п. 1 Перечня видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей).
В бухгалтерском учете можно использовать резерв на выплату компенсации. Это происходит следующим образом: при начислении сумму компенсации и страховые взносы с нее относят на уменьшение признанного оценочного обязательства по оплате отпусков — то есть, на резерв на оплату отпусков (п. 21 ПБУ 8/2010 "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы", разд. II, V, VI Методических рекомендаций МР-1-КпТ "Оценочные обязательства по расчетам с работниками").
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
