Для выполнения основных функций (маркетинг, производство и научно-техническое развитие, материально-техническое обеспечение, финансовое хозяйство и учет, управление персоналом), любая предпринимательская структура должна иметь эффективную организационную структуру.
В связи с этим необходимо кратко остановиться на требованиях, предъявляемых к организационной структуре и управленческому персоналу фирмы.
Их необходимо сформулировать в следующих пунктах:
1) обеспечить бесперебойную, слаженную работу всех составных частей фирмы, четкое выполнение ее функций;
2) обладать необходимой гибкостью и маневренностью, чтобы быстро реагировать на изменения экономической конъюнктуры и других внешних условий;
3) избегать социальных конфликтов, осуществлять управление фирмой с учетом интересов трудового коллектива, на основе принципов "социального партнерства";
4) не допускать излишеств в численности управленческого аппарата и в расходах на его содержание, так как эти расходы увеличивают хозяйственные издержки;
5) обеспечить высокие конечные результаты, получение необходимой прибыли при своевременном выполнении всех обязательств перед поставщиками и покупателями, бюджетом и банками.
Исходя из принципов горизонтального и вертикального разделения труда, все хозяйствующие субъекты, за исключением самых малых, разделены на горизонтальные специализированные функциональные области и вертикальные уровни управления. Этот процесс условно состоит из следующих этапов:
Границы горизонтального разделения труда:
1) разделение всего объема работ на специализированные задачи;
2) группировка этих задач с целью определения функциональных видов работ;
3) формирование на основе функциональных видов деятельности специальных подразделений и закрепление за каждым конкретным видом работы специалистов (так называемое горизонтальное специализированное разделение труда).
Границы вертикального разделения труда:
4) делегирование полномочий и распределение ответственности;
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
5) определение числа уровней в иерархии управления.
Итак, если пункты 1–3 показывают процесс разделения труда на компоненты общей деятельности, т.е. формирование функциональных управленческих подразделений (с закреплением за ними специалистов), то пункты 4–5 — координацию этой деятельности, составляющую сущность управления.
Логическое соотношение функциональных областей и уровней управления, построенное в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать поставленных целей, представляет собой организационную структуру фирмы.
Выбор рациональной организационной структуры фирмы — один из наиболее существенных вопросов, определяющих возможности ее успешной деятельности.
Какова же должна быть организационная структура того или иного предприятия?
Исходя из сформулированных нами требований, наиболее эффективная структура для фирмы — это та, которая позволяет:
• эффективно взаимодействовать с внешней средой;
• целесообразно распределять задачи среди сотрудников и направлять их усилия для достижения основных целей.
Выбор организационной структуры основывается на стратегии фирмы. Это означает, что структура фирмы должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии.
Так как с течением времени стратегии меняются, то могут понадобиться соответствующие изменения и в организационных структурах — и это важнейшая научная и практическая проблема.
В настоящее время успешно функционирующие предприятия и фирмы регулярно оценивают степень адекватности своих организационных структур и изменяют их так, как этого требуют внешние условия.
Организационная структура управления
Организационная структура управления – совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. Графически чаще всего изображается в виде иерархической диаграммы, показывающей состав, подчиненность и связи структурных единиц организации.
Организационная модель – это принципы формирования подразделений, делегирования полномочий и наделения ответственностью. По сути, организационная модель показывает, как сформировать подразделение.
На практике применяют следующие принципы формирования подразделений:
• функциональная модель: «одно подразделение = одна функция»;
• процессная модель: «одно подразделение = один процесс»;
• матричная модель: «один процесс или один проект = группа сотрудников из разных функциональных подразделений»;
• модель, ориентированная на контрагента: «одно подразделение = один контрагент (клиент или клиентская группа, поставщик, подрядчик и пр.);
Последняя модель применяется в случае, если рынок контрагента ограниченный. Например, в случае если число потребителей сильно ограничено, целесообразно применить модель, ориентированную на клиента или клиентскую группу: «одно подразделение = один клиент».
В большинстве же случаев распространение получили функциональная и процессная модели, а также их различные модификации.
Функциональная организационная структура
Организационная структура управления предприятием во многих современных компаниях была построена в соответствии с принципами управления, сформулированными еще в начале ХХ века. Наиболее полную формулировку этих принципов дал немецкий социолог Макс Вебер (концепция рациональной бюрократии):
• принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;
• принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии;
• принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям;
• принцип формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и скоординированность различных задач;
• принцип обезличенности выполнения работниками своих функций;
• принцип квалификационного отбора, в соответствии с которым найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями.
Организационная структура управления, построенная в соответствии с этими принципами, получила название иерархической или бюрократической структуры. Наиболее распространенным типом такой оргструктуры является линейно-функциональная (линейная организационная структура).
Основы линейных структур составляет так называемый «шахтный» принцип («принцип колодца») построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб («шахта» или «колодец»), пронизывающая всю организацию сверху донизу.
Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система стимулирования и поощрения работников. При этом конечный результат – эффективность и качество работы организации в целом, – становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.
Преимущества линейных структур:
• четкая система взаимных связей внутри функций и в соответствующих им подразделениях;
• четкая система единоначалия – один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью функций, составляющих деятельность;
• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных функциональных подразделений на прямые указания вышестоящих.
Недостатки линейной структуры:
• в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы («текучка») доминирует над стратегическими;
• слабые горизонтальные связи между функциональными подразделениями порождают волокиту и перекладывание ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
• малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом разные, и часто взаимоисключающие;
• большое число «этажей» или уровней управления между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
• перегрузка управленцев верхнего уровня;
• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.
Таким образом, можно заключить, что в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства.
Организационная структура управления – процессная модель
Истоки концепции управления процессами ведут к теориям управления, разработанным еще в девятнадцатом веке. В 80-х годах 19-го века Фредерик Тейлор предложил менеджерам использовать методы процессного управления для наилучшей организации деятельности. В начале 1900-х годов Анри Файоль разработал концепцию реинжиниринга – осуществление деятельности в соответствии с поставленными задачами путем получения оптимального преимущества из всех доступных ресурсов.
Процессные системы строятся на основе нескольких базовых принципов:
• принцип объединения процедур: выполнявшиеся различными сотрудниками операции, интегрируются в одну, то есть происходит горизонтальное сжатие процесса. Если не удается привести все шаги процесса к одной работе, то создается команда, отвечающая за данный процесс;
• принцип неразрывной последовательности: шаги процесса выполняются в естественном порядке, работа выполняется в том месте, где это целесообразно, смешанными группами, состоящими из работников различной предметной (функциональной) принадлежности или специализации;
• принцип владельца процесса: уполномоченный менеджер обеспечивает единую точку контакта, он играет роль буфера между сложным процессом и заказчиком, и ведет себя с заказчиком так, как если бы был ответственным за весь процесс;
• принцип самостоятельности выбора: исполнители принимают самостоятельные решения и несут ответственность за получение заданного результата деятельности;
• принцип горизонтального контроля: качество результата проверяется его потребителем – следующим элементом процессной цепочки;
• принцип системности (целостности) управления: управление затратами происходит по месту их возникновения, система управления издержками строится совместно с организационной структурой, без отрыва от деятельности, «один процесс – одно подразделение – один бюджет».
Преимущества процессных структур:
• четкая система взаимных связей внутри процессов и в соответствующих им подразделениях;
• четкая система единоначалия – один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью операций и действий, направленных на достижение поставленной цели и получение заданного результата;
• наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них в работе компании приводит к значительному повышению их отдачи;
• быстрая реакция исполнительных процессных подразделений на изменение внешних условий;
• в работе руководителей стратегические проблемы доминируют над оперативными;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом согласованны и сонаправленны.
Недостатки процессной оргструктуры:
• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств рядовых работников и исполнителей.
• управление смешанными в функциональном смысле рабочими командами – более сложная задача, нежели управление функциональными подразделениями;
• наличие в команде нескольких человек различной функциональной квалификации неизбежно приводит к некоторым задержкам и ошибкам, возникающим при передаче работы между членами команды. Однако потери здесь значительно меньше, чем при традиционной организации работ, когда исполнители подчиняются различным подразделениям компании.
Обобщая, можно заключить, что процессная структура наряду с достоинствами функциональной структуры имеет целый ряд преимуществ там, где функциональная структура имеет явные недостатки.
Матричная организационная структура
Матричные оргструктуры совмещают принципы построения функциональных и процессных систем. В этих структурах существуют жестко регламентированные процессы, находящиеся под управлением менеджера процесса. При этом деятельность осуществляется работниками, находящимися в оперативном подчинении менеджера процесса и в административном подчинении руководителя, находящегося в функциональном «колодце».
По существу, роль менеджера процесса состоит в координации действий внутри процесса.
Подобное решение, с одной стороны, не полностью реализует преимущества процессного подхода, а с другой стороны, не полностью устраняет недостатки функциональной системы. На практике матричные структуры хорошо применимы для организации управления проектной деятельностью, и мало подходят для регулярного менеджмента, так как содержат в своей природе некоторое двоевластие – процессов и функций.
Смешанные оргструктуры
Если применять различные модели организации деятельности в пределах отдельных бизнес-процессов, то можно использовать преимущества той или иной организационной модели. При этом для организации в целом будет применяться процессная организация основных структурных блоков, а в рамках отдельных блоков могут применяться различные модели. Например:
• для организации структурного блока, реализующего бизнес-процесс разработки новых и совершенствования существующих продуктов, целесообразно использовать матричную структуру;
• при определенных условиях для организации процессов воспроизводства ресурсов (зависимость от монополистов-поставщиков), воспроизводства средств производства (использование подрядчиков для выполнения работ), продвижения и продаж (работа с ограниченными клиентскими группами) целесообразно использовать модели, ориентированные на контрагента;
• структура финансовых служб будет выглядеть привычнее при функциональной организации.
Выбор тех или иных субмоделей зависит от специфики и особенностей бизнеса.
Построение организационной структуры управления в Business Studio является одним из шагов проектирования системы управления организацией. Для решения этой задачи Business Studio позволяет создать иерархический перечень должностей и подразделений компании. В дальнейшем данный перечень служит для определения Владельцев (Менеджеров) процессов и исполнителей процессов.
Для формирования организационной структуры в Business Studio необходимо:
• Сформировать иерархический справочник подразделений и должностей
• Заполнить необходимые параметры подразделений и должностей
• Автоматически построить организационные диаграммы
После формирования организационной структуры и назначения владельцев и исполнителей процессов Business Studio позволяет сформировать Положения о подразделениях и Должностные инструкции, а также рассчитать штатную численность сотрудников. Таким образом, проектирование организационных структур управления помогает не только описать организационно-штатную структуру, но и проводить анализ организационной структуры на предмет соответствия целям деятельности организации.
Схема организационной структуры
Представление официальной структура фирмы в форме полномочий, функций и отношений. Объяснение Organization Charts (Схем организационной структуры) Что такое Organization Chart (Схема организационной структуры)?
Каждая организация имеет как Официальную, так и неофициальную организационную структуры. Примеры организационных структур:
Иерархическая структура (типичная для небольшой, предпринимательской организации) Линейно-штабная структура Функциональная или ведомственная структура (на основании функций, продуктов/услуг, вида клиентов, географического региона)
Матричная структура (двойная отчетность)
Эти формальные структуры организаций можно представить в виде Схем организационной структуры. Иногда они также называются Организационная диаграмма, органиграмма, органограмма или Оргаграмма. Схема организационной структуры графически показывает иерархические полномочия, роли и обязанности, функции и отношения в пределах организации. Для нового сотрудника схема организационной структуры помогает понять процессы внутри фирмы. (Неофициальная структура представляет то, что на самом деле происходит внутри организации.)
Многие указывают на недостатки и ограничения оргаграмм. Другие придумывают кучу модных терминов для категоризации организаций, такие, например, как организации, объединённые в сети, транснациональные организации, безграничные организации, обучающиеся организации, виртуальные организации и социальные сети.
Тем не менее, организационный дизайн продолжает оставаться одной из важных и трудных задач для высшего исполнительного руководства, потому что он влияет на Бизнес и корпоративную стратегию, Маркетинг, Принятие решений, Процесс коммуникации, Финансы и инвестиции и Лидерство внутри любой организации. Схемы организационной структуры будут продолжать играть значительную роль в этом процессе, хотя они могут довольно отличаться от традиционных древовидных диаграмм, которые использовались в прошлом. Просто потому что люди более быстро воспринимают информацию, когда она представлена в графическом виде.
Происхождение Organizational Chart (организационной диаграммы).
Немаловероятно, что уже древние египтяне документировали свои методы организации разделения труда для крупномасштабных проектов тем или иным способом. Однако первые настоящие схемы организационной структуры были созданы в 1854г. Daniel McCallum, директором железнодорожной компании между New York и Erie. McCallum было ответственным за создание дороги в почти 600 км от города Джерси, проходящую через Пенсильванию и Нью Йорк к берегам Великих озер.
McCallum заметил, что «при прочих равных условиях, эксплуатация длинной дороги должна обходиться дешевле за километр, чем короткая». Но условия не были равны. Базовые функции железнодорожной компании - координирование перевозки товаров и людей, ремонт автомобилей и шпал, мониторинг положения поездов - были намного более сложными на протяжении 600 км, чем на протяжении 60 км. Без эффективной организации, дополнительная протяженность дороги делала ее более дорогостоящей с точки зрения операций. McCallum разработал схему организационной структуры, которая, согласно писателю Henry Varnum, походила на дерево. Корни представляли президента и совет директоров. Ветви представляли 5 операционных подразделений, отдел перевозки пассажиров и груза. Листья представляли различных локальных агентов по продаже билетов и управлению грузами, экипаж, бригадиров.
Исторически, схема организационной структуры представляет собой символ развития западной промышленности от стадии персональной к стадии организационной, на которой организационные возможности стали предпосылкой для выживания.
Применение Organization Chart (Схемы организационной структуры). Формы применения
Определение ролей и обязанностей всего персонала в пределах организации. Установление иерархической структуры полномочий, власти и, следовательно, процесса принятия решений. Установление коммуникационных каналов и потоков информации, включающие порядок соподчиненности в организации с конкретными правилами и регулированием, относящимися к методам отчетности и подчиненности. Установление механизмов контроля, таких как степень централизации и масштаб контроля. Сравните: Centralization (Централизация) и Decentralization (Децентрализация). Установление стратегии для координации рабочей практики. Установление процессов принятия решений. Установление конкретных операционных функций и задач.
Создание организационной диаграммы.
Robert Simons (Levers of Organization Design) утверждает, что существует 4 основных конфликта или рычага, лежащие в основе любого дизайна организации:
Стратегия (структура следует за стратегией) - Структура (дизайн организации влияет на будущую стратегию)
Отчетность (за сегодняшние цели) - Приспособляемость (к будущим изменениям)
Лестницы (вертикальные иерархии) - Кольца (горизонтальные сети)
Личный интерес (индивидуальный уровень) - Успех Миссии (отдел, бизнес единица, корпорация).
Смотрите также Greiner, Growth Phases (Фазы роста) и Simons, Levers of Control (Рычаги управления).
Преимущества Organization Chart (Схемы организационной структуры). Преимущества
Прозрачность и предсказуемость. Помогает понять процессы внутри фирмы. Дает краткое и четкое представление о формальной иерархии организации. Представление о структуре ответственности. Представление о структуре отчетности.
Ограничения Organizational Charts (организационных диаграмм). Недостатки
Статичность и недостаток гибкости. Организации изменяются и проходят через Growth Phases (Фазы роста). Не дает понятия о том, что на самом деле происходит в рамках неформальной организации. В реальности организация часто представляет собой довольно Хаотичный организм и следует сложным механизмам предположения и преувеличения (Core Group Theory (Теория центральной группы)). Традиционные оргаграммы не могут учесть изменения границ фирмы из-за влияния Outsourcing (Аутсорсинга), информационных технологий, стратегических объединений и Сетевой экономики.
Организационно штатная структура
Построение организационной структуры возможно и целесообразно после этапа формирования стратегических целей и формирования общего организационного бизнес-плана. На этом этапе мы знаем, какие задачи нам необходимо решить, чтобы достигнуть поставленных целей. Первые оперативные планы, их формирование предполагает выполнение ряда функций, таким образом, мы формируем функциональное поле, и, проанализировав его, объединив функции по определённому признаку (маркетинговые, финансовые, административные и.п.) мы получаем первый прообраз организационной структуры, призванной обеспечить выполнение поставленных задач.
ПОСТРОЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ
Цель этой работы – идентификация реальных контуров управления (замкнутых управленческих циклов) и производственно-коммерческих цепочек (бизнес-процессов), реализуемых в компании. Такой подход задает систему координат для описания начального состояния предприятия, что позволяет затем перевести его в желаемое, предварительно формализованное в той же системе координат.
Организационно-функциональная модель определяет функционал, базовые структуры компании и зоны ответственности («кто – за что»), то есть, фактически, владельцев процессов для тех элементов, которые требуют процессного описания.
Результатом работы является формирование первичного набора базовых организационных документов: Положения об организационной структуре, Основные бизнес-процессы компании, Положения о подразделениях (службах, отделах). Таким образом, создается возможность реализации следующих этапов постановки регулярного менеджмента в компании.
Здесь хочется еще раз отметить отличие задачи построения «организационно-функциональной» структуры, реализуемой в этой группе проектов от привычной «организационной».
Термин «организационная структура» сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения, относительное расположение которых показывает уровень полномочий. Сами прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом, отображают разделение труда в организации.
Такое описание существовало на большинстве советских предприятий, особенно крупных, которые могли позволить себе полную департаментализацию функций: звено или человек = функция! (То есть, если на предприятии была функция «вывоз мусора», то соответственно существует должность «специалист по вывозу мусора»).
Многочисленные перестройки предприятия за прошедшее десятилетие привели к сокращению персонала и к связанному с этим перераспределению функций – в результате чего схема «звено или человек = функция» перестала работать. Также появились и новые функции, характерные не просто для рыночной экономики, а для сетевой экономики постиндустриального общества. Функции «диффузных» процессов управления, распределены по всему предприятию, а не сосредоточены в специализированных организационных единицах, становятся тесно связанными с функциями основного процесса «жизненного цикла продукции» пронизывающими все предприятие по горизонтали. Все это привело к тому, что существовавшая ранее традиционная организационная и кадровая документация (должностные инструкции) почти полностью перестала отражать действительность.
Поэтому, сейчас, главной задачей организационных проектов является не только восстановление документированности деятельности предприятия в традиционном формате - «кто–что?», но и переход к современному формату «что–кто?». То есть необходимо поменять точку зрения и перейти от привычного (в течение всего двадцатого века) изображения организационной структуры в виде иерархии, к ее матричному отображению, которое задает новую парадигму описания.
Первой задачей при этом является получение точно идентифицированного функционала, после чего может быть поставлен вопрос об оптимальности его закрепления за звеньями «организационной структуры» и/или проведения реструктуризации компании с цель изменения этой структуры. Номенклатура возможных типов структур в общем известна. Общепринятым утверждением стало и то, что подходящей для всех компаний «идеальной» структуры не бывает. Кроме того, Выбор оптимальной для компании «организационной структуры» является предметом стратегического выбора.
В заключение надо отметить, что организационное проектирование в современных условиях не разовое мероприятие, а скорее постоянный процесс. Это приводит к необходимости заново пересмотреть многие традиционные аксиомы организации предприятий. По отношению к классической теории некоторые понятия переворачиваются с ног на голову (или, скорее, наоборот). Так, обычные представления о хорошем предприятии как о стабильном и полностью (управляемой организации с жесткой иерархической структурой ныне уступают место идеям о построении гибкой структуры управления предприятием вокруг деловых процессов и постоянной реорганизации предприятия в условиях динамики рынка. Ранее неоспоримое достоинство процветающих предприятий — устойчивая организационная структура — ныне оборачивается недостатком, поскольку чересчур инерционная организация не позволяет мгновенно реагировать на изменение требований рынка.
Способность предприятия быстрее и легче адаптироваться к изменениям конъюнктуры рынка, предложить новые продукты и услуги раньше своих конкурентов становится главным козырем в бескомпромиссной конкурентной борьбе. Поэтому организационные проекты не могут завершаться только построением структуры предприятия, более важно поставить технологию ее непрерывного мониторинга и гибкой перестройки.
Виды организаций
Среди многочисленных организационных форм интеграции в нашей стране стали получать распространение КОНЦЕРНЫ, КОРПОРАЦИИ, ХОЛДИНГОВЫЕ КОМПАНИИ, КОНСОРЦИУМЫ, ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЕ ГРУППЫ.
КОНЦЕРН – объединение промышленных фирм, организаций транспорта, торговли, строительства, банковской сферы. Часто в состав концерна входят предприятия объединенные производственным циклом, поэтому концерны получили распространения в областях связанных с добычей и переработкой полезных ископаемых.
Существует и другой вид концерна с диверсифицированной деятельностью, который объединяет организации, занимающиеся различными видами бизнеса, не связанными тесно с основным производством.
КОРПОРАЦИЯ - это акционерная компания, которая обычно создается для управления производством, хотя в нашей стране существует и другая практика. Современная корпорация, как правило, состоит из материнской компании и целой сети дочерних компаний, отделений филиалов, имеющие различный юридический статус и разную степень самостоятельности.
ХОЛДИНГ – создается с целью владения контрольным пакетом акций других компаний. Существует два вида холдингов: чистый - который является исключительно финансовой компанией, осуществляющей контрольно-управленческие функции по отношению к дочерним предприятиям. Второй тип – смешанный, который имеет право заниматься управленческой деятельностью. Правовая форма холдинга – открытое акционерное общество. Преимущества холдинга состоят в возможности осуществления единой производственной, технической, маркетинговой, налоговой, финансовой политики, защиты групповых интересов объединяемых организаций.
КОНСОРЦИУМ – представляет собой временное объединение, которое создается для осуществления крупных программ или проектов, совместного проведения финансовых операций. В консорциум могут входить различные организации, сохраняя при этом свою юридическую самостоятельность. За счет паевых взносов формируются средства для их реализации. После завершения работ консорциум может быть ликвидирован или преобразован в новый.
Создание консорциума обеспечивает его участникам следующие преимущества:
• Возможность выполнения работ, которые нельзя провести самостоятельно из-за отсутствия необходимых ресурсов:
• Распределение расходов между участниками консорциума и снижение риска;
• Объединение материальных и человеческих ресурсов, необходимых для выполнения работ;
• Повышение технического уровня и конкурентоспособности.
Типы организационных структур
Процесс менеджмента инноваций в условиях ускорения темпов научно-технологического прогресса требует от организационных структур способности к быстрому упорядочению и гибкой адаптации.
Новые методы быстрой и эффективной реализации инновационных задач, новое содержание производственной деятельности, новые требования к ресурсному обеспечению определяют нетрадиционный подход к организационному проектированию.
Основные недостатки традиционных организационных структур в условиях внедрения инноваций: неподвижность, их зацикливание на предусмотренных обязанностях персонала, неспособность реагировать на требования неформального менеджмента.
Инновационная организация представляет собой достаточно сложные технико-экономическую и социальную системы, отражающие ее индивидуальность и специфику. Описать эту систему возможно при определении характера взаимодействия на каждом из ее уровней: «организация — внешняя среда», «подразделение — подразделение» («группа — группа»), «индивид — организация».
Способы взаимодействия рассматриваемых уровней характеризуют систему и позволяют определить, насколько эффективно она функционирует с внешней средой и внутри организации.
В инновационной организации взаимодействие на уровне «организация — внешняя среда» осуществляется с помощью органического подхода. Взаимодействие на уровне «подразделение — подразделение» («группа — группа») реализуется различными типами департаментизации в традиционных организационных структурах менеджмента — дивизиональных и матричных, а также в целевых творческих коллективах (ЦТК). На уровне «индивид — организация» взаимодействие носит индивидуалистический характер.
Органический подход к проектированию организации характеризуется слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием персонала в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии. Этот подход демонстрирует свою эффективность в условиях, когда используются высокие технологии и имеется сложное и динамичное внешнее окружение. Органический подход позволяет организации лучше взаимодействовать с новым окружением, быстрее адаптироваться к изменениям, т.е. быть более гибкой. При органическом подходе в силу отсутствия ясных оценок и стандартов специалистом больше движет самомотивация и внутреннее вознаграждение, чем четко разработанная система формального контроля.
Дивизиональная организационная структура менеджмента находит применение главным образом в крупных промышленных организациях, которые, используя бюрократические методы менеджмента, постепенно теряют свою гибкость и мобильность и работают по инерции. Использование дивизиональных структур менеджмента технологическими и продуктовыми инновациями позволяет создать в рамках целого относительно небольшие и достаточно экономически самостоятельные подразделения. Дивизиональные структуры чаще используются для достижения высокой степени гибкости производственной системы при проведении интенсивной инновационной политики.
Характерной чертой дивизиональной структуры является создание собственных функциональных органов менеджмента в рамках каждого относительно самостоятельного организационного звена. Связь этих органов с центральными штабными и функциональными подразделениями вышестоящей единицы (организации, фирмы) обеспечивает целостность менеджмента с верхнего до нижнего уровня управленческой иерархии.
Дивизиональная организационная структура менеджмента вырастает из департаментизации, которая нацелена на определенный конечный результат: продукт, потребитель, рынок, прибыль. Данная структура используется в условиях многопродуктового производства. Внешний уровень в такой организации осуществляет планирование и распределение основных ресурсов, а подразделения организации принимают оперативные решения и отвечают за полученные прибыли.
К основным недостаткам дивизиональной организационной структуры менеджмента относят:
- рост управленческого аппарата и, как следствие, увеличение накладных расходов;
- появление конфликтов между подразделениями из-за распределения финансовых и материально-технических ресурсов;
- сложности с карьерой вне подразделения.
Указанные недостатки дивизиональных организационных структур менеджмента преодолеваются в организациях, построенных с использованием матричных организационных структур менеджмента: менеджмент программы, целевые творческие группы (коллективы), постоянные комплексные группы. Данная структура требует органического подхода к ее проектированию, обеспечивающему необходимые условия для разработки горизонтальных, неформальных и косвенных связей.
В основе матричных структур лежат два типа программно-целевых структур:
Программно-целевые организационные структуры централизованного типа характеризуются полным подчинением всех участников программы единому органу линейного руководства. Данный орган имеет большие полномочия в области принятия решений и обеспечивает подробный централизованный менеджмент работ по программе и контроль за их выполнением.
Этот тип структуры характеризуется высоким уровнем организованности предполагаемых видов деятельности и четким однозначным распределением ответственности за эффективность программы и его своевременную реализацию.
Применение централизованного типа программно-целевых структур имеет преимущества при реализации отдельных крупных программ, как правило, более широкого масштаба, чем в отдельной организации, например программы развития космических исследований, создания новых поколений ЭВМ и т.п. В этих случаях формируются самостоятельные функциональные и обслуживающие подразделения для каждой программы.
Программно-целевые организационные структуры координационного типа обычно возникают в рамках линейно-функциональных структур. Для них характерно создание и рациональное включение в линейно-функциональную структуру координационных органов менеджмента.
Основная задача органов координационного типа заключается в использовании горизонтальных связей кооперации различных подразделений и согласовании их деятельности в процессе распределения и использования ресурсов для выполнения работ, включенных в различные инновационные программы.
Право координационных органов принимать решения основано на предоставлении им полномочий линейными органами высшего уровня менеджмента.
Гибкость программно-целевых структур координационного типа зависит от способности менеджеров создавать и использовать информационные связи (коммуникации) между координатором и коллективами подразделений, которые участвуют в осуществлении инновационных программ.
Главным условием успешного функционирования программно-целевых структур менеджмента в организации является подготовка менеджеров.
Искусство руководить заключается прежде всего, в умении создать координационную систему менеджмента, подобрать требуемый персонал и использовать подходящие методы работы.
При возникновении большого количества координационных связей эффективным оказывается использование матричных организационных структур, которые и являются модификацией программно-целевых структур координационного типа.
Основой матричной организационной структуры является соединение положительных сторон линейно-функциональных и программно-целевых структур. Ее главная задача заключается в обеспечении эффективной координации деятельности множества участников инновационных программ при большом количестве возникающих в процессе координации горизонтальных связей.
Для матричных структур характерным является назначение конкретного менеджера целевой программы. Менеджер программы не является представителем определенного подразделения или менеджером в рамках линейно-функциональной структуры, а выступает как менеджер, ответственный за инновационную программу.
Менеджер инновационной программы имеет большие полномочия, а также несет ответственность за координацию деятельности различных участников по реализации программы. Полномочия делегируются ему в рамках существующей линейно-функциональной структуры. Передачу полномочий осуществляет вышестоящий линейный орган, находящийся в данной сфере координации.
Важной составной частью матричной структуры менеджмента является использование полуавтономных групп или целевых коллективов. Эти группы создаются под цель или программу для решения какой-то конкретной проблемы и пользуются определенной свободой в организации своей деятельности. Они могут самостоятельно приобретать полученные ресурсы и распределять полученную продукцию, определять все, что относится к организации труда, качеству продукции, содержанию оборудования, проведению новаций, приему на работу. Наличие таких групп позволяет упростить иерархию в организации и сделать структуру более динамичной.
Как правило, эти группы или целевые коллективы, исходя из их временной природы и высокой степени динамичности, не включаются в формальные организационные структуры менеджмента. Важным условием эффективного использования групп в организации является наличие у менеджеров специальных знаний, навыков и умений в сфере менеджмента инновационных процессов.
При организации групповой работы учитывается следующее.
Сфера деятельности в организации, на которую будут распространяться права и ответственность группы.
Формирование группы под задачи, «пересекающие» линии функционального и линейного руководства.
Матричные структуры менеджмента создаются, когда выбранная стратегия нацелена на получение высококачественного результата по большой программе в области создания продукции нового поколения и высоких технологий.
Матричная департаментизация всегда является комбинацией двух организационных альтернатив: функциональной и программной. Основной задачей менеджмента в этих условиях становится поддержание баланса между двумя формальными схемами организационных структур менеджмента в матричной организации.
В матричных организациях высший менеджмент определяет права и ответственность обеих частей организации — функциональной и программной. Ей также присущи конфликты. Поэтому необходимо разрабатывать планы и мероприятия разрешения конфликтов. Важным в этом отношении является подготовка персонала для работы в группе. Программная части матричной организации используется для установления целей, формирования планов и бюджетов программ, а функциональная часть обеспечивает эти элементы организации программы необходимыми ресурсами.
Индивидуалистический характер инновационной организации проявляется в свободном, открытом и добровольном объединении людей. Сама организация представляет собой совокупность или сообщество полуавтономных образований.
Монополия в индивидуалистической организации заменяется сочетанием конкуренции и кооперации в деятельности ее членов. Это во многом обеспечивается переходом к децентрализованным структурам с «центрами прибыли», специально созданным предпринимательским структурам.
Вместо властной иерархии в индивидуалистической организации господствует принцип увязки интересов всех членов в рамках демократических процессов.
Дефицит или ограничение возможностей членов организации в их деятельности заменяется в данном случае созданием: условий для свободного поиска возможностей и их наиболее полного использования. Создание систем открытой коммуникации в организациях и развитие внутриорганизационного коммерческого расчета позволяют расширить этот поиск.
Для инновационной организации важно то, насколько в, ней представлены элементы индивидуалистской структуры и; культуры, что, в конечном счете, определяет конкурентоспособность организации в условиях социально ориентированной рыночной экономики.
В настоящее время в областях высоких технологий и в быстро растущих отраслях появились организации, которые получили название эдхократических (от англ. adhocгасу — специальный, устроенный для данной цели). Они проектируются для выполнения нестандартных и сложных работ. Организационные структуры менеджмента эдхократическими организациями характеризуются трудноопределяемостью и быстроменяемостью (гибкостью). Власть в них основана на знании и компетентности, а не на позиции в иерархии менеджмента.
Ключевым в эдхократии является компетентность, и она ценится наивысшим образом. Контроль в менеджменте поддерживается установлением целей. Средства достижения целей выбираются самими исполнителями. Каждый непосредственно отвечает за свои действия, и вознаграждается тот, кто добивается успеха. В эдхократической организации индивид испытывает сильное давление извне, которое частично ослабляется групповой работой, создающей чувство общности в работе. Риск, так же как и вознаграждение, делится между участниками.
Формальности не типичны для эдхократической организации и сводятся в ней до минимума. Это относится к иерархии, рабочим условиям и помещениям, льготам, одежде и т.п.
Эдхократической организации присуща высокая степень свободы в действиях персонала, но ее важнейшим результатом являются качественное выполнение работы и умение решать возникающие проблемы. Ключевыми элементами эдхократии являются следующие:
- работа в областях с высокой или сложной технологией, требующая творчества, инновативности и эффективной совместной работы;
- специалисты являются высококвалифицированными экспертами в своем деле, выполняют сложные производственные операции и умеют контактировать друг с другом высокоэффективным образом; структура имеет органическую основу и четко не определена, преобладают неформальные и горизонтальные связи. Иерархическое построение постоянно меняется. У многих менеджеров нет жесткой привязки к какой-то одной работе. Части структуры сохраняются в небольших размерах;
- право принятия решений и власть основаны на экспертных знаниях, финансовый контроль осуществляется сверху;
- система вознаграждения строится на вкладе специалиста, его компетенции и степени участия в общей работе; вознаграждение носит групповой характер;
- отношения по вертикали и горизонтали преимущественно носят неформальный характер, нередко отсутствует схема структуры такой организации.
В настоящее время создаются многомерные организации, которые объединяют работы с ориентацией на использование ресурсов и получение результатов, как в матричных организациях, и дополнительно ориентированы на территорию, рынок и потребителя.
Основой многомерной организации является автономная рабочая группа или целевой творческий коллектив, одновременно выполняющие три задачи:
- обеспечение производственной деятельности необходимыми ресурсами;
- производство для конкретного потребителя, рынка или территории продукта или услуги;
- обслуживание конкретного потребителя, развитие или проникновение на конкретный рынок, проведение операции в пределах определенной территории.
По совокупности выполняемых задач такие автономные группы или ЦТК (целевые творческие коллективы) получают обычно статус центра прибыли, а в отдельных случаях могут являться самостоятельными организациями. Однако в обоих случаях они тем или иным образом облагаются внутриорганизационными налогами.
В многомерной организации бюджеты подразделений разрабатываются самими подразделениями, менеджмент организации только инвестирует в них средства.
Проблема матричной модели, как об этом говорили ранее, состоит в том, что она основана на системе двойного подчинения, являющейся наиболее слабым ее свойством. Многомерная же модель не создает проблемы. В многомерной организации отношения членов автономной группы или ЦТК с менеджментом организации и другими подразделениями ничем не отличаются от отношений с посторонним клиентом.
Основными преимуществами многомерных организаций считают следующие:
- отсутствует необходимость в проведении каких-либо реорганизаций с целью изменения приоритетности критериев, используемых при проектировании работ; акценты могут быть изменены путем перераспределения ресурсов руководством организации;
- подразделения можно создавать, ликвидировать или модифицировать без серьезных изменений положения других подразделений;
- создается максимально благоприятная ситуация для делегирования полномочий при том, что роль менеджмента организации остается ведущей;
- к каждому многомерному образованию применяется унифицированная, четко фиксируемая и легко измеряемая мера эффективности — получаемая прибыль, что предотвращает выполнение псевдоработы и возникновение элементов плохой бюрократии. При этом прибыль, рассматриваемая как необходимое условие развития бизнеса, не является единственным критерием успеха. Преобладающей целью выступает развитие многомерной организации и ее членов.
Несмотря на многие преимущества многомерной организации, тем не менее, даже с ее помощью бывает трудно создать такую структуру, которая устраивала бы всех членов организации и адекватно мотивировала бы их деятельность. Ряд специалистов считает, что данная проблема более успешно решается, если членам организации предоставляется право участвовать в принятии решений, касающихся их работы.
Лежащее в основе партисипативной инновационной организации участие специалистов всех уровней в менеджменте предполагает:
- участие в принятии решений;
- участие в установлении целей;
- участие в решении проблем.
Степень и формы участия в менеджменте наполняют партисипативность определенным содержанием. Различается три степени участия: выдвижение предложений; выработка альтернативы; выбор окончательного решения.
Выдвижение предложений не требует введения структурных и других изменений в традиционную организацию и может осуществляться менеджером. Такой подход все еще широко применяется в организациях с централизованным менеджментом.
Разработка альтернатив требует уже появления в организации специальных структур, которые могли бы эффективно решать эту задачу. На практике это выражается в создании временных или постоянных комитетов или комиссий, которым поручается выполнить данную работу.
Выбор решения предполагает, что участие в менеджменте осуществляется в форме работы специальных советов научно-технического, технико-экономического и управленческого характера. В состав этих советов входит, как правило, лицо со следующего за уровнем менеджера более низкого уровня иерархии в организации.
Данная структура организации имеет демократический характер: каждое лицо в организации, которое имеет власть над другими, подотчетно их совместному контролю. Это предотвращает произвол по отношению к любому члену организации со стороны любого вышестоящего лица.
Партисипативные инновационные организации имеют и другие важные преимущества. При правильно организованной работе участие в менеджменте повышает качество принимаемых решений. Рассматривается большее количество альтернатив, привносится больше опыта в обсуждение, богаче становится оценка внешней среды. Участие развивает творческое отношение к работе, рождает больше идей, обогащает работу в целом.
Партисипативные инновационные типы структур используются в различного рода организациях независимо от их размера и отраслевой принадлежности. Они, как и многомерные, могут распространяться только на часть или отдельный уровень в организации.
Комбинацией рассмотренных типов инновационных организаций является организация, ориентированная на рынок. По характеру взаимодействия с внешней средой это органический тип организации, быстро адаптирующийся в происходящих вне ее изменениях. По характеру взаимодействия частей внутри организации это развитая дивизиональная или реальная матричная структура, или целевой творческий коллектив. И, наконец, по характеру взаимодействия индивида с организацией это индивидуалистский тип. Принципиальным отличием данного типа организации от других является то, что если в других случаях непосредственно вокруг рынка группировалась только часть организации, то в данном случае речь идет о группировании всех частей организации вокруг рынка или рынков.
Организация проектируется исходя из требований потребителя. В результате этого вместо жесткой иерархии возникают достаточно автономные группы или целевые творческие коллективы (ЦТК). Этим группам (ЦТК) обычно придается статус «центра прибыли».
Сами группы, в которых все отвечают за все, функционируют в рамках закрепленного за ними процесса (вида деятельности).
Внедрение элементов рыночного проектирования следует вести по отдельным частям организации и учитывать внутренние особенности. При изменениях внимание должно быть сфокусировано на развитии организационной культуры по следующим направлениям: группы, риск, доверие. Менеджмент в своем развитии также должен ориентироваться на введение групповой формы организации работы. Фокусом кадровых перестановок должны стать межфункциональные перемещения. Параллельно внедрена новая система планирования, контроля, мотивирования и оценки работы. Завершается переход к рыночной структуре развитием информационной системы с общим банком данных и свободным доступом к нему каждого специалиста.
При этом следует учитывать, что все рассмотренные типы инновационных организаций осуществляют свою производственно-финансовую деятельность в рамках определенных организационно-правовых форм: акционерные общества открытого (закрытого) типа, общества с ограниченной ответственностью, общества с дополнительной ответственностью, различные товарищества. Это накладывает свои особенности на принятие управленческих решений о выполнении крупных и сложных инновационных программ.
Обоснованный выбор организационно-правовой формы инновационной организации позволяет создать высокоэффективный экономический механизм менеджмента с ее деятельностью (исследования, проектирование, производство, сбыт, продажи) на основе благоприятных условий формирования и использования финансовых, кадровых и материально-технических ресурсов.
Функциональная организационная структура
Для управления подразделениями, занимающимися полным комплексом работ по технической эксплуатации сложного объекта руководитель должен иметь знания и навыки в разносторонних областях науки и техники. Но подобрать руководителя, который отлично знает устройство, принципы работы и теорию наладки многочисленных сложных инженерных систем, работу конструктивных схем современных зданий крайне сложно. Поэтому часто отдают предпочтение функциональной структуре управления, при которой эксплуатацию объекта выполняют несколько узкоспециализированных подразделений.
Функциональная структура основана на принципе специализации организационных под структур по функциональным признакам (производство профилактических и ремонтных работ, НИОКР, маркетинг, снабжение и др., т.е. однородных видов деятельности). Каждая специализированная функциональная под структура подчиняется соответственно лицу Высшего руководства, ответственному за это направление деятельности. Каждому вышестоящему руководителю делегируются полномочия в границах выполняемой функции. Выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов. Специалисты одного профиля объединяются в структурные подразделения системы управления и принимают решения, которые обязательны для производственных подразделений. Таким образом, наряду с линейной действует и функциональная организация. Исполнители находятся в двойном подчинении. Так, рабочий обязан выполнять одновременно указания своего линейной начальника и функционального специалиста.
Таким образом, функциональная организационная структура управления состоит из нескольких специализированных линейных структур подчиненных первому лицу компании. При этом выполнение указаний функциональных органов (отделов планирования, учета, обслуживания производства и т. д.) в пределах их компетенции обязательно для линейных подразделений.
При функциональной структуре управления линейный руководитель имеет возможность больше заниматься вопросами оперативного управления, так как функциональные специалисты высвобождают его от решения специальных вопросов. Но команды управления поступают от многих функциональных служб в одно производственное подразделение или к одному исполнителю, и поэтому возникает проблема взаимного согласования этих команд, что создает определенные трудности. Кроме того, снижается ответственность исполнителей за выполнение своих обязанностей, поскольку ответственность за эксплуатацию объекта фактически возлагается на многих исполнителей.
Поэтому область применения функциональной структуры управления ограничена малыми и средними службами эксплуатации предприятия с большим количеством специализированных работ.
Линейная организационная структура
Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб ("шахта"), пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.
Преимущества линейной структуры:
• четкая система взаимных связей функций и подразделений;
• четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.
Недостатки линейной структуры:
• отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;
• тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
• малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;
• тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;
• большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
• перегрузка управленцев верхнего уровня;
• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.
Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.
Анализ организационной структуры
Анализ организационной структуры управления. Последовательность анализа организационной структуры управления заключается в следующем.
1. Графическое моделирование организационной структуры управления;
2. Выявление первичных количественных характеристик: количество уровней управления, численность, номенклатура должностей, количество структурных единиц;
3. Определение некоторых количественных оценок;
4. Определение качественных характеристик с использованием экспертных оценок;
5. Оценка соответствия организационной структуры управления системе целей, технологии, размерам предприятия, состоянию внешней среды.
Графическое моделирование. С помощью этого метода система изображается как совокупность элементов и взаимосвязей между ними.
Применение относительных и средних величин. При диагностике организационной структуры активно используется выявление таких величин, их простые средние арифметические, средние взвешенные, средние гармонические, геометрические и квадратические. Главным требованием применения средних величин является качественная однородность совокупности данных, для которых они исчисляются. Важным средством для этого является группировка.
Группировка. Метод основан на отборе явлений и процессов (а также их обусловливающих причин и факторов) по определенным признакам и предполагает их классификацию. Множество единиц объекта наблюдения расчленяется на однородные группы по основаниям группировки, которые могут быть качественными или количественными. Примером группировки по качественному признаку является разделение всех организаций в зависимости от их организационных структур — функциональные или проектно-матричные. Разделение по количественному основанию можно проиллюстрировать группировкой организаций (независимо от их вида) в соответствии со среднегодовым оборотом.
Сравнение. Это наиболее распространенный способ конкретного анализа, связанный с сопоставлением однородных величин для выявления существующего между ними различия (сравнение показателей оргструктуры исследуемой организации с лучшими в соответствующей отрасли).
Метод цепных подстановок. Этот метод позволяет выявить влияние отдельных факторов на конечную величину показателя при условии, что связь между ними имеет выраженный функциональный характер.
Корреляционно-регрессионный анализ. Этот метод служит для определения тесноты и конкретного вида связи между показателями, не находящимися в функциональной зависимости.
Применение аналогий. Метод основан на использовании принципа сходства между отдельными объектами. Исходным пунктом является аксиома: если предметы сходны в одних определенных признаках, то они могут быть сходны и в других. Упрощенный пример такого силлогизма: если торговая организация с оборотом более 50 тыс. долларов процветает, применяя функционально-продуктовую матричную структуру, то другая организация с тем же оборотом, меняя свою функциональную структуру на матричную, ожидает не меньшего процветания.
Экспертные оценки. Этот метод применяется, как правило, в тех случаях, когда оценка или анализ не могут быть выполнены на основе точных расчетов или когда выполнение подобных расчетов нецелесообразно в связи с низкой эффективностью. Существуют ситуации, когда простое распространение прежнего или иного опыта, ранее существовавших закономерностей неприемлемо. Именно этим отличается современная ситуация практически повсюду в мире.
Специальные методы диагностики. К ним можно отнести достаточно сложные и выходящие за рамки настоящей книги методы математического, имитационного и других видов моделирования.
Графическое моделирование организационных структур управления. Моделью организационной структуры управления называется символическое изображение и/или текстовое описание реально существующих, существенно значимых для исследования составляющих частей сложившейся организационной структуры предприятия, их взаимосвязи, а также их качественные и количественные характеристики.
Обычно организационная структура моделируется в виде иерархического графа, элементы которого изображают структурные единицы (службы, отделы, секторы, департаменты, сотрудников и прочее), а соединяющие их дуги изображают отношения подчиненности одних подразделений другим. Такой иерархический граф может изображаться с определенными дополнениями и надстройками. Но при всей красоте и наглядности таких изображений они часто заслоняют ответ на вопрос, который в первую очередь должна решить организационная структура: кто кому подчиняется? Для более четкого представления организационной структуры следует придерживаться нескольких правил.
1. Структурные единицы, стоящие на одном уровне подчиненности, также должны быть графически изображены на одном уровне.
2. Декомпозиция оргструктуры по различным звеньям должна быть одинаковой. Если один отдел разбит на исполнителей, то и все отделы должны быть также разбиты на исполнителей либо в первом отделе исполнители не должны быть показаны.
3. Различные звенья управления не должны смешиваться. В вертикали, посвященной финансовой службе, представители маркетинговой службы не должны появляться.
4. При введении отношений иных, нежели отношения административной подчиненности (например, подчиненность по функции или подчиненность по проекту), изображающие их линии или символы должны быть расшифрованы и описаны. Таких видов отношений, включая отношения подчиненности, должно быть не больше трех.
Выявление первичных количественных характеристик организационных структур управления.
1. Общее количество уровней управления.
2. Количество уровней управления различных подразделений организации, разность между максимальным и минимальным количеством уровней управления, среднее по подразделениям количество уровней управления.
3. Существующая средняя норма управляемости (среднее количество подчиненных у одного руководителя).
4. Количество подразделений с указанием их территориальной распределенности.
5. Численность работников управления и другие.
Анализ соответствия организационной структуры целям организации проводится с помощью матрицы распределения ответственности. Выявляются:
• цели, которые не имеют организационного обеспечения (нет ответственных) или имеют
• недостаточное обеспечение (не хватает исполнителей);
• цели, имеющие нечеткую систему ответственности, - ответственный исполнитель должен быть
• только один;
• цели, не имеющие системы контроля их достижения или нечеткую систему контроля,— субъект
• контроля должен быть выше по уровням управления, нежели объект контроля, и находиться в том же звене;
• цели, которые закреплены за несоответствующими по специализации структурными подразделениями. Например, финансовые цели закреплены за руководителями производственных подразделений.
Характеристика организационной структуры
После того как планы разработаны их нужно реализовать. Реализация осуществляется с использованием методов функции организации.
Организация как функция менеджмента – это процесс распределения задач между подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними.
Функция организации включает в себя 3 основных действия организационного процесса:
1)создание организационной структуры;
2)делегирование полномочий;
3)организация взаимодействия для достижения результатов.
Организационная структура – это состав, взаимосвязь и соподчинённость самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей. Организационная структура оказывает значительное влияние на деятельность организации.
Значение организационной структуры:
1)она обеспечивает координацию всех функций менеджмента;
2) организационная структура определяет права и обязанности на всех уровнях управления;
3)она определяет организационное поведение сотрудников организации (стиль руководства, качество труда);
4)от неё зависит выживание и процветание организации.
В организационной структуре выделяют 4 элемента:
1)звенья управления – отделы, службы, бюро, должностные лица, каждое звено выполняет заданную, конкретную функцию управления, звенья связаны между собой;
2) связи или отношения;
3)уровни управления – совокупность звеньев управления, которые занимают определённую ступень в иерархии управления;
4)полномочия – это пределы прав в рамках которых данное лицо может действовать самостоятельно.
Выделяют полномочия линейного персонала, штабного персонала и функциональные полномочия. Линейные полномочия дают право решать вопросы организации, подразделений и давать распоряжения, которые обязательны для выполнения всеми организациями. Штабные полномочия дают право планировать, рекомендовать, но не приказывать. Функциональные полномочия – это полномочия по решению определённого типа проблем (снабжение, реклама).
В практике управления используются 2 системы распределения полномочий:
1)разделённые полномочия (основан на принципе единства – ёлочка, при этой системе каждый руководитель предоставляет нижестоящему руководителю всю полноту ответственности и прав и только часть полномочий поглощается);
2)поглощенные полномочия (матрёшка, вышестоящий уровень полностью поглощает права и ответственность нижестоящего, уровни – бригадир, начальник участка, начальник цеха, директор).
Конкретное выражение организационная структура находит в следующих нормативных документах:
1)штатное расписание (разрешается и утверждается основным руководителем, указываются все структурные подразделения);
2)схема организационной структуры (утверждается ежегодно);
3)положение об отделах (указываются цели, задачи, функции);
4)должностная инструкция разрабатывается для отдельных отраслей.
Изменение организационной структуры
Одним из достаточно распространенных стратегических изменений является изменение организационной структуры. Уже подчеркивалось, что организационная структура, как она рассматривается в стратегическом управлении, не является чем-то существующим самостоятельно, независимо от стратегии и целей организации. Для стратегического управления организационная структура является одним из важных средств обеспечения реализации стратегии. В связи с этим и ее оценка, и ее выбор в процессе выполнения стратегии обусловлены в первую очередь тем, способствует ли организационная структура достижению целей организации. Поэтому процесс ее выбора или изменения строится по следующей схеме:
• уясняется, какие из задач и функций, выполняемых в организации, имеют критическое значение для осуществления стратегии и насколько эти задачи и функции для своего воплощения требуют нового и специфического подхода;
• устанавливается связь между выделенными стратегическими задачами и функциями и рутинными функциями, выполняемыми в организации. При этом задача состоит не в том, чтобы установить связи между подразделениями, а в том, чтобы установить связи между отдельными частями стратегии;
• формируются структурные единицы организации, в основе которых лежат стратегически важные задачи и функции;
• определяется степень самостоятельности каждой структурной единицы в принятии решений и уровни в иерархии, на которых происходит принятие решения относительно деятельности структурных единиц бизнеса;
• устанавливаются организационные связи между единицами бизнеса, что предполагает фиксацию их мест в организационной иерархии, определение форм и способов коммуникации руководителей и представителей единиц бизнеса, а также степени и формы участия в выработке общеорганизационной стратегии.
Формирование организационной структуры
Проектирование организационной системы представляет собой процесс создания идеального прообраза будущей организации, в котором особое место отводится формированию организационной структуры. Научно-обоснованный процесс формирования структур использует методы системного подход и требования законов теории организации, которые базируются на соблюдении следующих принципов: - корректная формулировка целей и подцелей проектируемой организации с учетом их актуальности, новизны и возможности практической реализации; - постановка всех управленческих задач, без которых реализация целей окажется невыполнимой; - обоснованное распределение применительно к этим задачам функций, прав и ответственности по вертикали управления - от генерального директора предприятия до исполнителей; - выявление всех необходимых связей и отношений по горизонтам управления с целью координации деятельности всех функциональных звеньев и вспомогательных служб в рамках выполнения общих текущих задач и реализации перспективных производительных программ; - органичное сочетание вертикали и горизонтали управления путем нахождения оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации управления; - соблюдение правил композиции и декомпозиции, сформулированных законами анализа и синтеза, композиции и пропорциональности. При формировании организационной структуры необходимо определить исходную позицию и начальные условия, исходя из принципов: приоритет объекта над субъектом; адаптивности. Для этого нужно оценить влияние внешней среды, отыскать нишу своей будущей деятельности и выявить начальные условия, что выполняется в следующей последовательности.
Первый этап проектирования установление целей организации с учетом состояния внешней среды и потребностей общественного развития, исходя из принципов:
целеполагания, приоритета функций над составом звеньев.
Цель деловой организации базируется на коммерческой идее, поэтому она определяется на основе анализа рынка и соответствующих маркетинговых исследований, в значительной степени выбор зависит от предпочтений и стиля управления руководства. Цель должна быть актуальной, достижимой, реальной, понятной исполнителям, соизмеримой с возможностями и выполняемой в конкретные сроки. При этом социальная ориентация цели должна быть по двум точкам зрения: с позиции запросов потребителя и с позиции устойчивого развития самой организации и удовлетворения социальных потребностей собственного коллектива. Для создания целеустремленной единой организации главная цель декомпозируется на цели-ориентиры в той последовательности, которая наилучшим образом способствует достижению главной цели. После развернутой во времени последовательности целей-ориентиров определяют стратегическую концепцию организации и выбирают общую стратегию, которая значительно влияет на характер необходимой оргструктуры, так например: - стратегия роста с выходом на новые бурно развивающиеся сегменты рынка требует органических структур, децентрализованных; - стратегия обороны, заключающаяся в защите своего сегмента рынка, в условиях стабильного рынка, требует механической, функциональной структуры, ориентированной на единый продукт; - стратегия анализа, предполагающая работу на многих рынках, при наличии многих конкурентов, требует матричной или адхократической структуры.
Следующий этап проектирования – создание организационной структуры, основой для ее разработки служит общая схема функционального взаимодействия предполагаемых подразделений (организационная модель). К принципиальным характеристикам оргструктуры можно отнести принятую систему целей-ориентиров, которые нужно решать, общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их реализацию, принятые принципы специализации подразделений, количество уровней управления, степень централизации и децентрализации, основные формы взаимоотношения с внешней средой, общие требования к экономическому механизму и формам обработки информации, при этом ориентируется на принцип минимума сложности.
На ее базе происходит разработка состава основных подразделений и связей между ними при этом руководствуется принципами: диапазон контроля; охват контролем; пределы автономности; сочетание централизации и децентрализации; взаимосогласованности вертикали и горизонтали; полная координация.
Затем производят регламентацию оргструктуры: разработку количественных характеристик аппарата управления, регламентирующих положений о подразделениях, должностных инструкций и т.п. При этом ориентируется на принципы: единства распорядительства; сбалансироваемости обязанностей прав и ответственности. Затем производят оценку эффективности сформированной структуры организации по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям или по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям.
Использованные в тексте принципы структуризации представляют совокупность концептуальных положений, определяющих правила построения рациональных организационных структур. Руководствоваться ими необходимо: при построении структур новых организаций; при оценке рациональности существующих и проектируемых структур; при коррекции существующих структур; при проведении структурной реорганизации.
1. Целеполагание:
структура должна соответствовать целевой ориентации организации, которая задается миссией и стратегическими целями организации – они предопределяют рациональную структуру. Прежде чем формировать структуру, необходимо установить цели организации, согласовать с нею подцели ее звеньев, т.к. цель предопределяет способы ее достижения и необходимые действия.
2. Приоритет функций над составом звеньев:
достижение установленных целей предполагает осуществление организацией определенных функций, видов деятельности, которые должны обеспечиваться соответствующей структурой: ее конфигурацией, наличием соответствующих звеньев и определенных связей между ними, рациональным закреплением конкретных подразделений за каждой функцией. Приоритетная цепочка: цель – функции – структура.
3. Приоритет объекта над субъектом:
структура определяет жизнедеятельность организации при существующих объективных внешних и внутренних условиях и при различном состоянии субъективных факторов: если объективные требования к формированию рациональной структуры и субъективные ориентации коллектива и отдельных работников соответствуют друг другу, то оптимальное функционирование организации обеспечено.
4. Адаптивность:
только адаптивная структура, способная приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды, может обеспечить способность организации к сохранению своего равновесия, к выживанию в условиях неожиданных и существенных изменений. Это достигается гибкостью структуры, способностью организации к саморегуляции деятельности.
5. Полная координация:
предполагает обеспечение согласованности различных функциональных структур: четкая система координационных связей между центром и периферией; эффективная межблоковая координация; четкая взаимная координация структурных подразделений различных уровней. Система координации должна быть единой для всей организации, что обеспечивается через общий центр.
6. Минимум сложности:
чем проще структура, тем легче в ней достичь полной структурной скоординированности всех структурных звеньев и связей, что достигается:
• обеспечением компактности структуры;
• установлением четкой целевой ориентированности структуры и ее отдельных звеньев;
• сокращением промежуточных звеньев в общей схеме связей;
• уменьшением дублирования функций, звеньев, должностных обязанностей и каналов связи.
7. Пределы автономности:
каждый структурный элемент должен обладать определенной автономностью, которая, с одной стороны, позволяет ему функционировать как самостоятельной целостной микроструктуре, с другой, - не должна допускать нарушения целостности и единства организации. Пределы автономности устанавливаются на основе критерия тесноты связи: теснота взаимной внутренней связи компонентов подразделений должна быть выше, чем теснота их связи с другими подразделениями организации (иначе подразделение не будет автономным), но теснота связи подразделения с другими подразделениями должна быть значительно выше, чем с другими перерастает организациями (иначе автономность перерастает в отделенность).
8. Сочетание централизации и децентрализации: централизация и децентрализация находятся в единстве и взаимодополняют друг друга: в рациональных структурах должен быть установлен оптимальный уровень централизации, позволяющий обеспечивать эффективное функционирование организации и наиболее полную реализацию ее целей в данный конкретных условиях, и децентрализации, способствующей структурной гибкости, развитию адаптивных возможностей системы, что позволяет быстро и оперативно реагировать на различные и неожиданные ситуации уже на уровне отдельных звеньев. Это достигается за счет оптимального перераспределения функций между подразделениями и уровнями управления (прав принятия решений и распоряжения ресурсами).
9. Взаимосогласованность вертикали и горизонтали: в рациональных структурах строения и функционирование сетей вертикальных и горизонтальных связей должно быть тесно согласовано, что обеспечивается по следующим направлениям: • распределение функций между сетями вертикальных и горизонтальных связей; • взаимодополнение функций, осуществляемых вертикальными и горизонтальными связями; • совместная реализация функций; • взаимное дублирование связей. Организационная структура управления должна быть построена на взаимном согласовании деятельности вертикально и горизонтально расположенных звеньев.
10. Единство распорядительства: рациональная структура – это структура, в которой установлена четкая персональная закрепленность полномочий распорядительства по каждому конкретному вопросу на каждом уровне и по отношению к каждому объекту управления (подразделению или работнику), за конкретным руководителем:
• за непосредственными руководителями в рамках общей субординации – полномочия по наиболее широкому кругу вопросов;
• за вышестоящими руководителями – полномочия, которые не делегированы ими на нижестоящие уровни;
• за руководителями функциональных подразделений – полномочия в рамках соответствующих функций и в пределах, установленных вышестоящим руководителем. • в значительной степени это обеспечивается иерархическими структурами: один руководитель на всех уровнях управления для исполнителей и подразделений нижестоящих уровней.
11. Диапазон контроля: рациональная структура – это структура, в которой установлен оптимальный диапазон контроля. Он должен быть достаточно широк, чтобы обеспечить управляемость и скоординированность функционирования организации. Но он не должен быть чрезмерен, чтобы не нарушать автономности подразделений, не подавлять активность и адаптивные способности членов организации. Для конкретной организации в конкретной ситуации существует свой оптимальный диапазон контроля, он определяется:
• целями и задачами, стоящими перед организацией и ее членами: диапазон контроля тем шире, чем труднодостижимее цели, сложен и ответственнее задачи, чем больше разрыв между целями организации и целями ее членов;
• состоянием внешней среды организации: диапазон контроля должен быть тем шире, чем агрессивнее и враждебнее среда, чем большую угрозу она создает для существования организации;
• внутренним потенциалом организации: диапазон контроля должен быть тем шире, чем меньше потенциал организации соответствует стоящим перед ней задачам;
• особенностями строения структуры: диапазон контроля должен быть тем шире, чем слабее периферийные связи и чем выше уровень централизации.
12. Сбалансированность обязанностей: прав и ответственности: предполагает структуру, в которой каждый руководитель на своем уровне имеет наряду с обязанностями соответствующие права (и необходимые ресурсы), иначе он не может нести за их осуществление персональную ответственность.
13. Охват контролем: предполагает структуру с учетом (норм) управляемости руководимого звена – нельзя превышать численность подчиненных звеньев (или работников), иначе снижается качество управления.
Совершенствование организационной структуры
Особенности системы управления промышленными организациями на современном этапе тесно связаны с изменением стратегических ориентиров в их деятельности. Основными экономическими целями предприятия в рыночных условиях являются повышение эффективности производства, максимизация прибыли, завоевание новых рынков и удовлетворение потребностей коллектива. Вместе с тем возрастает влияние фактора организации. Это означает, что уровень компетентности, который на первых этапах рыночных преобразований обеспечил успех «командам» — лидерам «национального чемпионата», будет совершенно недостаточным для участия на равных в «мировом первенстве». Корпоративной России необходимо ликвидировать разрывы по всем компонентам технологической компетентности, рассмотренным выше. Однако решающее значение при этом имеет преодоление отставания по ключевой компоненте — методам организации и управления.
В российской корпоративной практике в настоящее время наиболее распространенной является организационная форма, которую авторитетный исследователь менеджмента Г. Минтцберг называет «механистической бюрократией», Механистическая бюрократия обеспечивает эффективность за счет глубокой специализации и стандартизации, унифицирует процессы в производстве и управлении (инструкции), их темп и ритм (графики, планы), потребление ресурсов (нормы, лимиты), а также поведение работников (организационные регламенты, политики). Важно то, что исполнители, осуществляющие производство, отстранены от участия в разработке этих стандартов. Они создаются профессионалами, специалистами соответствующих служб.
Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что формирование организационных структур управления важно для адаптации хозяйствующих субъектов к действиям конкурентов и внешней среды в целом. Конкурентные условия хозяйствования предполагают широкое использование принципов и методов проектирования организации управления на основе системного подхода. В процессе управления происходит делегирование прав и обязанностей для организации, независимо от их ранга. Однако, хотя смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается руководством высшего звена. Руководители низового и среднего звеньев лишь помогают ему, предоставляя необходимую информацию, а в более
предложений по совершенствованию организационной структуры ОАО.
Предметом исследования являются организационные структуры управления предприятием, разновидности, принципы построения, критерии выбора.
Объектом являются процессы и явления происходящие в ОАО.
Для достижения поставленной цели в дипломной работе были рассмотрены следующие задачи:
- исследовать теоретические основы построения организаций;
- дать характеристику типов организационных структур;
- дать общую характеристику хозяйственной деятельности организации;
- исследовать организационную структуру управления, её особенности;
- разработать предложения по повышению эффективности;
- организационной структуры предприятия.
В ресторане за один столом сидела две мамы и столько-же дочерей. Официант подал к столу три кофе, и при этом всем досталось по чашке. Как это возможно?
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
