Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетной ведомости по заработной плате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.
В практике налоговыми инспекторами допускается, что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).
Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку, и переподготовку кадров.
Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. О правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на "вредной" должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст. 66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника.
В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала — это формирование достаточной базы нормативных документов.
Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.
В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.
Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.
В блоке "Документы по трудовому праву и охране труда" можно отметить пять нормативных правовых актов.
Первый — Трудовой кодекс. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема иувольнениясотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.
Второй — Федеральный закон РФ № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.
Третий — Закон РФ № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.
Четвертый — Закон РФ № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы — это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.
Пятый — Закон РФ № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.
Еще к одной группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами.
Во-первых, это ГОСТ Р "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.
Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.
Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Рос архивом. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.
В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работника и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ № 1.
Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п.2 названного постановления обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности.
В-четвертых, это постановление Правительства РФ № 225.
"О трудовых книжках" и постановление Минтруда России № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.
В-пятых, это межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда РФ №72. Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей.
Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.
Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.
Создавая документы, специалистам кадровой службы необходимо руководствоваться в своей деятельности следующим:
1. Вид внутренних документов, порядок их разработки, утверждения и т.д. применяется тот, который удобен для данной организации;
2. Вид внешних документов должен подчиняться общим правилам придания данным документам юридической силы;
3. Храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы.
Инструкция по кадровому делопроизводству
Инструкция по кадровому делопроизводству представляет собой подробное руководство по ведению дел кадровой службы. За разработку данного документа отвечает лицо, назначенное руководителем организации. Этим лицом может быть начальник отдела кадров, бухгалтер или юрист. В некоторых случаях (в основном в небольших компаниях) инструкцию по кадровому делопроизводству составляет сам руководитель. Готовая инструкция утверждается приказом директора и заверяется всеми заинтересованными должностными лицами. Каждый работник кадровой службы должен ознакомиться с инструкцией с оформлением соответствующей визы ознакомления.
Среди основных вопросов, которые регулирует инструкция по кадровому делопроизводству, целесообразно выделить следующие:
• состав кадровых документов компании;
• порядок подготовки документов, регулирующих трудовые взаимоотношения;
• особенности оформления документации по тем или иным кадровым операциям;
• организация документооборота в отделе кадров;
• осуществления контроля исполнения документов;
• организация кадровых документов в делопроизводстве компании;
• порядок передачи дел из отдела кадров на архивное хранение.
Организация кадрового делопроизводства
При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:
• ГОСТ Р «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
• Трудовой кодекс Российской Федерации (чтобы не запутаться в изменениях и дополнениях, имеет смысл примерно раз в полгода приобретать новый текст Трудового кодекса с изменениями – если, конечно, у вас в организации не установлена справочная правовая система, которая регулярно обновляется).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России № 69.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства Р № 225.
• Постановление Госкомстата России № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
• Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом.
Обратите внимание
Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Найти его можно в любой справочной правовой системе (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс) или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании
Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно.
К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:
Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы.
Шаг 2: корректируем штатное расписание
Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки. Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно.
Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей – на основании этих данных нужно выверить штатное расписание.
Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной. Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.
У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех. После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании.
Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника. Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести.
Шаг 3: проверяем соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах
После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать.
При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует. Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей (подлинной) датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются (изменяются) те условия, которые были указаны неверно.
Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения (повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы), то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику.
Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников (если они были) и др. (даты, подписи, информация, содержащаяся в них). Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию. В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать или «до подписать». По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.
Шаг 5: проверяем правильность ведения трудовых книжек
Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет.
Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе – не спешите ее делать. Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку. Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись.
Шаг 6: оформляем личные дела или личные папки сотрудников (если до вас их не вели)
Обязательно следует оформить на работников личные карточки по форме № Т-2. Сегодня многие программы позволяю заполнять форму № Т-2 на компьютере и распечатывать на обычной бумаге, чем и пользуются некоторые кадровики. Однако государственные архивы пока принимают личные карточки только на плотной, «полу картонной» бумаге. Поэтому если ваша организация является источником комплектования государственного архива, купите формы № Т-2 в магазине канцтоваров в необходимом количестве либо приобретите соответствующую бумагу для их распечатки.
Заполняются личные карточки кадровиком – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм.
Полученные от сотрудников копии документов (паспорта, страхового свидетельства и др.) необходимо поместить в папки - «файлы», после чего делается опись каждого дела, – и личные папки у вас сформированы. В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников.
Часто личные дела вкладывают внутрь формы № Т-2, что неверно: личные карточки должны храниться отдельно от всех других документов.
Новые документы и копии добавляются в личную папку по мере поступления.
Шаг 7: оформляем необходимые учетные книги или журналы
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде. Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации.
Шаг 8: составляем график отпусков
За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков. Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная – направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу.
При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым. Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы – для передачи дел от одного менеджера к другому.
Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами – доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства. Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель.
После оформления график отпусков необходимо отдать на утверждение руководителю.
За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем. Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время. Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника.
Шаг 9: формируем кадровые дела
Дела можно комплектовать по следующим темам:
• «Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» (срок хранения – 75 лет);
• «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)» (срок хранения – 5 лет);
• «Трудовые договоры»;
• «Личные дела»;
• «Личные карточки»;
• «Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;
• «Переписка по кадровым вопросам с государственными органами и коммерческими организациями» и др.
График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках.
Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы – в хронологическом порядке по мере поступления документа.
Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела (все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет).
Если компания достаточно большая и в деле в течение одного года образуется более 250 листов, то его нужно разбить на несколько дел или на тома (например: «Трудовые договоры (А–К)», «Трудовые договоры (Л–Я)»; «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)»).
При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
Шаг 10: оформляем номенклатуру дел
Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.
В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве.
И только после всех этапов можно приступать к разработке должностных инструкций, положения о персонале и прочих факультативных (не обязательных с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации) локальных нормативных актов.
Документы кадрового делопроизводства
Очень часто работа с кадровыми документами в организациях находится в плачевном или запущенном состоянии. Как правило, руководство организации вспоминает о том, что необходимо привести в порядок документы тогда, когда в организации произошел несчастный случай или кто-то из сотрудников подал в суд, чтобы восстановить свои права, а также, когда обнаруживается перспектива контрольно-надзорных мероприятий. Тогда уполномоченные сотрудники проводят в организации внутренний аудит и стараются исправить все недочеты и ошибки, причем очень быстро и не всегда грамотно.
Кадровая документация в организации играет далеко не последнюю роль. Ведь на основании этих документов бухгалтерия производит расчеты заработной платы, отпускных, работникам – для предоставления в органы ПФР или другие организации, к примеру, для использования каких-либо льгот. Поэтому кадровые документы необходимо вести в строгом соответствии с требованиями законодательства.
Довольно редко руководители компаний очень хорошо представляют себе тот объем работы, который выполняют кадры и, к сожалению, частенько руководители и кадровые работники не всегда понимают, насколько велика ответственность за нарушение трудового законодательства и неграмотное оформление документов.
Всю кадровую документацию, которая есть в организации можно условно поделить на две большие группы:
I группа – Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.
Документы работников, требуемые законодательством (копии) (ст. 65 ТК РФ):
- документы, удостоверяющие личность;
- трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.);
- документ об образовании;
- справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам деятельности.
II группа – Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений:
1. Локальные нормативные акты:
• Обязательные
- Штатное расписание (форма Т-3), утвержденное приказом работодателя (ст. 15, 57 ТК РФ);
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), утвержденные приказом работодателя (ст. 189, 190, ТК РФ);
- Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя (раздел Х ТК РФ);
- Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных (пункт 8 ст. 86, ст. 87 ТК РФ);
- Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем;
- Локальные нормативные акты (ЛНА) по оплате труда;
- Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров).
• С учетом специфики.
• Иные локальные нормативные акты.
Документы по кадровым функциям:
• Договорные документы.
• Распорядительные документы.
• Первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда.
• Информационно-справочные документы.
• Архивные документы.
Всю кадровую документацию можно разделить на документы, которые вы должны посмотреть при приеме на работу ваших работников (ст. 65 ТК РФ) и, конечно же, те документы, которые вы создаете и разрабатываете в вашей организации. И прежде всего, к документам, которые разрабатываются в самой организации, мы относим обязательные документы в виде локальных нормативных актов (ЛНА).
Что такое ЛНА? Определенного понятия в трудовом законодательстве нет, но вскользь в статье 8 ТК РФ есть упоминание о том, что это нормы, которые раскрывают трудовое законодательство, а также это те документы, которые рассказывают, как вы в своей организации под свою специфику применяете трудовое законодательство. И здесь нужно отметить самое главное, что ваши ЛНА, которые вы разрабатываете и создаете, необходимо анализировать, чтобы они не ухудшали положение работников в соответствии с трудовым законодательством. Почему, спросите вы? Есть прямая норма в ст. 8 ТК РФ, которая говорит о том, что: «Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения».
Что за ЛНА с учетом специфики? Например, Трудовым кодексом предусмотрена возможность введения сменного графика работы для работников. Если вы вводите сменный график работы, то для вас обязательным локальным нормативным актом станет график сменности, с которым работники должны быть ознакомлены за месяц до введения его в действие.
Иные локальные нормативные акты – это те акты, которые не предусмотрены законодательством, но разрабатываются в организации для того, чтобы урегулировать трудовые отношения с работниками, которые включают нормы о дисциплине работников, режиме рабочего времени, технике безопасности и производственной санитарии, приеме и увольнении работников, без которых работодатель не сможет нормально функционировать.
Очень часто по отношению к ЛНА появляется такой вопрос: «Является ли должностная инструкция локальным нормативным актом?» Еще раз повторюсь, что с точки зрения закона нет четкого определения ЛНА, можно лишь привести признаки нормативности документов, которые у вас действуют в организации.
Критериями нормативности документов являются два фактора, которые должны применяться в совокупности:
1. Неоднократность применения – это значит, что после того, как вы ввели в действие документ, применение его не утрачивает свою силу, а продолжает свое действие.
2. Неперсонифицированность – это значит, что документ касается ни какого-то отдельного субъекта, а круга лиц, объединений, подразделений и т.д.
Следующие документы, в которых возникает необходимость в организации – это документы по кадровым функциям. К таким документам можно отнести договорные документы - трудовой договор, коллективный договор, договор о материальной ответственности и т.д.
Распорядительные документы - приказы, распоряжения руководителя.
Первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда – табель учета использования рабочего времени, личная карточка Т-2.
Относительно архивных документов – это особый блок законодательств, который стоит особняком. На основании Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», полномочия по проверкам организаций на соблюдения архивного законодательства, переданы Федеральному архивному агентству.
Кадровое делопроизводство приказы
Приказ по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по основным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание приказов по кадрам, как правило, наделяется руководитель предприятия (организации, учреждения). К его полномочиям также относится отмена ранее изданных приказов, а в необходимых случаях - и ранее изданных распоряжений по кадрам. Распоряжение по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по второстепенным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание распоряжений по кадрам обычно наделяются заместители руководителя предприятия (организации, учреждения), а также руководители обособленных структурных подразделений.
Все приказы (распоряжения) по кадрам можно условно разделить на две функциональные группы:
1) издаваемые для документирования управленческих решений, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работников предприятия (организации, учреждения);
2) издаваемые для документирования управленческих решений по другим вопросам кадровой работы, непосредственно не связанных с трудовой деятельностью работников предприятия (организации, учреждения).
В следующих статьях мы сосредоточимся на приказах (распоряжениях), относящихся к первой функциональной группе, уделив особое внимание типичным ошибкам в:
- приказах (распоряжениях) о приеме на работу;
- приказах (распоряжениях) о переводе на другую работу;
- приказах (распоряжениях) об увольнении (прекращении (расторжении) трудового договора).
Примерная классификация приказов по кадрам представлена на рисунке.
Кадровое делопроизводство обязанности
Кадровая документация – отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность её ведения есть одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы. Однако зачастую работодатели не предают серьезного значения кадровой документации, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.
Какими же законодательными и нормативными актами регламентируется обязанность работодателя по ведению кадровой документации и правила её создания, оформления и хранения?
Прежде всего, Трудовой кодекс Российской Федерации (далее ТК РФ) устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:
• трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);
• прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);
• на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);
• по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);
• обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);
• прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ).
Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее Постановление Госкомстата Российской Федерации №1) обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.
В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:
- №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
- №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,
- №Т-2 «Личная карточка работника»,
- №Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»,
- №Т-3 «Штатное расписание»,
- №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»,
- №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
- №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
- №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
- №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
- №Т-7 «График отпусков»,
- №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
- №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
- №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
- №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
- №Т-10 «Командировочное удостоверение»,
- №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
- №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
- №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
- №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
- №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,
- №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
- №Т-51 «Расчетная ведомость»,
№Т-53 «Платежная ведомость»,
- №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,
- №Т-54 «Лицевой счет»,
- №Т-54а «Лицевой счет (свт)»,
- №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,
- №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
- №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Наличие указанных форм, правильность их заполнения может стать объектом контроля при проверке правомерности отнесения затрат по оплате труда на себестоимость продукции, проводимой представителями федеральной налоговой службы.
Обратите внимание!
Законодатель в новой редакции ТК РФ распространяет общие нормы трудового законодательства на всех хозяйствующих субъектов – как юридических, так и физических лиц. Можно констатировать, что наконец-то прекращено четырнадцатилетнее ущемление в правах индивидуальных предпринимателей, как работодателей и, самое главное, нанятых ими работников. Работодатель - индивидуальный предприниматель теперь, кроме заключения трудовых договоров, обязан вести трудовые книжки на всех своих работников, и также как работодатель - юридическое лицо (организация) многие кадровые документы.
Кроме того, в соответствии со статьей 68 ТК РФ работодатель при приеме на работу (до подписания трудового договора) обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Локальные нормативные акты - акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право принимать локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.
Новеллой ТК РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение статьи 12 ТК РФ частями 7 и 8.
«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с:
- истечением срока действия;
- отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;
- вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом)».
Таким образом, все работодатели обязаны пересмотреть свои локальные нормативные акты, в соответствии с новой редакцией ТК РФ, в противном случае многие из них потеряют силу.
Обратите внимание!
Работодатель - физическое лицо, как и юридическое лицо (организация) реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом работодатель - физическое лицо может принимать локальные нормативные акты.
При этом необходимо отметить, что если ранее некоторые локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие обязаны были принимать только работодатели – юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию ТК РФ входят:
• штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
• документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
• график сменности (статья 103 ТК РФ);
• график отпусков (статья 123 ТК РФ);
• правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
Примечание
В соответствии со статьей 354 ТК РФ государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, на территории Российской Федерации осуществляют органы федеральной инспекции труда.
Перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом требований статьи 8 Федерального закона №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» о недопустимости требования представления документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки.
Цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю, а также правовые основания проведения мероприятия по контролю, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке, указываются в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия, которое предъявляется проверяющим.
Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:
1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).
К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 212, 189-190 ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.
2. Факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель. Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.
Законодатель, подробно прописывая процедуру принятия коллективного договора (соглашения) в ТК РФ, не рассматривает его в качестве обязательного правового акта. Данный акт принимается по соглашению сторон в рамках социального партнерства. Поэтому если в ходе проверки инспекторы федеральной инспекции труда требуют показать им коллективный договор, то при его отсутствии можно сослаться на необязательность данного документа.
Обязательное ведение кадровой документации, в частности трудовой книжки, предусмотрено также Постановлением Правительства Российской Федерации №225 «О трудовых книжках» и Постановлением Минтруда Российской Федерации №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Об обязательности документирования трудовых отношений с работниками в целях защиты их пенсионных прав свидетельствуют некоторые нормы пенсионного законодательства.
Пункт 6 Постановления Правительства Российской Федерации №555 «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» гласит следующее:
- «Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее именуется - трудовая книжка).
- При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы».
И далее пункт 7 Постановления Правительства Российской Федерации №555 «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий»:
«В случае, когда трудовая книжка не ведется, периоды работы по трудовому договору подтверждаются письменным трудовым договором, оформленным в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений».
Статья 15 Федерального закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» устанавливает ряд обязанностей страхователя (работодателя) в целях ведения индивидуального (персонифицированного) учета, например, страхователь обязан:
- в установленный срок представлять органам Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о застрахованных лицах, определенные настоящим Федеральным законом;
- получать в органах Пенсионного фонда Российской Федерации страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования, а также дубликаты указанных страховых свидетельств и выдавать их под роспись застрахованным лицам, работающим у него по трудовому договору или заключившим договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;
- передавать бесплатно каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в орган Пенсионного фонда Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета для включения их в индивидуальный лицевой счет данного застрахованного лица.
Каждый работодатель один раз в год, но не позднее 1 марта, на каждое зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования лицо, работавшее у него по трудовому договору, получившее вознаграждение по договору гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, обязан подавать в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации документ, содержащий относящиеся к отчетному кварталу индивидуальные сведения о страховом стаже, заработке (доходе), начисленных страховых взносах обязательного пенсионного страхования и иные сведения, предусмотренные Федеральным законом №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». При этом сведения о страховом стаже застрахованного лица представляются на основании приказов и других документов по учету кадров, а о заработке (доходе) и об уплачиваемых страховых взносах - на основании данных бухгалтерского учета.
В совместном письме Минтруда Российской Федерации №8389-ЮЛ, Пенсионного фонда Российской Федерации №ЛЧ-06-27/9704 «О некоторых вопросах определения среднемесячного заработка для установления пенсий в случаях утраты работодателями первичных документов о заработке работников» рекомендуют органам, осуществляющим пенсионное обеспечение, в связи с участившимися обращениями граждан и органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, по вопросу определения среднемесячного заработка для установления пенсий в случаях утраты работодателями первичных документов о заработке работников принимать к производству документы, косвенно подтверждающие фактический заработок работника на данном конкретном предприятии.
В соответствии с данным письмом к таким документам, косвенно подтверждающим фактический заработок работника, могут быть отнесены: учетные карточки членов партии и партийные билеты, учетные карточки членов профсоюза и профсоюзные билеты, учетные карточки членов комсомола и комсомольские билеты, расчетные книжки (расчетные листы), которые оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению первичных учетных документов по оплате труда, приказы и другие документы, из которых можно сделать вывод об индивидуальном характере заработка работника.
Аудит кадрового делопроизводства
Аудит кадрового делопроизводства (аудит кадров) – это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства. Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют на это особое внимание, что в будущем чревато потенциальными рисками. Кадровый аудит предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу всей кадровой документации.
В процессе выполнения аудита кадровых документов производится полная проверка правильности оформления кадровой документации и её соответствия всем актуальным требованиям российского законодательства и нормативных актов локального характера. Аудит кадровой работы позволяет получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выявить потенциальные риски ведения кадровой работы.
Кадровый аудит организации – это эффективное средство для решения многочисленных проблем, неизбежно возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности.
Важнейшие цели кадрового аудита:
• Определение тактических и стратегических задач кадровой политики.
• Оценка фактического состояния кадровой документации и правильности ведения кадрового делопроизводства (внутренний кадровый аудит).
• Определение эффективности и результативности отдельных направлений в сфере управления персоналом организации.
• Оценка степени личного участия в управлении кадрами и эффективности работы каждого менеджера и линейного руководителя.
• Определение возможностей и последовательности реализации практических мероприятий по комплексному развитию и дальнейшему совершенствованию системы управления персоналом (аудит кадрового потенциала).
Кадровый аудит на производстве позволяет значительно минимизировать негативные последствия нарушений трудового законодательства, которые могут серьёзно осложнить положение организации или отдельных должностных лиц из числа руководителей и ведущих специалистов.
Проведение кадрового аудита
Кадровый аудит персонала предприятия или организации направлен на выявление потенциальных рисков, нахождение возможных нарушений трудового законодательства и разработку детальных предложений по приведению кадровой документации в точное соответствие с требованиями федеральных законов и положениями локальных нормативных актов.
Аудит кадровой службы эффективен в следующих случаях:
• При изменениях в составе руководства компании или при смене собственника.
• При увольнении или переходе на другую работу сотрудника отдела кадров.
• Для подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов.
• При оформлении кадровых документов для передачи на архивное хранение.
• При существенных изменениях в сфере законодательства, регламентирующего трудовые отношения.
Кадровый аудит предприятия обязательно включает:
• Проверку наличия и правильности оформления кадровой документации общего характера.
• Проверку трудовых договоров на предмет их соответствия российскому законодательству.
• Анализ нормативных локальных актов с проверкой их соответствия требованиям трудового законодательства.
• Проверка правильности оформления личной кадровой документации и документов, связанных с перемещением или увольнением сотрудников: трудовых книжек, приказов, распоряжений и др.
• Проверка соблюдения правил хранения и архивации кадровой документации.
• Внесение предложений и практических рекомендаций по исправлению и доработке кадровой документации, в которой обнаружены ошибки и несоответствия.
Своевременное проведение кадрового аудита позволяет решать многочисленные задачи в сфере управления персоналом:
• Получить реальное представление о положении дел с кадровым документооборотом и состоянием кадровых документов.
• Выявить все случаи нарушений трудового законодательства с детальным описанием потенциальных рисков для должностных лиц и ответственностью за перечисленные нарушения.
• Привести в соответствие кадровую документацию, в которой при проведении аудита кадровых процессов обнаружены существенные нарушения трудового законодательства; устранить ошибки и недочеты при оформлении и ведении кадровых документов.
Исходя из сложившейся практики и в целях оптимального использования ресурсов, кадровый аудит компании рекомендуется проводить один раз в три года.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
