Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии.
Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых в 2020 году при заключении рабочих отношений, следующий:
• трудовой договор;
• трудовая книжка;
• медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда;
• документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям профстандартов;
• приказ о приеме на работу по форме Т-1;
• личная карточка работника (форма Т-2).
Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с должностной инструкцией и своевременно провести для него инструктажи по охране труда!
В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:
• приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);
• дополнительное соглашение. Например, при переводе работника на 0,5 ставки или изменении оклада.
Также каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отдых предоставляется согласно графику отпусков. Постарайтесь не допустить нарушений при составлении графика.
Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6.
Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:
• заявление об увольнении (в случае если сотрудник решил уйти из компании по собственной инициативе);
• соглашение об увольнении;
• приказ об увольнении, составляемый по форме Т-8 или Т-8а (если расторгается договор с несколькими сотрудниками). Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя.
Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:
• штатное расписание (форма Т-3);
• положение об оплате труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных работников;
• табель учета рабочего времени, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13) и т. д.
Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.
Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, отказавшись от некоторых кадровых документов.
Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.
Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:
• дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение;
• в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.
Кроме того:
• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000–3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.
В соответствии с УК РФ:
• ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
• ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
