Кадровая служба (также HR, произносится эйч-ар, от англ. Human Resources — человеческие ресурсы) предприятия — совокупность специализированных подразделений в структуре предприятия (с занятыми в них должностными лицами — руководителями, специалистами, техническим персоналом), призванных управлять персоналом предприятия в рамках избранной кадровой политики.
К HR-службам относятся кадровые агентства, хэд-хантинговые (англ. head-hunting) компании, тренинговые компании. Функции HR-служб во многом схожи с отделами кадров на предприятиях, но в то же время несколько шире их.
Деятельность HR-служб опосредованно направлена на получение организацией дополнительной прибыли (или на увеличение эффективности работы некоммерческих организаций), и именно этот факт определяет ее суть. Прибыль невозможна без работы персонала, а значит, скорость получения прибыли, и ее размеры напрямую зависят от эффективности работы HR-службы. Принято считать, что эффективность работы кадровой службы нельзя измерить. Это частое заблуждение. Измерение возможно, причем, в материальных показателях. Например, кадровая служба на полгода ввела систему оплаты труда по результатам в отдел продаж организации. По истечении этого времени провели соответствующие измерения, в результате которых было выяснено, что результативность труда данного отдела возросла в два раза: было продано вдвое больше продукции. Таким образом, стало очевидно, что применяемая кадровой службой методика принесла совершенно конкретный и ощутимый результат организации. В этом случае эффективность работы кадровой службы легко измерима, но и в более сложных случаях подобные измерения сделать возможно. Подобные измерения должны делать сами HR-менеджеры. Во-первых, это упростит отчетность перед руководством организации. Во-вторых, таким образом, возможно, будет проверять самих себя: если определенные нововведения не будут иметь результата, то их необходимо будет корректировать.
Государственная кадровая служба
В современном российском законодательстве государственная гражданская служба определяется как вид государственной службы, представляющий собой профессиональную служебную деятельность граждан Российской Федерации по обеспечению исполнения полномочий федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и лиц, замещающих государственные должности субъектов Российской Федерации.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Под профессиональной деятельностью понимается такой вид деятельности, который является профессией для государственного служащего и требует определенной подготовки, учебы и получения специального образования.
Государственная служба в этом смысле - одна из многих профессий, для которых необходимы профессиональные навыки, убеждения, специальное образование служащих, сдача ими соответствующих экзаменов. Выполнение служащими задач и функций государственной службы на профессиональной основе гарантирует постоянство и стабильность государственно-служебных отношений, благосостояние общества и силу государства, безупречность и эффективность управленческой деятельности, ее независимость от возможных политических перемен. Неотъемлемой частью формирования государственной службы является грамотный отбор служащих. Поскольку уровень их профессиональной подготовленности, соответствие определенным законодательством критериям и требованиям гарантирует эффективность функционирования системы государственной службы.
Государственная служба социально обусловлена, она зависит от политического строя общества, от типа и характера государства, присущих ему особенностей, а также состава государственных служащих.
Государственная служба как специализированная сфера деятельности государственных служащих, механизм реализации политической воли господствующего класса возникает вместе с государством как имманентно присущий ему элемент Госслужба. Государство появляется на такой стадии развития общества, когда возникает объективная необходимость политического регулирования общественной жизни. Причины, вызвавшие к жизни государство, лежат и в основе возникновения государственной службы.
Государственная служба возникла в силу объективной необходимости для политической власти иметь специальный аппарат управления, способный осуществлять государственные функции. Для этого следовало из общей массы населения выделить специальную группу лиц, подготовить их к профессиональной деятельности, поставить в особо привилегированное положение и сделать надежным орудием осуществления государственной политики.
Развитая государственная служба возникает на такой стадии развития государственности, когда происходит существенное разделение труда между властью и аппаратом управления, между лицами, занимающими политические должности, и теми, кто выполняет свои обязанности в системе государственной службы на профессиональной основе. Власть, представленная политической элитой, берет на себя функцию выработки внутренней и внешней политики, аппарат управления, чиновники - функцию реализации этой политики. Следовательно, государственная служба выступает как особый вид труда, являющийся следствием разделения труда.
В силу этих обстоятельств и возникла государственная служба как специализированная сфера деятельности государственных служащих. По мере исторического развития государственная служба усложняется, совершенствуется, превращаясь постепенно в цивилизованную профессиональную форму осуществления государственных функций. Как показывает история, создание профессиональной государственной службы представляет относительно длительный процесс. В нашей стране, после распада Киевской Руси, он совпал с созданием и укреплением Московского централизованного государства. Формирование государственной службы обусловилось рядом объективных предпосылок.
В политическом плане необходимо было преодолеть взгляд на государство как на большую вотчину со стороны великого князя и его подданных. Великому князю следовало осознать себя государем, а его подданным - людьми государства. Впервые титул государя всея Руси принял на себя Иван III на исходе XV века, в 1493 г. По мнению историка В.О. Ключевского, подлинное осознание значения российской государственности пришло к русским царям и массе народа в период Великой смуты конца XVI - начала XVII вв. В этот период все русские люди поняли, «что государство, как союз народный, не может принадлежать никому, кроме самого народа», что в лице государства они защищают от иноземцев и внутренних смутьянов отечество, свою долю.
Создание государственной службы связывалось с наличием правовой базы, прежде всего, государственного права. Данный вид права был известен еще с периода Киевской Руси и зафиксирован в таком документе XII века, как «Русская правда». Но в период вотчинного правления великим княжеством Московским происходило смешивание государственного права с частным. В основе частного права лежат интересы частного лица, в основе государственного - интересы государства. До XVII века в московском законодательстве не существовало закона, который бы определял строй и права верховной власти, основные права и обязанности граждан. Только в 1649 г. было принято Соборное уложение, которое устраняло этот пробел в российском законодательстве. Данный правовой акт закрепил основные черты политического строя и правовой системы России и сохранял юридическую силу на протяжении двух столетий, вплоть до великих реформ второй половины XIX века. Юридическое осознание интересов государства и явилось правовой основой формирования государственной службы.
Для создания полноценной государственной службы необходимы были и определенные социальные предпосылки. Они во многом связывались с преодолением такого социального явления, как местничество. Основу местничества составляло распределение государственных должностей не по способностям, а по знатности рода. Местничество просуществовало почти три века и было отменено Петром I. 24 января 1722 г. он утвердил Табель о рангах. В соответствии с Табелью все должности выстраивались в три параллельных ряда: воинский, статский, придворный, с разделением каждого на 14 рангов. В одной из статей, присоединенных к Табели, разъяснялось, что знатность рода сама по себе без службы ничего на значит, не создает человеку никакого положения. Такой подход укреплял позиции дворянства и открывал возможность поступления на государственную службу людей из менее знатных слоев общества и выдвижения на государственные должности не только по породе, или знатности, но и по способностям.
Формирование государственной службы тесно связано и с перестройкой мировоззрения и психологии тех чиновников, которые занимали государственные должности. Они должны были осознать, что служат, по большему счету, не князю, не своему ближайшему начальнику, а государству, отечеству, народу. Впервые такое осознание пришло к передовой части чиновничества в эпоху Петра Великого. Сам царь ставил интересы государства превыше всего и этого тоже требовал от чиновников, находящихся на службе государства российского.
В ряду других важной предпосылкой формирования государственной службы являлось наличие корпуса подготовленных чиновников. Петр I заботился о подготовке государственных служащих, равно как и приглашал на государственную службу иностранцев. В петровскую эпоху дети дворян получали общую начальную подготовку, а затем служили в гвардейских полках для приобретения офицерского чина. Офицеры флота обучались в Морской академии, гражданские чиновники проходили «краткую» подготовку, обучаясь гражданству и экономии».
Таковы те социальные условия, которые привели к созданию в России профессиональной государственной службы, централизованной и вместе с тем достаточно дифференцированной, способной влиять на все сферы жизнедеятельности государства.
Социальная природа, смысл и назначение государственной службы предопределяют соответствующие ей функции:
1. Функция социальной организации, т.е. государственная служба должна являться образцом организации и оказывать упорядочивание воздействия на другие институты общества.
2. Функция социальной коммуникации, суть которой заключается в том, что через канал государственной службы изучается общественное мнение, отношение граждан к различным государственным актам.
3. Функция социальной информации - аппарат - носитель информации, очень важно служебную информацию использовать честно и по назначению в интересах государственных задач.
4. Функция контроля - в рамках государственной службы должен осуществляться управленческий контроль, социальный контроль за деятельностью органов государственного аппарата со стороны граждан общества.
5. Функция регулирования - от имени государства государственная служба регулирует отношения в сфере труда, собственности, жилья и т.д.
6. Воспитательная функция - утверждает в сознании граждан мир и согласие, добро и справедливость, любовь к Отечеству.
Таким образом, социальная природа государственной службы проявляется в ее взаимосвязи с политическим строем общества, типом и характером государства, составом государственных служащих. В историческом аспекте государственная служба возникла вместе с государством и не может быть от нее отделима.
Работа кадровой службы
Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям.
Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
- прием работников на предприятие;
- учет работников;
-увольнениеработников;
- работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
- подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
- расстановка работников предприятия;
- перемещение работников предприятия;
- становление в должности и адаптация работников.
Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
- изучение работников;
- оценка работы работников;
- аналитическая работа;
- подготовка отчетов.
Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
- организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
- работа с письменными обращениями работников предприятия;
- архивная и справочная работа.
Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
- документирование деятельности работников предприятия;
- кадровая работа в подразделениях предприятия;
- планирование кадровой работы;
- руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:
- размеры организации;
- направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);
- стратегические цели организации;
- стадия развития организации;
- численность персонала;
- приоритетные задачи работы с персоналом.
Обязанности и структура отдела кадров может быть различной и в зависимости от вида деятельности организации.
Классический подход к управлению персоналом получил название «управление кадрами»». Все управление персоналом сосредоточивается в отделе кадров и направлено на то, чтобы обеспечить наличие нужных людей в нужное время в нужных местах и освобождение от ненужных. Руководство людьми представляет собой самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными руководителями независимо от кадровых служб.
К главным задачам системы управления персоналом относят:
- обеспечение организации квалифицированными кадрами;
- создание необходимых условий для эффективного использования знаний, навыков и опыта работников;
- совершенствование системы оплаты труда и мотивации;
- повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала;
- предоставление работникам возможностей для развития, повышения квалификации и профессионального роста; стимулирование творческой активности;
- формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата;
- совершенствование методов оценки персонала; управление внутренними перемещениями и карьерой сотрудников;
- участие в разработке организационной стратегии.
Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:
• эффективность подбора и расстановки сотрудников;
• справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;
• продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;
• быстрое и эффективное решение личных проблем.
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое. В рамках первого осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.
Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.
Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.
Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации — системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.
Кадровая служба кадровая политика
В современных условиях одним из решающих факторов эффективности деятельности организации является обеспечение высокого качества кадрового потенциала. Суть кадровой политики сводится к работе с персоналом, соответствующей концепции развития организации. Кадровая политика - это составная часть стратегически ориентированной организации.
Политика организации - это система правил, в соответствии с которыми ведет себя организация в целом и по которым действуют люди, входящие в эту организацию. Кроме финансовой политики, внешнеэкономической и др. организация разрабатывает и осуществляет кадровую политику.
Кадровая политика - это система теоретических взглядов, идей, принципов, определяющих основные направления работы с персоналом ее формы и методы. Она определяет генеральное направление и основы работы с кадрами; общие и специфические требования к ним и разрабатываются руководством организации, кадровыми службами.
Основная цель кадровой политики - своевременное обеспечение организации персоналом требуемого качества и в необходимой численности.
К основным принципам кадровой политики можно отнести следующие:
- ориентация на требования законодательства о труде;
- учет текущих и перспективных потребностей организации в персонале, исходя из ее настоящего положения и перспектив развития, тенденций движения рабочей силы;
- обеспечение условий для стабилизации кадрового состава и минимизации увольнений;
- соблюдение баланса интересов организации и ее работников;
- привлечение к сотрудничеству при реализации кадровой политики профсоюзов;
- максимальная забота о каждом человеке в отдельности, уважение его прав, достоинства и свобод.
В литературе по разным основаниям выделяют различные типы кадровой политики: пассивная, реактивная, превентивная, активная; открытая и закрытая и др. Все их можно свести к двум основным модификациям: хаотическая и плановая. Хаотическая кадровая политика предполагает случайный характер подбора кадров, неправильную расстановку кадров (по принципу «симпатий/антипатий», а не по принципу соответствия должностным позициям), неадекватную оценку трудового вклада (выделение фаворитов, «уравниловка»). Плановая кадровая политика, прежде всего, состоит из двух подсистем: тактической и стратегической. Тактическая подсистема выполняет такие функции как организация набора работников, организация подготовки, переподготовки, повышения квалификации кадров, организация перемещения работников, оценка специалистов и выработка рекомендаций, текущий учет и планирование потребностей в кадрах в переделах года.
Стратегическая подсистема ориентирована на разработку кадровой политики на перспективу, включает следующие основные направления:
- массовая переквалификация кадров в связи с обновлением производственного аппарата и переходом на новые технологии;
- омоложение кадров путем привлечения молодых специалистов и стимулирования досрочного выхода на пенсию лиц, не «вписывающихся» в систему новых требований и не способных освоить современные направления и методы работы;
- трудоустройство кадров при массовом их освобождении.
Таким образом, плановая кадровая политика включает следующие компоненты:
1. Подбор персонала, т.е. выявление и оценка работников для назначения их на определенную должность. Предполагает осуществление поиска, собеседования, профессионального или психологического тестирования, оформление документов, назначение испытательного срока.
2. Расстановка кадров, т.е. распределение работников в данной организационной структуре. Подразумевает назначение работника на определенную должность, выдвижение на вышестоящую должность, понижение в должности, перевод в другую сферу. При этом в организации должна существовать четкая система должностных позиций, учитывающая личностные особенности людей, т.е. учитывать недостатки работника и, в первую очередь, использовать его достоинства. Система расстановки кадров должна носить прозрачный характер: правила, которые использует руководитель при назначении на должность, должны быть известны подчиненным.
3. Оценка кадров в любой организации представляет из себя конфликтную зону. Поэтому необходима выработка системы количественных параметров оценки результатов работы персонала.
Она может включать в себя:
- Сбор, анализ и систематизацию информации о качествах человека;
- Сбор информации о содержании его работы;
- Наличие личной карточки каждого человека, в которой содержится информация о его образовании, квалификации, основных психологических качествах, о его работе за определенный период времени, не менее полугода и др.
Необходимо отметить, что система оценки кадров должна носить постоянный характер, нельзя резко изменять критерии оценивания.
4. Ротация персонала, т.е. периодическая смена занимаемых должностей. Предполагает смену должности по истечении определенного срока. Оптимальным сроком пребывания на одной должности считается период в 5 лет. Первые 2.5-3 года идет этап формализации. Следующие 1.5-2 года начинается процесс разочарования, когда нивелируется чувство ответственности. Поэтому через 5 лет после нахождения в одной должности работник должен занять другую статусную позицию либо по вертикали, либо по горизонтали. Ротация, как утверждают специалисты, не должна приобретать слишком быстрый характер, т.к. человек должен «вжиться» в свою позицию, роль, осознать свою ответственность.
5. Повышение квалификации персонала. Как отмечается в литературе, через каждые 5-7 лет происходит профессиональное устаревание, что особенно актуально для социальной сферы, поэтому работник должен расширять или изменять свой профиль.
6. Карьера кадров - это система продвижения работников «снизу вверх» по служебной лестнице. Планирование карьеры кадров необходимо потому, что происходит профессиональное старение (утрата гибкости, способности оперативно принимать адекватные решения, воспринимать инновации). Обязательным условием этого выступает наличие кадрового резерва.
Муниципальная кадровая служба
Кадровая работа в муниципальном образовании включает в себя:
1) формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы;
2) подготовку предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя (работодателю);
3) организацию подготовки проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию, и оформление соответствующих документов;
4) ведение трудовых книжек муниципальных служащих;
5) ведение личных дел муниципальных служащих;
6) ведение реестра муниципальных служащих в муниципальном образовании;
7) оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальных служащих;
8) проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;
9) проведение аттестации муниципальных служащих;
10) организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
11) организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
12) организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены статьей 13 настоящего Федерального закона и другими федеральными законами;
13) консультирование муниципальных служащих по правовым и иным вопросам муниципальной службы;
14) решение иных вопросов кадровой работы, определяемых трудовым законодательством и законом субъекта Российской Федерации.
Функции кадровой службы
Служба по подбору и управлению персоналом (далее - служба персонала) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой или некоммерческой организации.
Служба персонала решает следующие задачи:
- осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;
- формирование стабильно работающего трудового коллектива;
- создание кадрового резерва;
- организация системы учета кадров.
Численный состав и структура службы персонала зависят в основном от масштабов организации.
В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
- самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
- выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником организации;
- выполнение функций службы персонала по совместительству с выполнением другой работы.
В структуру современной службы персонала может включаться или не включаться отдел кадров. Должность руководителя службы персонала в различных организациях имеет разные наименования: "директор по работе с персоналом", "менеджер по персоналу", "заместитель директора по развитию человеческих ресурсов" или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы.
Полноценная служба персонала обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением функции:
- сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.
- сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.
- сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д.
- сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.
- сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития.
Если организация не очень большая, эти сектора могут быть объединены.
Деятельность любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о службе персонала должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.
Служба персонала выполняет следующие функции:
- работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ;
- учет личного состава;
- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
- анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров;
- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
- работа по созданию резерва на выдвижение;
- подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
- подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
- ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
Служба персонала получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Служба персонала направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии служба персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Полномочия, которыми, как правило, наделена служба персонала, заключаются в следующем:
- право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
- право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения;
- право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
- право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
В соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными Постановлением Минтруда России N 32, должностная инструкция работника службы персонала, как и любая другая должностная инструкция, включает три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.
Раздел "Должностные обязанности" содержит функции, которые могут быть поручены служащему, занимающему данную должность. Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей. Раздел "Требования к квалификации по разрядам оплаты" определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.
К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится осуществление следующих функций:
- руководство работой службы;
- разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.
- проведение работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
- обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
- создание условий для роста и повышения квалификации персонала;
- осуществление контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
- внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины;
- контроль за своевременным составлением отчетности.
Начальник службы персонала должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы;
- нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
- основы экономики, организации труда и управления;
- законодательство о труде и охране труда в РФ;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Кадровая служба персонал
Согласно одной из гипотез началом становления служб управления персоналом можно считать 2575–2465 гг. до рождества Христова, географически – Египет, учитывая писания Геродота о 100 тыс. рабочих, собранных и занятых на строительстве пирамиды Хеопса и других расположенных вокруг нее сооружений. Гипотетически должны были существовать подразделения или распорядители, в обязанности которых входили бы распределение работы, рабочего времени, оплата труда, наложение штрафных санкций за различные нарушения на рабочем месте.
Согласно другой версии, изложенной в современных западных учебниках, за точку отсчета истории управления людьми принимается английское средневековье – время образования гильдий ремесленников, способствующих улучшению условий труда, разрешению конфликтов, регулирующих отношения между работниками и работодателями.
Есть предположение и о том, что зарождение служб управления людьми сопоставимо со временем зарождения профсоюзного движения. Также логична гипотеза, что историческая точка появления этого вопроса совпадает с началом управленческой специализации. Г. Круден и А. Шерман утверждают, что: хотя кадровое управление не было сферой специализации вплоть до первой мировой войны, однако развитие этой сферы можно наблюдать, начиная со средних веков до промышленной революции. Заявляя о возникновении новых направлений в управлении, они же оговаривают, что на рубеже 1900-х гг. функции управления кадрами, ограниченные главным образом наймом и учетом использования рабочего времени, возглавлялись самим руководителем и являлись частью его основной работы.
На предприятии Baltimore and Ohio Railroad – появление кадрового отдела (службы) датируется 1880 г., его особенность состояла в очень узком спектре функций: найм и/или благосостояние занятых. Аналогичным было и название подразделения: «отдел найма», «отдел благосостояния». Современный отдел кадров появился, по мнению У. Френча, примерно в 1912 г., по своему назначению он приближался к службам, выполняющим функции по управлению человеческими ресурсами на нынешних предприятиях. Полезность этого отдела и прогнозируемая востребованность выполняемых его работниками функций прослеживалась уже в первой попытке того времени дать им профильное образование. Так, в 1915 г. в Дортмундском колледже впервые был предложен учебный курс, предназначенный для управляющих наймом, а в 1919 г. уже 12 колледжей предлагали программы обучения по управлению кадрами. К началу 1920-х гг. эта сфера управления получила ясный статус в виде отдела кадров в большинстве крупных компаний и правительственных учреждений.
В 30-е гг., особенные для менеджмента, с одной стороны, активизацией профсоюзного движения, а с другой, возросшей степенью вмешательства государства в организационную деятельность, предпринимателями стали востребованы рекомендации профильных (производственных) психологов и социологов, изменился статус и направления работы кадровых служб. Эти подразделения были переориентированы на разбор жалоб, ведение переговоров о заключении трудовых договоров, общий контроль за кадровой деятельностью в организации. Кадровые отделы были переименованы в отделы производственных взаимоотношений.
В 30—40-х гг. значение отделов кадров и их политики усилилось. На них были возложены функции найма и увольнения, установления зарплаты и порядка продвижения по службе; однако центром их деятельности оказались отношения с профсоюзами, проводившими активную политику. Компании, вынужденные пойти на устранение причин недовольства профсоюзов, осуществили ряд мероприятий в области занятости, поручив их проведение отделам кадров.
До 60-х гг. ХХ в. функциональные задачи служб управления персоналом еще не имели предметной определенности. По словам П. Друкера, работа в этой области являлась частично работой архивного клерка, частично – работой по домоводству, частично – работой социального служащего и частично – «работой по борьбе с «огнем», т. е. по успокоению» профсоюзов.
Кадровые службы многих американских корпораций в 70—80-х гг.
преобразовались в службы человеческих ресурсов (ЧР). Управление и планирование ЧР на уровне фирм приобретает долговременный характер и становится одним из ведущих направлений стратегического управления предприятиями.
Рост профессионального сознания специалистов, занимающихся проблемами управления ЧР, нашел выражение в основании Ассоциации кадровиков, занятых в сфере государственной службы (Public Personnel Association, Чикаго, 1906 г.); возникновении в 1937 г. в Вашингтоне Общества кадровой администрации (Society for Personnel Administration) и объединении в 1973 г. этих организаций под новым названием: Ассоциация управления персоналом (Personnel Management Association).
Исследуя работу с персоналом на предприятиях, ученые придерживаются разных взглядов на ее периодизацию. В «трехфазной схеме», опубликованной в 1973 г. председателем Общества руководителей по персоналу Германии Х. Фридрихсом, кадровая деятельность структурировалась следующим образом:
– до 1950 – административный период;
– 1950–1970 – период признания (одобрения);
– с 1970 – период интеграции.
Спустя десятилетие У. Шпие, частично соглашаясь с трехфазной схемой, разделил историю развития работы с персоналом на четыре временных интервала: до 1960 г. – административный период; 1960–1970 – период легитимности; 1970–1975 – период структуризации; с 1976 г. – период реализации (внедрения).
Дальнейшие изменения в целях, задачах кадровой деятельности и подходах к ее реализации в хозяйствующих субъектах в 80-е гг. ХХ в. обусловили выделение новой фазы – консолидации и рефлексии. Заключительным стал период реструктуризации в работе с персоналом. Такое обозначение было вызвано, во-первых, прослеживающейся на крупных предприятиях децентрализацией кадровой деятельности; во-вторых, «усиливающемся перенесением распоряжений по персоналу на управленческие кадры среднего и низового звеньев, а также экстернализацией (аутсорсинг) в решении кадровых задач».
В XXI в. организационные службы персонала ведущих мировых держав осознали необходимость принятия во внимание трех новых тенденций, наметившихся в работе с людьми и подтвердившихся ходом нового столетия:
Наметившаяся в 80-е гг. ХХ в. тенденция децентрализации убедительно доказала, что именно новые комплексные технологии и связанные с ними, зависимые от временных затрат формы организации и производства ведут к тому, что к уже делегированным руководителям задачам по управлению персоналом добавляются новые: кадровое планирование, отбор и развитие. Практика показала, что только на местах можно оперативно и реально определить, какое влияние изменение комплексных технологий оказывает на количественный и качественный состав персонала, каковы новые подходы к достижению профессионализации занятых. Исследуя процесс децентрализации в кадровой деятельности, Б. Кастура указывает на то, что в будущем центральный отдел персонала, прежде всего, должен заниматься проектированием интеграции стратегии персонала в организационную стратегию и концепции использования персонал-политического инструментария. Центральным для отдела персонала вопросом он называет также развитие руководящих кадров и правое обеспечение трудовых процессов. Новыми требованиями к должностной пригодности руководителя по персоналу стали стратегическая компетентность, концептуальное мышление, умение генерализовать в единой стратегии маркетинговую, инвестиционную, финансовую и другие сферы.
Тенденция экономизации, по оценкам Р. Вундерера, является «сопровождением децентрализации в ответственности за работу с персоналом» и проявляется в «малых организационных единицах (образованиях), которые действуют как cost-profit центры».
На вопрос, «быть или не быть» службе персонала в перспективе – ученые и специалисты не дают однозначных ответов.
В книге «Менеджмент персонала в кризисе – кризис менеджмента персонала» австрийские ученые уже в названии определяют диагноз организационной кадровой деятельности. Исследуя причины изменений в работе с персоналом, они, с одной стороны, резюмируют, что кадровая деятельность важна и возможна только в условиях разработанной стратегии и культурной дифференциации. С другой стороны, институционализация одинаковых систем менеджмента персонала во всех организациях не только неэффективна, но может разрушить организационную субкультуру. Новые требования к менеджменту персонала фокусируются в авторском толковании, во-первых, на определении компетентности персонала и его ответственности как составляющих «необходимой самоответственности» – главного атрибута развития организации в перспективе; это означает, что руководители и сотрудники каждого автономного подразделения организации сами ответственны за решение задач по персоналу, особенно в вопросах его развития, коммуникаций, организационного поведения, руководства, обеспечения новыми работниками, основного и дополнительного образования. Служба персонала становится свободной от выполнения традиционно возложенных на нее функций, и, соответственно, ее перспектива остается размытой.
В. Ехслер считает, что отдел персонала должен в дальнейшем так оптимизировать процесс своей работы, чтобы, оставаясь в организации, становиться конкурентоспособным. «В новом тысячелетии работа с персоналом будет так функционально разделена, что отдел персонала должен быть центральным, прежде всего, относительно стратегической концепции и интеграции различных направлений работы предприятия и децентральным относительно того, чтобы содействовать руководящим кадрам в развитии способностей сотрудников». С. Аркс обосновывает позицию, согласно которой действовать в свободном рынке как «прибыльные центры» могут только единичные службы персонала или их части. Для этого необходимы «особые компетенции, которые являются, как, например, в сфере опроса работников или развития персонала рыночно реализуемыми».
Радикальной позиции относительно служб персонала придерживается Р. Бюннер в работе «Отдел персонала в банкротстве». Начиная с определения банкротства, которое «следует предложить, если кто-то неплатежеспособен или налицо задолженность», он в качестве объектов такого состояния «подозревает» отделы персонала. Перечисляя традиционные функции работы с персоналом, Бюннер обосновывает предположение, что «на них тратятся деньги, но польза для предприятия практически не видна». Дискуссионность службы персонала в организации он аргументирует тем, что «некоторые функции из кадровой и социальной работы не имеют особого влияния на конкурентоспособность предприятия». Обосновывая свою позицию, Бюннер пишет, что для «конкурентоспособности организации, например, не имеет значения, делается ли расчет заработной платы «дома» или вне его». В книге показаны преимущества аутсорсинга в привлечении персонала, аутплейсмента, роль других сторонних организаций внешних консультирующих институтов, фондов и т. д.
Аргументируя важность развития персонала, Р.Бюннер ставит под сомнение отнесение решения этой задачи службе персонала. «Развитие должно происходить «к нужному моменту времени соразмерно бизнесу», а это «лучше всего могут оценить руководящие кадры на месте»; поэтому «они должны компетенцию и ответственность за это взять на себя», но «не делают это, потому что эту функцию выполняет служба персонала». Резюмируя видение проблемы, Р. Бюннер цитирует известного политика: «“Война слишком важна, чтобы предоставить ее самим военным”, так и сотрудники слишком важны, чтобы передать их кадровикам». «Банкротство кадровой службы возможно, – заключает он, – если 35 % своих долгов, или данных за последние три года обещаний, она сможет погасить в течение одного».
Американские и западноевропейские организации используют разные подходы при совершенствовании деятельности отделов персонала, выявлении их значимости и результативности в реализации бизнес-стратегий. Во-первых, это «проверка платежеспособности» с помощью организационных мероприятий. Для этого функции службы персонала делятся на три группы: затратные, сервисные и доходные. Другие фирмы применяют бенчмаркинг, сравнивая работу собственной службы персонала с аналогичными службами на других предприятиях. В качестве масштаба сравнения используются численность сотрудников службы персонала и выполняющих отдельные функции кадрового менеджмента, «вид применяемой системы управления персоналом, оплата труда, уровень образования специалистов службы, удовлетворенность кадровой работой функциональных отделов и организационных бизнес-сфер.
Тенденция интернационализации в работе с персоналом стала следствием расширения сферы деятельности организаций за пределы национальных границ и образования, в том числе европейского внутреннего рынка, что потребовало формирования новых функций службы персонала.
Деятельность кадровой службы
Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении.
Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов:
- общие положения; задачи;
- структура;
- функции;
- взаимоотношения с другими подразделениями;
- права;
- обязанности;
- ответственность.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации.
В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
1) самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
2) выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
3) выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:
- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
- учет личного состава;
- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
- контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
- анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
- работа по созданию резерва на выдвижение;
- подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
- подготовка и систематизация материалов для аттестационной
комиссии;
- подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
- организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
- ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
- требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
- принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
- взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
- требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
Работник кадровой службы
Работник кадровой службы - это лицо организации, это тот человек, которого встречают первым, приходя устраиваться на работу. Если претендент видит, как серьезно подходит кадровик к подбору персонала, то и отношение к организации, к своим обязанностям, к себе, к своей деятельности будет у него более ответственное. И наоборот, если претендента встретили кое-как, в спешке куда-то посадили, что-то дали заполнять, ничего не объяснив, или заставили ждать, то и у него складывается негативное мнение о фирме, о серьезности намерений руководства организации.
Кадровик должен точно знать требования, предъявляемые к вакансии, зафиксированные в должностной инструкции и которые хотел бы видеть руководитель у будущего работника. Нужно учитывать личные качества, необходимые для вакантной должности, а также знать, кто занимал освободившуюся должность, почему уволился, что не устраивало бывшего работника либо его руководителя.
Подбор кадров ведется из двух источников: внутренних и внешних. Внутренний резерв для заполнения вакансий - это продвижение или передвижение сотрудников внутри собственной фирмы. Хотя этот способ и дешевле, здесь многое зависит от степени соответствия того или иного работника занимаемой должности, потенциальных возможностей сотрудника при его перемещении на другую работу.
При внешнем отборе для заполнения вакансий размещаются объявления об открывшихся вакансиях в различных формах: публикации в газетах, журналах; объявления по радио и телевидению; запросы в городские и районные центры занятости населения; заказы в рекрутинговые фирмы; информирование руководителей партнерских фирм, сотрудников своей фирмы и т. д. Этот путь достаточно трудоемкий, приходится сталкиваться с большим количеством претендентов, что связано с затратами времени, средств, аналитических и моральных усилий.
Агентства по трудоустройству своими силами проводят предварительный отбор профессионально подготовленных сотрудников, составляют на них психологические характеристики, так что кадровая служба организации еще до очного знакомства достаточно знает о претендентах, оставляя за собой право выбора.
В последнее время знакомство с кандидатом часто начинается заочно - по его резюме. Резюме - это самохарактеристика, которая отражает, кроме анкетных данных, цель обращения, желаемые должность и условия кандидата; опыт работы; дополнительную информацию: знание языков, наличие водительских прав, возможность ездить в командировки и т. п.
Если по резюме кандидат подходит, ему назначается встреча. После собеседования претендент заполняет анкету, иногда проходит профессиональное тестирование. При соответствии профессиональных и личных качеств соискателя назначается его встреча с непосредственным руководителем для окончательного решения вопроса о возможности приема кандидата на вакантное место.
Формирование кадровой службы
Поскольку кадровая служба призвана обеспечить человеческую составляющую работы фирмы, что служит важной гарантией эффективности деятельности организации, то среди наиболее значимых ее задач можно выделить:
• помощь фирме в достижении ее целей;
• эффективное использование мастерства и возможностей работников;
• обеспечение фирмы высококвалифицированными и заинтересованными служащими;
• стремление к наиболее полному удовлетворению служащих своей работой, к их наиболее полному самовыражению;
• развитие и поддержание на высоком уровне качества жизни, которое делает желанной работу в этой фирме;
• связь управления персоналом со всеми служащими;
• помощь в сохранении хорошего морального климата;
• управление движением к взаимной выгоде индивидов, групп предприятий, общества.
Можно выделить две структуры управления персоналом в организации.
Штабная структура — специалисты отделов по управлению персоналом, занимающиеся разработкой принципов работы с персоналом организации, конкретных программ и организацией кадровых мероприятий (менеджеры по персоналу).
Линейная структура — менеджеры-практики, реализующие конкретные функции работы с персоналом в ходе выполнения собственных управленческих функций (линейные менеджеры).
Для того чтобы иметь возможность реализовать различные направления кадровой работы на уровне конкретных подразделений, структуры управления персоналом создают разветвленную и пронизывающую различные уровни организации сеть.
Однако вновь создающейся организации все это “великолепие” широкого многообразия структур и подразделений пока недоступно.
Поэтому при проектировании структуры управления персоналом в первую очередь необходимо учитывать:
1. Уровень, на котором предполагается реализовывать управление персоналом:
• либо это станет предметом заботы и учета на высшем корпоративном уровне и можно говорить о корпоративном управлении персоналом;
• либо это будет вменено только в обязанность среднему уровню, и тогда можно говорить об организации работы с персоналом, которую будет реализовывать руководитель кадрового подразделения вместе с линейными менеджерами;
• либо в организации речь будет идти об исполнительском уровне управления персоналом, что, как правило, выражается или в кадровой работе (документировании трудовых отношений), или в решении отдельных проблем (разрешении конфликтных ситуаций, наборе персонала), и тогда можно говорить об уровне исполнителей — сотрудников кадровых подразделений (как правило, отдела кадров в традиционном представлении).
2. Штат службы управления персоналом. Даже в самых больших корпорациях непосредственно в службах управления персоналом работает не более 150 человек. В среднем один специалист приходится на 200 занятых.
Более точно количество сотрудников Ч, необходимых для выполнения работ по комплектованию и учету кадров, можно рассчитать по следующей формуле:
Ч=Т1 х К1 : Фп
где Т1 — суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (квартал);
К1 — численность персонала;
ФП — фонд оплаты труда.
Следует учитывать, что существуют еще и национальные нормы расчета соотношения числа сотрудников кадровых служб и персонала. Так, в России на одного сотрудника кадровой службы приходится 50 — 100 человек, в Германии — 130 — 150, во Франции — 130, в США — 100, в Японии — 40 человек.
3. Основные задачи, решаемые службой по управлению персоналом. При характеристике в целом содержания деятельности служб по управлению персоналом выделяют следующие основные задачи:
• решение штабных проблем (набор, отбор, ориентация, оценка, дисциплина) — 33%,
• компенсации и пособия — 28,5%,
• обучение, повышение квалификации — 1%,
• трудовые отношения — 10%.
Структура кадровой службы
В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.
Порядок организации и функционирования кадрового органа невозможно рассматривать в отрыве от его организационной структуры и численного состава. Последние определяются исходя из содержания задач кадровой работы, организационно-финансовых возможностей предприятия, и регламентируются штатным расписанием службы персонала, которое утверждает директор предприятия.
Но, прежде всего, следует уяснить содержание понятий «организационная структура» и «численный состав».
Под организационной структурой отдела кадров подразумеваются его основные и вспомогательные подразделения (иные внутренние структурные единицы). Как правило, эти подразделения концентрируют свою работу на самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодействуют между собой в процессе повседневной деятельности.
Численный состав отдела кадров характеризуется общим количеством работников данного подразделения, а также количественным соотношением их основных категорий — руководителей, специалистов и исполнителей (как в составе отдела кадров в целом, так и в составе его внутренних структурных единиц). Воз- Под внутренней структурной единицей (в раде источников — «базовой структурной единицей») следует понимать мини-подразделение в составе основного структурного подразделения (группа, сектор и т. п.). Численность таких мини-подразделений обычно не превышает 2—5 работников-специалистов, один из которых по совместительству выполняет также административные функции, являясь для остальных работников непосредственным начальником. Наличие мини-подразделений в структуре кадрового органа наиболее характерно для предприятий с численностью персонала от 500 до 1000 человек.
Возглавляет кадровый орган предприятия и руководит его работой начальник — как правило, начальник отдела кадров (НОК).
Все сотрудники отдела кадров, включая руководящий состав (заместителей и помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику, который, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю предприятия (его первому заместителю или его заместителю по персоналу).
Если отдел кадров насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником (кроме мини-подразделений). В необходимых случаях в штат отдела кадров могут вводиться должности заместителей начальника (по общим вопросам, по важнейшим направлениям кадровой работы), а также должности помощников начальника. Выигрышным управленческим ходом является совмещение должностей начальников подразделений отдела кадров с должностями заместителей начальника отдела кадров — благодаря этому экономятся средства, усиливается материальная заинтересованность работников, занимающих совмещенные должности.
Как правило, чаще всего отдел кадров представляет собой структурное подразделение в составе службы персонала.
Организационная структура отдела кадров определяется, прежде всего, численностью работников предприятия, а также характером (объемом и сложностью) задач кадровой работы.
Основные факторы, влияющие на выбор организационной структуры кадрового органа предприятия, представлены в таблице. С учетом изложенного организационная структура отдела кадров предприятия может быть построена в соответствии с одним из трех типовых вариантов.
Управление персоналом кадровая служба
Кадровая служба – это служба, которая управляет кадрами. Обеспечивает предприятие сотрудниками, совершает привлечение, подбор и отбор претендентов, занимается адаптацией, аттестацией и оценкой, мотивацией персонала, работающего на предприятии, иногда занимается вопросами корпоративной культуры. В общем, всем, что связано с вопросами управления персоналом.
Можно выделить, что кадровые службы бывают внутренние и внешние:
• Кадровая служба, как отдел по работе с кадрами на большом предприятии, существующая в штате этого предприятия, как его отдел – это внутренняя кадровая служба (существующая внутри предприятии).
• Кадровая служба, как отдельная служба, занимающаяся работой с кадрами вне какого-либо конкретного предприятия, и работающая за деньги, выполняя функции отдела персонала на нескольких различных предприятиях – это внешняя кадровая служба (привлеченная из вне предприятия).
Но в любом случае, кадровая служба существует для достижения одних и тех же целей, которые можно разделить на три пункта (каждый из этих пунктов в кадровой службе выполняют различные подразделы, или различные специалисты):
1. Собственно управление персоналом. Целью этого подраздела кадровой службы является обеспечение предприятия персоналом в нужных ему количествах и нужного ему качества. А так же оценка и мотивация персонала.
2. Кадровое делопроизводство или отдел кадров. Целью этого подраздела кадровой службы является обеспечение юридически правильного оформления всей документации, касательной персонала, а так же все отчетности в государственные органы.
3. Корпоративная культура или отел ПР. Целью этого подраздела кадровой службы является создание внедрение и поддержание положительной корпоративной культуры и имиджа предприятия как работодателя.
Делопроизводство в кадровой службе
Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.
В практике налоговыми инспекторами допускается, что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).
Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров.
Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. О правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на "вредной" должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.
Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст. 66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника.
В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала — это формирование достаточной базы нормативных документов.
Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы:
В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.
Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.
В блоке "Документы по трудовому праву и охране труда" можно отметить пять нормативных правовых актов:
Первый — Трудовой кодекс. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.
Второй — Федеральный закон РФ № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.
Третий — Закон РФ № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.
Четвертый — Закон РФ № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы — это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.
Пятый — Закон РФ № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.
Еще к одной группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами.
Во-первых, это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.
Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.
Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.
В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работника и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ № 1.
Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п.2 названного постановления обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности.
В-четвертых, это постановление Правительства РФ № 225.
"О трудовых книжках" и постановление Минтруда России № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.
В-пятых, это межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ №72. Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей.
Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.
Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.
Создавая документы, специалистам кадровой службы необходимо руководствоваться в своей деятельности следующим:
1. Вид внутренних документов, порядок их разработки, утверждения и т.д. применяется тот, который удобен для данной организации;
2. Вид внешних документов должен подчиняться общим правилам придания данным документам юридической силы;
3. Храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы.
Задачи кадровой службы
1. Планирование и учет кадров. Одна из основных задач кадровых служб — разработка плана потребности организации в кадрах. Ниже мы более детально остановимся на проблемах кадрового планирования. В число задач кадровых служб входят также учет поступивших на работу, вплоть до выбытия, учет служебных перемещений, отпусков, болезней, результаты аттестаций и т. д.
2. Поиск кадров. При расширении кадрового состава организации кадровые службы осуществляют поиск специалистов для замещения вакантных рабочих мест. Чтобы поиск был эффективным, необходимо хорошее знание рынка труда. Своевременному и эффективному решению проблемы поиска кадров служит создание резерва по наиболее "критичным" должностям и рабочим местам.
3. Отбор кадров. Чтобы вакантные места на предприятии заняли работники, действительно соответствующие предъявляемым предприятием требованиям, необходима специальная работа по отбору кадров: проведение собеседований, тестирования, оценка кадров по профессиональным и личностным качествам. Если имеется несколько претендентов на одно рабочее место, необходимо произвести среди них отбор наиболее подходящих. В ряде случаев проблема может быть решена за счет подбора кандидата на занятие вакантной должности из заранее сформированного кадрового резерва.
4. Определение зарплаты и льгот. Производительная работа персонала на предприятии во многом зависит от проводимой руководством предприятия политики мотивации и стимулирования работников. Большое значение имеет при этом формирование структуры заработной платы, позволяющей учитывать реальный вклад работника в производственный процесс, в обеспечение эффективного функционирования предприятия. Специально устанавливаемые денежные премии и льготы за хорошее качество работы способствуют ориентации работников на достижение целей, стоящих перед предприятием.
5. Профессиональная адаптация. Среди задач, стоящих перед кадровой службой предприятия, не последнее место занимает способствование созданию благоприятной рабочей обстановки, удобного рабочего места, доброжелательного психологического климата в коллективе. Успешная адаптация (а значит, в будущем и высокая производительность труда) вновь принятых работников к новым условиям работы и коллективу во многом зависит от качества работы на этом важном направлении кадровой службы предприятия.
6. Обучение и продвижение персонала. В связи с ужесточением конкуренции, повышением требований, предъявляемых к качеству продукции и услуг, с увеличением сложности характера работы, усложнением технологий производства продукции или оказываемых услуг повышаются и требования к уровню профессиональной подготовки работников.
Поэтому на каждом предприятии, стремящемся производить конкурентоспособную продукцию или услуги, постоянное внимание должно уделяться повышению квалификации работников, их подготовке и переподготовке, обучению новых специалистов.
Кадровыми службами готовятся также рекомендации по изменению служебного положения работников.
7. Аттестация кадров. Аттестация является основным инструментом оценки профессионального уровня специалиста, его соответствия требованиям, предъявляемым руководством предприятия.
Для проведения аттестации необходима разработка или использование специальных методик. В состав таких методик должна входить разработка критериев, шкал для оценки соответствия работника рабочему месту, результативности его работы, определения уровня квалификации. Результатом проведения аттестации должен стать анализ оценки работников, обобщение итогов и подготовка рекомендаций о целесообразности кадровых изменений в соответствии с кадровой политикой предприятия.
8. Перестановка кадров по результатам аттестации. Подготовленные по результатам аттестации работников.
предприятия рекомендации, как правило, содержат предложения о повышении, понижении, переводе, об увольнении работников. Они могут также содержать предложения о дополнительном стимулировании работников, о целесообразности их профессиональной переподготовки и т. д.
На основе представленных аттестационной комиссией предложений кадровая служба предприятия готовит структуру перемещения работников внутри предприятия, а также готовит предложения руководству о целесообразности увольнения сотрудников, не соответствующих предъявляемым к ним требованиям.
9. Подготовка руководящих кадров. Одной из наиболее важных задач, стоящих перед кадровой службой предприятия, является проведение работ по обеспечению эффективности труда руководящего состава за счет укрепления его профессиональными управленческими кадрами. Естественно, что решения по укреплению руководящего состава управленческими кадрами принимаются руководством предприятия, однако подготовка своевременных предложений осуществляется кадровой службой и службой безопасности предприятия.
Чтобы эта задача решалась своевременно и эффективно, на предприятии должна существовать система подготовки резерва управленческих кадров, в том числе из контингента молодых специалистов, что в значительной степени обеспечивает преемственность в системе управления предприятием.
10. Социальная защита персонала. Предметом постоянного внимания руководства предприятия должны быть социальные условия, созданные для его работников, поскольку производительность труда и их отношение к труду во многом определяются именно социальными условиями.
Кадровая служба предприятия должна отслеживать условия труда и быта работников и членов их семей, иметь четкое представление о среднем уровне социальных условий, о социальных условиях, созданных для работников предприятиями-конкурентами. Кадровая служба должна готовить рекомендации по улучшению условий труда и быта работников, по развитию социальной инфраструктуры. Кадровая служба по мере возможности должна способствовать обеспечению работников и членов их семей нормальными условиями проживания, решению проблем, связанных со здоровьем, отдыхом, питанием.
11. Юридические и дисциплинарные аспекты. В обязанности кадровой службы предприятия входят разработка форм и заключение трудовых договоров, контрактов с вновь принимаемыми работниками или перевод всех работников предприятия на новые договорные условия, если решение об этом принимает руководство предприятия.
В случае необходимости готовятся предложения о мерах дисциплинарного воздействия по отношению к отдельным работникам.
Кадровая служба занимается также разработкой должностных инструкций, рассмотрением трудовых споров и конфликтов, заявлений и жалоб работников.
Ранее нами были обсуждены основные подсистемы системы управления персоналом, предназначенные для решения задач, стоящих перед кадровыми службами. Сейчас мы обсудим более детально некоторые аспекты деятельности кадровых служб, требующие достаточно высокого профессионального уровня их работников.
Роль кадровой службы
В советский период отделы кадров были практически во всех организациях, однако их функции заметно отличались от того, чем занимались отделы с тем же названием в странах с рыночной экономикой, три фактора общественной жизни того периода определяли эту специфику - централизованное руководство народным хозяйством, политизация экономики и тоталитарная идеология. На отделы кадров были возложены только функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовке. Нередко последние из функций выполняли отделы подготовки кадров (технического обучения).
В настоящее время отделы кадров все еще не являются ни методическим, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделом подготовки кадров, социально-бытовыми и другими подразделениями предприятия, которые выполняют функции управления кадрами. Отсутствует на предприятиях единая система работы с кадрами, не изучаются способности и склонности работников, нет системы профессионального и должностного продвижения их в соответствии с деловыми и личными качествами.
По мере ослабления централизованной системы управления экономикой и развитием рыночных отношений перед предприятиями начали вставать принципиально новые задачи, связанные с управлением человеческими ресурсами.
А именно:
- задачи определения текущей и перспективной потребности в персонале;
- изучение и анализ рынка труда;
- вопросы стимулирования труда и кадровой политики, выражающиеся в процессе и форме найма;
- разработка индивидуальных планов карьеры.
Решение этих задач требует совершенно иных навыков, чем те, которые были достаточны для ведения документации и составления отчетов. Для эффективного управления персоналом и обеспечения нормальных условий его работы необходимо уметь делать социально-психологическую диагностику, анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненных, управлять производственными и социальными конфликтами и стрессами, планировать потребности в персонале и их деловой карьеры, управлять трудовой мотивацией.
При переходе к рынку решение этих проблем выдвигается на первый план и в их решении заинтересовано каждое предприятие. Сегодня не всегда работники кадровых служб оказываются в состоянии предложить руководителям организаций эффективные решения проблем, связанные с управлением персоналом.
В этой связи возникает вопрос: как изменить, реорганизовать кадровую службу предприятия, какие функции она должна выполнять, какие навыки и знания нужны работникам этой службы?
Среди множества современных организаций многонациональные корпорации накопили, пожалуй, наиболее богатый опыт управления персоналом. Их отделы управления человеческими ресурсами занимаются широким комплексом вопросов и играют ключевую роль в развитии организации. Поэтому необходимо обратиться к опыту стран с рыночной экономикой и посмотреть, в чем состоят современные концепции управления персоналом на предприятии. Обобщенный анализ работы отделов управления человеческими ресурсами транснациональных корпораций позволяет построить некоторую модель управления персоналом.
Первым этапом модели при формировании штата является разработка и реализация кадровой политики, включающей планирование, наем, выбор, размещение сотрудников, которые смогут выполнить предстоящую работу. Для этого необходимо начать с анализа должности (работы).
Чтобы сделать это, работники кадровой службы должны:
• знать способы сбора данных для анализа работ и как составлять формы опросных листов;
• уметь описать данную должность (работу);
• обрабатывать результаты, конкретно использовать методы обработки;
• составлять карты спецификации работ, где необходимо указать требуемые навыки, умения и опыт.
Следующим шагом является профессиональный отбор. Чтобы выполнить эту функцию работники кадровой службы должны сами иметь представление о существующих методах отбора кандидатов и дать правильные рекомендации по их использованию линейным руководителям.
Вторым этапом в работе по управлению персоналом является разработка эффективной системы мотивации, т. е. упорядочение оплаты внутри предприятия и других видов мотивации (планирование карьеры, участие в управлении и пр.) к выполнению работы. При этом руководитель, несущий ответственность за управление персоналом, должен быть знаком с современными концепциями мотивации, в соответствии с которыми у человека существует множество потребностей: не только материальные, но и такие как признание, принадлежность к определенной группе, самореализация и т. д., которые являются сильными побуждающими стимулами к работе, но, однако не могут быть удовлетворены только посредством денег. Тем не менее, в настоящее; время в России, деньги являются самым важным мотиватором. Поэтому кадровая служба должна принимать активное участие в разработке системы оплаты труда на предприятии.
Следующий этап - оценка исполнения, которая является важной функцией в управлении персоналом. Логически эта часть работы базируются на результатах рабочего анализа, где определяется содержание работы и требования к персоналу. На предприятии для оценки исполнения могут использоваться различные методы, но какие именно - необходимо решать совместно с работниками кадровых служб.
При плохом выполнении работы необходимо найти причину и определить, какие изменения в системе управления персоналом следует произвести: изменить требования при наборе, провести дополнительное обучение и консультации, задействовать новые побудительные мотивы и т. д., т. е. посмотреть внимательно всю модель управления персоналом.
Исследования зарубежной практики показывают, что службы управления персоналом занимают важное место в системе управления организации. Во многом это объясняется высокопрофессиональным кадровым составом этих служб. Так, из каждых 10 работников 6-7 составляют специалисты, психологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений и др. Большинство из них являются выпускниками школ бизнеса (по управлению персоналом), а также крупнейших университетов и педагогических вузов. Растущее значение службы управления персоналом отразилось на служебном статусе их руководителей. По данным на 1992 г. 43% начальников кадровых служб американских фирм занимали посты вице-президентов, а 32% входили в советы директоров. В начале 1970-х гг. соответствующие показатели были па уровне 27%. В Японии пост вице-президента компании занимает 51% руководителей кадровых служб, а в Италии - 20%.
Все вышесказанное показывает, насколько должны измениться функции кадровых служб в условиях реформирования экономики, когда происходит отход от иерархического управления, жесткой системы административного воздействия, практически неограниченной власти к рыночным взаимоотношениям, отношениям собственности, базирующимся на экономических методах.
Представляется, что новые службы управления персоналом должны создаваться на базе традиционных служб: отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, социально-бытового и других отделов. Эту службу должен возглавить вице-президент (или заместитель директора), который подчиняется непосредственно первому руководителю организации - Президенту, Генеральному директору и т. п. (в меньших по размеру организациях аналогичную функцию может выполнять и начальник отдела, однако, при этом он должен сохранить непосредственное подчинение руководителю организации).
Положение вице-президента кадровой службы во внутренней иерархии отражает его двойную роль в управлении организацией. С одной стороны, он является руководителем определенной функциональной службы - кадровой, с другой - членом руководства всей организации. В качестве функционального руководителя этот вице-президент будет обеспечивать удовлетворительное с точки зрения организации (ее президента), функционирование систем управления персоналом - подбор, обучение и развитие, оценку и трудовую мотивацию, работать над их совершенствованием и управлять сотрудниками своего подразделения.
Как член высшего руководства организации он разделит вместе с другими руководителями ответственность за управление всей организацией, будет принимать участие в обсуждении важнейших для предприятия вопросов развития, определения стратегии (например, решения о начале освоения новых регионов и о том, как будет осуществляться этот процесс - путем открытия торгового представительства, создания совместного предприятия, филиала и т. п., какова будет производственная стратегия компании, какие для этого потребуются капиталовложения и т. д.).
Конечно, при обсуждении вопросов управления всей организацией и разработке бизнес стратегии руководитель кадровой службы сможет выступить, прежде всего, как специалист в области управления людьми, как своего рода внутренний консультант для остальных руководителей. Однако, помимо компетентности в своей профессиональной области, он должен понимать общие законы развития организации, знать рынок, конкурентов, выпускаемую компанией продукцию и предоставляемые ей услуги, должен обладать стратегическим мышлением, т.е. быть специалистом по управлению своим предприятием в целом.
В противном случае его советы даже в области управления человеческими ресурсами будут недостаточно профессиональными, а его авторитет у высшего руководства и в организации в целом не будет соответствовать занимаемой должности. И, наоборот, компетентному с точки зрения управления организацией руководителю кадровой службы будет значительно легче реализовать чисто функциональные проекты в силу своего веса в организации.
Последнее справедливо в отношении всех сотрудников службы, которые часто жалуются на недостаточное внимание к ним и нежелание сотрудничать со стороны других руководителей, в первую очередь, линейных. Источником такой недооценки часто служит их собственная некомпетентность в ключевых вопросах деятельности организации, делающая их неполноценными в глазах коллег.
Таким образом, кроме основных функций управления, у руководителя кадровой службы можно выделить дополнительные:
1. Координация. Он действует как координатор и области управления персоналом и должен входить в состав высшего руководства предприятия.
2. Работа с кадрами. Отбор, наем, обучение, оценка исполнения, разработка систем вознаграждения, планирования карьеры. Кроме того, организация и руководство специальными программами (здоровье и безопасность, выход на пенсию и пр.).
Выполнение расширенного перечня функций позволит руководителям кадровых подразделений более четко планировать кадровый потенциал предприятия и принимать в его формировании и развитии самое непосредственное участие. Таким образом, для реализации программы повышения кадрового потенциала руководитель кадровой службы может и должен сам совершенствовать свой управленческий потенциал.
Состав кадровой службы
Отдел кадров (управление по работе с персоналом), где, помимо специалистов в области трудовых отношений, должны быть представлены другие специалисты — психологи, юристы, социологи. При отсутствии штатных мест для таких специалистов осуществляется совмещение должностей путем специализированной (в данной области) подготовки имеющихся специалистов отдела кадров. Российская практика не имеет законодательной основы для определения штатного состава отдела кадров. Можно ориентироваться на зарубежный опыт, где, как правило, выделяются 2-3 штатных кадровых работника на 100 человек работающих.
Построение отдела кадров должно осуществляться по следующим основным принципам:
• Оптимизация структуры отдела.
В состав отдела помимо обычных (традиционных) подразделений, таких как сектор найма сотрудников, сектор кадрового делопроизводства, подготовки кадрового резерва и т. п., целесообразно включить современные и важные структуры, ведущие обработку кадровой информации, карьерного роста сотрудников, подбора топ-менеджеров, маркетинга и экономики кадров и др.
• Специализация кадровых работников отдела.
Каждый сотрудник отдела, имея годовые и квартальные планы своей работы, специализируется в конкретном виде своей деятельности (набор персонала, его обучение, мотивация или ротация и т. п.) с обязательной стажировкой в подразделениях своей фирмы. Целью таких стажировок является более глубокое понимание специфики работы каждого отдела компании, естественно, с более глубоким отражением этой специфики в дальнейших кадровых решениях.
• Аналитичность работы отдела.
Вопросы обработки кадровой информации, оценки ее полноты и достоверности, регулярности представления ее на самые разные уровни управления являются необходимым условием эффективности работы отдела. В сборе и обработке кадровой информации необходимо максимально возможное применение современных информационных технологий, а также применение социометрических замеров, социологических опросов, анализа общественного мнения.
Другие профессиональные кадровые подразделения, такие как учебный центр, группа оценки персонала, редакция бюллетеня (журнала) и др. В современных условиях рыночной конкуренции, внедрения инновационных технологий особое значение имеют создание и работа корпоративных учебных центров (университетов, колледжей) с соответствующей организационной и учебно-методической структурой.
Как правило, успешные компании имеют в своем составе специалистов по кадровой работе с персоналом высшего органа управления компании (совета директоров, наблюдательного совета и т. д.). Чаще всего в этой роли выступают советники (помощники) генерального директора по кадровым вопросам, которые имеют свой фронт работы, свои задачи, соответствующие статьи расходов.
С целью построения кадровой вертикали целесообразно установить институт уполномоченных по кадровой работе от руководителей подразделений компании для постоянного взаимодействия кадровой Службы с линейными подразделениями. Как правило, такие представители подразделений определяются их руководителями и утверждаются генеральным директором. Кадровая служба регулярно информирует этих уполномоченных лиц о принятых кадровых действиях на данном этапе, включает их в практическую кадровую работу подразделений в случаях, когда не требуется личного участия их руководителей.
Внешние кадровые Службы (кадровые агентства, консультационные фирмы, обучающие организации), с которыми постоянно взаимодействует кадровая служба компании. Главная задача такого взаимодействия — определять качество работы таких фирм и организаций (на основании тендеров, конкурсов), использовать их в своей работе для снижения стоимости кадровых расходов (вместо штатных работников).
Организационно такое взаимодействие может выглядеть как работа одного из сотрудников кадровой Службы, обязанного отслеживать уровень работы таких структур, заключать договоры в случае взаимодействия и решать другие аспекты возможной совместной работы.
Необходимая информационная структура кадровой работы:
• Кадровая политика (стратегический кадровый план) на текущий год (или с перспективой на 2-3 года), включая смету кадровых расходов. Этот документ готовится кадровой Службой, согласовывается со всеми подразделениями, утверждается высшим руководством компании, а генеральный директор контролирует ход его исполнения. Это главный кадровый документ компании.
• Положение о кадровой работе компании. Документ определяет порядок построения кадровой работы, место и роль подразделений компании и профессиональных кадровых Служб в управлении персоналом, порядок отчетности, контроля.
• Положение об отделе кадров (управлении по работе с персоналом), других кадровых подразделениях.
• Статус сотрудника компании, кодекс профессионального поведения сотрудника. Это документы, в дополнение к положениям Трудового кодекса определяющие для каждого сотрудника компании его основные права, возможности, порядок поведения, обучения, взаимодействия с коллегами, клиентами, конкурентами.
• Документы, определяющие выполнение конкретных кадровых решений: график заседания совета директоров по кадровым вопросам, сроки аттестаций, план обучения, ротации кадров, обучения резерва и т. п.
• Кадровые технологии. Это документы, определяющие порядок исполнения и контроля за достижением цели по конкретным кадровым позициям: наем новых сотрудников, оценка итогов работы, мотивация, ротация, обучение сотрудников, корпоративные праздники и ритуалы и др.
Порядок анализа и обработки кадровой информации
Целесообразен еженедельный анализ (формат кадровой отчетности на еженедельном оперативном совещании у первого руководителя), ежеквартальный (оценка текущей кадровой ситуации с анализом увольнений, наказаний, обучения и развития сотрудников, работы с персоналом конкретных руководителей подразделений), ежегодный (стратегический анализ с оценкой хода выполнения кадровой программы компании, тенденциями, проблемами и решениями в области кадров).
Таким образом, оценка инфраструктуры кадровой работы осуществляется по следующим критериям:
• наличие нужного числа высококлассных специалистов в кадровой Службе и их специализация;
• обеспеченность этих работников ресурсами, необходимыми документами и регулярно поступающей информацией;
• наличие алгоритма взаимодействия подразделений кадровой Службы с отделами и службами компании, включая помощь линейным руководителям.
Положение о кадровой службе
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия или структурного подразделения, т. е. положение является документом, регламентирующим все виды деятельности каждого структурного подразделения и всего учреждения (организации) в целом. С 90-х гг. государственные, частные, муниципальные организации, общественные объединения для закрепления (и последующей регистрации) правил образования, управления, видов деятельности всей организации чаще пользуются таким документом, как устав. Однако положение остается важнейшим документом для закрепления задач и функций отдельных структурных подразделений. Роль положения состоит в создании взаимодействия всех структурных подразделений, исключении дублирования в их работе.
Известно, что структура, функции, задачи структурного подразделения (службы, управления, отдела) закрепляются целым рядом внутренних организационных документов, разрабатываемых для этих целей: положением, регламентом, инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка (положением о персонале), структурой и штатной численностью, штатным расписанием, приказами о распределении обязанностей. Среди перечисленных документов наиболее важными, с точки зрения нормативного установления правового статуса и объемов деятельности, являются положения и должностные инструкции. Они входят в категорию нормативных актов длительного действия и предназначены для регламентации всех сторон и направлений деятельности структурных подразделений (или должностных лиц). Система (комплекс) положений о структурных подразделениях организации обеспечивает их взаимодействие, определяет компетенцию, закрепляет функции.
Кадровая служба, как правило, создается как самостоятельное структурное подразделение. Самостоятельным традиционно считается структурное подразделение, которое подчиняется руководителю организации (предприятия) или его заместителю. В небольших организациях с численностью персонала около 300 чел. функции кадровой службы осуществляет обычно специально выделенный сотрудник (инспектор, менеджер). При небольшой штатной численности возможно выполнение функций кадровой службы бухгалтером, секретарем, непосредственно руководителем, т. е. их совмещение с другими обязанностями.
Из всех рассмотренных организационных форм разработка положения является обязательной в тех случаях, когда кадровая служба создана как структурное подразделение.
Разработка нормативных и организационных документов – достаточно сложная и ответственная задача. При этом важнейшее значение имеет соблюдение в них общепринятых юридических норм, установленных требований к структуре, тексту и оформлению. Можно назвать несколько источников, которые помогут решить перечисленные задачи.
Основополагающими документами при разработке положений являются действующее законодательство и современные государственные нормативно-методические документы, например ГОСТ Р 6.30-97. УСД УСОРД. Основные требования к оформлению документов. Другим источником являются типовые положения, однако следует помнить, что они не могут заменить индивидуальное, так как содержат, как правило, типовой набор функций кадровой службы. В конкретных условиях деятельности той или иной организации могут существовать важные отличия и в структуре, и в правах, и в обязанностях службы.
Индивидуальные положения разрабатывают, прежде всего, для закрепления определенных задач и функций кадровой службы исходя из особенностей документирования трудовых отношений, специфики деятельности организации, состава работающих. При разработке положения, кроме перечисленных, обычно используют также документы, определяющие деятельность и структуру конкретной организации, прежде всего устав и учредительный договор. В этих документах установлены основные положения управления: внутренняя организационная структура, распределение функций и обязанностей руководителей.
Требования к оформлению положения совпадают с обычными правилами оформления организационно-распорядительных документов, так как этот документ унифицирован. Положение в заголовочной части должно содержать те же реквизиты, которые размещают на бланках, используемых для подготовки внутренних документов организации: наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Заголовок к тексту (как и в других управленческих документах) согласуется в падеже с наименованием документа. Например: Положение (о чем?) об отделе кадров. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Его оформление должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97. УСД. УСОРД.
В положении о кадровой службе закрепляют статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению документа: “Общие положения”, “Основные задачи”, “Функции”, “Руководство”, “Права и обязанности”, “Структура”, “Взаимоотношения. Связи”. Текст каждого раздела излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами.
Разрабатывает положение о службе ее руководитель, он же подписывает этот документ. Утверждает положение руководитель организации.
Раздел “Общие положения” начинают с пункта, устанавливающего точное название кадровой службы (управление, отдел и др.), ее место в организационной структуре, степень самостоятельности, должность руководителя, которому она подчиняется, порядок определения численности и штата службы. В этом разделе закрепляется порядок определения численного состава работников отдела кадров, его штатного расписания.
Отдельным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба руководствуется в своей работе. Принято перечислять сначала действующие государственные правовые и нормативно-методические документы, затем отраслевые, затем внутренние организационные и распорядительные документы самой организации.
Отдел кадров в своей деятельности руководствуется действующими законодательными актами Российской Федерации о труде, нормативными и нормативно-методическими актами Правительства РФ, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), государственными стандартами, разработками Росархива, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, уставом и иными организационными документами организации, приказами и указаниями ее руководителя, инструкцией по документированию кадровой деятельности, правилами внутреннего трудового распорядка и настоящим положением.
В раздел “Общие положения” можно включить дополнительные пункты, например о праве доступа к документам кадровой службы (помимо ее сотрудников) высших должностных лиц организации, их конкретном составе (председатель совета директоров, президент, генеральный директор, исполнительный директор, руководитель службы безопасности и др.). Заключительный пункт устанавливает наличие печати, ее описание, условия хранения и назначение.
В разделе “Основные задачи” важно сформулировать задачи, стоящие перед конкретной службой. Деятельность кадровых служб в нашей стране часто сводится к оформлению движения и учета личного состава организации. Работой с персоналом, его обучением, повышением профессиональных и квалификационных характеристик, оптимизацией использования трудовых ресурсов кадровые службы занимаются в незначительном объеме.
Примером этому является такой вид деятельности, как аттестация работников, которая должна быть направлена на рациональную расстановку кадров по участкам, звеньям, рабочим местам. На практике участие кадровых служб в аттестации работников организации сводится к составлению графиков и планов проведения аттестации, а затем оформлению результатов заседаний аттестационных комиссий. Таким образом, это скорее документирование, т. е. технические, а не творческие функции. Поэтому, формулируя цели деятельности кадровой службы, следует исходить из ее реальной деятельности в организации. Если кадровая служба создается как структура по управлению персоналом и должна решать, помимо технических, аналитические вопросы, связанные с формированием и оптимальным использованием рабочей силы, общая цель в положении о кадровой службе может быть изложена, например, в следующем виде:
Целью деятельности отдела кадров являются формирование кадрового состава, подбор, учет, расстановка, профессиональная адаптация и организация повышения квалификации работников организации.
Однако такая формулировка цели деятельности кадровой службы предполагает закрепление в положении наряду с традиционными других маркетинговых функций:
- текущее и перспективное планирование потребности организации в рабочей силе;
- прогнозирование рынка рабочей силы;
- руководство профессиональным продвижением личного состава;
- определение эффективности персонала;
- анализ деловых и профессиональных качеств работников организации.
Раздел “Функции” содержит всестороннюю характеристику деятельности службы. Их описание должно быть грамматически и стилистически четким (не допускающим двоякого толкования или искажения смысла) и охватывать все функции, выполняемые кадровой службой. Состав функций кадровой службы должен разрабатываться исходя из общих задач, т. е. этот раздел положения основывается на втором разделе, увязывается с ним по содержанию.
При наличии в службе структурных подразделений в раздел “Функции” вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы. При этом необходимо тщательно продумать разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования, не допустить “утраты” или пропуска какой-то из функций. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.
В состав типовых функций кадровой службы, как минимум, входит:
- разработка, оформление, обеспечение использования и хранения штатного расписания организации;
- документирование оформления приема, увольнения, перевода, перемещения, командирования работников, предоставления им отпусков в соответствии с трудовым законодательством;
- ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, внесение в них новых данных, характеризующих работника, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов;
- прием, хранение, заполнение, выдача трудовых книжек в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек. Своевременное внесение в трудовые книжки записей о переводах, перемещениях, поощрениях и др.;
- ведение учета работающих в организации военнообязанных, составление отчетов в соответствии с действующими нормативными актами;
- ведение учета работников пенсионного и предпенсионного возраста, оформление пенсий работникам по их заявлениям;
- выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации;
- организация табельного учета.
Однако и из этого состава функций некоторые могут быть исключены: штатное расписание может составлять, например, планово-финансовый отдел; ряд организаций может не вести личные дела на своих сотрудников и т. д.
В разделе “Права и обязанности” кадровая служба наделяется правами, необходимыми для осуществления возложенных на нее задач и функций:
- представительствовать в федеральных (региональных, городских) организациях по вопросам, относящимся к компетенции службы;
- давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров;
- вносить руководству организации предложения по совершенствованию работы с кадрами;
- ходатайствовать перед руководством организации о поощрении отличившихся сотрудников и наказании нарушителей трудовой дисциплины;
- участвовать в работе кадровой комиссии организации, получать от структурных подразделений информацию по поводу рассмотрения заявлений работников, направленных в кадровую комиссию организации;
- получать от структурных подразделений организации документы, необходимые для оформления приема, а также для высвобождения работников при увольнении по инициативе администрации;
- удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам организации.
Отдельными пунктами в этом разделе устанавливаются обязанности кадровой службы. Этот раздел не стоит смешивать с разделом “Функции”, где перечисляются виды работ, выполняемых кадровой службой для реализации своих основных задач. Обязанности – это официальные действия, возложенные на службу кадров и безусловные к выполнению. В их числе могут быть:
- сохранение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах сотрудников организации, документах кадровой службы;
- выполнение указаний и поручений руководства организации и др.
В разделе “Руководство” устанавливаются наименование должности руководителя кадровой службы (начальник, заведующий, управляющий), осуществляющего непосредственное (административное) руководство деятельностью сотрудников отдела; порядок его назначения и освобождения от должности; требования к профессиональной подготовке, квалификации и стажу работы. Отдельным пунктом закрепляется наличие заместителя, а если он не предусмотрен штатным расписанием, то устанавливается должность лица, замещающего руководителя службы в период временного отсутствия (болезни, отпуска).
Должностные обязанности руководителя службы не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в разделе “Руководство” закрепляются обязанности, права и ответственность руководителя кадровой службы.
Для достижения большей информационной емкости документа и соблюдения логической последовательности изложения текста в разделе можно выделить следующие подразделы:
- На руководителя службы возлагается – перечисление обязанностей;
- Руководитель службы имеет право – закрепляемые права;
- Руководитель службы несет ответственность за – позиции, по которым устанавливается личная ответственность руководителя за выполнение возложенных на подразделение задач.
В числе обязанностей руководителя отражаются те виды деятельности, которые он выполняет для организации повседневной работы кадровой службы и выполнения ее задач и функций. В этот подраздел обычно вносят функции координации деятельности службы, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, ее распределение, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы.
К типовым обязанностям руководителя относят обычно следующие:
- организация деятельности отдела кадров, руководство сотрудниками отдела, распределение обязанностей между ними;
- составление (участие) штатного расписания организации;
- организация работы по укомплектованию организации работниками требуемых профессий, специальностей и квалификации;
- участие в решении вопросов о высвобождении работников при проведении реорганизации структурных подразделений, изменении штата и численности работников;
- анализ причин текучести кадров и нарушений трудовой дисциплины;
- визирование проектов приказов по приему, увольнению, переводу, перемещению работников организации, их командированию и предоставлению им отпусков;
- обеспечение учета личного состава работников организации в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
- обеспечение приема, хранения, заполнения и выдачи трудовых книжек в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек;
- организация учета рабочего времени сотрудников кадровой службы.
Для разграничения прав службы и ее руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя службы. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения в пределах своей компетенции, визировать документы, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников кадровой службы (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания, определять обязанности и права работников кадровой службы, разрабатывать должностные инструкции, регламенты, положение о персонале и другие нормативные документы по вопросам, входящим в компетенцию службы, и т. д.
Ответственность руководителя кадровой службы устанавливается за выполнение в полном объеме предусмотренных положением задач и функций, обеспечение установленного порядка оформления документов и сохранность документов по личному составу. Кроме того, руководитель службы отвечает за организацию ее работы, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка и дисциплины, обеспечение необходимых условий труда работников.
Раздел “Структура” включает в себя описание внутренней структуры службы: перечисление внутренних звеньев или подразделений службы. Если служба не имеет структурных подразделений, то выделенные участки перечисляются в первом разделе. Этот раздел устанавливает не порядок подчиненности, а распределение общих функций по отдельным звеньям или участкам. Если в кадровой службе отсутствует внутренняя структура, то в разделе “Общие положения” вторым пунктом определяется численный состав ее работников, а раздел “Структура” в положение не включают.
Раздел “Ответственность” или выделяется в самостоятельный, или включается в раздел “Руководство” – содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и т. д.
Раздел “Взаимоотношения. Связи” должен отражать наличие и характер взаимосвязей кадровой службы с другими структурными подразделениями, возникающих в ходе выполнения ее задач и функций, их взаимные обязательства. Как правило, в этом разделе фиксируется характер отношений с функциональными структурными подразделениями.
Так, кадровые службы, как правило, взаимодействуют:
- со всеми структурными подразделениями – по кадровым вопросам;
- юрисконсультом (юридической службой) организации – по вопросам информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения разрабатываемых кадровых документов;
- хозяйственным управлением – по вопросам обеспечения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями и оборудованием;
- техническим отделом – по вопросам обеспечения службы организационной и вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.
Помимо тесных связей внутри организации, кадровые службы имеют контакты с территориальными организациями и учреждениями:
- городскими (региональными, областными и др.) военкоматами – по вопросам учета военнообязанных;
- отделами социального обеспечения – по вопросу оформления пенсий;
- территориальными службами занятости – по подбору кадров;
- миграционными службами – по приему на работу иностранных работников.
Раздел может также содержать характеристику состава документов, разрабатываемых службой совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, поступающих в кадровую службу, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений.
Например, взаимосвязи со структурными подразделениями можно записать следующим образом:
Служба получает: докладные записки по вопросам наличия кадров и вакансий; представления на повышение и материальное стимулирование; командировок сотрудников организации.
Служба предоставляет: сведения о нарушителях трудовой дисциплины, внутреннего трудового распорядка; копии приказов по приему, увольнению, перемещению, командированию, наложению взысканий, предоставлении отпусков.
Раздел может быть дополнен порядком урегулирования разногласий, возникающих в работе между структурными подразделениями, перечислением видов деятельности, которые кадровая служба проводит по согласованию с другими структурными подразделениями.
Правовое значение положения как организационного документа повышается при включении в него разделов, устанавливающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделения, порядка стимулирования и мер ответственности работников за выполнение возложенных функций, а также сроков действия положения и порядка его пересмотра. Однако эти разделы не относятся к обязательным.
Как уже отмечалось, положение является документом стабильного действия, оно разрабатывается на длительный срок. Положение пересматривается при изменении структуры организации, переподчинении кадровой службы, кардинальных изменениях ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также при внедрении новой технологии обработки и подготовки документов, так как во всех этих случаях происходит перераспределение функций между структурными подразделениями службы или ее работниками. Порядок пересмотра положения может быть введен в документ как последний раздел.
Нормативная база:
- Кодекс законов о труде Российской Федерации;
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Развитие кадровой службы
История развития кадровых служб, то есть подразделов, которые занимаются комплектованием и учетом персонала, достигает в глубину веков. Да, первое упоминание о разрядном указе (военное описание ратных людей с обозначением их должностей) по вопросам комплектования, учета денежных окладов для личного состава армии Русского государства датируется 1478 годом. На основе личных обзоров, которые проводились в соответствии с указом, определялась готовность призывников к военной службе. Кроме военных функций, указ выполнял и административные по вопросам личного состава государственного аппарата. Согласно указу назначались воеводы, послы, судьи и другие чиновники.
Промышленная революция XIX века кардинально изменила характер организации труда и роль самих работников. Рост масштабов производства и поведение работников, которых не удовлетворяют условия труда, просили руководителей организации нанимать специалистов, которые бы занимались исключительно работниками. В Англии их называли секретарями благополучия, в США и Франции - общественными секретарями, основными функциями которых было: следить по условиям труда; противостоять созданию профсоюзов; устраивать больных работников в больнице, а детей - в дошкольные заведения.
Развитие машинного производства, которое объединяет большое количество работников в пределах промышленных предприятий, способствовало созданию профсоюзов. Профсоюзы стали основной силой, способной организовывать работников, чтобы отстаивать свои интересы разными способами (забастовки, бойкоты и тому подобное). Это заставило государственные органы создавать национальные системы с проблем социального страхования, выплат компенсаций по безработице, установления минимальной заработной платы, сокращения рабочего дня. В связи с этими изменениями в компаниях появилась потребность в спецотделах, которые бы были экспертами в отрасли трудового законодательства, обеспечения контроля за действиями администрации предприятия. Организации начали создавать специальные отделы, которые занимались этими вопросами.
В 20—30-ые годы XX века возникли специализированные отделы по вопросам управления человеческими ресурсами, которые выполняли в основном рутинную работу, связанную с ведением документов, разбором конфликтов, выплатой заработной платы. Все вопросы, связанные с управлением человека, решались высшим руководством без отдела кадров.
В годы Второй мировой войны перед отделами кадров промышленных предприятий (в США, Великобритании) было поставлено грандиозное задание в кратчайший срок принять на работу и научить сотни тысяч новых работников всех видов профессий, чтобы замещать тех, кто пошел на войну. Это задание было выполнено, и с этого времени вопрос подбора, учебы, переквалификации стали важным направлением работы отдела управления людьми.
В предреволюционной России управления персоналом осуществляли руководители предприятий, а специальные чиновники занимались вопросами рабочего быта, здравоохранения, труда и образования.
В советский период отделы кадров появились практически во всех организациях, но их функции сводились только к подготовке и выдаче разных справок, анкетам, отчетам. Они должны были обеспечить вышестоящие организации всеми видами информации о персонале. Три фактора общественной жизни того периода определяли эту специфику: централизованное руководство народным хозяйством, политизирование экономики и тоталитарная идеология.
История развития кадровых служб тесно связана с развитием служб организованного трудоустройства населения. Возникновение последних в странах Западной Европы было обусловлено массовой безработицей. На первом периоде они являли собой совокупность органов трудового посредничества, которое осуществлялось профсоюзами и союзами предпринимателей. Позже были созданы государственные службы трудоустройства — биржи труда, агентства, конторы. Во Франции первая государственная биржа труда была создана в 1897 г., в Англии - в 1909 г., а в Царской России - в 1917 г.
Современная кадровая служба
Как правильно подойти к созданию современной кадровой службы и сделать работу директора по управлению персоналом эффективной?
Компания развивается, все больше сил и времени у директора отнимают стратегические вопросы. Но в какой-то момент он замечает, что число сотрудников увеличилось в несколько раз, а финансовые результаты оставляют желать лучшего. При тщательном анализе ситуации руководитель обнаруживает, что проблемы с эффективностью работы компании объяснимы.
Дело в том, что:
• поиск и отбор сотрудников в компанию осуществляется не на основе планов ее развития, а по факту возникновения «горящей» вакансии;
• правила повышения и перемещения сотрудников сложились стихийно и давно устарели;
• адаптация новых работников не проводится;
• квалификация персонала не соответствует уровню решаемых задач, а обучение не проводится;
• оплата труда не зависит от результатов работы.
После подобного анализа у директора возникает ощущение полной неуправляемости разросшейся махины, изо дня в день поглощающей капиталы и не дающей отдачи. «Скольким дармоедам я зря плачу деньги?» — приходит он в ужас. И именно в этот момент в голове возникает спасительная мысль перестроить кадровую службу, найти человека, который будет управлять персоналом на современном уровне так же, как технический директор производством.
Современная служба по управлению персоналом имеет следующие функции:
• планирование кадровых потребностей;
• поиск и отбор персонала;
• регулирование численности персонала;
• адаптация сотрудников;
• оценка квалификации и профессионально важных качеств;
• организация обучения и развития;
• формирование кадрового резерва;
• оценка результатов труда;
• формирование системы оплаты труда;
• организация системы льгот и компенсаций;
• поддержание социально-психологического климата;
• нормирование и охрана труда;
• формирование корпоративной культуры;
• оформление трудовых отношений (прием, перевод, увольнение, предоставление отпусков сотрудникам);
• разработка штатного расписания.
В HR-службах создаются следующие подразделения:
• отдел оценки;
• центр обучения и развития;
• отдел труда и заработной платы;
• отдел кадрового делопроизводства.
Конечно, в каждой конкретной компании служба по управлению персоналом создается уникальным образом, но процесс ее формирования предполагает последовательность обязательных шагов.
ШАГ ПЕРВЫЙ. ОБДУМАТЬ ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ
Работа современной кадровой службы должна обеспечивать рост эффективности компании. Поэтому генеральному директору, прежде всего надо четко наметить перспективы. Будет ли это выход на новые рынки с соответствующим увеличением штата и в какой срок — в течение года, двух или трех лет. Или планируется значительное расширение сети филиалов в регионах и потребуются специалисты на местах.
ШАГ ВТОРОЙ. РЕШИТЬ, ЧТО ДЕЛЕГИРОВАТЬ ДИРЕКТОРУ ПО ПЕРСОНАЛУ
На первых порах генеральный директор вряд ли делегирует HR-директору принятие решений по всем вопросам, связанным с управлением персоналом. И тому есть ряд объективных и субъективных причин. Объективно новому HR-директору необходимо время, чтобы освоиться, а генеральному директору — убедиться в правильности выбора специалиста. Субъективно многим генеральным директорам вообще сложно что-то делегировать. Долгое время они следовали своему любимому правилу: хочешь сделать хорошо, сделай сам. Поэтому испытательный срок для топ-менеджера может затянуться навсегда. А реальные функции и полномочия ему так и не передадут. Без этого построить современную HR-службу не удается.
Исследование показало, что эффективность HR-службы в современных российских компаниях зависит в первую очередь от представления о ней руководителей компаний.
Как же верно определить задачи и полномочия будущего директора по управлению персоналом? При решении этого вопроса следует исходить не из абстрактного списка возможных функций, а из первоочередных задач компании. Директору надо установить, что он ждет от работы директора по управлению персоналом. Какие результаты он хочет получить и как он их будет оценивать. В противном случае лучше не тратить сил и денег на поиски нового топ-менеджера.
Пример. Генеральный директор известного рекламного агентства (штат 80 человек), считавший, что основным ресурсом компании — кадрами — надо грамотно управлять, принял в штат HR-директора. Однако очень скоро между ними разгорелся конфликт, который так и не был решен. Причина заключалась в следующем. Генеральный директор не смог сформулировать свои требования к HR-директору и ожидания от его работы. Они были изложены на уровне «все должно работать, меня ничего не должно касаться», но при этом он оставил за собой всю ответственность за принятие любых решений. В какой-то момент генеральный директор, сомневаясь в том, что персонал отрабатывает свою зарплату, начал жестко контролировать момент прихода сотрудников на работу и штрафовать опоздавших. «Наши клиенты приступают к работе с 9:30, следовательно, и все наши сотрудники должны быть к этому времени на своем рабочем месте», — объяснил он свое решение. Довод понятный, и мера вполне оправдана. Но только, если бы сотрудников было достаточно для выполнения всех заказов и они не задерживались по причине нехватки рук на работе на 2–3 ч. Именно этот довод приводил HR-директор, предлагая ввести повременку или скользящий график. Его не услышали. Не будучи согласным с принятым решением, HR-директор не смог донести до сотрудников его позитивный смысл. Довольно быстро осознав свою бесполезность и невозможность что-то изменить, HR-директор покинул компанию.
Создавая службу управления персоналом, руководитель устанавливает правила игры (делегирует ряд функций HR-директору). Правила введены, по ним надо играть. Если же первое лицо нарушает свои же установки и результаты работы службы по управлению персоналом ему для корректировки действий (не включаются в систему оценки работы всей компании, не ложатся в основу принятия стратегических решений) не нужны, то служба, сколь технологично она бы не была построена, умрет. Возможно, именно эти реалии и порождают множество мифов и заблуждений о роли директора по управлению персоналом и его службы в компании.
ШАГ ТРЕТИЙ. ПОИСК ДИРЕКТОРА
Есть формальные и неформальные требования к такому специалисту. Формальные: соответствующее образование, опыт работы и рекомендации с предыдущего места работы.
Образование. Среди HR-директоров чаще всего встречаются юристы, психологи и филологи. Они, как правило, имеют профессиональную подготовку — годовые курсы по специальности HR-менеджер (не менее 1000 ч).
Опыт. Для топовой позиции одного образования недостаточно. Требуется опыт работы на аналогичной позиции от 3, а лучше 5 лет. Необязательно все это время кандидат должен был занимать пост HR-директора, допустим постепенный рост до этой позиции. Что еще ценнее.
Рекомендации. Их необходимо проверить. Причем не формально взглянуть на представленные бумаги, а поручить службе безопасности собрать информацию о причинах ухода кандидата из предыдущей компании, о том, как он там работал. Сделать это не так уж сложно. На рынке труда квалифицированных HR-директоров немного, и когда они переходят из компании в компанию, в HR-среде это событие заметно. Коллегам все понятно, кто, как и почему ушел и был ли на прежнем месте работы конфликт.
Пример. В крупной компании по оптовой продаже алкогольных напитков решили обойтись без HR-службы, а для разработки системы оплаты труда пригласили консультантов. В течение 9 месяцев внедрялась новая технология. Постепенно сам генеральный директор освоил правила игры. И дошел до понимания, что то, как работают его менеджеры с клиентами, — это лицо его компании и фактически его «лицо». Помимо стандартных показателей, таких как объем продаж, он стал учитывать при оценке работы сотрудников то, как они поддерживают отношения с клиентами, какова программа ведения каждого значимого клиента, скорость отгрузки товара и точность выполнения заказа. Понимая необходимость постоянного мониторинга работы системы, генеральный директор принял решение о приеме на работу HR-директора.
Неформальные требования вытекают из специфики позиции директора по управлению персоналом. HR-директор должен быть буфером между генеральным директором и персоналом компании. Его задача — оградить директора от рядовых, текущих проблем и конфликтов и по мере возможности решать их на своем уровне. И только в случае недостаточности полномочий доводить проблемы до высшего руководителя. Отсюда требования стрессоустойчивости и гибкости к кандидату на такую позицию. Он также должен уметь слушать и слышать людей, разбираться, какова в конкретной ситуации причина тех или иных поступков.
Директору по управлению персоналом предстоит проводить политику генерального директора в жизнь. Поэтому он должен уметь отстаивать свою позицию на стадии обсуждения проекта. Но как только решение принято, «брать под козырек» и независимо от того, согласен он с решением или нет, проводить избранную генеральным директором линию в жизнь. И делать это так, чтобы не пострадало реноме руководителя. Поэтому будущий директор по управлению персоналом должен быть сверхлоялен по отношению к компании, в которой он собирается работать, уметь контролировать свои эмоции.
Очень важно верно оценить кандидата на собеседовании. Внимательно отнеситесь к тому, как он отзывается о предыдущей компании, ее руководстве и бывших коллегах. Попросите рассказать о сложных ситуациях из его опыта и о том, как он их решал. Предложите спланировать действия в разных обстоятельствах и приведите заведомо конфликтные. Кроме того, в общих чертах опишите кандидату исходную ситуацию и ваши ожидания относительно результатов работы, попросите сформировать примерную программу действий по решению стоящих проблем. Как кандидат станет решать ту или иную проблему в компании? Если ваши видения совпадают, то это тот HR-директор, который нужен.
ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДИРЕКТОРА
Задача по адаптации HR-директора целиком лежит на генеральном директоре. Он должен описать новому сотруднику внутреннюю ситуацию в компании, ввести его в круг других топ-менеджеров, представить им и проследить, чтобы в их среде не возникали конфликты.
Безусловно, приход нового сотрудника вызывает напряженность в психологическом климате компании. Нервозность атмосферы зависит от того, насколько действия HR-директора будут взвешены и профессиональны. И это дополнительная возможность для руководителя компании убедиться в правильности своего выбора.
ШАГ ПЯТЫЙ. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ ДЕЙСТВИЙ
В соответствии с программой развития компании и озвученными ожиданиями руководства относительно результатов деятельности новой службы HR-менеджер выстраивает план работы с персоналом. Руководитель должен оценить адекватность программы и понять, какие решения при движении по этому пути будет принимать HR-директор, а какие ему лучше оставить для себя.
Критерием при разграничении сфер ответственности чаще всего бывает стоимость решения. В частности это касается утверждения системы оплаты труда или плана обучения сотрудников на открытых тренингах и курсах. И совсем не значит, что HR-директор не сможет влиять на эти решения.
К примеру, HR-директор предлагает поднять заработную плату каким-то сотрудникам. Чтобы это стало возможным, потребуйте представить вам, например, обзор по рынку труда относительно оплаты в аналогичных компаниях (не менее 10) данных специалистов по конкретному региону. Проследите, чтобы сведения были взяты из проверенных источников (они должны быть указаны), чтобы выводы кадрового обзора можно было перепроверить.
Если речь идет о плане обучения персонала на ближайшее полугодие, то, с одной стороны, должны быть представлены результаты проведенных оценочных мероприятий. Необходимо, чтобы в отчете было четко описано, что такие-то навыки отсутствуют, а они нужны таким-то сотрудникам, поэтому выбраны именно такая программа и такие тренинги. С другой стороны, должен быть представлен анализ рынка услуг в области обучения: раскладка по компаниям (такие-то фирмы эти тренинги проводят, цены такие-то, исходя из оптимального соотношения «цена/качество» выбрана данная компания). Кроме обоснования того, зачем что-то делается, HR-директор должен четко описать, что компания от этих мероприятий получит и как скоро.
ШАГ ШЕСТОЙ. СОЗДАНИЕ СЛУЖБЫ
В былые времена один отдел кадров отличался от другого только числом сотрудников, которое зависело от размера организации.
Кадровые службы современных предприятий можно условно разделить на три группы:
• Консерваторы. Работают по старинке, выполняют технические функции кадрового делопроизводства.
• Умеренные новаторы. Наряду с кадровым делопроизводством выполняют отдельные функции по управлению человеческими ресурсами: подбор персонала, аттестация сотрудников и формирование программы их обучения. В штат отдела кадров иногда попадает психолог, и тогда это подразделение занимается социально-психологическим микроклиматом в коллективе.
• Новаторы. Активно внедряют передовые кадровые технологии. Последнее время в крупных компаниях даже создают самостоятельную структуру «Центр оценки, развития и обучения персонала», которая работает не только с собственными сотрудниками, но и проводит открытые и корпоративные тренинги для других фирм. Это позволяет сделать подразделение не только самоокупаемым, но и прибыльным. При большой численности сотрудников каждая функция по управлению персоналом может выполняться отдельным подразделением в составе кадровой службы. Но в реальной ситуации в момент ее организации реализуются далеко не все функции.
Если сопоставить реальные задачи HR-менеджера и размер компании, то получается любопытная картина.
Компания семейного типа (до 50 человек). Практически все всех знают, директор набирал персонал лично, многие — его хорошие знакомые. В компании поощряется дух «маленького, но сплоченного клана». HR-менеджер в курсе личных успехов и проблем каждого. Он своего рода альтер-эго директора. С акцентом на «душевность».
В этом случае главные задачи HR — всячески сохранять и оберегать традиции компании и душевное равновесие работников, обеспечить хороший контакт сотрудников, добиться их эффективной, слаженной работы.
Особых усилий по найму и обучению персонала от HR-директора в этот момент не требуется, управлять ему некем, административных вопросов в компании немного. Поэтому при отборе большое значение имеют личные качества кандидата: коммуникабельность, дружелюбие, совпадение его взглядов с позицией руководства фирмы, умение встроиться в коллектив. Чаще всего на таких фирмах HR-директор — специалист, без ярко выраженных карьерных амбиций. Его находят, давая прямые объявления в специализированных изданиях и Интернете.
Коллегам все понятно, кто, как и почему ушел и был ли на прежнем месте работы конфликт. На этом этапе HR приходится бросать все силы на найм нового персонала. И как следствие — резко возрастает значение адаптации и обучения новичков. Но поскольку все силы брошены на рост и расширение компании, сохранить традиции корпоративной культуры и психологический климат безумно сложно. Мало внимания уделяется и способам удержания нового персонала, совершенствованию системы оплаты, мотивации. Главное — успеть обеспечить кадрами развитие предприятия. Отсюда и требования к личным качествам и навыкам HR-директора: стрессоустойчивость, работоспособность, умение завоевать авторитет, способность работать с большими объемами информации в авральном режиме, знание рынка, опыт работы в аналогичной должности 1,5–3 года, опыт рекрутера и организатора обучения. На эту должность охотно берут рекрутеров крупных фирм или кадровых агентств. Способ поиска аналогичен предыдущему.
Компания на этапе закрепления своих позиций (150–500 чел.). Этап бурного роста завершен. Теперь главная задача — закрепиться на рынке и потеснить конкурентов. Поэтому на первый план выходят разработка плановой системы мотивации персонала, программы удержания ценных сотрудников (в первую очередь тех, кто является носителем корпоративного знания, в чье обучение были вложены средства), формирование командного стиля и повышение эффективности труда. Важно вновь сформировать «духовную общность» сотрудников, создать у них ощущение единой цели. Постепенно возрастает удельный вес административных и управленческих вопросов в структуре занятости HR. Отсюда и требования к директору по управлению персоналом: системное мышление, креативность, знание рынка кадровых услуг и провайдеров. Специальное образование на этом этапе становится обязательным. Такого HR, как правило, ищут через специализированное агентство, подбирая профессионала с успешным опытом работы (3–5 лет) в сходной компании. Большое значение имеют рекомендации. Компания на этапе расширения (свыше 500 чел.). Как правило, к этому моменту компания имеет разветвленную структуру с большим количеством подразделений и филиалов или превращается в холдинг. Зачастую задачи и сфера полномочий работников четко не определены и пересекаются. Вопросы удержания и поощрения конкретных сотрудников отходят в ведение линейных менеджеров. На этом этапе HR-директор, скорее, администратор и политик. От него ждут координации и управления подчиненными структурами, разработки глобальной стратегии работы с персоналом. При высшей квалификации и высоком уровне доверия со стороны руководства HR-директор участвует в разработке стратегии развития компании. HR-служба головной компании сосредотачивается на управленческих и административных задачах.
Подходящего кандидата подыскивают, привлекая специализированные агентства. Иногда на такие позиции приглашают консультантов из консалтинговых компаний. Определяющее значение имеет бизнес-мышление кандидата, сильные личностные качества и управленческие навыки, опыт управления аналогичной службой, специальное образование.
Качества HR. Руководители компаний в большинстве своем считают, что главное для HR-менеджеров — это «понимание бизнес-целей», «специальное образование» и «знание современных методов управления» (в порядке убывания). То есть 1-й блок (по значимости) составляют качества, характеризующие HR-директора как управленца, личностные особенности входят во 2-й («опыт работы» и коммуникабельность — «умение наладить контакт») и 3-й («авторитет» и «умение нестандартно мыслить») блоки. А вот сами HR-менеджеры, отдавая должное пониманию задач, стоящих перед бизнесом, на 2-м месте по значимости ставят, скорее, качества, характеризующие их как личность («умение налаживать отличный контакт с руководством компании» или «авторитет»). Существенное расхождение в оценке руководителей и HR состоит и в том, что руководители предпочитают видеть на посту менеджера по персоналу человека, получившего специальное образование (2-е место) и имеющего соответствующий профессиональный опыт (4-е место). Сами же HR-менеджеры придают этим критериям мало значения, оставляя их в конце списка.
ШАГ СЕДЬМОЙ. РАБОТА С ЛИНЕЙНЫМИ МЕНЕДЖЕРАМИ
Управление персоналом представляет собой систему взаимосвязанных элементов, которая функционирует эффективно только в случае сохранения целостности.
Линейные руководители — часть этой системы. С одной стороны, они должны обеспечить необходимые производственные результаты, с другой — слаженную работу подчиненных, под которой подразумеваются соблюдение трудовой и производственной дисциплины, отсутствие конфликтов в коллективе, высокая трудовая мотивация, командная работа и пр. Помимо этого, линейный менеджер должен быть хорошо подкован в вопросах трудового законодательства. На практике же нередки следующие ситуации.
Пример. Руководитель дает подчиненным срочное задание: подготовить информационные материалы о деятельности компании, ее истории и направлениях развития для отраслевой конференции, в которой он будет участвовать. Сроки — «вчера». Подчиненные «роют землю носом»: собирают информацию, пишут текст, художественно оформляют материалы и, наконец, сдают их начальнику «в срок и в лучшем виде». Начальник молча принимает работу и отбывает на конференцию. Подчиненные с нетерпением ждут его возвращения в надежде на личную благодарность «любимого начальника», а если повезет — и на премию. Но не тут-то было. Начальник возвращается и как ни в чем не бывало, продолжает рутинную работу: дает задания, требует исполнения. Нет ни оценки проделанной работы, ни сообщения, как прошла конференция, как восприняли «родную» компанию. При таком подходе в следующий раз подчиненные вряд ли сломя голову бросятся выполнять задание руководителя и проявят должное усердие для его качественного исполнения.
Пример. Руководитель цеха имел вакансии в штате. Однако не спешил их закрывать: напряженность производственных заданий позволяла какое-то время работать с меньшей численностью, а неиспользованный фонд оплаты труда распределялся между рабочими. Как только нагрузка возросла, цех перестал выполнять задания, рабочие начали возмущаться большими переработками. Только после этого руководитель прибежал в кадровую службу с просьбой немедленно закрыть имеющиеся вакансии. Отдел кадров в авральном режиме начал искать сотрудников и в спешке подобрал не самые удачные кандидатуры — лишь бы закрыть «дыры». В течение этого времени цех продолжал не выполнять нормы, руководитель в постоянной нервотрепке дергал то рабочих, то отдел кадров. Результат — плохой социально-психологический климат в коллективе. Эти примеры говорят о том, что для эффективного управления персоналом требуется работа с линейными руководителями. И здесь без дополнительного обучения не обойтись.
Возможные варианты должностей:
• Директор по персоналу (заместитель генерального директора по работе с персоналом) — 1500–5000 у.е.
• Менеджер по персоналу (HR-менеджер) — 400–1000 у.е.
• Менеджер по развитию персонала — 700–1500 у.е.
• Менеджер (специалист) по компенсациям и льготам (compensation benefits manager) — 800–2500 у.е.
• Менеджер по социальным отношениям (по социальным программам) — 800–1000 у.е.
• Менеджер (специалист) по организации обучения — 500–1500 у.е.
• Тренинг менеджер (корпоративный тренер) — 500–1500 у.е.
• Психолог — 500–800 у.е.
• Специалист по кадровому делопроизводству (инспектор по учету кадров, инспектор по кадрам) — 350–800 у.е.
• Менеджер по подбору персонала (рекрутер) — 400–700 у.е.
• Ассистент — 250–500 у.е.
Помимо перечисленных «типовых» должностей в составе службы персонала могут появляться такие позиции, как специалист по планированию трудовых ресурсов; менеджер по кадрам; консультант по подбору персонала; специалист (консультант) по организации управления; HR-администратор; специалист по подбору персонала; начальник кадровой службы; руководитель отдела по заработной плате; HR сonsultant/recruiter; ассистент директора по персоналу; делопроизводитель о/к; ресечер. Разумеется, на практике один специалист объединяет в своей работе несколько функциональных направлений.
БЮДЖЕТ СЛУЖБЫ
Руководителю организации всегда важно знать, каковы будут затраты, окупятся ли они. Может быть выгоднее прибегнуть к аутсорсингу? Экономически целесообразный размер совокупной стоимости бизнес-функции управления персоналом в крупных российских компаниях составляет от 1,3 до 1,75% от оборота коммерческой организации. Например, в металлургической промышленности — 1,38%, энергетике —1,46%, нефтяном бизнесе — 1,72%. Обратите внимание, что данные цифры получены не путем функционально-стоимостного анализа, а через опытно-статистический расчет. Кроме того, они не отражают затрат на реформирование службы по управлению персоналом.
Структура затрат складывается из следующих компонентов:
• зарплата специалистов;
• доля заработной платы руководителей различных уровней за выполнение всех функций по управлению персоналом (20–30% от фонда оплаты труда);
• стоимость материальных активов (оборудование рабочих мест специалистов по управлению персоналом, учебные, методические материалы, автоматизированные системы управления и т.п.);
• затраты на оплату мероприятий сторонним организациям (подбор и оценка персонала, проведение корпоративных мероприятий, обучение сотрудников и т.п.).
РЕЗУЛЬТАТЫ
Не стоит ожидать изменений сразу после появления в штатном расписании строчки «Служба по управлению персоналом». Переход от кадрового делопроизводства к управлению персоналом — дело не одного дня и даже месяца.
Итогами реформирования, как правило, становятся:
• поддержание оптимальной численности персонала;
• обеспечение фирмы работниками необходимого уровня квалификации;
• стимулирование сотрудников на достижение целей компании;
• формирование и поддержание корпоративной культуры;
• документационное обеспечение управления;
• улучшение социально-психологического климата;
• рост удовлетворенности трудом, соответственно, повышение производительности и прибыли.
Все это в комплексе служит достижению целей организации.
Основы кадровой службы
Важнейшее средство управления системой работы с кадрами на производстве и основное звено всего хозяйственного механизма — планирование, к которому в современных условиях предъявляются высокие требования. Теоретической основой планирования кадровой работы являются правительственные решения по вопросам социально-экономической политики, а также результаты хозяйственной деятельности и научных исследований в области подбора, подготовки и использования кадров. Практической основой планирования работы с кадрами являются планы экономического и социального развития коллективов объединений, предприятий и организаций.
Основные виды планирования — долгосрочное, перспективное и текущее. Долгосрочное планирование охватывает период 10-15 и более лет, перспективное — пятилетний период, текущее — до одного года.
Долгосрочное планирование обычно имеет форму целевых комплексных программ. Комплексная программа "Кадры" предусматривает следующие основные направления работы с кадрами: совершенствование планирования и организации кадровой работы, создание комплексной системы управления кадрами на основе использования электронно-вычислительной техники; совершенствование систем комплектования, подготовки и повышения квалификации кадров, улучшение их социально-демографической и профессионально-квалификационной структуры; укрепление дисциплины труда и стабилизация производственных коллективов на основе постоянного сокращения потерь рабочего времени, текучести кадров и улучшения условий труда, быта и досуга трудящихся; повышение творческой инициативы и трудовой активности работников, их культурного уровня, развитие демократических начал в управлении производством.
При разработке целевой программы "Кадры" учитываются основные положения современной кадровой политики; особенности демографической ситуации, связанные с балансом трудовых ресурсов, ограниченностью их притока, а также процессами высвобождения и перераспределения работников; важнейшие тенденции научно-технического прогресса на производстве; возрастающие требования к совершенствованию планирования и организации управления; накопленный опыт реализации основных направлений совершенствования работы с кадрами в предыдущих периодах. Цель таких программ — создать условия для обеспечения производственных подразделений стабильными квалифицированными кадрами, для постоянного роста производительности труда за счет реализации мероприятий программы, снижения уровня текучести кадров и потерь рабочего времени, а также улучшения структуры кадров в соответствии с требованиями развития современного производства.
На основе долгосрочных планов работы с кадрами разрабатываются перспективные и текущие планы, которые в совокупности представляют собой единую систему планирования кадровой работы на производстве, позволяющую комплексно реализовать важнейшие процессы формирования кадровых потенциалов предприятия, объединения, отрасли.
Пятилетний план работы с кадрами содержит три основных раздела, отражающие:
- мероприятия по совершенствованию состава кадров рабочих, руководителей и специалистов (показатели качественного состава кадров; анализ их обновления и расчет перспективной потребности; определение источников комплектования кадрами; определение требований к различным категориям работников и разработка профессиограмм основных профессий; оценка кадров и создание резерва на выдвижение; работа с молодыми специалистами и молодыми рабочими; развитие демократических начал в подборе и выдвижении руководящих кадров и др.);
- мероприятия по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров, созданию единой системы непрерывного образования (показатели общеобразовательной и профессиональной подготовки работников, вовлечение их в учебу в вечерних ПТУ, техникумах, вузах, аспирантуре; задания по подготовке и повышению квалификации, обучению резерва, созданию учебно-материальной базы; развитие постоянно действующих форм непрерывного повышения квалификации кадров на производстве);
- мероприятия по воспитанию кадров (воспитательная и культурно-массовая работа; работа в рабочих общежитиях; укрепление трудовой дисциплины; сокращение текучести кадров; наставничество и др.).
Текущий план конкретизирует показатели долгосрочного и перспективного планов работы с кадрами и отражает вопросы комплектования подразделений необходимыми работниками, их расстановки и обучения, оценки деятельности и повышения квалификации, контроля рационального использования рабочего времени и осуществления запланированных мероприятий по работе с кадрами.
Кадровая работа на производстве планируется на основе общих для всей системы планирования и прогнозирования принципов, важнейшими из которых являются: единство экономики и политики; научный характер планирования и прогнозирования, их непрерывность; сбалансированность между ресурсами и потребностями; сочетание отраслевого и территориального подходов к планированию; комплексный и системный подход к разработке планов.
Система планирования кадровой работы должна включать следующие обязательные показатели: численность кадров по категориям и должностям; удельный вес работников аппарата управления в общей численности работающих, а также затраты на их содержание; количество рабочих, специалистов и руководителей, которые должны обучаться в различных учебных заведениях, в том числе данные о подготовке резерва кадров управления; количество учебных мест в системе подготовки и повышения квалификации кадров, обеспеченность учебными местами (отношение фактического количества учебных мест к требуемому в процентах); оборот, текучесть и сменяемость кадров различных категорий и профессиональных групп; потери рабочего времени от нарушений трудовой дисциплины и др. Это позволяет по-настоящему комплексно охватить планированием все важнейшие звенья, проблемы и процессы работы с кадрами на производстве. При этом ведущее место в системе планирования кадровой работы отводится разработке планов потребности в кадрах и источников ее удовлетворения.
Таким образом, планирование кадровой работы включает:
- научно обоснованное определение перспективной и текущей потребности в кадрах необходимых специальностей и квалификации;
- определение эффективности использования кадров на производстве, форм и видов их подготовки и повышения квалификации;
- определение оптимальной расстановки, перемещения и выдвижения руководящих работников и специалистов;
- развитие демократических начал в управлении кадрами предприятия, организации, отрасли;
- проведение организационно-воспитательной работы в трудовых коллективах.
Эффективность кадровой службы
Эффективность кадровой работы в компании определяется, по нашему мнению, качеством работы всех трех уровней управления компании, а именно:
• высшего звена управления;
• деятельностью профессиональных кадровых служб;
• работой с кадрами линейных руководителей при их ведущей роли в этом процессе.
К этому перечню необходимо добавить общий интегральный показатель — индекс удовлетворенности работников сложившейся корпоративной системой организации труда и социальных отношений.
Что может служить критериями эффективности такой работы на всех уровнях управления? Рассмотрим эту проблему применительно к каждому уровню управления.
Высшее звено управления
На высшем уровне управления критерием эффективности кадровой работы могут служить только те показатели (оценочные параметры), которые свидетельствуют о строгом и успешном исполнении присущих именно этому уровню задач и приоритетов ведения данной работы, тех основных кадровых законов и принципов, которые и должны реализовываться этими органами руководства.
Годовые суммарные вложения компании в обустройство рабочих мест, обучение сотрудников, в систему социальной и материальной поддержки, мероприятия корпоративной культуры, улучшение жилищных условий, развитие спорта и других форм здорового образа жизни должны обязательно превышать сумму средств, выделяемых на развитие производственных мощностей, организацию сбыта продукции и другие технологические и технические процессы.
Другим важным критерием успешного ведения кадровой работы на этом уровне является степень выполнения кадровой политики компании, использования ресурсов, выделенных под целевые задачи этой политики. Нужен постоянный мониторинг за ходом реализации этих задач и возможность оперативного вмешательства в случае неисполнения заданий или отсутствия средств. Важно понимать и то, что показателем эффективности кадровой работы является рост удельного вложения в людей, в принимаемые кадровые решения: доля средств на обучение сотрудников (в расчете на 1 сотрудника), в их развитие, обучение, поощрение и т. п.
К важным критериям эффективности работы с кадрами этого уровня управления следует, на наш взгляд, отнести степень информационного обеспечения работы с людьми. Причем важны все составляющие указанного процесса: и надежность учета, обработки аналитической корпоративной кадровой информации, и наличие издаваемых компанией средств информирования сотрудников, и обеспечение служебной, профессиональной, социальной информацией непосредственно сотрудников и их рабочих мест, и поступление информации о практике кадровой работы в фирмах-конкурентах, об опыте других организаций в ведении кадровой работы.
Конечно, критерием эффективности кадровой работы этого уровня управления является также степень сплоченности и квалификация (в вопросах управления персоналом) команды руководителей, в том числе обучение руководителей, издание своих монографий, книг, статей по кадровой тематике.
Таким образом, мы отметили целый ряд параметров, которые свидетельствуют об отношении к корпоративным кадрам и в случае их качественного роста подтверждают эффективность этой работы. Каковы же наши рекомендации по организационному обеспечению (оценка, выявление, коррекция) таких критериев эффективности на данном уровне управления?
Здесь предъявляются следующие требования:
• Фиксация набора параметров, свидетельствующих о желании высшего руководства оценивать эффективность работы с кадрами и что-то менять, улучшать в этой сфере. Эта фиксация закладывается в параметры годовой кадровой политики. Это может быть и закрытый документ для узкого пользования только высшим руководством. Причем эти критерии эффективности кадровой работы должны работать по технологии бенчмаркинга, т. е. обязательного понимания достижений в данной области предприятий-конкурентов и получения своих результатов с жесткой ориентацией на то, что делают и получают конкуренты.
• Определение из круга ближайших к высшему руководству помощников и специалистов тех лиц, которые будут персонально контролировать этот процесс, регулярно докладывая высшим руководителям о проявляющихся тенденциях.
Если будут выполнены эти два требования, несомненно, будут и позитивные изменения в работе с корпоративными кадрами.
Профессиональные кадровые службы
Если брать уровень работы профессиональных кадровых служб, то критерием их эффективности работы с людьми является, на наш взгляд, такой показатель, как удельная эффективность кадровых решений (т. е. стоимость этих решений в пересчете на одного кадрового сотрудника) по оценке потребителей (заказчиков) этих услуг. Такой показатель дает объективную картину работы каждого сотрудника кадровой службы глазами непосредственного потребителя данных услуг.
Естественно, эффективность работы кадровой службы зависит от квалификации кадровых сотрудников, их специализации по видам кадровых действий, разработанности кадровых технологий, даже количества сотрудников этой службы. Кадровая служба должна обязательно иметь публично объявленный всем подразделениям компании свод своих обязательств по срокам и качеству исполнения заказов на конкретные кадровые действия. В такой объявленной корпоративной культуре этой службы может заключаться авторитет се перед другими службами компании. Это особенно важно в вечно ведущейся конкуренции между сервисными и зарабатывающими подразделениями компании, где поведение сервисной службы детерминировано особыми обязательствами и технологией работы по заявкам зарабатывающих (заказывающих) подразделений.
Чтобы строить эффективную кадровую службу компании, следует рассмотреть наиболее характерные, типовые ошибки в их работе.
Одна из наиболее часто встречающихся таких ошибок — всеобщая жалость сотрудников кадровой службы к сотруднику, получившему взыскание или увольняемому с работы. Самое неприятное, что часто слова, обвиняющие высокое руководство в якобы имеющем место бездушии, бесчеловечности, жестокости к подчиненным, звучат вслух, в присутствии самих виновников.
Работники кадровых служб иногда забывают, что они являются представителями работодателя, высшего руководства и акционеров компании и их задача не пустое сочувствие, а четкие, законные действия по выполнению решений вышестоящего руководства. Следует не быть в оппозиции к своему руководству, а выполнять свои производственные функции, зная, что оппонирование руководству возможно только до принятия им соответствующего кадрового решения, но ни в коем случае не после его принятия.
Другая характерная ошибка кадровых служб — неумение работать планово, на конкретный конечный результат. Зачастую эта деятельность выглядит как лихорадочная работа по тушению «кадровых пожаров». Эти пожары, т. е. срочно возникающие кадровые задания, горят только в том случае, если руководитель кадровой службы не умеет работать грамотно, обходится без планов, стратегических целевых задач и воспринимает любое задание как что-то неожиданное, не имеющее алгоритма исполнения.
Грубой ошибкой кадровой службы является также ее закрытость, непрозрачность, отсутствие собственных правил исполнения кадровых заказов и решений в точно установленные сроки и на определенном качественном уровне. Такие требования возникают из-за традиционных проблем взаимодействия зарабатывающих подразделений компании и ее сервисных, обслуживающих служб.
К числу характерных ошибок этих служб могут относиться также чрезмерное поклонение (даже боязнь) Трудовому кодексу, увлечение делопроизводством, нежелание брать на себя риски и ответственность за те или другие кадровые решения, нежелание помогать в работе с персоналом руководителям линейных подразделений. Все это наносит ущерб авторитету кадровых служб, уводит их деятельность в стиль работы прошедшего времени, резко снижает эффективность работы.
Руководители линейных подразделений
Эффективность работы с людьми руководителей линейных подразделений определяется, прежде всего, через экономические и производственные показатели работы этих подразделений, и критерием является их приближение к расчетным (плановым) цифрам.
Вместе с тем целесообразно говорить и о специфических критериях, характерных для кадровой работы. Речь идет о показателе удовлетворенности работников сложившейся корпоративной системой организации труда и социальных отношений. Этот показатель и должен интегрально характеризовать работу всех уровней управления с персоналом и выразить сотрудниками итоговую оценку организации труда и тех трудовых отношений.
Приведем вариант расчета такого индекса:
Iу.с. = Роб + Опоз / N
где Iу.с. — индекс удовлетворенности сотрудников условиями труда и трудовыми отношениями; Роб — сумма объективных показателей качества работы (степень информированности сотрудника, знание инструкции правильного производственного поведения, динамика изменения материальной оплаты труда, социальной поддержки, кадрового роста, сумма средств, приходящихся на обучение одного сотрудника в данный момент, на его премирование); Опоз — сумма субъективных позитивных оценок сотрудниками своего удовлетворения работой и рабочими отношениями (к позитивным оценкам мы относим все высказывания сотрудников без неудовлетворительной оценки); N — общее число сотрудников, опрошенных в компании.
Отслеживание годовой динамики такого показателя дает объективную картину изменений позиций сотрудников по их работе в компании и уровня сложившихся трудовых (социальных) отношений.
Такой порядок оценки кадровой работы в компании, когда главная оценка (удовлетворенность сотрудников работой и трудовыми отношениями) дается самими сотрудниками, а все надстройки над сотрудниками, все уровни управления дают оценку своего уровня работы, выглядит справедливым. Важно, чтобы такая оценка была в поле зрения высшего руководства и регулярно проводилась силами и авторитетом этого руководства.
Должности кадровой службы
Служащие подразделяются на три категории:
1 руководители;
2 специалисты;
3 другие служащие.
Коду 1 соответствуют такие должности, как директор, заведующий, начальник отдела, бюро и др., а также менеджер по персоналу, по рекламе и др.
Коду 2 соответствуют должности специалистов, такие как специалист по кадрам, бухгалтер, экономист, маркетолог, инспектор по кадрам и др. Для должностей специалистов предусмотрено внутридолжностное категорирование по оплате труда: например, специалист по кадрам, специалист по кадрам 2 и 1 категории. По каждой из указанных категорий разделом "квалификационные требования" квалификационной характеристики устанавливаются требования к образованию и, как правило, к стажу работы по специальности.
Кроме того, для категорируемых должностей специалистов применяется должностное наименование "ведущий": ведущий бухгалтер, экономист, маркетолог и др. Должностные обязанности "ведущих" в квалификационных справочниках не содержатся и устанавливаются на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Кроме того, на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или его структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемых в отделах (бюро) с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях. Требования к необходимому стажу работы повышаются на 2--3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов 1 квалификационной категории.
Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем организации на основе рекомендаций аттестационной комиссии. При этом учитывается степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принятые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, профессиональные знания и др.
Кроме категорируемых должностей, существует ряд должностей специалистов, внутридолжностное категорирование по которым квалификационными справочниками не предусматривается. Это такие должности, как инспектор по кадрам, секретарь-референт и др. Для названных должностей возможно установление должностного наименования "старший" при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями (старший инспектор по кадрам). Должность старшего может устанавливаться в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении работника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения).
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
