Командировка – это служебная поездка сотрудника в другой населенный пункт. Во время поездки он будет несколько дней жить вне дома за счет фирмы и выполнять поставленные задачи. В этот процесс вовлечен не только сам работник, то и другие сотрудники компании. Бухгалтеры и кадровики должны составить целый пакет документов, вести учет командировочных дней и делать соответствующие начисления.
Чтобы запустить инфраструктуру командировки и оправдать затраты на нее, требуется письменное распоряжение руководителя компании. Это приказ о направлении работника в командировку. Регламент оформления командировок был упрощен.
В частности, были отменены ранее обязательные документы:
• Командировочное удостоверение,
• Служебное задание,
• Отчет о командировке.
Кроме того, стал необязательным приказ о выдаче подотчетных средств. Теперь основанием для выдачи может быть либо приказ, либо служебная записка работника с разрешительной резолюцией руководителя.
Документы, ставшие необязательными, оформлять не запрещено. Компания может продолжать использовать их в своем документообороте.
Что касается распорядительного документа, то его в числе необязательных документов нет. А значит, приказ о командировке по-прежнему является обязательным документом.
Ранее в альбоме унифицированных документов были две формы:
• Т-9 – приказ о направлении в командировку одного работника,
• Т-9а – приказ о направлении в командировку группы работников.
Использование этих бланков являлось обязательным. В 2020-2021 годах не требуется составлять приказ или распоряжение именно на этих бланках. Компания может разработать и утвердить свою собственную форму. Приказ можно оформить на бланке организации или даже простом листе.
Главное, чтобы он содержал все необходимые данные:
• Название документа, его номер и дата составления,
• ФИО работника, отправленного в поездку,
• Должность и подразделение командированного сотрудника,
• Пункт назначения,
• Срок поездки – количество календарных дней,
• Даты начала и окончания поездки,
• Цель поездки,
• Источник финансирования,
• Название и реквизиты документа-основания,
• Подписи руководителя и работника.
Приведенный перечень показывает, что формы Т-9 и Т-9а как раз содержат набор всех необходимых реквизитов. Кадровику остается только правильно заполнить, а к самому бланку у проверяющих точно не возникнет претензий.
Если все же вас не устраивают унифицированные бланки, разработайте свой в таком порядке:
• Возьмите один из унифицированных бланков,
• Внесите недостающие реквизиты,
• Удалите лишние поля,
• По необходимости сделайте перегруппировку, расширьте или уменьшите поля.
Главное – не удалите обязательные реквизиты, перечисленные в законе о бухучете. В итоге вы с минимальными усилиями и рисками получите бланк, модифицированный под ваши потребности.
Бланк Т-9а содержит такой же набор реквизитов. Но им можно одновременно направить в поездку двоих или троих работников. Причем командировка не обязательно должна быть совместной. Сотрудники могут направляться в разные населенные пункты, и даты отправки и прибытия тоже могут отличаться.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
