Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия или структурного подразделения, т. е. положение является документом, регламентирующим все виды деятельности каждого структурного подразделения и всего учреждения (организации) в целом. С 90-х гг. государственные, частные, муниципальные организации, общественные объединения для закрепления (и последующей регистрации) правил образования, управления, видов деятельности всей организации чаще пользуются таким документом, как устав. Однако положение остается важнейшим документом для закрепления задач и функций отдельных структурных подразделений. Роль положения состоит в создании взаимодействия всех структурных подразделений, исключении дублирования в их работе.
Известно, что структура, функции, задачи структурного подразделения (службы, управления, отдела) закрепляются целым рядом внутренних организационных документов, разрабатываемых для этих целей: положением, регламентом, инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка (положением о персонале), структурой и штатной численностью, штатным расписанием, приказами о распределении обязанностей. Среди перечисленных документов наиболее важными, с точки зрения нормативного установления правового статуса и объемов деятельности, являются положения и должностные инструкции. Они входят в категорию нормативных актов длительного действия и предназначены для регламентации всех сторон и направлений деятельности структурных подразделений (или должностных лиц). Система (комплекс) положений о структурных подразделениях организации обеспечивает их взаимодействие, определяет компетенцию, закрепляет функции.
Кадровая служба, как правило, создается как самостоятельное структурное подразделение. Самостоятельным традиционно считается структурное подразделение, которое подчиняется руководителю организации (предприятия) или его заместителю. В небольших организациях с численностью персонала около 300 чел. функции кадровой службы осуществляет обычно специально выделенный сотрудник (инспектор, менеджер). При небольшой штатной численности возможно выполнение функций кадровой службы бухгалтером, секретарем, непосредственно руководителем, т. е. их совмещение с другими обязанностями.
Из всех рассмотренных организационных форм разработка положения является обязательной в тех случаях, когда кадровая служба создана как структурное подразделение.
Разработка нормативных и организационных документов – достаточно сложная и ответственная задача. При этом важнейшее значение имеет соблюдение в них общепринятых юридических норм, установленных требований к структуре, тексту и оформлению.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Можно назвать несколько источников, которые помогут решить перечисленные задачи.
Основополагающими документами при разработке положений являются действующее законодательство и современные государственные нормативно-методические документы, например ГОСТ Р 6.30-97. УСД УСОРД. Основные требования к оформлению документов. Другим источником являются типовые положения, однако следует помнить, что они не могут заменить индивидуальное, так как содержат, как правило, типовой набор функций кадровой службы. В конкретных условиях деятельности той или иной организации могут существовать важные отличия и в структуре, и в правах, и в обязанностях службы.
Индивидуальные положения разрабатывают, прежде всего, для закрепления определенных задач и функций кадровой службы исходя из особенностей документирования трудовых отношений, специфики деятельности организации, состава работающих. При разработке положения, кроме перечисленных, обычно используют также документы, определяющие деятельность и структуру конкретной организации, прежде всего устав и учредительный договор. В этих документах установлены основные положения управления: внутренняя организационная структура, распределение функций и обязанностей руководителей.
Требования к оформлению положения совпадают с обычными правилами оформления организационно-распорядительных документов, так как этот документ унифицирован. Положение в заголовочной части должно содержать те же реквизиты, которые размещают на бланках, используемых для подготовки внутренних документов организации: наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Заголовок к тексту (как и в других управленческих документах) согласуется в падеже с наименованием документа. Например: Положение (о чем?) об отделе кадров. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Его оформление должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97. УСД. УСОРД.
В положении о кадровой службе закрепляют статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению документа: “Общие положения”, “Основные задачи”, “Функции”, “Руководство”, “Права и обязанности”, “Структура”, “Взаимоотношения. Связи”. Текст каждого раздела излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами.
Разрабатывает положение о службе ее руководитель, он же подписывает этот документ. Утверждает положение руководитель организации.
Раздел “Общие положения” начинают с пункта, устанавливающего точное название кадровой службы (управление, отдел и др.), ее место в организационной структуре, степень самостоятельности, должность руководителя, которому она подчиняется, порядок определения численности и штата службы. В этом разделе закрепляется порядок определения численного состава работников отдела кадров, его штатного расписания.
Отдельным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба руководствуется в своей работе. Принято перечислять сначала действующие государственные правовые и нормативно-методические документы, затем отраслевые, затем внутренние организационные и распорядительные документы самой организации.
Отдел кадров в своей деятельности руководствуется действующими законодательными актами Российской Федерации о труде, нормативными и нормативно-методическими актами Правительства РФ, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), государственными стандартами, разработками Росархива, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, уставом и иными организационными документами организации, приказами и указаниями ее руководителя, инструкцией по документированию кадровой деятельности, правилами внутреннего трудового распорядка и настоящим положением.
В раздел “Общие положения” можно включить дополнительные пункты, например о праве доступа к документам кадровой службы (помимо ее сотрудников) высших должностных лиц организации, их конкретном составе (председатель совета директоров, президент, генеральный директор, исполнительный директор, руководитель службы безопасности и др.). Заключительный пункт устанавливает наличие печати, ее описание, условия хранения и назначение.
В разделе “Основные задачи” важно сформулировать задачи, стоящие перед конкретной службой. Деятельность кадровых служб в нашей стране часто сводится к оформлению движения и учета личного состава организации. Работой с персоналом, его обучением, повышением профессиональных и квалификационных характеристик, оптимизацией использования трудовых ресурсов кадровые службы занимаются в незначительном объеме.
Примером этому является такой вид деятельности, как аттестация работников, которая должна быть направлена на рациональную расстановку кадров по участкам, звеньям, рабочим местам. На практике участие кадровых служб в аттестации работников организации сводится к составлению графиков и планов проведения аттестации, а затем оформлению результатов заседаний аттестационных комиссий. Таким образом, это скорее документирование, т. е. технические, а не творческие функции. Поэтому, формулируя цели деятельности кадровой службы, следует исходить из ее реальной деятельности в организации. Если кадровая служба создается как структура по управлению персоналом и должна решать, помимо технических, аналитические вопросы, связанные с формированием и оптимальным использованием рабочей силы, общая цель в положении о кадровой службе может быть изложена, например, в следующем виде:
Целью деятельности отдела кадров являются формирование кадрового состава, подбор, учет, расстановка, профессиональная адаптация и организация повышения квалификации работников организации.
Однако такая формулировка цели деятельности кадровой службы предполагает закрепление в положении наряду с традиционными других маркетинговых функций:
- текущее и перспективное планирование потребности организации в рабочей силе;
- прогнозирование рынка рабочей силы;
- руководство профессиональным продвижением личного состава;
- определение эффективности персонала;
- анализ деловых и профессиональных качеств работников организации.
Раздел “Функции” содержит всестороннюю характеристику деятельности службы. Их описание должно быть грамматически и стилистически четким (не допускающим двоякого толкования или искажения смысла) и охватывать все функции, выполняемые кадровой службой. Состав функций кадровой службы должен разрабатываться исходя из общих задач, т. е. этот раздел положения основывается на втором разделе, увязывается с ним по содержанию.
При наличии в службе структурных подразделений в раздел “Функции” вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы. При этом необходимо тщательно продумать разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования, не допустить “утраты” или пропуска какой-то из функций. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.
В состав типовых функций кадровой службы, как минимум, входит:
- разработка, оформление, обеспечение использования и хранения штатного расписания организации;
- документирование оформления приема, увольнения, перевода, перемещения, командирования работников, предоставления им отпусков в соответствии с трудовым законодательством;
- ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, внесение в них новых данных, характеризующих работника, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов;
- прием, хранение, заполнение, выдача трудовых книжек в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек. Своевременное внесение в трудовые книжки записей о переводах, перемещениях, поощрениях и др.;
- ведение учета работающих в организации военнообязанных, составление отчетов в соответствии с действующими нормативными актами;
- ведение учета работников пенсионного и предпенсионного возраста, оформление пенсий работникам по их заявлениям;
- выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации;
- организация табельного учета.
Однако и из этого состава функций некоторые могут быть исключены: штатное расписание может составлять, например, планово-финансовый отдел; ряд организаций может не вести личные дела на своих сотрудников и т. д.
В разделе “Права и обязанности” кадровая служба наделяется правами, необходимыми для осуществления возложенных на нее задач и функций:
- представительствовать в федеральных (региональных, городских) организациях по вопросам, относящимся к компетенции службы;
- давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров;
- вносить руководству организации предложения по совершенствованию работы с кадрами;
- ходатайствовать перед руководством организации о поощрении отличившихся сотрудников и наказании нарушителей трудовой дисциплины;
- участвовать в работе кадровой комиссии организации, получать от структурных подразделений информацию по поводу рассмотрения заявлений работников, направленных в кадровую комиссию организации;
- получать от структурных подразделений организации документы, необходимые для оформления приема, а также для высвобождения работников при увольнении по инициативе администрации;
- удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам организации.
Отдельными пунктами в этом разделе устанавливаются обязанности кадровой службы. Этот раздел не стоит смешивать с разделом “Функции”, где перечисляются виды работ, выполняемых кадровой службой для реализации своих основных задач. Обязанности – это официальные действия, возложенные на службу кадров и безусловные к выполнению. В их числе могут быть:
- сохранение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах сотрудников организации, документах кадровой службы;
- выполнение указаний и поручений руководства организации и др.
В разделе “Руководство” устанавливаются наименование должности руководителя кадровой службы (начальник, заведующий, управляющий), осуществляющего непосредственное (административное) руководство деятельностью сотрудников отдела; порядок его назначения и освобождения от должности; требования к профессиональной подготовке, квалификации и стажу работы. Отдельным пунктом закрепляется наличие заместителя, а если он не предусмотрен штатным расписанием, то устанавливается должность лица, замещающего руководителя службы в период временного отсутствия (болезни, отпуска).
Должностные обязанности руководителя службы не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в разделе “Руководство” закрепляются обязанности, права и ответственность руководителя кадровой службы.
Для достижения большей информационной емкости документа и соблюдения логической последовательности изложения текста в разделе можно выделить следующие подразделы:
- На руководителя службы возлагается – перечисление обязанностей;
- Руководитель службы имеет право – закрепляемые права;
- Руководитель службы несет ответственность за – позиции, по которым устанавливается личная ответственность руководителя за выполнение возложенных на подразделение задач.
В числе обязанностей руководителя отражаются те виды деятельности, которые он выполняет для организации повседневной работы кадровой службы и выполнения ее задач и функций. В этот подраздел обычно вносят функции координации деятельности службы, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, ее распределение, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы.
К типовым обязанностям руководителя относят обычно следующие:
- организация деятельности отдела кадров, руководство сотрудниками отдела, распределение обязанностей между ними;
- составление (участие) штатного расписания организации;
- организация работы по укомплектованию организации работниками требуемых профессий, специальностей и квалификации;
- участие в решении вопросов о высвобождении работников при проведении реорганизации структурных подразделений, изменении штата и численности работников;
- анализ причин текучести кадров и нарушений трудовой дисциплины;
- визирование проектов приказов по приему, увольнению, переводу, перемещению работников организации, их командированию и предоставлению им отпусков;
- обеспечение учета личного состава работников организации в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
- обеспечение приема, хранения, заполнения и выдачи трудовых книжек в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек;
- организация учета рабочего времени сотрудников кадровой службы.
Для разграничения прав службы и ее руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя службы. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения в пределах своей компетенции, визировать документы, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников кадровой службы (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания, определять обязанности и права работников кадровой службы, разрабатывать должностные инструкции, регламенты, положение о персонале и другие нормативные документы по вопросам, входящим в компетенцию службы, и т. д.
Ответственность руководителя кадровой службы устанавливается за выполнение в полном объеме предусмотренных положением задач и функций, обеспечение установленного порядка оформления документов и сохранность документов по личному составу. Кроме того, руководитель службы отвечает за организацию ее работы, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка и дисциплины, обеспечение необходимых условий труда работников.
Раздел “Структура” включает в себя описание внутренней структуры службы: перечисление внутренних звеньев или подразделений службы. Если служба не имеет структурных подразделений, то выделенные участки перечисляются в первом разделе. Этот раздел устанавливает не порядок подчиненности, а распределение общих функций по отдельным звеньям или участкам. Если в кадровой службе отсутствует внутренняя структура, то в разделе “Общие положения” вторым пунктом определяется численный состав ее работников, а раздел “Структура” в положение не включают.
Раздел “Ответственность” или выделяется в самостоятельный, или включается в раздел “Руководство” – содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и т. д.
Раздел “Взаимоотношения. Связи” должен отражать наличие и характер взаимосвязей кадровой службы с другими структурными подразделениями, возникающих в ходе выполнения ее задач и функций, их взаимные обязательства. Как правило, в этом разделе фиксируется характер отношений с функциональными структурными подразделениями.
Так, кадровые службы, как правило, взаимодействуют:
- со всеми структурными подразделениями – по кадровым вопросам;
- юрисконсультом (юридической службой) организации – по вопросам информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения разрабатываемых кадровых документов;
- хозяйственным управлением – по вопросам обеспечения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями и оборудованием;
- техническим отделом – по вопросам обеспечения службы организационной и вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.
Помимо тесных связей внутри организации, кадровые службы имеют контакты с территориальными организациями и учреждениями:
- городскими (региональными, областными и др.) военкоматами – по вопросам учета военнообязанных;
- отделами социального обеспечения – по вопросу оформления пенсий;
- территориальными службами занятости – по подбору кадров;
- миграционными службами – по приему на работу иностранных работников.
Раздел может также содержать характеристику состава документов, разрабатываемых службой совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, поступающих в кадровую службу, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений.
Например, взаимосвязи со структурными подразделениями можно записать следующим образом:
Служба получает: докладные записки по вопросам наличия кадров и вакансий; представления на повышение и материальное стимулирование; командировок сотрудников организации.
Служба предоставляет: сведения о нарушителях трудовой дисциплины, внутреннего трудового распорядка; копии приказов по приему, увольнению, перемещению, командированию, наложению взысканий, предоставлении отпусков.
Раздел может быть дополнен порядком урегулирования разногласий, возникающих в работе между структурными подразделениями, перечислением видов деятельности, которые кадровая служба проводит по согласованию с другими структурными подразделениями.
Правовое значение положения как организационного документа повышается при включении в него разделов, устанавливающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделения, порядка стимулирования и мер ответственности работников за выполнение возложенных функций, а также сроков действия положения и порядка его пересмотра. Однако эти разделы не относятся к обязательным.
Как уже отмечалось, положение является документом стабильного действия, оно разрабатывается на длительный срок. Положение пересматривается при изменении структуры организации, переподчинении кадровой службы, кардинальных изменениях ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также при внедрении новой технологии обработки и подготовки документов, так как во всех этих случаях происходит перераспределение функций между структурными подразделениями службы или ее работниками. Порядок пересмотра положения может быть введен в документ как последний раздел.
Нормативная база:
- Кодекс законов о труде Российской Федерации;
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
