Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. Связаться с автором
Приветствую Вас дорогие читатели, сегодня я подготовила для вас статью про командировку и все что с ней связано, мы разберем все изменения, которые произошли в 2020 году и произойдут в 2021. Статья получилась большая, поэтому я разбила её на темы для более удобной навигации:
Командировочное удостоверение в 2021 году не действуют, на самом деле отмена произошла пять лет назад, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.
Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.
Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.
Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.
Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок.
Как оформить командировку по шагам:
• Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т-9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.
• Шаг 2. Выдайте суточные.
• Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ.
• Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подтверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).
Отчет по командировке для бухгалтерии должен содержать:
• авансовый отчет;
• документы, подтверждающие расходы на проживание;
• документы, подтверждающие расходы на проезд;
• иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).
В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:
1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.
2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.
3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка.
4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.
Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку, не зависит от должности командируемого лица.
Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Документальное оформление командировки, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.
Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).
Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.
В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.
Для командировки в 2020-2021 году новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.
Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки.
Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.
Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде.
Получив подтверждение командировочных расходов в 2020-2021 годах, бухгалтер сделает такие проводки:
• Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
• Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
• Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
• Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).
Суточные в командировке в 2020-2021 годах
Если работодатель отправляет своего работника в командировку, то он оплачивает ему все командировочные расходы. С этой целью сотруднику платят суточные.
Они включают в себя:
• оплату питания,
• передвижения от гостиницы до места работы,
• ежедневные затраты.
В суточные не входят расходы на проживание и проезд от места работы до места командировки, бензин, если служащий ехал на своем или рабочем транспорте. Эти траты покрываются отдельно.
Компания обязана оплатить суточные:
• за все дни командировки, включая дни проезда,
• за время пребывания на больничном листе,
• за выходные и праздники,
• за возникшие не по вине сотрудника задержки.
Если командировка подразумевает ежедневное возвращение служащего домой, тогда суточные не платятся. Такой вариант случается, если командировка проходит недалеко от основного места работы. Например, фирма в Москве, а работник направлен в область. И он приезжает каждый день обратно.
Сколько суточных выплачивать работнику, зависит от того, как работодатель и командированный договорятся. Закон не содержит конкретных норм этих выплат. Этот процесс регулирует Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ № 749. Но в нем нет лимита по выплатам.
Есть еще п.5 ст.217 НК РФ, которая говорит нам о предельной величине суточных, с которой в 2020-2021 годах не берутся подоходный налог и взносы. Этой же статьей НК установлен минимальный лимит и лимит для госпредприятий. Он равен 100 руб. в сутки.
Так как время в пути входит в число командировочных дней, то при зарубежных поездках пока работник едет по территории РФ, суточные считаются по 700 руб. А после пересечения границы – 2500. Момент пересечения определяется по штампу в паспорте.
Таким образом, компания сама решает, сколько денег в сутки выдать работнику, отправляющемуся в командировку. Важно, чтобы эти цифры были закреплены в локальных актах предприятия. При этом учитывайте, что нельзя платить меньше 100 руб. в день. А с больших суточных придется делать налоговые отчисления и по взносам.
Деньги нужно выплатить заранее, в противном случае у работника есть право отказаться от поездки. Чтобы правильно определить размер выплаты, нужно рассчитать время командировки.
Чтобы рассчитать приблизительную сумму командировочных расходов, требуется установить число дней командировки.
В это число входят:
• Непосредственно рабочие дни, когда физлицо будет выполнять задание фирмы;
• Выходные и праздничные дни;
• Время проезда до места командировки и обратно.
За основу расчета суточных берется время отправления транспорта: самолет, поезд, автобус, машина.
Пользуйтесь следующим принципом:
1. Транспорт пребывает из командировки домой до 00 ч. 00 мин., следующий день уже не считается;
2. Транспорт отбыл в командировку после 00 ч. 00 мин., то предыдущие сутки не считаются.
Но если время стоит хотя бы 00.01, то этот день придется включать. Такой принцип закреплен в Постановлении Правительства РФ № 749.
При окончательном расчете бухгалтер учтет также в суточных:
• Дни болезни, если был лист нетрудоспособности;
• Простой и/или форс-мажорные обстоятельства.
На однодневную поездку деньги не выдаются. Исключение – это направление за границу. В этом случае платится 50% от дневной нормы.
При расчете аванса для выдачи работнику, отправляемому за рубеж по делам предприятия, важным показателем является время пересечения границы. Потому что если физлицо какое-то время едет по территории РФ, оно оплачивается по нормам поездки по России.
Норматив, не облагаемым подоходным налогом и страховыми взносами, равен 2500 руб. в день. Если компания предпочла выдать деньги в валюте, то курс берется на момент утверждения командировочного отчета.
Для расчета действуют так же такие правила:
1. Если служащий едет на один день, то ему выдается 50% от заграничных суточных, закрепленных в документах компании;
2. Время пересечения границы берется из штампа в загранпаспорте, поставленным таможенной службой;
3. Если штамп не ставился, потому что работник командировался в одну из стран ЕАЭС, то время берется из проездных документов;
4. Компания может утверждать разный размер суточных. Например, для директорского и рядового состава. Или отдельно для каждой страны и т.д.
Приказ на командировку в 2020-2021 годах
Командировка – это служебная поездка сотрудника в другой населенный пункт. Во время поездки он будет несколько дней жить вне дома за счет фирмы и выполнять поставленные задачи. В этот процесс вовлечен не только сам работник, то и другие сотрудники компании. Бухгалтеры и кадровики должны составить целый пакет документов, вести учет командировочных дней и делать соответствующие начисления.
Чтобы запустить инфраструктуру командировки и оправдать затраты на нее, требуется письменное распоряжение руководителя компании. Это приказ о направлении работника в командировку. Регламент оформления командировок был упрощен.
В частности, были отменены ранее обязательные документы:
• Командировочное удостоверение,
• Служебное задание,
• Отчет о командировке.
Кроме того, стал необязательным приказ о выдаче подотчетных средств. Теперь основанием для выдачи может быть либо приказ, либо служебная записка работника с разрешительной резолюцией руководителя.
Документы, ставшие необязательными, оформлять не запрещено. Компания может продолжать использовать их в своем документообороте.
Что касается распорядительного документа, то его в числе необязательных документов нет. А значит, приказ о командировке по-прежнему является обязательным документом.
Ранее в альбоме унифицированных документов были две формы:
• Т-9 – приказ о направлении в командировку одного работника,
• Т-9а – приказ о направлении в командировку группы работников.
Использование этих бланков являлось обязательным. В 2020-2021 годах не требуется составлять приказ или распоряжение именно на этих бланках. Компания может разработать и утвердить свою собственную форму. Приказ можно оформить на бланке организации или даже простом листе.
Главное, чтобы он содержал все необходимые данные:
• Название документа, его номер и дата составления,
• ФИО работника, отправленного в поездку,
• Должность и подразделение командированного сотрудника,
• Пункт назначения,
• Срок поездки – количество календарных дней,
• Даты начала и окончания поездки,
• Цель поездки,
• Источник финансирования,
• Название и реквизиты документа-основания,
• Подписи руководителя и работника.
Приведенный перечень показывает, что формы Т-9 и Т-9а как раз содержат набор всех необходимых реквизитов. Кадровику остается только правильно заполнить, а к самому бланку у проверяющих точно не возникнет претензий.
Если все же вас не устраивают унифицированные бланки, разработайте свой в таком порядке:
• Возьмите один из унифицированных бланков,
• Внесите недостающие реквизиты,
• Удалите лишние поля,
• По необходимости сделайте перегруппировку, расширьте или уменьшите поля.
Главное – не удалите обязательные реквизиты, перечисленные в законе о бухучете. В итоге вы с минимальными усилиями и рисками получите бланк, модифицированный под ваши потребности.
Бланк Т-9а содержит такой же набор реквизитов. Но им можно одновременно направить в поездку двоих или троих работников. Причем командировка не обязательно должна быть совместной. Сотрудники могут направляться в разные населенные пункты, и даты отправки и прибытия тоже могут отличаться.
Оформление командировок в 2020-2021 годах
Закрепите в положении о командировках порядок его оформления. Пропишите в нем сроки поездки, правила учета расходов, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.
Чтобы направить работника в служебную поездку, нужно решение директора. Оформить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку вы можете в виде приказа. Документ можете оформить в произвольной форме или использовать унифицированную по форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России № 1). Сделайте это до того, как отправите сотрудника в командировку.
Госучреждения используют бланк авансового отчета по форме ОКУД 0504505.
Командированному сотруднику нужно будет возместить:
• оплату проезда;
• расходы на наем жилья;
• суточные;
• другие расходы, которые сотрудник произведет с разрешения руководителя.
Командировочные расходы возмещайте в том порядке, который вы установили у себя в учреждении коллективным договором или другим локальным актом (ст. 168 ТК РФ).
Подтверждать свои командировочные расходы сотрудник будет также через авансовый отчет. К отчету он должен приложить все документы, которые подтверждают его затраты.
За все время командировки за штатным сотрудником сохраните средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Заплатите его за все дни работы сотрудника по графику, а также за дни, когда он был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ № 749). Выплачивайте средний заработок вместе с зарплатой.
Если работник трудился в командировке в выходные или праздники - оплатите эти дни в двойном размере или предоставьте дополнительный выходной.
Дни отсутствия командированного специалиста нужно отметить в табеле по учету отработанного времени. При этом используется код «К» или «06». Если работник в течение командировки трудился в выходные или праздничные дни, проставляется код «03» или «РВ» (Письмо Минтруда № 14-2-291).
Форму табеля работодатель может разработать самостоятельно или использовать унифицированный бланк. Типовой документ Т-12 или Т-13 утвержден в Постановлении Госкомстата № 1.
Госучреждения используют табель учета рабочего времени по форма ОКУД 0504421.
Чтобы в 2020-2021 годах списать расходы на командировку также нужно будет составить авансовый отчет. Командированный работник должен представить все подтверждающие расходы документы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России № 3210-У).
К подтверждающим документам относятся:
• Авиабилеты, железнодорожные или автобусные;
• Чеки, квитанции об оплате (проживания, питания, транспорта, товаров, связанных со служебной деятельностью):
• Ваучеры из гостиниц;
• Путевые или маршрутные листы;
• Заправочные талоны.
Окончательный расчет с работником – за отведенное время бухгалтер организации осуществляет расчет с сотрудником. Если по авансовому отчету образуется излишек, физлицо обязано вернуть средства в кассу. Если же расходы превысили полученный аванс, работнику возмещается перерасход. При отражении проводок по командировочным расходам в госучреждениях нужно учитывать требования Постановления Правительства № 729.
Размер суточных командированному сотруднику закрепите приказом руководителя или укажите в коллективном либо трудовом договоре (ч. 4 ст. 168 ТК), но они не могут быть меньше нормы:
• для федеральных учреждений не меньше 100 руб. за каждый день командировки (постановление Правительства № 729),
• для региональных и муниципальных учреждений нормы установлены нормативным актом субъекта РФ или органа местного самоуправления.
Когда будете устанавливать размер суточных, помните о правиле: суммы в пределах норм не облагаются НДФЛ и взносами.
Компенсируйте командированному работнику все время пребывания вне основного места работы. Это время включает и нерабочие дни, и даты отъезда-приезда. Ориентиром служит время в 00ч00мин. – это точка отсчета. Учитывайте так же время проезда до вокзала или аэропорта. Оплатите день полностью, даже если дорога захватила всего несколько минут.
Авансовый отчет оформите в одном экземпляре по утвержденной форме 0504505. Часть отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.
На лицевой стороне отчета подотчетное лицо указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне перечисляет расходы за период поездки, включая суточные, и указывает реквизиты подтверждающих документов (графы 1–6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, сотрудник нумерует в порядке их записи в отчете.
Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого бухгалтер проверяет отчет и принимает к учету расходы, утвержденные руководителем. При этом принятые расходы могут быть меньше фактических затрат сотрудника. Например, если руководитель не утвердил расходы сверх нормативов: проживание в более дорогом номере гостиницы, проезд в вагоне класса «люкс», другие необоснованные траты, которые не соответствуют статусу работника.
Требования налоговой инспекции к авансовому отчету:
1. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем.
2. В кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Иначе нельзя идентифицировать и обосновать расход.
3. Принимать можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.
Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям, то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда № 17-4/1647).
Сотрудник который ездил за границу и получил аванс в валюте, в авансовом отчете (ф. 0504505) дополнительно заполняет графу «в валюте». Все валютные суммы пересчитайте в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи аванса. Если официального курса нет, применяйте кросс-курс соответствующей валюты – его считайте исходя из курсов иностранных валют, которые устанавливает Банк России. Либо используйте курс, рассчитанный по котировкам иностранной валюты на международных валютных рынках.
Чеки, квитанции, билеты и все другие документы о затратах сотрудника за рубежом построчно переведите на русский язык. Это необходимо и для бухучета, и для налогообложения.
Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то оформить такие отношения с работником можно двумя способами:
1. Заключить договор аренды автомобиля (ст. 606 ГК РФ).
2. Заключить письменное соглашение с сотрудником на использование личного автомобиля.
Если вы оформляете соглашение с работником, то пропишите в нем:
• модель, регистрационный и VIN-номера автомобиля, год выпуска и другие характеристики автомобиля;
• размер компенсации за использование, износ автомобиля;
• расходы, которые возместите: ГСМ, автостоянка, ремонт;
• порядок, как возмещать расходы: какие документы сотрудник представляет для подтверждения расходов, сроки выплаты компенсации, нормы расхода ГСМ.
Приложите к соглашению копию ПТС или регистрационного свидетельства на автомобиль, чтобы подтвердить, что это личное имущество сотрудника. Основание - статья 188 ТК РФ, письмо Минфина № 03-04-05/3235.
После командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504505) и служебную записку. В записке работник указывает фактический срок пребывания в командировке. К авансовому отчету и служебной записке сотрудник прикладывает подтверждающие расходы документы: путевые листы, чеки, квитанции – и другие (п. 7, 26 Положения, утв. постановлением Правительства № 749).
Если рабочая поездка вместе с дорогой у работника будет занимать всего один день, и он не будет пересекать границу РФ, то суточные не выдавайте. Если однодневная поездка предполагает пересечение границы РФ, то это уже загранкомандировка. В таком случае нужно будет заплатить суточные в размере 50 процентов от дневной нормы, которая закреплена в локальных документах учреждения.
Остальные расходы, связанные с выполнением трудовой функции, командированному сотруднику возместите, если он подтвердит расходы документами. Порядок возмещения установите коллективным договором или локальным актом (п. 1 письма Минтруда № 14-2-242).
Правила оформления зарубежных командировок, такие же как и для внутренних. Определить даты начала и окончания загранкомандировки помогут даты штампа о пересечении границы РФ. Если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дату определите по проездным документам.
Суточные можете установить в любом размере. При этом помните, есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Для зарубежных командировок этот лимит составляет 2500 руб.
При расчете сотруднику размера суточных, учтите тот факт, что перед тем, как выехать за границу, он перемещается по территории России. Значит, суточные нужно выплатить по норме, которая установлена для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России. Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства № 749).
Положение о командировках в 2020-2021 годах
Современное трудовое законодательство не имеет строгой регламентации по форме и содержанию названого документа. В связи с данным обстоятельством руководство предприятий и организаций самостоятельно разрабатывает и принимает такой документ, как Положение о командировках, учитывая специфику их работы.
При этом главное требование к нему – строгое соответствие действующему трудовому законодательству.
В процессе разработки названого нормативного акта необходимо придерживаться следующих законов и подзаконных актов:
1. Глава 24 ТК РФ.
2. Постановление Правительства РФ №749. Оно регулирует некоторые особенности, учитываемые при отправке работников в служебные командировки. Приложением к нему является соответствующее Положение.
Положение о командировках в организации оформляется с целью упорядочивания процесса учёта служебных поездок в ней, а также для нормализации документооборота.
В результате регламентируется целый ряд вопросов, напрямую связанных с отправкой сотрудников в разовые и постоянные служебные командировки. Таким образом, работодатель страхует себя от появления ошибок документирования этого процесса, а также экономит деньги на оплату командировочных.
Кроме того, правильный документооборот в данной сфере позволяет без проблем отчитаться перед налоговой службой за увеличенный объём расходов на названые нужды.
Так как законодательство России не обязывает собственника организации принимать рассматриваемое Положение в обязательном порядке, он самостоятельно решает: делать это или же нет.
Обычно данный документ принимается тогда, когда поездки по нуждам службы являются частым явлением в компании. В этом случае имеет смысл принять единый документ, регулирующий эту сферу трудовых отношений.
Тогда же, когда подобная поездка – явление единичное, данный масштабный документ можно и не разрабатывать, а каждый конкретный случай фиксировать приказом по организации.
Рассматриваемый документ в 2020-2021 годах готовится кадровой службой организации. В том случае, когда в нём имеются пункты, связанные с документальным оформлением денежных затрат, Положение в обязательном порядке согласуется с бухгалтерской службой компании.
Непосредственно сам локальный правовой акт утверждается её руководителем путём издания соответствующего приказа. При этом документ должен соответствовать некоторым требованиям.
Так, например, в нём должны определяться нормы суточных, устанавливаться нормы выделения денежных средств на найм жилых помещений, а также регламентироваться правила ведения отчетности как сотрудниками бухгалтерии, так и самим сотрудником компании, отправленным в поездку.
Положение о командировках не имеет официально утверждённого типового образца, но в нём в обязательном порядке должно содержаться семь разделов:
• общие положения;
• порядок отправки работника организации в служебную командировку;
• документальное оформление;
• сроки и режим;
• случаи временной нетрудоспособности командированного сотрудника;
• нюансы служебных поездок за пределы РФ;
• понятие и порядок уплаты командировочных;
• предоставление отчётности по командировке, гарантии, предоставляемые работнику в связи с ней.
В общем разделе Положения расшифровывается сам термин «служебная командировка», определяется назначение документа, формулируются задачи, которые ставят перед работником перед поездкой.
Непосредственно же сам порядок направления сотрудника организации в неё определяется в следующем разделе. Здесь же указываются условия командировки, а также порядок замещения сотрудника на время его отъезда.
Раздел, посвящённый порядку оформления рабочих поездок в организации, должен содержать алгоритм документального оформления этого процесса, порядок составления и документальной фиксации служебного задания.
Из него также можно узнать, в каком порядке издаётся приказ о командировании сотрудников в служебную поездку. Кроме того, здесь содержатся положения о регистрации документов в данной сфере, а также процедура выдачи командировочного удостоверения.
Сроки и режим работы уехавшего по служебной надобности сотрудника указываются в разделе 4. Здесь должна содержаться информация о методике исчисления длительности командировки, включая день отъезда и приезда.
Кроме того, в обязательном порядке необходимо указать режим работы и отдыха сотрудника, находящегося в такой поездке. Отдельно описывается оформление его явки на работу как в день отъезда, так и в день приезда.
Раздел 5 содержит информацию о порядке предоставления больничного командированному сотруднику, а в седьмом содержатся положения, посвящённые порядку поездок представителей организации, осуществляемых от её имени, за рубеж. Это сведения об оплате больничного, а также о суточных и командировочных.
При этом общие положения о таких выплатах, согласно ст. 168 ТК РФ, размещаются в отдельном разделе данного документа.
Заключительный раздел посвящён оформлению отчётности сотрудника, находящегося в отъезде. Здесь содержится информация о том, в каком порядке оформляется и сдаётся авансовый отчёт о поездке, сроки его сдачи, а также алгоритм сдачи отчёта о выполненной в период командировки работы.
Кроме перечисленных, данный локальный нормативный акт может включать в себя иные разделы, а также приложения, например, образцы служебной документации – служебных и пояснительных записок к авансовому отчёту.
Документация по служебным поездкам периодически претерпевает серьёзные изменения.
Положение о командировках оформляется в прежнем порядке. Унифицированной формы данного документа законодательством не установлено.
Тонкости заграничных командировок работников также указываются в рассматриваемом Положении. Его текст должен содержать информацию о порядке возмещения расходов на оформление заграничного паспорта и визы.
Кроме того, выплата командировочных, суточных и иных платежей здесь также имеет свои особенности, связанные с конвертацией иностранной валюты. Отдельно в документе указывается порядок оплаты больничного за границей при нахождении в командировке.
Согласно Трудовому кодексу, на дистанционного сотрудника распространяются все гарантии, предоставляемые обычным сотрудникам организации. Таким образом, в командировку такой специалист может быть отправлен на общих основаниях, при этом он имеет право на получение всех выплат, которые получает обычный сотрудник предприятия.
Сотрудник обязан отчитаться по её окончанию, на общих основаниях. Единственный нюанс – это возможность дистанционного оформления подобного отчёта при помощи электронного документооборота и электронной подписи.
Положение о командировках утверждается руководителем организации приказом. При этом текст его готовится сотрудниками кадровой службы и согласуется с главным бухгалтером. В таком же порядке в данный документ вносятся изменения.
То есть, если нужно что-то поменять в Положении, кадровая служба должна подготовить текст таких изменений. Далее он идёт на согласование в бухгалтерию, которая проверяет подобное предложение на соответствие его законодательству о бухгалтерском учёте, Налоговому кодексу.
Обычно данные изменения не требуют согласования с профсоюзной организацией предприятия. Готовый текст изменений в Положение утверждается руководителем компании специальным приказом. Приказ, утверждающий этот документ, наряду с приказом, вносящим в него изменения, доводится до сведения работников под роспись.
Трудовое законодательство устанавливает строгие гарантии командированным сотрудникам. Все они должны быть отражены в рассматриваемом документе. Так, к ним относится требование о соблюдении режима рабочего времени и отдыха в командировке.
Кроме того, жёстко устанавливается размер и порядок выплаты командированных и суточных. В рассматриваемом Положении также могут быть предусмотрены меры ответственности работодателя за нарушение данных гарантий и способы защиты нарушенных прав работника. Обычной такой мерой является обращение в Комиссию по трудовым спорам или же непосредственно с заявлением в суд.
Суд практически всегда встает на сторону работника, поэтому работодателю необходимо очень тщательно следить за оформлением всех документов. Если то же самое Положение о командировках составить и оформить правильно, оно сможет помочь избежать конфликтных ситуаций в будущем.
Кроме того, при помощи такого документа организация может существенно сэкономить на выплатах командированным работникам.
Расчет командировки в 2020-2021 годах
Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.
Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.
Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ № 922).
В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.
Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ № 922).
Заработок за расчетный период в 2020-2021 годах делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.
Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.
Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина № 03-03-06/1/756 и № 03-03-06/2/164).
Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.
Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).
При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина № 14-2-337 и № 14-2/3044898-4415).
За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ № 749).
По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина № 03-03-06/1/770, № 03-03-06/1/206).
Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.
Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.
Командировка в выходной день в 2020-2021 годах
По решению руководителя сотрудник может быть направлен в служебную командировку на определенный срок для выполнения им своих должностных обязанностей или служебного поручения вне постоянного рабочего места (ст. 166 ТК РФ). За командированным сотрудником во время поездки сохраняется его рабочее место и средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Помимо этого работнику возмещаются расходы, связанные с поездкой – суточные, расходы на проезд, расходы на проживание и другие расходы, согласованные с руководителем (ст. 167, ст. 168 ТК РФ). В общем случае оплата труда в командировке производится исходя из среднего заработка сотрудника за количество рабочих дней служебной поездки (ст. 167 ТК РФ, п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 922).
В количество дней служебной поездки включаются день выезда в командировку, день возвращения из командировки, а также дни непосредственного нахождения в месте командировки (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ N 749).
Но тут такая особенность. Оплата работы в выходной день в командировке исходя из среднего заработка не производится. Если на основании распоряжения руководителя сотрудник выполняет свои трудовые обязанности в командировке непосредственно в выходной день, а также если происходит выезд в командировку в выходной день, оплата за такие дни происходит исходя из его заработной платы (оклада, тарифной ставки) либо в двойном размере, либо в одинарном размере с предоставлением дополнительного выходного дня (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ N 749; Письмо Минтруда от 21.02.2020 N 14-1/ООГ-1110).
Если происходит возвращение из командировки в выходной день, оплата в 2020-2021 годах за такой день так же производится как за работу в выходной день согласно ст. 153 ТК РФ.
Работнику в командировке положены суточные за каждый календарный день нахождения в служебной поездке, включая день отъезда и день приезда, в том числе и за выходные дни. Суточные за выходные дни оплачиваются в том же размере, что и суточные за рабочие дни (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ N 749).
Размер суточных за день командированным сотрудникам, работающим в коммерческих организациях и у индивидуальных предпринимателей, устанавливается коллективным договором или локальными нормативными документами компании (предпринимателя) (ст. 168 ТК РФ).
Возмещение расходов на проезд в командировку, на возвращение из нее, на проживание и на другие согласованные затраты производится в размере фактически потраченных сумм на основании подтверждающей данные расходы первичной документации (билеты на проезд, документы на проживание).
Служебные командировки в 2020-2021 годах
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
ТК закрепляет определение понятия "служебная командировка". Служебной командировкой признается поездка на определенный срок работника, которую он осуществляет на основании распоряжения работодателя с целью выполнения служебного поручения вне пределов места постоянной работы. Несмотря на то, что в данном определении в отличие от определения служебной командировки, которое ранее было дано в п. 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (действует в части, не противоречащей ТК и Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением Правительства РФ N 749), отсутствует указание на то, что служебная командировка является поездкой в другую местность, вряд ли можно считать командировкой направление работника для выполнения производственного задания в другую организацию (к другому работодателю), находящуюся в той же местности. Это косвенно подтверждается составом расходов работника в связи с командировкой, которые работодатель обязан ему возместить.
Не признаются служебной командировкой:
1) поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (например, экспедиторы, водители);
2) поездки работников, работа которых имеет разъездной характер (например, курьеры).
В соответствии с ч. 2 настоящей статьи Правительство РФ постановлением N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.
Согласно указанному Положению поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случая, когда работник направляется в командировку за пределы территории РФ. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
В случае если работник в 2020-2021 годах командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- письменный отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.
Служебная командировка - это поездка работника, соответствующая следующим критериям:
- основанием поездки является распоряжение работодателя;
- установлен определенный срок поездки;
- целью поездки является выполнение служебного поручения;
- данное поручение осуществляется вне места постоянной работы.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ N 749.
Данное Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.
В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Служебными командировками не признаются служебные поездки работников, постоянная работа которых:
- осуществляется в пути;
- имеет разъездной характер.
Постановлением ФАС Восточно-Сибирского округа по делу N А19-1676/10 подтверждена правильность вывода о том, что понятие служебной командировки, приведенное в ст.166 ТК РФ, а также выплаты работникам суточных и средств по найму жилого помещения, не распространяются на поездки физического лица во исполнение обязательств, предусмотренных гражданско-правовым договором, заключенным с заказчиком.
Срок командировки определяется работодателем с учетом:
- объема;
- сложности;
- других особенностей служебного поручения.
Следует обратить внимание, что в связи с изменениями, внесенными постановлением Правительства РФ N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" в постановление Правительства РФ N 749, в 2020-2021 годах не требуется оформление служебного задания, в котором указывалась цель командировки работника, а также командировочного удостоверения, подтверждавшего срок его пребывания в командировке.
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. А в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Так, например, приказом Минфина России N 33н утвержден перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов). При отсутствии перечисленных в данном перечне документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, а также подтверждающих расходы по проезду гражданского служащего к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы, государственным служащим представляются служебная записка и (или) иной документ, установленный в рамках учетной политики федерального государственного органа, о фактическом сроке пребывания гражданского служащего в служебной командировке, содержащие обязательные реквизиты, а также отметку принимающей гражданского служащего стороны о датах прибытия и убытия гражданского служащего к месту командирования и обратно.
Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации (ранее такие функции исполняло Минздравсоцразвития РФ).
Приказом Минздравсоцразвития РФ N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы" утверждены:
- Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы;
- форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;
- форма журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.
В соответствии с указанным Порядком учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (командированный работник), ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия) по утвержденной форме.
Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия) по утвержденной форме.
Служебное задание на командировку в 2020-2021 годах
В 2020 году Постановление, устанавливающие обязанность работодателя составлять целый ряд документов по оформлению служебных поездок, утратило свою силу. Решение как производить оформление командировки теперь остается за администрацией компании.
Главное требование нового законодательства – это обязательное существование распоряжения директора в письменном виде о направлении работников в поездку.
Все остальные бланки, в том числе служебное задание, могут быть составлены, если руководством компании их оформление закреплено в локальных актах и требуется в силу особенностей осуществления хозяйственной деятельности.
На предприятии таким локальным актом считается положение о командировках, которое содержит алгоритм оформление служебных поездок, созданный путем адаптации существующих законодательных норм к деятельности организации.
Важность такого документа, как служебное задание на командировку, выражается в том, что приказ на командировку содержит только общие цели предстоящей поездки. Все же подробную информацию для работника руководство может отразить, составив служебное задание для направления в командировку.
Положение по командировке в 2020-2021 годах может устанавливать, что служебная поездка сотрудника должна сопровождаться выпиской служебного задания. В этом случае данный документ обязательно должен формироваться при направлении работника в служебную поездку.
Возможность не оформлять служебное задание предусмотрена в связи с тем, что информация, содержащаяся в нем, отражается также в ряде других документов, например, в служебных записках, приказе руководителя на командировку и т.д.
Форма Т-10а стала во многих фирмах стандартным элементом внутреннего документооборота. С организационной точки зрения компании проще продолжать использовать данную форму, чем отказаться от нее (поскольку такой отказ потребует редактирования действующих локальных НПА и корректировки многих привычных кадровой службе процедур движения документов).
Применение формы Т-10а не утратило практического смысла в особенности для крупных предприятий — характеризующихся большим количеством структурных подразделений и отдельных работников, с различной периодичностью направляемых в командировки. Унифицированная форма служебного задания в таких компаниях помогает облегчать внутренний учет и отчетность по направлениям деятельности командируемых работников.
В форме Т-10а есть отчетная часть — в которой человек описывает результаты своей работы в командировке. Она может иметь значение с точки зрения оценки данной работы работодателем, по итогам которой могут быть приняты решения о назначении поощрений — или, наоборот, о применении каких-либо дисциплинарных санкций при неудовлетворительных результатах работы).
Традиционно на основании формы Т-10а издается, собственно, приказ на командировку — общеобязательный при ее оформлении документ (ст. 166 ТК РФ). Само задание, в свою очередь, может быть составлено на основании служебной записки от непосредственного руководителя командируемого работника (которая, к слову, также может быть использована и в качестве основания для составления приказа).
Таким образом, схемы применения формы Т-10а могут быть разными, и задача компании-работодателя — правильно закрепить порядок ее использования в локальном нормативном акте. Например — в Положении о командировках.
Формирование служебного задания производится руководителем компании, после того как на основании представленных служебных записок о необходимости поездки, составлен приказ на командировку. Именно руководитель должен определить конкретные задачи предстоящей поездки.
Директор может сам непосредственно и не составлять данный документ. Ему достаточно ответственному лицу продиктовать всю необходимую информацию, а кадровик или секретарь уже составят на бумаге служебное задание работнику.
При этом может использоваться унифицированная форма Т-10 для данного документа, либо применяться фирменный бланк компании, где текст документа располагается в свободной форме.
Если служебное задание составляется, то оно должно быть подписано директором субъекта хозяйствования.
Если хозяйственный субъект относится к крупному бизнесу, служебное задание может составляться руководителями подразделений, при возникновении необходимости такой поездки в соответствии с целями и задачами поставленными перед ними высшим руководством.
Лица, которые занимают в компании руководящие должности, при направлении их в командировку могут не составлять на себя служебные задания.
Как уже говорилось выше, служебное задание включает в себя достаточно много сведений. Рассмотрим их полный перечень более подробно:
1. Данные работника – ФИО, наименование компании, должность;
2. Дату прибытия и убытия;
3. Поставленные задачи;
4. Графу отчетности о выполнении работы;
5. Реквизиты компании визитера и многое другое.
Таким образом, можно сделать вывод – командировочное задание это самый главный документ в командировке. Соответственно он всегда должен быть с сотрудником во время командировки.
Также особое внимание следует обратить на правильность его заполнения – ошибки, помарки и неточности недопустимы.
Средний заработок для командировки в 2020-2021 годах
Во всех ситуациях, предусмотренных ТК РФ, применяется единый порядок расчета средней заработной платы. В настоящее время он определен Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 922 (далее – Положение № 922).
Чтобы определить сумму среднего заработка, подлежащую выплате за время нахождения сотрудника в командировке, следует рассчитать (п. 9 Положения № 922):
• количество рабочих дней, приходящихся на время командировки;
• средний дневной заработок или средний часовой заработок (если сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени).
Для правильного расчета количества рабочих дней, приходящегося на время командировки, необходимо воспользоваться Положением № 749.
В соответствии с п. 9 данного документа средний заработок за период нахождения сотрудника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Сотруднику, работающему по совместительству, при командировании в 2020-2021 годах сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого сотрудника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы на командировку распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
Напомним, что в силу п. 4 Положения № 749 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда сотрудника в место постоянной работы.
Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Обратите внимание, что в силу п. 5 Положения № 749 оплата труда за выходной день производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. То есть для определения размера оплаты работы в период командировки в выходной или нерабочий праздничный день работодателям следует руководствоваться ст. 153 ТК РФ.
Согласно п. 9 Положения № 922 средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии, на количество фактически отработанных в этот период дней.
При определении среднего дневного заработка нужно учесть следующие особенности, влияющие на порядок его расчета:
1) все участвующие в расчете выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда, применяемой у данного работодателя (п. 2 Положения № 922). Выплаты, носящие социальный характер (например, материальная помощь) в расчете не участвуют (п. 3 Положения № 922);
2) премии и вознаграждения учитываются в порядке, изложенном в п. 15 Положения № 922:
• ежемесячные премии и вознаграждения – фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;
• премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетный период, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает расчетный период;
• вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, – независимо от времени начисления вознаграждения;
3) расчетным периодом, за который учитывается заработная плата, являются за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за указанным лицом сохраняется средняя зарплата (п. 4 Положения № 922). Периоды, когда работник находился в отпуске по временной нетрудоспособности, ежегодном основном и дополнительном отпуске, осуществлял уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства и др., из расчетного периода исключаются, также исключаются суммы выплат, начисленные за это время. Если все 12 месяцев расчетного периода сотрудник не работал, поскольку находился в отпусках по беременности и родам, уходу за ребенком, то расчетный период следует заменить на 12 календарных месяцев, предшествующих данным отпускам (п. 5 Положения № 922).
В соответствии с п. 13 Положения № 922 средний часовой заработок рассчитывается путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, на количество часов, фактически отработанных в данный период. При этом средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику сотрудника в периоде, подлежащем оплате.
Командировка на личном автомобиле в 2020-2021 годах
Согласно положениям действующего законодательства, при направлении подчиненного в командировку, работодатель обязуется покрыть все расходы на служебные нужды лица в поездке. К подобным затратам, как правило, относятся: издержки на проезд лица до места назначения, на оплату жилья в другом городе, на покупку продуктов питания или на другие личные нужды, заранее согласованные между сторонами трудовых отношений. Иногда, в силу определенных обстоятельств, работник решает отправиться в командировку на личном автомобиле. Оформление данного способа проезда имеет собственные особенности, о которых поговорим в данной статье.
Размер служебных расходов, которые обязуется покрывать наниматель, фиксируется в локальной документации предприятия, как правило, в Положении о командировании подчиненных. Законодателем не предусмотрено стандартное средство передвижения, которым должен пользоваться каждый командированный трудящийся для того, чтобы добраться до места назначения, таким образом, отбытие на собственной машине допускается, однако такой способ передвижения заранее должен быть согласован с начальником. Возмещение расходов на проезд осуществляется после возвращения лица из командировки и предоставления в бухгалтерию авансового отчета и соответствующих документов, подтверждающих объем израсходованного топлива.
В том случае, если в процессе служебной поездки в 2020-2021 годах сотрудник из собственного «кармана» оплачивал не только расходы на бензин, но и, к примеру, пользовался платными парковками, в финансовый отдел необходимо предъявить все имеющиеся оправдательные документы:
• Кассовые или товарные чековые листы;
• Талоны на оплату топлива;
• При оплате бензина топливной картой необходимо иметь соответствующие слипы;
• Квитанции, предоставленные лицу в момент оплаты парковочного места или же автостоянки.
Для того, чтобы подтвердить пробег собственного автомобиля за период командировки, необходимо заранее оформить путевой лист. Законодателем разработана унифицированная форма данного документа, однако, при наличии в организации собственных бланков, допускается и их использование.
Порой в поездках случаются непредвиденные обстоятельства, которые связаны с поломкой транспортного средства или же аварией на дороге. Любое из происшествий должно быть доказано соответствующей документацией, которую в дальнейшем следует предъявить работодателю. Так, в случае неожиданного выхода из строя машины, стоит сохранить чеки, полученные в момент приобретения необходимых запчастей, автомасел или иных компонентов. Однако на практике, некоторые работодатели выказывают сомнения в том, что автомобильные покупки, приобретенные сотрудником, потребовались для устранения повреждения, которое возникло непосредственно в период командировки. Довольно часто на этой почве возникают конфликтные ситуации между сторонами трудовых отношений.
От дорожно-транспортного происшествия также никто не застрахован, поэтому каждому гражданину, решившемуся отправиться в командировку на личном автомобиле, необходимо заранее проверить свой страховой полис. Действующая страховка позволит избежать серьезных трат при ДТП. В том случае, если установлен факт виновности сотрудника в аварии, возмещение материальной компенсации работодателем производится исключительно по его собственному усмотрению.
Процедура отправления сотрудника в командировку на собственном автотранспортном средстве практически не отличается от командирования лица в общем порядке.
Для законного оформления данного мероприятия каждый работодатель должен придерживаться следующего алгоритма действий, предписанного действующим Законом:
1. Выбор сотрудника, которого следует направить в командировку, осуществляется на основании имеющегося у лица уровня квалификации, а также ставящихся перед ним целей. Работодатель должен быть уверен в том, что подчиненный справится с возложенными на него обязательствами в строго установленный период времени;
2. Если выбранный кандидат желает поехать в командировку на личном автомобиле, этот момент следует зафиксировать в распорядительном документе, оформляемом в компании;
3. Далее между руководителем и подчиненным оформляется дополнительный договор на использование личной машины в служебных целях. В документе прописывается величина материальной выплаты, которая будет предоставлена работодателем за использование транспорта подчиненного. При этом, в согласованную сумму могут не включаться траты на топливо, их возмещение будет происходить отдельно, после предъявления лицом необходимых чеков и квитанций. Кроме того, в данном соглашении указываются также все характеристики автомобиля, реквизиты его документов, сроки и порядок возмещения расходов;
4. На основании Приказа о командировании работника, бухгалтер устанавливает размер авансовых начислений на остальные служебные нужды: проживание/питание/доп. расходы;
5. При необходимости, оформляется служебная записка и командировочное удостоверение (согласно действующему законодательству их разработка не обязательна);
6. В табель учета рабочего времени лица заносится соответствующая отметка о направлении в служебную поездку;
7. После возвращения из командировки, сотрудник обязан в течение трехдневного периода предъявить в бухгалтерию авансовый отчет обо всех совершенных тратах, приложив соответствующую оправдательную документацию.
Главным документом, на основании которого, собственно, и производится направление работника в поездку служебного характера, является Приказ о командировании лица, содержащий следующие реквизиты:
• Название организации, где трудится работник;
• Коды ОКПО, ОКУД;
• Идентификационный номер распоряжения;
• Дата оформления документа;
• Личные данные о сотруднике, который отправляется в командировку;
• Месторасположение принимающей организации;
• Продолжительность деловой поездки, а также даты выезда/прибытия обратно;
• Цели и задачи, которые ставятся перед командируемым лицом;
• Размер авансовой выплаты на покрытие служебных нужд;
• Документ, являющийся основанием для издания Приказа;
• Сведения о работодателе, его личная подпись и дата издания распоряжения.
Еще одним документом, который рекомендуется оформить перед отъездом, является путевой лист. Он представляет собой официальное подтверждение факта использования своей машины в период деловой поездки.
Если гражданин направляется на легковом автомобиле, то лист заполняется по унифицированной форме №3, в которой фиксируется:
• Индивидуальный номер, который присваивается документу;
• Срок действия путевого листа (им является продолжительность командировки);
• Сведения о сотруднике, который использует личный автомобиль;
• Сведения о характеристиках машины, реквизиты техпаспорта, номер;
• Расход ГСМ;
• Даты и время отъезда и прибытия сотрудника из поездки;
• Личность специалиста, проверяющего пробег машины;
• Дата и время техосмотра машины до и после командировки;
• Дата и подпись лица, который проводил осмотр автомобиля.
Однодневная командировка в 2020-2021 годах
По законам РФ для командировок не устанавливается ни максимальных, ни минимальных сроков. То есть длительность деловой поездки всегда определяется самой компанией с учетом стоящих перед ней задач. В частности, это значит, что работодатель может отправить сотрудника и в однодневную командировку – это не нарушает действующие нормы ТК РФ. Сегодня мы поговорим о том, как устроены однодневные командировки, нужно ли выплачивать суточные, и как оформлять такие поездки.
Предполагается, что командировка продлится не более дня в том случае, если пройдет она в местности, откуда сотрудник сможет легко добраться к месту своего проживания.
При направление работника в однодневную командировку руководство компании должно проанализировать несколько факторов. Помимо транспортной доступности, это еще и реальность выполнения задания за короткие сроки. Также важно наличие возможности вернуться домой достаточно рано, чтобы сотрудник смог полноценно отдохнуть – если предполагается, что уже на следующий день он должен снова быть на работе.
Согласно Положению о командировках, суточные при однодневных деловых поездках в 2020-2021 годах сотрудникам выплачивать не обязательно. Компания должна компенсировать сотруднику расходы, связанные с поездкой. Для этого работник должен получить разрешение на такие расходы, а затраты, например, на оплату проезда компенсируются при предоставлении подтверждающих документов.
Важно: для того, чтобы компания имела возможность возместить затраты, нужно заранее прописать порядок этой процедуры в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
В случае однодневной поездки за границу, суточные платить нужно. Их размер составляет 50% от установленных суточных для конкретной страны, прописанных в локальном нормативном акте компании.
В случае поездок по России, компания может установить компенсацию, которая будет заменять суточные. Ее размер может быть любым, но здесь важно помнить, что если он будет превышать 700 рублей, то возникнет необходимость уплаты НДФЛ.
Однодневные деловые поездки оформляются также, как и обычные командировки – в соответствии с законами страны и локальными актами компании.
Это значит, что нужно произвести ряд шагов:
• издать приказ о командировке;
• выдать работнику деньги на поездку (наличными или переводом на карту);
• после завершения поездки сотрудник должен подготовить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.
Вот и все, как видно, оформить однодневную командировку не сложнее обычной. Это не должно вызвать проблемы у специалиста по кадровому администрированию.
Командировка за границу в 2020-2021 годах
Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:
• находятся в декрете;
• имеют оформленные ученические договорные соглашения;
• состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
• являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.
Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.
В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме.
Это относится к следующим сотрудникам:
• женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
• у которых есть ребенок-инвалид;
• если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
• с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.
Перечисленные категории служащих в 2020-2021 годах могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.
Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ №812, установленные величины суточных за время командировки отличаются в зависимости от стран, где будет выполнять свои трудовые обязанности работник.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ №812, установленные величины суточных за время командировки отличаются в зависимости от стран, где будет выполнять свои трудовые обязанности работник. Их можно представить таблицей.
Размер командировочных выплат за пребывание на территории за пределами Российской Федерации составляет не больше 2500 рублей для одного работника. Для рабочих поездок внутри российского государства их величина не превышает 700 рублей на сотрудника.
Оплата суточных, когда командировка за пределы России длилась только один день, производится в размере 50% от общей стоимости, назначенной внутренними правилами организации.
Поездка в рабочих целях, той же длительностью, но в пределах Российской Федерации подразумевает отсутствие выплат суточных. Руководители организаций могут установить локальными нормативными актами возмещение сотруднику затрат, связанных с данным выездом.
Главное отличие суточных заключается в том, что на территории России они предоставляются в рублях, а за границей – в определенной для страны валюте.
Оплата рабочей поездки служащим производится непосредственно перед ее началом. Руководство предварительно определяет сумму к выдаче должностному лицу.
Отправляясь в командировку, он должен иметь денежные средства на руках. Сроки выдачи командировочных регулируются законодательством.
Но работнику следует подтвердить все затраты, связанные с поездкой, сразу в день возвращения на рабочее место. Он предоставляет чеки и квитанции в отдел бухгалтерии, согласно которым производятся соответствующие выплаты за осуществленные расходы.
Бюджетным работникам перед отправлением в заграничную командировку необходимо ознакомиться с Постановлением Правительства РФ №812. Данный законодательный акт предусматривает суммы компенсаций за сутки и проживание, установленные двумя Министерствами: иностранным и финансовым.
Затраты иностранных организаций также учитывают при начислении командировочных. Компания, принимающая сотрудника из России, может предоставить ему денежные средства на личные нужды. В этом случае организация, направившая служащего в рабочую поездку, не производит оплату его суточных.
Когда иностранное предприятие не возмещает личные потребности командировочного в валюте, но компенсирует ему питание, то производится оплата суточных, величина которых составит 30% от нормы. Возмещение за проживание рассчитывается согласно стоимости за одноместный номер в гостинице среднего класса.
Руководитель предприятия самостоятельно принимает решение, какую валюту использовать для перечисления суточных за пределами своей страны. Однако служащему выдается соответствующая сумма в рублях, эквивалентная валюте.
Суточные рассчитывают в следующем порядке:
1. Если сотрудник был направлен в рабочую поездку за границу, должна быть произведена оплата его проживания в соответствии с законодательными нормами, соответствующие заграничным командировкам и странам, куда отправляется служащий.
2. Возвращение должностного лица из-за границы на рабочее место сопровождается выплатой суточных в соответствии с российскими нормами. Организация должна произвести оплату до того момента, когда он пересекает границу, а именно, днем ранее.
3. При условии посещения во время рабочей поездки нескольких стран суточные рассчитывают согласно государственным нормам, учитывая место пребывания сотрудника в последний день командировки.
Возмещение командировочных затрат должностному лицу производится за каждые сутки пребывания в поездке. В том числе компенсация распространяется на праздники, выходные, а также те дни, когда работник находился в дороге, включая неизбежные остановки.
Когда должностное лицо в командировке заболевает, ему оплачивают проживание за все время его нетрудоспособности по больничному листу, который выписывает медицинское учреждение.
Перечень затрат за весь период командировки сотрудник отражает авансовым отчетом, подтверждая их документами.
Издержки, связанные с проездом, обосновываются:
• железнодорожными либо электронными билетами, маршрут-квитанциями;
• авиабилетами или контрольными купонами, посадочными талонами.
Для подтверждения расходов на проживание служащему достаточно предъявить руководству счет отеля, переведенный подробно на русский язык. Причины, связанные с использованием суточных, нет необходимости доказывать квитанциями или чеками.
Нормирование суточных за командировку в иностранных государствах для расчета налогов и перечислений в страховой фонд производить нет необходимости. Зависимость норм и учета выражается суммами, предусмотренными во внутренних документах, а именно, в коллективном договоре, положении по командировкам.
Если произвели возмещение суточных иностранной валютой, расчет налога на прибыль в таком случае осуществляется путем перевода данной суммы в российские рубли, согласно официальному курсу Центрального Банка на момент предоставления компенсации. Это правило прописано в пункте 10 статьи 272 Налогового кодекса Российской Федерации.
Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных. Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса. К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.
Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.
Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации. Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.
Проживание в командировке в 2020-2021 годах
Служебная поездка сотрудника всегда начинается с оформления и подписания приказа о направлении в командировку – документа, подтверждающего действие работника в интересах компании, а не для реализации личных целей. Этот документ подписывает и работодатель и сотрудник.
По возвращении из поездки компания осуществляет сотруднику возмещение проживания в командировке, а также других понесенных в ходе нее расходов. Лимиты и порядок выдачи компенсации определяются внутренними правилами, закрепленными в локальных актах организации.
Важно помнить, что:
1. Расходы на временное жилье в служебной поездке должны возмещаться за счет бюджета работодателя.
2. Оплата проживания в командировке предполагает наличие у работника документации, подтверждающей факт проживания в отеле или гостинице — это могут быть справки, квитанции, счета с указанием даты заезда, выезда и стоимостью проживания.
3. Отказать командированному работнику в оплате проживания во время служебной поездки при наличии приказа и подтверждающих документов нельзя — вне зависимости от типа организации компенсация производится согласно локальным актам.
4. Руководитель компании может устанавливать лимиты средств для возмещения проживания — в бюджетных фирмах такие пределы устанавливаются с целью экономии государственных средств.
Обратите внимание, что расходы на проживание сотрудника в командировке принимаются к возмещению в полной сумме согласно предоставленным счетам или квитанциям на оплату номера. В НК РФ в 2020-2021 годах не установлены ограничения по лимиту расходов на поездку, однако при очередной проверке у налоговых органов может возникнуть интерес относительно компенсации проживания в отелях с повышенным комфортом. Чтобы избежать споров и штрафов, следует подробно прописать в локальных актах организации, например, в Положении о командировке, условия проживания сотрудников разных отделов и должностей.
В компаниях с большим объемом командировок риск пропуска поездок с превышенными лимитами по проживанию или транспорту в следствие человеческого фактора возрастает. Все лимиты и политики компании легко закладываются в логику приложения, поэтому при оформлении командировки онлайн и командированный сотрудник и его руководитель сразу видят значок нарушения.
Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.
Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п. Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность. Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.
Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.
Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.
Чтобы отчитаться по расходам на проживание, сотрудник предоставляет в бухгалтерию компании справку или ваучер из гостиницы и кассовый чек — именно такой набор документов является доказательством понесенных затрат. Справка должна содержать обязательные реквизиты — номер, дату оформления, наименование организации и услуги, а также подпись и печать; чек — номер и сумму.
Эти расходы компенсируются сотруднику отдельной выплатой после получения отчета о проживании в командировке, включаются в заработную плату или выплачиваются в качестве аванса перед служебной поездкой.
При наличии документов, подтверждающих проживание сотрудников в командировке, компенсация расходов производится в рамках лимитов, установленных в конкретной организации. Лимит возмещения зависит от разных факторов — территориальное расположение, средняя стоимость жилья или номера в регионе пребывания, должность командированного сотрудника — однако, в среднем, суточная норма таких расходов колеблется от 1,5 до 3 тысяч рублей.
Бюджетные организации с целью экономии средств в обязательном порядке устанавливают нормы затрат на проживание командированных сотрудников. Чаще всего лимит определяется размером суточных — обычно их сумма не превышает 2000 рублей.
Так как возмещение расходов на аренду жилья или номера командированному сотруднику к доходам не относится, НК установил ограничение, по которому налог на доход не начисляется, если расходы на проживание не превышают суточной нормы 3 500 рублей. Если стоимость проживания в командировке превысила эту сумму, с нее будет удерживаться НДФЛ в размере 13%.
В Письме Минфина сказано, что в сумму расходов по найму жилья, компенсируемую работодателем, входит оплата недвижимости и коммунальные платежи (если речь идет об аренде квартиры). Если документального подтверждения затрат нет, то НДФЛ не начисляется на расходы в размере 700 рублей в сутки при поездке по России и 2 500 рублей в сутки при заграничных командировках.
Если документы на проживание утеряны или сотрудник по иным причинам не предоставил их в бухгалтерию, решение о компенсации принимает руководитель организации. Если затраты всё же решили возмещать, бухгалтеру придется искать иные причины для выплаты средств работнику, так как без документов налоговые органы могут взыскать налог на прибыль. Во избежание подобных ситуаций некоторые организации выплачивают суточные на проживание в командировке только после подтверждения сотрудником факта расходов.
Отчет по командировке в 2020-2021 годах
Формирование отчета о командировке, наряду с другими отчетными бумагами, является необходимой частью заключительного этапа документального сопровождения служебной поездки.
Командировка может быть связана с самими разными целями:
• проведением переговоров;
• заключением договоров;
• обслуживанием удаленного структурного подразделения;
• закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
• участием в семинарах тренингах;
• обучающих мероприятиях и т.д.
При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.
Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.
На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.
Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).
Документ составляется от лица командированного. При этом на бланке обязательно должна стоять подпись (резолюция) лица, которое приняло документ. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что отчет принят к рассмотрению.
Для того, чтобы при составлении отчета не возникало трудностей, перед тем как отправиться в командировку, следует внимательно ознакомиться с теми задачами, которые поставлены руководством.
Необходимо, чтобы в 2020-2021 годах задачи командировки были оформлены в письменном виде – в форме служебного задания (при выявлении каких-то непонятных моментов, их нужно разрешить на месте).
Таким образом, обязанности командированного сводятся исключительно к выполнению тех функций, которые будут указаны в данном документе. Именно результаты решения этих вопросов следует отразить в отчете в первую очередь. По возможности, их следует подкрепить дополнительными обосновывающими бумагами.
Если в период поездки работодатель вдруг посчитает нужным поставить какие-то дополнительные задачи подчиненному, он обязательно должен будет согласовать с ним возможность их выполнения. При этом работник имеет полное право от них отказаться.
Сроки по сдаче отчета о командировке определяются в индивидуальном порядке и зависят от особенностей предприятия. В среднем – это три рабочих дня, но в любом случае, этот период не должен превышать одного месяца с момента возвращения сотрудника из служебной поездки.
Помимо отчета, командированный должен передать в бухгалтерию:
• авансовый отчет (о расходах, произведенных в командировке);
• квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
• командировочное удостоверение (если оно выдавалось).
Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации – они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.
Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.
Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).
Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).
Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).
Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.
Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).
Основной блок – собственно отчет, куда включается:
• его период (дата начала и окончания);
• основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
• цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
• результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.
По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.
Заявление на командировку в 2020-2021 годах
Заявление на командировку составляется в случаях, когда на предприятии возникает необходимость отправления работника для различных целей в служебную поездку.
Для выполнения различного рода производственных задач в некоторых случаях работнику или работникам организации необходимо покинуть свое определенное трудовым договором и должностной инструкцией место и уехать в другой населенный пункт. В таком случае говорят о служебной поездке или командировке.
Командировка позволяет решить самые разнообразные задачи:
• провести обучение или повышение квалификации сотрудника/сотрудников организации;
• поучаствовать в заседании, конгрессе, конференции;
• провести аудит филиала или иного удаленного структурного подразделения;
• транспортировать товарно-материальные ценности, пассажиров, груз и т.п.
Если режим работы сотрудника предполагает постоянное перемещение между населенными пунктами, например, работа водителя-экспедитора, то такая поездка не будет считаться командировкой.
За сотрудником, направленным в командировку, сохраняется его рабочее место и средний заработок. Кроме того, командировочные расходы подлежат возмещению в порядке, установленном ст. 166 Трудового кодекса РФ.
В организациях, как правило, разрабатывается нормативный локальный акт (Положение о служебных поездках), который также регламентирует порядок направления работника в командировку, необходимость оформления тех или иных документов, а также порядок возмещения расходов.
Направление работника в командировку в 2020-2021 годах всегда предполагает какую-то цель. Факт невыполнения цели предполагает неисполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей и в некоторых случаях может стать причиной применения к работнику дисциплинарных мер.
Процесс оформления командировки предполагает следующие этапы:
• определение необходимости командировки, кандидатуры работника или работников, места командировки, ее срока и целей;
• оформление заявления на командировку руководителем структурного подразделения или самим работником;
• подготовка приказа о направлении на командировку;
• собственно командировка;
• отчет о командировке и компенсация расходов.
В соответствии со ст.ст. 8, 22 ТК РФ работодатель сам определяет, нужно ли для оформления командировки заявление, приказ и т.п. Если в организации это не установлено, никакого нарушения законодательства не будет.
В случае если заявление все-таки составляется, следует иметь в виду, что именно на основании заявления составляется и сам приказ на командировку, а это значит, что оно должно содержать фактически данные о сроке, месте и цели командировки.
Никакого установленного законом бланка для составления заявления на командировку не предусмотрено. Заявление может быть составлено от руки или на компьютере с распечаткой.
Заявление должно содержать следующие данные:
1. должность, ФИО работодателя, на имя которого подается заявление;
2. данные о работнике, который направляется в командировку (ФИО, должность, структурное подразделение);
3. дату начала и окончания поездки;
4. место назначения (населенный пункт, организация);
5. цель поездки, выраженную максимально конкретно, например, «Получение ТМЦ на складе магазина «Приборы»);
6. отметку о согласии работника с командировкой;
7. подпись руководителя подразделения или иного лица, составившего заявление, и дату.
После наложения руководителем организации визы «в приказ» работником бухгалтерии или иного структурного подразделения, отвечающим за оформление командировок, составляется приказ, с которым работник должен быть ознакомлен.
Ознакомление под подпись осуществляется до момента направления работника в командировку.
Оплата питания в командировке в 2020-2021 годах
Когда законодатели устанавливали ограничение на перечень позиций, подлежащих возмещению командируемому сотруднику, то исходили из следующих соображений. Ежедневно работник сам оплачивает и проезд к постоянному месту работы и обратно, и свое питание. Иными словами, на обеспечение этих расходов он тратит свою заработную плату. Следовательно, расходы на общественный транспорт и питание в командировке тоже нужно оплачивать из кармана работника.
Это подтверждает и Минфин в письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России № 03-03-07/11901. В документе прямо сказано, что питание в командировке — расходы, которые не подлежат возмещению при проезде к месту командирования и обратно, согласно действующему законодательству РФ.
Но было бы справедливо, чтобы расходы сотрудника на питание в командировке хоть частично возмещались — у него нет возможности питаться в домашних условиях и готовить себе самому. Поэтому на эту статью расходов он тратит больше, чем дома.
Частично возместить работнику расходы на питание в командировке в 2020-2021 годах работодатель может, включив их в расчет суточных затрат. Их размер определяется справкой, формируемой бухгалтерией. Руководство коммерческого предприятия вправе самостоятельно устанавливать размер суточных в командировках своих сотрудников. Суточные нормы расхода нормативно закреплены только в отношении государственных и муниципальных организаций.
Согласно статье 168 ТК РФ, суточные расходы — это денежная сумма, не имеющая конкретного целевого назначения. Работник вправе тратить ее и на оплату питания в командировке, и на иные расходы в служебной поездке. Отчет за потраченные суммы с него никто спрашивать не будет.
При этом суточные выдают командированному сотруднику из расчета за каждый день, проведенный вне дома, включая:
• время в пути к месту назначения и обратно;
• государственные праздники;
• выходные дни в соответствии с графиком работы.
Максимальный размер суточных, которые возместят работнику без налогообложения, устанавливаются отраслевыми нормативными актами и зависит от сферы деятельности компании. В коммерческих организациях размер суточных устанавливается коллективным договором или внутренним нормативным актом — Положением о командировках.
Такой отчет может потребоваться, когда сотрудник в командировке потратил крупную сумму при посещении ресторана или кафе. В этом случае чек или счет от сотрудника бухгалтерия должна провести по статье «Представительские расходы». Их по документам оформляют отдельно от суточных.
К представительским расходам, в соответствии с законодательством, можно отнести средства, потраченные на организацию приемов официальных лиц предприятия и профессиональное обслуживание в ресторанах или кафе. Эти затраты, компенсированные работнику компанией, также можно учесть при налогообложении по прибыли в полном объеме, согласно положениям статьи 264 НК РФ. Единственное требование: расходы нужно подтвердить первичными бухгалтерскими документами — чеком, счетом, квитанцией.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
