Кассовая дисциплина – это свод обязательных правил, которым должны следовать хозяйствующие субъекты при проведении операций по поступлению, хранению и выдаче наличных денежных средств.
Расчеты с применением наличности организации и индивидуальные предприниматели проводят через операционную кассу. Следует разграничивать понятия: операционная касса предприятия и кассовый аппарат, который в обиходе также называют «касса».
Кассовый аппарат – это устройство, предназначенное для автоматизации учета поступления денег, регистрации покупки товара (услуг, работ) и печати чека.
Под операционной кассой в 2020 году подразумевается совокупность всех действий, которые производятся с наличными деньгами в процессе хозяйственной деятельности.
И операция по поступлению выручки, полученной через ККТ, является составной частью целого комплекса процедур, связанных с приходом, хранением и выдачей наличности. Любая кассовая операция требует документального оформления с учетом нормативов действующего законодательства.
Все субъекты, использующие наличные деньги в процессе ведения хозяйственной деятельности, обязаны следовать установленным требованиям ведения кассовых операций вне зависимости от:
1. Системы налогообложения;
2. Применения ККМ;
3. Использования БСО.
Упрощенные правила действуют для ИП. Предприниматели имеют право:
• не заполнять РКО, ПКО и кассовую книгу;
• не устанавливать лимит расчета наличными.
Но если у ИП присутствуют наемные работники, он обязан оформлять документацию, подтверждающую выплату зарплаты.
Не лимитировать количество денег, хранящихся в кассе, также имеют право организации, относящиеся к малому бизнесу, согласно действующей редакции ст. 4 закона №209-ФЗ и постановлению Правительства РФ №265.
Следует понимать, что все деньги, поступающие в кассу фирмы, принадлежат юридическому лицу. И произвольно использовать наличные финансы компании на собственные нужды не имеет права даже единственный учредитель.
ИП же могут забирать наличные деньги из кассы в любой момент и в любом количестве, главное, не допускать просрочки по уплате налогов и взносов. Если ИП применяет кассовые документы, выдачу из кассы сумм на собственные нужды необходимо оформить расходным ордером.
Прием выручки в наличной форме обязывает использовать ККМ за исключением случаев:
• применения ЕНВД организациями и ИП, а также когда предприниматель находится на ПСН (необходимо использовать онлайн-кассы);
• использования БСО фирмами и предпринимателями при предоставлении услуг гражданам;
• ведения ИП и организациями деятельности в сложных территориальных условиях, в которых затруднено использование ККМ.
Количество ККТ, которое может находиться в эксплуатации, не ограничено. Вся полученная выручка за рабочую смену должна быть проведена через кассу компании (ИП).
К применению допускается ККТ (онлайн-касса), которая:
1. Поставлена на учет в налоговой инспекции;
2. Имеет корпус с нанесенным заводским номером;
3. Оборудована фискальным накопителем, в который передаются фискальные данные;
4. Имеет встроенные часы, работающие в режиме реального времени;
5. Проверяет контрольные числа регистрационного номера ККТ;
6. Оборудована функционалом, предусматривающим печать фискальных документов (данная функция может отсутствовать при расчетах, осуществляемых через Интернет);
7. Умеет формировать фискальные документы в электронном виде и передавать их любому фискальному оператору, а также принимать подтверждения от оператора;
8. Выдает информацию о нарушении процедуры обмена данными с фискальным оператором и прочих неполадках и неисправностях самой ККТ;
9. Обеспечивает прием информации о сумме платежа от терминала, передающего распоряжения в банк (устройства эквайринга);
10. Не допускает формирование чека (БСО) или корректирующего чека (БСО), содержащего больше одного признака расчета;
11. Обеспечивает печать двумерного QR-кода на чеке (БСО);
12. Формирует отчет о текущем состоянии расчетов в любой момент для предъявления проверяющему инспектору;
13. Обеспечивает поиск любого документа по номеру из фискальной памяти, его распечатку или передачу в электронной форме;
14. Исполняет протоколы обмена информацией.
Модели ККТ, соответствующие требованиям, заносятся органами ФНС в реестры ККТ и фискальных накопителей.
В связи с переходом на кассы нового поколения многие унифицированные формы утратили свою актуальность, так как вся нужная информация хранится в памяти ККТ и может быть распечатана в любой момент.
Организации (ИП), использующие онлайн-кассы, могут не заполнять:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• справку-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6);
• журнал кассира-операциониста (форма КМ-4);
• журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
• акт возврата денег покупателям (форма КМ-3) и др.
Эта документация обязательно оформлялась на старых ККТ. Следует отметить, что вышеуказанные документы не имеют (и ранее не имели) отношения к кассовой дисциплине.
Нарушение кассовой дисциплины в 2020 году
За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины в 2020 году и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:
• для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.
Ответственность за соблюдение установленных норм лежит на всех сотрудниках, которых в обязательном порядке необходимо ознакомить со всеми нормативными документами, приказами и инструкциями при приеме на работу.
Случается, что данный этап игнорируется владельцами бизнеса, и подпись нового сотрудника ставится скорее для галочки. Подобное отношение в будущем может сыграть злую шутку с самим предпринимателем, ведь за ошибки своих подчиненных он будет нести ответственность.
Административное наказание предусмотрено в случае следующих нарушений ведения кассовой дисциплины:
1. Превышение лимита в 100 тыс. руб. по одному контракту;
2. Не оприходованная наличность;
3. Наличные деньги хранятся не в установленном виде (вне сейфа или денежного ящика);
4. Наличность в кассе превышает допустимый лимит;
5. Трата выручки на неразрешенные цели.
В случае, если нарушения были зафиксированы в момент проверки ИП, штраф составит от 4 до 5 тыс. руб., если же нарушение допустила организация, штраф возрастет в 10 раз и составит уже от 40 до 50 тыс. руб.
Штрафы за нарушения кассовой дисциплины предусмотрены и при использовании онлайн-касс:
1. Неприменение ККТ:
• ИП - от 25% до 50 % выручки проведенной «мимо» кассы, но не менее 10 тыс. руб.;
• Организации - от 75% до 100%.
2. Несоответствие онлайн-кассы требованиям законодательства:
• ИП - от 1,5 тыс. руб. до 3 тыс. руб.;
• Организации - от 5 тыс. руб. до 10 тыс. руб. При допущении подобного нарушения предприниматель может получить предупреждение.
3. Покупателю не был отправлен электронный чек или же не выдан чек в бумажном виде:
• ИП - 2 тыс. руб.;
• Организации - 10 тыс. руб.
Ведение кассовой дисциплины в 2020 году
Указания Центрального банка РФ в 2020 году распространяются на всех представителей бизнеса, будь то небольшое предприятия или крупная компания. Однако существуют некоторые отличия, которые мы рассмотрим далее.
Для ИП процедура соблюдения кассовой дисциплины существенно упрощена. Указание Центробанка позволяет предпринимателям не выписывать ордеры о приходе и расходе при поступлении и выдаче денег.
Кроме того, они могут не вести кассовую книгу. Предприниматель, воспользовавшись этими льготами, сможет подтвердить поступление выручки чеками, отчетами о закрытии смены и бланками строгой отчетности.
Следует помнить, что выбор применять или не применять данные льготы — это право, а не обязанность.
Правила кассовой дисциплины для юридических лиц тоже предусматривают некоторые послабления, если речь идет о субъектах малого бизнеса. Критериями отнесения к данной категории «льготников» являются доходы менее 800 миллионов руб. в год и менее 100 работников.
Если коммерческое ЮЛ соответствует этим признакам, для него отменяется условие о хранении в кассе наличных средств. То есть для такой фирмы условие об определении лимита кассы может не применяться. Для этого должен быть издан внутренний приказ.
Остальные компании должны соблюдать весь комплекс правил и принципов, описанный выше.
Общества с ограниченной ответственностью являются самой широко представленной организационно-правовой формой компаний в России. По этой причине именно ООО чаще других допускают нарушения в кассовой дисциплине.
Наиболее распространены среди ООО ошибки, связанные с превышением порога наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности. Это происходит из-за неверного трактования закона, в том числе, когда ООО рассчитывается по договору с индивидуальными предпринимателями (на эту ситуацию требование о лимитах распространяется в полной мере).
Знание кассовой дисциплины предполагает, что компания соблюдает все нормы действующего законодательства по проведению операций с денежными средствами (это также относится и к предпринимателям).
Эти требования можно подразделить на несколько крупных блоков, включающих в себя более мелкие нормы и условия:
• Первый блок — составление необходимых документов, которые отражают движение наличности в кассе. Главный бухгалтер, кассир или иной работник должен обеспечить составление обязательных отчетов. Например, приходные и расходные ордера (ПКО, PKO) должны сопровождать выдачу денег из кассы и их поступление. Важно правильно заполнять все реквизиты, чтобы оформленные документы считались действительными. Кроме того, ПКО и PKO должны вноситься в специальную кассовую книгу компании, что позволяет ежедневно проводить сверку фактических и задокументированных операций с наличными деньгами. Примечательно, что с внедрением онлайн-касс, перечень требуемой документации сократился. Раньше требовалось дополнительно составлять такие формы, как ТОРГ-1, КМ-1 и другие. Введение онлайн-ККТ сделало составление таких отчетов необязательным (что подтверждается в разъяснениях Минфина N 03-01-15/ 544413).
• Второй блок — соблюдение лимитов по кассе. Закон запрещает хранить наличные в кассе сверх суммы специально установленного предела. Для этого существуют специальные формулы расчета лимитов, высчитать которые организация должна самостоятельно. Если на конец рабочего дня в кассе останется больше денег, чем установлено внутренним Приказом, на организацию может быть наложен штраф до 50 тысяч рублей. Суммы сверх лимита должны быть инкассированы на расчетный счет.
• Третий блок — выдача денег подотчётникам (работникам компании). Речь идет о выплате командировочных расходов, денег на хозяйственные нужды и прочее. Важно соблюсти процедуру выдачи таких средств. От работника необходимо получить правильно оформленное заявление, убедиться, что у него отсутствует задолженность перед работодателем. Работник обязан предоставить авансовый отчет по использованию выданных денег в течение трех дней после окончания срока, до которого аванс был выплачен. К отчету должны быть приложены чеки и иные подтверждающие траты документы).
• Четвертый блок — лимитирование наличных расчетов между предпринимателями в пределах одного договора. Очень важная норма, несоблюдение которой грозит серьезными штрафами. Юридическим лицам и частным предпринимателям нельзя рассчитываться наличностью, если между ними заключен договор на сумму, превышающую 100 тысяч рублей. Это требование не распространяется на расчеты с потребителями-физическими лицами.
• Пятый блок — работа с ККМ. Применение контрольно-кассовой техники регламентировано Законом № 54-ФЗ. Кроме основного утверждения о том, что компании и ИП при реализации товаров, услуг и работ должны применять ККМ (за редким исключением), есть также требования к самому оборудованию. Большинство компаний обязаны применять онлайн-ККТ. Кроме того, важно применять контрольную технику, соответствующую всем нормативам, обмениваться информацией с ИФНС, выдавать фискальные документы утвержденной формы, своевременно обслуживать и регистрировать ККТ (производить замену фискального накопителя, ставить кассу на учет и перерегистрировать ее в налоговой).
Кассовой дисциплина ИП в 2020 году
Индивидуальный предприниматель может исправлять ошибки во всех документах, касающихся учета кассовых операций, кроме расходных и приходных кассовых ордеров (абз. 2 подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).
Для исправления ошибок в документах нужно зачеркнуть неправильные данные и указать правильную информацию с датой исправления. Все сделанные исправления заверяются подписью работника, занимавшегося оформлением документа. После этого приводится расшифровка исправления.
Кассовая дисциплина в 2020 году позволяет ИП расходовать выручку из кассы только на определенные цели. К примеру, нельзя тратить кассовую выручку на:
• выдачу и возврат займов и оплату процентов по ним;
• операции с ценными бумагами;
• оплату аренды недвижимости;
• организацию (проведение) азартных игр.
В Указании № 3073-У Банка России говорится о том, что для целей, перечисленных выше, сначала нужно внести наличные деньги на расчетный счет ИП, а затем снять наличные с расчетного счета (можно использовать банковскую карту оформленную на физическое лицо, а не на ИП).
Денежные средства, которые предприниматель снимает со своего расчетного счета и внесенные в кассу в его налоговом учете не отражаются (письмо Минфина России № 03-11-09/241).
ИП, занимающиеся оказанием услуги населению, в прошлом году года могли не применять контрольно-кассовую технику (ККТ), если они выдавали бланки строгой отчетности (БСО) и применяли ЕНВД или ПСН. Но и для ЕНВД и ПСН существовали ограничения. До 1 июля прошлого года освобождение от обязательного применения ККТ получили ИП, применявшие ЕНВД и ПСН, осуществляющие свою предпринимательскую деятельность в сфере розничной торговли и общепита и не имеющие наемных работников.
Также в п. 2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ определен перечень видов услуг, при оказании которых, работая на любой системе налогообложения, можно не применять онлайн-ККТ.
Бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом или сделаны при помощи автоматизированных систем (например, при помощи компьютера).
К бланкам, сформированным при помощи автоматизированных систем, предъявляются более строгие требования.
Типографские БСО могут иметь произвольную форму. Бланк строгой отчетности может быть разработан руководителем организации и утвержден его приказом.
Был принят Закон № 290-ФЗ, которым в Закон о контрольно-кассовой технике № 54-ФЗ были внесены серьезные изменения. Первоначально Законом было определено, что ИП, работающие на ПСН и ЕНВД, обязаны будут выдавать не просто БСО, а БСО, сформированный на специальном устройстве – «автоматизированной системе для БСО». По своей сути это разновидность кассового аппарата, к тому же оснащенного фискальным регистратором для передачи данных в ФНС.
Но Законом 337-ФЗ, подписанным президентом РФ, внесены изменения в Закон № 390 ФЗ.
Согласно этих изменений ранее ККТ можно было не применять:
• плательщикам ЕНВД, оказывающим бытовые услуги населению;
• плательщикам ПСН, оказывающим бытовые услуги населению;
• организациям и ИП, которые выполняют работы по заказам населения или оказывают услуги населению (за исключением услуг общепита с привлечением наемных работников).
Всем этим трем категориям разрешено использование соответствующих бланков строгой отчетности вместо кассовых чеков.
По общим правилам в 2020 году, предприниматели, не оказывающие услуг населению, должны применять ККТ. То есть для ИП на УСН, которые занимаются торговлей, применять кассовый аппарат необходимо.
Главное ее отличие от кассы предыдущего поколения - это возможность подключения к интернет. Вместо фискальной памяти и ЭКЛЗ в кассах нового поколения должен быть фискальный накопитель, в котором будет храниться вся информация о проведенных денежных операциях, а также через интернет информация будет передаваться в ИФНС.
Вы обязаны применять только онлайн-кассу. Причем до этого срока ее необходимо не просто приобрести, но и зарегистрировать в ИФНС. Зарегистрировать онлайн-кассу возможно через официальный сайт налоговой инспекции, посещать лично ИФНС нет необходимости. Но для этой цели необходимо наличие усиленной электронной подписи.
А предприниматели на едином налоге на вмененный доход (ЕНВД) и на патентной системе налогообложения (ПСН) ранее могли не использовать в своей деятельности ККТ, при соблюдении следующего условия – плательщики ПСН и ЕНВД в сфере розничной торговли и общепита не должны привлекать труд наемных работников.
Аналогично ИП, не имеющие работников, при осуществлении торговли с использованием торговых автоматов, были освобождены от обязательного применения ККТ.
Им достаточно выдавать кассовые чеки и квитанции — то есть документы, которые являются подтверждением приема наличных денежных средств.
Пунктом 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ установлена информация, которая должна содержаться в документах, подтверждающих прием денежных средств:
• наименование и порядковый номер документа;
• дата выдачи;
• ФИО ИП;
• ИНН;
• наименование услуг (товаров, работ) с указанием их количества;
• сумма к оплате в рублях;
• ФИО, должность и подпись лица, выдавшего документ.
Все обязательные реквизиты смотрите в п.1 ст.4.7 Закона 54-ФЗ.
Чеки и квитанции не относятся к документам строгой отчетности. В соответствии с письмом УФНС России по г. Москве № 17–15/100028 их можно изготовить при помощи принтера.
В пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ перечислены специфические виды деятельности ИП.
В отношении этих видов деятельности в 2020 году применять кассовый аппарат не нужно:
• торговля из цистерн (пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами);
• торговля на рынках (ярмарках, в выставочных комплексах);
• торговля мороженым и безалкогольными напитками в розлив (в киосках);
• продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках;
• прием утильсырья и стеклопосуды от населения (кроме металлолома);
• вспашка огородов и распиловка дров;
• сдача индивидуальным предпринимателем в аренду (наем) жилых помещений, принадлежащих этому индивидуальному предпринимателю на праве собственности;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов.
Отметим, что в действующем законодательстве ничего не упоминается о том, какие документы нужно выдавать покупателям предпринимателю, который занимается специфическими видами деятельности. Получается, что в данной ситуации покупателю никакие документы не выдаются.
Предприниматели, которые работают в отдаленной (труднодоступной) местности, могут не применять ККТ в 2020 году и не выдавать покупателю каких-либо документов (вместо чеков).
Субъекты РФ самостоятельно утверждают перечень таких мест. Отметим, что в соответствии с п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, к отдаленным и труднодоступным местностям не относятся города, а также районные центры и поселки городского типа.
Несмотря на то, что предельный лимит денежных средств, находящихся в кассе ИП может не устанавливать, существует лимит для расчета наличными средствами между ИП и ООО или между двумя ИП. В 2020 году предельная сумма для расчета наличными по одному договору не может превышать 100 000 рублей. Причем для этого ограничения не установлен промежуток времени между первым и последующими расчетами по одному договору. Важно, чтобы сумма, обозначенная для расчета наличными по одному договору, не превышала 100 000 рублей.
Кассовая дисциплина ООО в 2020 году
Какую бы систему налогообложения ни использовала ваша организация, касса потребуется в следующих случаях:
• получение денег от физических лиц через банк (если нет специальной льготы);
• удержание из зарплаты долга за проданные сотруднику товары, работы, услуги;
• займы для оплаты товаров, работ, услуг.
Однако в ряде случаях ККТ можно не применять.
Пока окончательный срок для перехода на онлайн кассы тех налогоплательщиков, которым была предоставлена отсрочка, продлен до 1 июля 2021 года.
Всем, кто должен применять онлайн кассы, налоговики направят уведомления об обязательном переходе на ККТ. Также они обзвонят и устно проинформируют о применении ККТ. Дополнительно инспекции планируют проводить семинары по вопросам перехода на кассовую технику. Об этом сказано в письме ФНС № ЕД-4-20/5228.
Напомним, что на текущий момент использование ККТ обязательно в случаях зачета и возврата аванса.
Если аванс вносит физлицо продавец имеет право:
• при зачете или возврате предоплаты, внесенной покупателем ранее не в вашем магазине или офисе, отправить ему электронный чек (не распечатывать на бумаге);
• в ряде сделок (например, услуги связи, услуги в сфере культурно-массовых мероприятий) зачеты и возвраты авансов за расчетный период можно включить в один чек. Чек не передается клиенту, а направляется в налоговую.
Если вы получили предоплату от ИП или организации в виде безнала (например, через банк-клиент), ККТ не применяется. При авансе наличными или картой чек теперь обязателен.
Согласно ст. 2 закона № 171-ФЗ организациям и предпринимателям в сфере ЖКХ, а также в сфере пассажирских перевозок разрешается пока не использовать онлайн-кассы до июля 2020 года.
Таким образом, до 1 июля 2020 года не активны штрафы за кассовые нарушения при следующих расчетах:
• оплата билетов в общественном транспорте;
• оплата услуг ЖКХ.
После этой даты нарушающих будут привлекать к ответственности.
Следующее нововведение связано с законами № 192-ФЗ и № 129-ФЗ. С февраля 2020 года в случае торговли через автоматы с QR- кодом можно не выдавать покупателю распечатанный чек и не отсылать ему электронный документ. Если покупатель предоставляет номер телефона или адрес электронной почты, то чек все же необходимо отправить.
Обычные ККТ, которые не передают данные в налоговую инспекцию, были сняты с учета (письмо ФНС № ЕД-4-20/11625@).
Теперь журнал кассира-операциониста и справка КМ-6 для онлайн-кассы стали не нужны (письма Минфина № 03-01-15/54535, ФНС № ЕД-4-20/6050).
Но в остальном движение наличных денег учитывается также:
• бухгалтер выдает кассиру в начале смены деньги для размена по РКО;
• кассир всю смену принимает деньги от покупателей и выдает им чеки (покупатель имеет право попросить электронный чек, который необходимо отправить вместе с выданным бумажным вариантом);
• в конце смены кассир формирует z-отчет и передает его вместе с деньгами бухгалтеру;
• бухгалтер принимает деньги по двум ПКО — на выручку и на возврат суммы размена;
• бухгалтер записывает все РКО и ПКО в кассовую книгу (подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).
Если у организации или магазина несколько кассиров, то деньги для размена изначально выдаются старшему кассиру, который выдает и собирает их вместе с выручкой у кассиров-операционистов. Передача денег между старшим кассиром и остальными кассирами фиксируется в книге КО-5 (п. 4.5 п. 4 Указания № 3210-У).
Проверка кассовой дисциплины в 2020 году
Все сотрудники организации, непосредственно осуществляющие кассовые транзакции (операции), обязаны контролировать корректность своих действий при работе с наличностью.
Главный бухгалтер компании отвечает за деятельность бухгалтерского подразделения, к компетенции которого относится ведение операционной кассы.
Общий контроль хозяйственной деятельности предприятия в 2020 году, принимающего и расходующего наличные средства, выполняет его руководитель.
Индивидуальный предприниматель самостоятельно контролирует свою деятельность, что подразумевает его личную ответственность за правильность ведения всех кассовых операций.
Налоговая служба осуществляет внешний контроль кассовой дисциплины хозяйствующего субъекта, работающего с наличностью.
Одним из способов реализации надзорных функций является проверка субъекта предпринимательства, которая проводится фискальным органом (налоговой службой) согласно Административному регламенту, утвержденному и введенному в действие Приказом Минфина РФ, зарегистрированным под номером 133н.
Все проверочные действия совершаются инспектором данного подразделения.
Налоговая проверка юридического лица (организации, предприятия) или индивидуального предпринимателя, работающего с наличностью, имеет конкретную цель – выявление фактов несоблюдения нормативных правил кассовой дисциплины, регламентированных законодательством РФ.
Налоговая проверка соблюдения хозяйствующим субъектом общеобязательных норм/правил кассовой дисциплины проводится на основании соответствующего решения руководства налоговой инспекции.
Оформляется специальное поручение, которое инспекторы предъявляют проверяемому лицу вместе со своими служебными удостоверениями.
Налоговая проверка подразумевает выполнение уполномоченным инспектором следующих административных процедур:
• Хозяйствующему субъекту, подлежащему проверке, предъявляется поручение на исполнение проверочных действий.
• Изучение инспекторами документации, предоставленной хозяйствующим субъектом.
• Проверяются полнота и корректность учета денежной наличности.
• Итоги проведенной проверки оформляются надлежащим образом.
Специалисты налоговой службы вправе затребовать у хозяйствующего субъекта документы, необходимые для проверки соблюдения нормативных правил кассовой дисциплины.
К числу таких документов относятся:
• Книги учета доходов/затрат, специфика ведения которых зависит от актуальной системы налогообложения, применяемой проверяемым хозяйствующим субъектом.
• Приходные (входящие)/расходные (исходящие) ордера.
• Кассовая книга.
• Журнал регистрационного учета приходных/расходных кассовых ордеров.
• Журнал, заполняемый кассиром-операционистом.
• Справка-отчет, формируемая кассиром-операционистом.
• Авансовые отчеты хозяйствующего субъекта.
• Акты, удостоверяющие возврат денежных средств покупателям (плательщикам), который производится по неиспользованным чекам (кассовым).
• Распечатанные отчеты фискальной памяти ККТ и использованных накопителей.
• Журнал регистрационного учета обобщающих сведений контрольно-денежных счетчиков ККТ (речь идет об аппаратах, функционирующих без участия кассира).
• Ленты контроля ККТ на бумажных/электронных носителях.
• Данные счетчиков ККТ, касающиеся наличной выручки организации.
• БСО, их копии, корешки соответствующих бланков.
• Сведения автоматизированной системы об эмитированных документах.
• Книга регистрационного учета БСО.
• Акты принятия/списания БСО.
• Приказ, устанавливающий лимит (ограничение) кассового остатка в организации (как рассчитать лимит).
• Прочие первичные бумаги и регистры бухучета, необходимые уполномоченному инспектору для проверки соблюдения кассового порядка.
Контроль использования онлайн-касс осуществляется налоговой службой следующим образом:
• Мониторинг и изучение сведений о наличной выручке хозяйствующего субъекта.
• Проверка применения ККТ.
• Дистанционная проверка операторов, обрабатывающих фискальные данные.
• Контроль предоставления покупателям (плательщикам) кассовых чеков или БСО. Один из способов – контрольная покупка.
• Отправка налогоплательщику запроса на предоставление дополнительных данных. Такой запрос может формироваться через персональный кабинет ККТ.
• Получение неограниченного доступа к сведениям кассовой отчетности в информационной базе оператора фискальных данных.
• Получение неограниченного доступа к аппарату ККТ хозяйствующего субъекта с целью выведения данных, содержащихся на фискальном накопителе.
По итогам проведенных проверок часто обнаруживаются следующие нарушения кассовой дисциплины:
• Превышаются лимиты остатка по кассе и суммы наличных расчетов.
• Полученная наличная выручка не отражается в полном размере.
• Покупателям (плательщикам) не предоставляются чеки ККТ/БСО.
• Используемый аппарат ККТ не соответствует нормам.
• Фактические остатки наличных денег не соответствуют сведениям кассовых бумаг.
• Необоснованное превышение сроков выдачи наличности под отчет.
• Прочие нарушения.
Банк вправе проверить кассовую дисциплину обслуживаемого хозяйствующего субъекта.
Обычно подобные проверки осуществляются финансовыми учреждениями раз в два года.
Как правило, контролю подлежат заполнение кассовой книги и соблюдение ограничения по остатку наличности.
Положение о кассовой дисциплине 2020 года
Сумма наличных денег, которая может храниться в кассе Учреждения после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (лимит кассы), не должна превышать ________ руб.
Размер лимита кассы рассчитывается исходя из объема поступлений наличных денег за оказанные услуги.
Изменение лимита кассы в 2020 году осуществляется на основании приказа (распоряжения) руководителя Учреждения с приложением расчета.
Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается:
– в дни выплат заработной платы, стипендий, иные выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты;
– в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения Учреждением в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита кассы не допускается.
В целях ведения кассовых операций используются следующие документы:
– приходный кассовый ордер (ф. 0310001) (далее – ПКО) применяется для оформления приема наличных денег в кассу, подписывается главным бухгалтером и кассиром;
– расходный кассовый ордер (ф. 0310002) (далее – РКО) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы, подписывается руководителем, главным бухгалтером и кассиром;
– кассовая книга (ф. 0504514) применяется для учета движения наличных денежных средств, а также денежных документов. Кассовая книга заполняется на основании оформленных ПКО и РКО. Листы кассовой книги, содержащие данные о движении денежных документов, должны содержать штамп (отметку) «Фондовый». Каждый лист кассовой книги подписывается главным бухгалтером и кассиром, а количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера Учреждения.
Кассовые документы оформляются кассиром с применением программного обеспечения «1С: Бухгалтерия».
ПКО и РКО распечатываются на бумажном носителе.
Лист кассовой книги в конце каждого рабочего дня распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.
Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года. Один раз в квартал распечатанные листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются.
Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.
Прием наличных денег проводится по ПКО. При получении ПКО кассир проверяет:
– наличие подписи главного бухгалтера и ее соответствие имеющемуся образцу;
– соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
– наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом и сверяет их сумму с суммой, указанной в ПКО. Если указанные суммы:
а) соответствуют, кассир подписывает ПКО и квитанцию к нему, проставляет на ней оттиск штампа «Получено» и отдает квитанцию вносителю денег;
б) не соответствуют, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.
Выдача наличных денег проводится по РКО. На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), платежной ведомости (ф. 0504403) оформляется РКО, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.
Перед выдачей наличных денег кассир проверяет в РКО, расчетно-платежных ведомостях (платежных ведомостях):
– наличие подписей руководителя, главного бухгалтера и их соответствие имеющимся образцам;
– соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
– наличие подтверждающих документов;
– соответствие ФИО получателя наличных денег, указанных в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность (данным, указанным в доверенности).
При соответствии всех требований после выдачи денежных средств на кассовых документах проставляется оттиск штампа «Выдано».
Кассир выдает наличные денежные средства полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).
Выдача наличных денег работнику под отчет оформляется на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Выдача наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам социального характера осуществляется в течение трех рабочих дней (включая день получения наличных денег с лицевого (банковского) счета на указанные выплаты). В последний день выдачи денег, предназначенных на указанные выплаты, бухгалтер-кассир в соответствующих ведомостях проставляет оттиск штампа или делает надпись «Депонировано» напротив фамилий работников, которым не выданы наличные деньги. Далее им подсчитываются и указываются в итоговой строке сумма фактически выданных наличных денег и сумма, подлежащая депонированию и сдаче на лицевой (банковский) счет, а также оформляется реестр депонированных сумм (ф. 0504047).
Нумерация таких реестров производится в хронологической последовательности с начала календарного года. Оформив реестр депонированных сумм, кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) и передает их главному бухгалтеру для сверки соответствия записей и подписания.
Ответственность за создание необходимых условий, обеспечивающих сохранность денежных средств при ведении кассовых операций, а также хранении и транспортировке денег, несет руководитель Учреждения.
Наличные денежные средства и денежные документы хранятся в изолированном помещении кассы в сейфе, который по окончании рабочего дня закрывается ключом и опечатывается печатью кассира. Ключи от сейфа и помещения кассы хранятся у кассира, которому запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Помещение кассы оборудуется охранной сигнализацией.
Перед открытием помещения кассы (сейфа) кассир обязан убедиться в сохранности замков, дверей и печатей, в исправности охранной сигнализации.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих Учреждению, запрещается.
В целях транспортировки денежных средств кассиру предоставляется служебный транспорт и назначается сопровождающее лицо.
При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающему лицу и водителю транспортного средства запрещается:
– разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
– допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем Учреждения для их доставки;
– следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
– выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
Соблюдение кассовой дисциплины контролируется при проведении:
– внешних проверок (проверки органами Росфиннадзора, налоговыми органами);
– внутренних проверок (внутренний контроль).
Целью проверок по соблюдению кассовой дисциплины является выявление и устранение нарушений, связанных с использованием и хранением наличных денежных средств и иных ценностей, находящихся в кассе.
Внутренний контроль кассовой дисциплины осуществляется комиссией по внутреннему финансовому контролю (далее – комиссия).
Помимо обязательных случаев проведения инвентаризации кассы, установленных законодательством РФ и локальными актами Учреждения, ежеквартально комиссией проводятся внезапные ревизии кассы на основании приказа (распоряжения) руководителя Учреждения с указанием сроков ревизии.
Ревизия кассы проводится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличных денег в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Помимо пересчета денежной наличности в ходе ревизии кассы проверяется:
– правильность заполнения кассовых документов;
– достоверность документов, на основании которых осуществляются кассовые расходы;
– соблюдение установленного лимита кассы и размера расчетов наличными деньгами;
– правильность оформления операций по депонированным суммам;
– правильность работы программных средств по обработке кассовых документов.
Результаты ревизии фиксируются в акте ревизии. При обнаружении в ходе ревизии расхождений между фактическим наличием ценностей в кассе и учетными данными (недостач или излишков) в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения, а также меры по устранению таких расхождений.
Ответственность за недостачу и излишек ценностей в кассе, выявленные в ходе ревизии, несет кассир.
Приказ о кассовой дисциплине 2020 года
Обычно в штатном расписании компании есть кассир. Но если эту должность в штатном расписании не предусмотрели, то надо назначить кассиром кого-то из работников. Конечно, выдавать и принимать наличные руководитель может и сам (п. 4 Указания Банка России № 3210-У). Если руководитель не намерен вести учет налички самостоятельно, то понадобится приказ о том, кто в компании кассир.
Новый кассовый порядок не требует от директора согласовывать кандидата в кассиры с главбухом. Соответственно, его подпись на приказе необязательна.
Возможно, вы до 1 июня уже оформляли такой приказ. Тогда надо проверить, нет ли в нем ссылки на отмененное Положение Банка России № 373-П. Если есть, то приказ надо переделать с учетом действующего кассового порядка. Это защитит компанию от обвинений проверяющих из инспекции о том, что приходники и расходники за кассира подписал неуполномоченный работник, а потому они недействительны.
Кассиром в 2020 году можно сделать любого работника. Можно предложить вести кассу бухгалтеру, продавцу, секретарю и др. По новым правилам директор больше не должен согласовывать свой выбор с главным бухгалтером. То есть подпись главбуха в приказе о назначении кассира теперь необязательна.
Раз сотруднику надо будет выполнять не только свою основную работу, но и обязанности кассира, понадобится оформить совмещение должностей и увеличить зарплату (ст. 151 ТК РФ). А именно получить письменное согласие работника на совмещение должностей (например, в виде заявления), составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Если руководитель решил назначить кассиром нового работника, то условие о совмещении можно сразу включить в текст трудового договора.
Из новых правил следует, что распечатывать кассовую книгу можно в одном экземпляре. И либо подшивать листы вместе с первичкой (как раньше хранили отчеты кассира), либо брошюровать отдельно. Кроме того, кассовую книгу можно вести в электронном виде. В таком случае распечатывать ее и бухгалтеру вовсе не понадобится.
Первым делом в приказе надо сказать, что компания решила делать с кассовой книгой. А именно будет ли организация ее закрывать и с 1 июня заводить новую. Далее закрепите в приказе выбранный вариант оформления и хранения кассовой книги. Будет она электронной или бумажной. Если бумажной, то сколько экземпляров у каждого листа.
Компании, которые хотят перестраховаться, могут вести книгу по старым правилам. То есть распечатывать листы в двух экземплярах, к одним из которых прикладывать приходники и расходники, а вторые прошивать и пронумеровывать. Тогда так и укажите в приказе.
Если компания с 1 июня ведет кассовую книгу в одном экземпляре и не брошюрует ее, то листы за период с 1 января по 31 мая включительно надо сшить.
Для организаций, у которых есть обособленные подразделения, необходимо также установить порядок передачи копий листов кассовой книги в головной офис. Пропишите в приказе, надо ли заверять эти копии и как часто документы должны поступать в бухгалтерию.
У индивидуальных предпринимателей появилось право не оформлять наличные расчеты приходниками и расходниками и не отражать их в кассовой книге.
В приказе об отказе от соблюдения кассового порядка предпринимателю надо упомянуть еще и о лимите. Иначе инспекторы решат, что продолжает действовать старый приказ о предельной сумме наличных в кассе.
Те листы кассовой книги, что у вас накопились с начала этого года по 31 мая включительно, надо сброшюровать по старым правилам. То есть как этого требовал пункт 2.5 Положения Банка России № 373-П.
Прекратить ведение кассовых операций индивидуальные предприниматели могут. Мы рекомендуем издать соответствующий приказ (образец представлен выше). И сделать в документе ссылки на конкретные пункты Указания № 3210-У. Это пригодится на те случаи, когда у контрагентов или инспекторов возникнет недоумение по поводу отсутствия кассовых документов.
Четко пропишите в приказе дату, с которой вы решили прекратить соблюдение кассового порядка. Ведь можно отказаться от составления приходных и расходных кассовых ордеров и ведения кассовой книги с начала лета, а можно, скажем, с 1 сентября или с нового года. В приказе упомяните также о том, что лимит остатка наличных денег в кассе бизнесмены соблюдать не обязаны. Таким образом вы точно исключите любые претензии в свой адрес.
Все приказы, связанные с изменениями в кассовом порядке, можно оформить в произвольной форме. Главное указать название компании (Ф. И.О. индивидуального предпринимателя), дату составления документа, а также не забыть о подписях.
Если компания с 1 июня ведет кассовую книгу в одном экземпляре и не брошюрует ее, то листы за период с 1 января по 31 мая включительно надо сшить.
Приказ должен завизировать руководитель компании, а потом с ним надо ознакомить тех работников, которые будут исполнять обозначенные в нем требования. Так, с приказом о назначении кассира надо ознакомить сотрудника, на которого возложили новые обязанности. Или, скажем, приказ о ведении кассовой книги должны подписать кассир и главбух. Ведь именно кассир делает записи в кассовой книге и визирует ее в конце каждого дня, а главбух отвечает за ведение данного документа (п. 4.6 Указания № 3210-У). Если в кассовой книге ставит подпись еще и бухгалтер, сверяющий записи в документе с первичкой, то с приказом необходимо ознакомить и его.
Печать на приказах ставить необязательно. А вот основание для их издания лучше прописать. Так, в приказах, связанных с кассовым порядком, основанием чаще всего будет Указание Банка России № 3210-У. Либо действующее в компании Положение о ведении кассовых операций, если в нем есть условие об издании того или иного приказа.
Кассовая дисциплина на ЕНВД в 2020 году
Онлайн-касса под предпринимательскую деятельность в 2020 году должна подбираться, исходя из её масштабов, частоты реализации транзакций в торговой точке, а также ряда других необходимых функций:
• Торговые точки с небольшим количеством покупателей (до 50 транзакций в день) могут быть оснащены фискальным регистратором Атол 30Ф — это один из самых бюджетных и простых вариантов ККТ.
• Для розничных точек с количеством продаж до 100 в день подойдёт устройство типа регистратора Атол 50Ф — он оснащён автоотрезчиком и имеет большую скорость работы.
• Фискальный регистратор типа Атол 15Ф будет оптимальным решением для точек выездной торговли либо работы курьеров.
Важно учесть тот факт, что ИП на ЕНВД должны применять в своей деятельности фискальные накопители со сроком эксплуатации 36 месяцев.
Подключение онлайн-кассы в работе ИП на ЕНВД предусматривает поэтапный алгоритм действий:
1. Подбор и покупка подходящего технического устройства онлайн-кассы.
2. Выбор оператора фискальных данных для работы и заключение с ним договора на кассовое обслуживание.
3. Регистрация кассы в органах ФНС.
4. Обязательное использование продавцом онлайн-кассы после каждой реализованной транзакции. Подтверждением совершения покупки является выдача клиенту напечатанного чека.
По желанию владельца бизнеса в торговую точку можно приобрести дополнительное оборудование — банковский POS-терминал, сканера штрих-кодов и прочее.
Чтобы получить налоговый вычет, нужно соблюсти ряд условий и предоставить в налоговую определённый пакет документов, подтверждающих расходы.
Предприниматели, использующие «вменёнку», имеют право подать заявку на получение налогового вычета за установку требуемой ККТ. Максимальная сумма компенсации по закону может составлять 18 тыс. рублей за каждую интегрированную в работу предприятия кассу.
Чтобы получить вычет, необходимо соблюдать два важных условия:
• устройство ККТ, за использование которого ИП может получить компенсацию, должно быть зарегистрировано в государственном реестре онлайн-касс;
• онлайн-касса должна быть зарегистрирована в органах ФНС в первые дни после её приобретения.
Важным нюансом является тот факт, что период времени от даты приобретения ККТ до регистрации устройства учитываться при расчёте выплат не будет.
Исковая давность по кассовой дисциплине в 2020 году
Срок давности привлечения к ответственности за правонарушения, связанные с применением ККТ, составляет один год. Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении – со дня его обнаружения проверяющим (ч. 1, 2 ст. 4.5КоАП РФ). Под длящимся правонарушением следует понимать длительное систематическое нарушение порядка применения ККТ. Такой вывод следует из п. 14 Постановления Пленума ВС РФ N 5.
Неприменение ККТ в 2020 году (работа без кассового аппарата) в установленных законодательством РФ случаях влечет наложение штрафа по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ:
– на должностных лиц (ИП) – в размере от 1/4 до 1/2 суммы расчета без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
– на организацию – в размере от 3/4 до одного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 000 руб.
Для субъектов малого и среднего предпринимательства административный штраф заменяется на предупреждение, если неприменение ими ККТ обнаружено впервые (ч. 1 ст. 4.1.1, ч. 2 ст. 3.4 КоАП РФ).
Повторное нарушение (неприменение ККТ), если сумма расчетов без применения ККТ составила в том числе в совокупности 1 000 000 руб. и более, влечет (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ):
- дисквалификацию должностных лиц на срок от одного года до двух лет;
- административное приостановление деятельности на срок до 90 суток в отношении ИП и организаций.
Штрафа за непробитый чек (неприменение ККТ) можно избежать. Для этого нужно (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ):
- добровольно исполнить обязанность, за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность, до вынесения постановления об административном правонарушении;
- добровольно в течение трех рабочих дней с момента исполнения обязанности заявить в налоговый орган через кабинет ККТ о совершенном правонарушении (подп. 7 п. 1, п. 2, подп. 11 п. 9 Приложения к Приказу ФНС России N ММВ-7-20/483@).
При этом одновременно должны соблюдаться следующие условия:
- на момент получения заявления налоговый орган не знал о совершенном административном правонарушении;
- представленные сведения и документы подтверждают факт правонарушения.
Для исправления нарушений, как правило, нужно пробить чеки коррекции.
При формировании чека коррекции необходимо обеспечить в нем достаточность сведений, позволяющих точно идентифицировать конкретный расчет, в отношении которого применяется корректировка (Письмо ФНС России N ЕД-4-20/15240@).
Кроме того, до 1 июля 2020 года за непробитый чек административная ответственность не наступает, если расчеты связаны с оплатой (ст. 2Федерального закона N 171-ФЗ):
- проездных документов (билетов) и талонов для проезда в общественном транспорте (оплату принимают водители или кондукторы в салоне транспортного средства);
- услуг в сфере ЖКХ (включая услуги ресурсоснабжающих организаций).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
