Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.
Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. В 2020 году все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.
Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда... Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.
Это минимум, о наличии которого должен позаботиться кадровик. Как только в организации появляются наемные сотрудники, обязательный список расширяется за счет документов индивидуального характера: трудовых договоров, приказов о приеме на работу, личных карточек. Если закон требует направлять персонал на медосмотры, заводится журнал учета обследований, если какие-то должности предполагают полную материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления договоров.
Часть документов — например, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или положения, регулирующие отдельные аспекты взаимоотношений с персоналом — разрабатываются единожды и применяются из года в год. Изменения вносятся только по мере необходимости. Другие с определенной регулярностью составляются заново: график отпусков — ежегодно, табель учета рабочего времени — ежемесячно, график сменности — по завершении учетного периода и т.д.
Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.
Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.
Оформляйте их по мере необходимости.
Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся.
А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле:
- Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой. Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами.
- Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.
- Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.
- Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать. Подсказка, как избежать штрафов:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• Составьте перечень недостающих положений и правил.
• Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
• Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.
- Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ. Убедитесь, что включили в договор все обязательные условия.
- Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур. К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д. Сегодня у коммерческих структур есть выбор: использовать унифицированные формы приказов или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом.
- Шаг 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов. Среди них:
1. По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
2. По регистрации несчастных случаев на производстве.
3. По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал. Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе.
- Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями. Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.). Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам.
- Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства. С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя. Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании. Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику. Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на требования:
• статьи 66 ТК РФ;
• инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69;
• правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225.
- Шаг 10. Заведите личные карточки на всех сотрудников. В том числе «сезонников», надомников и принятых в штат по совместительству. Исключение — исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых карточки не заводятся. Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог.
- Шаг 11. Организуйте воинский учет. На небольших предприятиях, где нет отдельного военно-учетного стола, эта функция обычно поручается кадровику. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет, составьте ежегодный план работ и согласуйте его с военкоматом, перенесите данные из военных билетов и других документов воинского учета, предъявляемых при трудоустройстве, в личные карточки сотрудников. Вместе с планом и приказом подайте в военкомат отчет по форме №6 и карточку учета организации по форме №18 (см. письма Минкультуры №125-01-16/24 и №334-01-39-ВА).
- Шаг 12. Обеспечьте документам приемлемые условия хранения. Бланки строгой отчетности, например, оригиналы трудовых книжек и вкладышей к ним (как заполненные, так и новые) следует хранить вне зоны общего доступа. Например, в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу. Завершенные в делопроизводстве документы в конце календарного года передайте в архив организации. Сроки архивного хранения документов разных категорий ищите в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России №558.
Со временем объем кадровой документации значительно возрастет. Будьте к этому готовы и заранее продумайте логику нумерации приказов. Четких указаний на этот случай нет, руководствуйтесь здравым смыслом. Если приказов мало, можно использовать сквозную нумерацию, если много — поделите их на группы и применяйте дополнительные буквенные индексы, чтобы избежать путаницы.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 года
Типовой инструкции по кадровому делопроизводству для коммерческих организаций нет. Работодатели составляют ее в произвольной форме. Опираться можно на законодательство, регулирующее кадровые процедуры, и нормативные акты, которые устанавливают порядок делопроизводства.
Структуру инструкции каждый работодатель определяет самостоятельно (ст. 8 ТК РФ). При этом в 2020 году учитывайте специфику деятельности организации. Так, если у организации есть филиалы, укажите в инструкции порядок делопроизводства в них. Если сотрудники компании не ездят в командировки, то раздел о них не нужен.
Вместе с тем любой работодатель принимает, переводит и увольняет работников, оформляет отпуска и проч. Поэтому включите в инструкцию следующие разделы: общие положения, оформление приема на работу, переводов, увольнений, работа с трудовыми книжками и т. д.
Чтобы не разрабатывать формы первичных документов самостоятельно, применяйте унифицированные (постановление Госкомстата России № 1). Можете дополнить инструкцию приложениями – шаблонами кадровых документов. В таком случае в тексте сделайте ссылки на приложения.
В разделе укажите, зачем нужна инструкция. Определите, какие подразделения ведут кадровое делопроизводство (кадровая служба, отдел кадров). Отразите функции, которые выполняют эти подразделения.
В разделе пропишите, какие документы кандидат представляет при приеме на работу. Кадровой службе запрещено требовать сведения, не предусмотренные законодательством (ст. 65, 283 ТК РФ). Но можно попросить кандидата сообщить ИНН.
Если работник только ознакомился с приказом, то это нельзя признать письменным согласием на перевод. Согласие получают в виде подписи на уведомлении или дополнительном соглашении к трудовому договору до издания приказа (ст. 72, ч. первая ст. 72.1 ТК РФ).
Закрепите порядок оформления нового работника. Регламентируйте процедуру ознакомления с локальными актами. Укажите, какие документы составляет кадровая служба. Обязательные – трудовой договор и приказ о приеме на работу (ст. 56, 68 ТК РФ). Многие компании устанавливают дополнительные процедуры при оформлении нового сотрудника. Например, получают у кандидата заявление о приеме на работу, предлагают заполнить анкету, написать автобиографию. Иногда предусматривают внесение записи о приеме в журналы регистрации трудовых договоров и приказов о приеме на работу, оформление личного дела. Чтобы упростить делопроизводство, от дополнительных процедур можно отказаться.
В разделе укажите, как оформлять переводы. Состав документов различается в зависимости от срока и инициатора перевода. При постоянном переводе заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, издают приказ о переводе, вносят записи в трудовую книжку и личную карточку. При временном переводе запись в трудовую книжку не вносят (ч. четвертая ст. 66, ст. 72.1 ТК РФ).
Если о переводе просит сотрудник, он представляет заявление с необходимыми визами. Если инициатива исходит от работодателя, оформляют уведомление (предложение) о переводе.
В разделе закрепите, в каком порядке сотрудник предупреждает об увольнении. Отразите требования к заявлению об увольнении. Разработайте бланк такого заявления. Однако основание и дату увольнения работник должен указать самостоятельно и заверить подписью (ст. 80 ТК РФ). Для этого закрепите в инструкции, что заявление об увольнении заполняют от руки.
Независимо от основания расторжения трудового договора, издают приказ об увольнении, вносят запись в трудовую книжку и личную карточку. В инструкции опишите порядок и сроки оформления этих документов. Важно, чтобы в них была подпись работника. Также сотрудник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ст. 84.1 ТК РФ, п. 35, 41 Правил ведения и хранение трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225).
Можете предусмотреть, что работник перед увольнением подписывает обходной лист. Ведь работодателю нужно проконтролировать, чтобы сотрудник сдал материальные ценности, спецодежду и т. п. Обратите внимание, что закон не требует оформлять обходной лист. Поэтому, если работник не успел получить все подписи в нем, нельзя переносить дату увольнения.
В разделе закрепите, что отпуска в компании предоставляют по графику. Укажите, кто вправе использовать ежегодный отпуск вне графика (ст. 122, 123 ТК РФ). Для этих сотрудников пропишите обязанность писать заявление о предоставлении ежегодного отпуска. Для отпусков по графику оно не требуется.
Отразите, как оформлять ежегодные оплачиваемые отпуска и отпуска за свой счет. Определите порядок регистрации приказов на отпуск, если в компании ведутся регистрационные журналы.
Закон не регулирует, как вести кадровое делопроизводство в филиалах или обособленных структурных подразделениях. Этот вопрос решите в инструкции. Отдельно пропишите, где оформляют переводы из головной организации в филиалы и наоборот, а также из одного филиала в другой.
Делопроизводство бывает централизованным, децентрализованным или смешанным. При централизованном документы по личному составу составляют и хранят в кадровой службе головной организации. При децентрализованном делопроизводстве кадровые документы на сотрудников филиалов оформляют и хранят в этих подразделениях. При смешанном часть документов составляют в головной организации, а часть – в филиалах.
ГОСТ по кадровому делопроизводству в 2020 году
ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. Вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.
Учебное пособие в 2020 году, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.
• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота.
Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
Положение о кадровом делопроизводстве 2020 года
Положение об отделе кадров разрабатывается начальником отдела кадров совместно с сотрудниками юридического отдела и делопроизводителем на основе учредительных документов организации, документов, регулирующих деятельность организации в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений о кадровой службе. Это позволяет подготовить документ, который отражает все вопросы деятельности подразделения.
Законодательно утвержденной формы положения об отделе кадров в 2020 году нет, поэтому каждая организация решает сама, какие вопросы в нем отражать.
Обычно положение об отделе кадров имеет следующую структуру:
В разделе «Общие положения» указывают цели кадровой работы, полное и сокращенное название кадрового подразделения, руководство и порядок формирования его штатной структуры, документы, которые регламентируют как деятельность кадровой службы в целом, так и ее отдельных сотрудников.
В следующем разделе определяют цель деятельности кадровой службы и задачи, которые обеспечивают ее выполнение, а также функциональные обязанности в области кадровой работы.
В разделе «Полномочия» перечисляют права, которые предоставлены кадровой службе для достижения целей и задач своей деятельности.
Порядок сотрудничества с другими структурными подразделениями (отделами), их руководителями и сотрудниками регламентируют в разделе «Взаимодействие». Он касается вопросов получения, отдачи и выполнения распоряжений руководства организации, а также обмена документами как внутри организации, так и с другими организациями.
В разделе «Ответственность» определяют ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на него функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
В «Заключительных положениях», как правило, прописывают порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующий документ.
Положение об отделе кадров утверждается руководителем организации с проставлением даты утверждения. После утверждения положение об отделе кадров прошивается, скрепляется печатью организации и заверяется подписью руководителя организации (печатью отдела кадров и подписью начальника отдела кадров).
Положение составляется в двух экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, а другой – у руководителя организации.
Сотрудники отдела кадров должны быть ознакомлены с положением под роспись.
Отметим, что зачеркивать и делать исправления непосредственно в тексте положения об отделе кадров категорически запрещено.
Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве в 2020 году
Журналы учета кадрового делопроизводства предназначаются для занесения в них всей необходимой информации о том, какой сотрудник принимался на работу, на какую должность претендовал или был переведен, когда проходил медицинский осмотр и ознакомлен ли с основными правилами охраны труда и пожарной безопасности.
Каждый журнал составляется в отдельной папке, подписывается и нумеруется в порядке ведения. В журналах учета в 2020 году должны прописываться информационные блоки, освещающие личные данные работников предприятия и то, отвечает ли текущее положение документального оформления установленным государствам нормам и требованиям.
В списке обязательных журналов учета в кадровом производстве числятся следующие виды документации:
• журнал учета и движения трудовых книжек работников предприятия;
• журнал регистрации приказов и распоряжений руководства (приемы на работу, увольнения, смена штатного расписания);
• журнал регистрации командировочных удостоверений;
• журнал проверок, подписывающийся во время визита специальных государственных инспекций;
• журнал ознакомления с должностными инструкциями и правилами внутреннего распорядка;
• журнал медицинских обследований и ознакомления с правилами пожарной безопасности.
Конечно, на предприятии может находиться и большее количество регистрационных и отчетных бланков, которые требуется составлять в связи с определенной спецификой функционирования предприятия. Их наличие регламентируется законодательными актами и распоряжениями непосредственного руководителя компании.
Журналы учета в кадровом делопроизводстве призваны документально утвердить наличие локальных актов и подтвердить юридическую силу тех или иных нормативных документов. К примеру, журналы учета движения трудовых книжек создаются для того, чтобы своевременно уточнять, какое количество личных документов находится в кадровой службе, какие из них требуется выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, а в каких делать определенные изменения.
После выдачи приказов и распоряжений руководителем, кадровый специалист или другой ответственный сотрудник вносит регистрационный номер бланка в журнал регистраций. Таким образом, можно своевременно поднять необходимый документ из архива, ориентируясь на дату его составления и подписания.
Особо важным отчетным документом является журнал учета визитов проверяющих органов, куда заносится дата проверки и результат прохождения. Проверяющие органы уточняют, обнаружили ли они в компании какие-либо нарушения, после чего в журнале проставляется определенная пометка о необходимости внесения изменений в устоявшийся трудовой распорядок.
Если работники вынуждены довольно часто отправляться в командировки, то и журнал учета командировочных удостоверений так же должен всегда находиться под рукой у ответственного сотрудника. В нем указывается дата отправки, время прохождения командировки и личные данные трудоустроенного лица, отправленного по производственной необходимости в другой город, регион или страну.
Обычно, составлением и ведением данной документации занимаются кадровые специалисты, но руководитель компании может назначать и другое ответственное лицо из числа бухгалтеров или прочих штатных сотрудников. Все зависит от того, насколько большой численностью подчиненных располагает предприниматель, и у кого из них имеется достаточная квалификация для выполнения определенных трудовых обязанностей.
В мелких компаниях, где отсутствует необходимость вести учет, к примеру, командировочных или любых других данных из-за небольшого штата работников, данные обязанности могут возлагаться даже на секретаря. Но необходимо помнить, что работник обязан быть достаточно внимательным и ответственным, иначе проверяющие органы после обнаружения каких-либо ошибок в журналах, могут выносить руководителю требования заплатить штраф и ликвидировать несоответствия с государственными законами.
Обязательные документы в кадровом делопроизводстве в 2020 году
Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии.
Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых в 2020 году при заключении рабочих отношений, следующий:
• трудовой договор;
• трудовая книжка;
• медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда;
• документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям профстандартов;
• приказ о приеме на работу по форме Т-1;
• личная карточка работника (форма Т-2).
Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с должностной инструкцией и своевременно провести для него инструктажи по охране труда!
В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:
• приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);
• дополнительное соглашение. Например, при переводе работника на 0,5 ставки или изменении оклада.
Также каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отдых предоставляется согласно графику отпусков. Постарайтесь не допустить нарушений при составлении графика.
Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6.
Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:
• заявление об увольнении (в случае если сотрудник решил уйти из компании по собственной инициативе);
• соглашение об увольнении;
• приказ об увольнении, составляемый по форме Т-8 или Т-8а (если расторгается договор с несколькими сотрудниками). Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя.
Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:
• штатное расписание (форма Т-3);
• положение об оплате труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных работников;
• табель учета рабочего времени, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13) и т. д.
Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.
Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, отказавшись от некоторых кадровых документов.
Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.
Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:
• дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение;
• в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.
Кроме того:
• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000–3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.
В соответствии с УК РФ:
• ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
• ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.
Номенклатура дел кадрового делопроизводства в 2020 году
Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России № 526; далее — Правила), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива; далее — Основные правила).
Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это в 2020 году не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.
Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам).
К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.
Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.
Заполняем графы номенклатуры дел:
- Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:
• порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
• порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.
- Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.
- Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).
- Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России № 558. Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.
- Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.
Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.
Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.
Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.
Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.
Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:
• обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
• обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.
Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.
При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года. Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры. Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.
Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.
Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).
Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.
Изменения в кадровом делопроизводстве в 2020 году
Законодатели не сидят, сложа руки, и подготовили новые изменения в трудовом законодательстве на 2020 год. Они затронут не только непосредственно кадровое делопроизводство, но и сопутствующие вопросы.
В Трудовой кодекс РФ готовятся несколько поправок.
Электронный документооборот с сотрудниками. Уже с 2020 года планируется разрешить персоналу направлять заявления работодателю в электронном виде. На сегодняшний день такая возможность дана лишь дистанционным сотрудникам (ст. 312.2 ТК РФ). Законопроект № 736455-7 предполагает внесение в Кодекс новых статей (15.1-15.3).
Передавать руководителю заявления в электронной форме можно будет не только о трудоустройстве или отпуске, но и об увольнении, переводе и в иных случая, предусмотренных ТК РФ. На сегодня копии заявлений или их электронные версии не признаются судами.
После вступления в силу поправок компании смогут самостоятельно выбирать, будут они использовать в своей практике электронные заявления или нет. В случае перехода на новый формат нужно будет внести соответствующие правки в локальные нормативные акты.
Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016. Правила оформления кадровых документов изменились. Не забудьте внести эти изменения в Инструкцию по кадровому делопроизводству. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала "Справочник кадровика" подготовили образец Инструкции с учетом новой Методички.
Изначально ввод данных статей в Трудовой кодекс планировался уже 1 октября прошлого года. Однако к середине ноября законопроект до сих пор не рассматривался и только включен в повестку Государственной думы на ноябрь месяц. В связи с задержками рассчитывать на его утверждение ранее начала 2020 года не приходится.
Сроки выплаты отпускных. Еще один законопроект № 88941 вносит изменения в ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Предполагается изменить правила расчета срока выплаты отпускных. Ранее срок исчислялся в календарных днях. После вступления в силу поправок отпускные должны быть перечислены сотруднику не менее, чем за 3 рабочих дня.
Например, работник уходит в отпуск с понедельника. По старым правилам последним днем для перечисления был четверг (14.11.19). По новым – вторник.
Поскольку документ находится на общественных слушаниях, то рассчитывать на его быстрое принятие не приходится. Вступит в силу он не раньше следующего года.
Этот же законопроект разрешает оформлять отпуска сотрудникам по их просьбе с перечислением отпускных вне установленных сроков. Так, если заявление от сотрудника поступило менее чем за 3 дня до его начала, то перечисление отпускных производится не позднее 3-х дней с момента его подачи.
В настоящее время нет специальных правил, которые бы регулировали внеплановые отпуска. Оформляться они должны по общему правилу. Поэтому, если работник, который может уйти отдыхать в любой момент, принесет заявление не в установленный срок, то работодатель нарушит требования законодательства. Хотя и не по своей вине.
Еще одно нововведение касается возможности принудительного исполнения обязанности работодателя по выплате заработной платы (Законопроект № 755304-7). Если компании уже было выписано предписание о выплате задержанной заработной платы, но оно исполнено не было, при повторном визите инспектор ГИТ вправе передать дело службе судебных приставов для принудительного взыскания средств.
Планируется внести корректировки в ст. 357 ТК РФ и дополнить Кодекс ст. 360. Данные изменения в ТК РФ вступят в 2020 году, поскольку они только прошли 2-е чтение в Государственной Думе.
Во время обучения по программе профессиональной переподготовки "Организация работы с персоналом" вы узнаете, как оформлять кадровую документацию по новым правилам, как оценивать кандидатов и принять на работу нового сотрудника, как внедрять профстандарты и что делать, если квалификация работников не соответствует их требованиям, и многое другое. После завершения учебного курса вас ждет официальный диплом.
Также планируется внести правки в ст. 112 ТК РФ и передвинуть День России с 12 июня на 21 сентября (Законопроект № 304843-7).
Поскольку все перечисленные новшества находятся на разных этапах рассмотрения, конкретная дата их введения не известна. Мы можем лишь предполагать, что это случится не ранее следующего года.
Помимо поправок в сам Трудовой кодекс, новый год готовит множество изменений федеральных законов и нормативных актов, содержащих нормы трудового права.
Уже с 1 января 2020 года МРОТ составит 12 130 руб. (приказ Минтруда России № 561н). Данная величина является общей по стране, кроме регионов, в которых применяется районный коэффициент. В них минимальный размер оплаты труда будет выше. Так, например, в Новосибирской области установлен районный коэффициент равный 1,25. Поэтому МРОТ для данной территории составит: 12 130 * 1,25 = 15 162,5 руб.
Субъекты Федерации на региональном уровне могут устанавливать более высокие уровни минимальной оплаты труда, которые работодатель обязан будет применять (ст. 133.1 ТК РФ).
Работодателям, которые за полностью отработанную норму часов платят персоналу меньше, придется проводить внеплановое повышение заработной платы. В противном случае им грозят значительные штрафы.
С нового года с МРОТ необходимо будет сравнивать только заработную плату без учета компенсационных выплат (Законопроект № 722526-7).
В настоящее время в минимальную заработную плату допускается включать:
• доход за отработанное время;
• надбавки;
• компенсации.
Например, повышенную оплату сверхурочных работ.
Чтобы всегда быть в курсе всех нововведений в кадровой сфере, оформите подписку на журнал прямо сейчас по льготной цене.
Главное новшество в кадровом делопроизводстве в 2020 году – это введение электронных трудовых книжек (Законопроект № 748744-7). Об отмене трудовых книжек говорили уже давно. С 2020 года это станет реальностью. Переход на новый формат будет постепенным и займет весь следующий год.
С января работодатели смогут вести учет стажа по-новому. Однако полной отмены бумажных носителей все же пока не будет.
Первоначально компаниям необходимо будет направить уведомление сотрудникам о переходе на электронный формат. Сотрудники, которые хотят оставить старую трудовую, должны написать соответствующее заявление.
До января 2021 компании все также будут производить записи на бумажных носителях и оформлять новые книжки молодым сотрудникам. С 2021 года выдача бумажного бланка запрещается.
Для организаций предусматривается 2 новые формы отчетности (СЗВ-ТД и СЗИ-ТД). Ежемесячно необходимо будет подавать отчет о движениях персонала. С 2021 сообщать о движениях персонала в Пенсионный Фонд необходимо будет уже на следующий день. При увольнении сотрудника ему необходимо будет выдать справку по форме СЗИ-ТД. В ней будет отражены все кадровые перемещения работника.
Как правильно перейти на электронный формат? Прочитайте ответы на вопросы коллег, которые подготовила редакция журнала "Справочник кадровика". Разберетесь в сути изменений, подготовите к ним руководителя и сотрудников. Скачайте пошаговую инструкцию и памятку для работников.
В связи с переходом на электронные трудовые компании обязаны будут ежемесячно направлять в ПФР форму СЗВ-ТД. Данную форму должны заполнять все работодатели, у которых трудится хотя бы один сотрудник, в том числе и по гражданско-правовому договору.
В отчете необходимо отражать сведения о трудовой деятельности сотрудника в вашей организации. Срок сдачи формы – 15 число месяца, следующего за отчетным. Первый раз компаниям предстоит заполнять данную форму уже к 17 февраля (т.к. 15.02 – выходной) за январь 2020.
С 2020 вступает в силу Федеральный закон № 305-ФЗ. Согласно его положениям один из родителей, осуществляющий уход за ребенком до 3-х лет, может рассчитывать на пособие. Его размер будет равен прожиточному минимуму ребенка.
Поскольку данное пособие является целевым и направлено на улучшение положения семей с низким доходом, то установлена планка по доходу, при превышении которой в пособии будет отказано. Так среднедушевой доход семьи за прошедший год не должен быть выше 2-х прожиточных минимумов.
Некоторые нововведения, которые будут действовать в 2020, приняты уже сейчас. Так ПФР перестал выдавать СНИЛС. Изменения внесены постановлением Правления Пенсионного фонда № 335.
Теперь при регистрации гражданина бумажный документ ему больше не выдается. Номер, присвоенный системой, можно посмотреть в личном кабинете ПФР. При оформлении гражданину выдается уведомление с номером счета гражданина. Оно будет содержать ту же информацию, что и в привычном документе.
Также, скорее всего, еще в текущем году будет приняты изменения в ст. 262 ТК РФ (Законопроект № 691690-7). Женщинам, работающим на селе, будет устанавливаться повышенная оплата при разделении рабочего дня на части, а также возможность устанавливать сокращенную рабочую неделю (не более 36 часов) с оплатой в стандартном размере. Данный законопроект уже одобрен Советом Федерации и передан на подписание Президенту.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
