Когда законодатели устанавливали ограничение на перечень позиций, подлежащих возмещению командируемому сотруднику, то исходили из следующих соображений. Ежедневно работник сам оплачивает и проезд к постоянному месту работы и обратно, и свое питание. Иными словами, на обеспечение этих расходов он тратит свою заработную плату. Следовательно, расходы на общественный транспорт и питание в командировке тоже нужно оплачивать из кармана работника.
Это подтверждает и Минфин в письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России № 03-03-07/11901. В документе прямо сказано, что питание в командировке — расходы, которые не подлежат возмещению при проезде к месту командирования и обратно, согласно действующему законодательству РФ.
Но было бы справедливо, чтобы расходы сотрудника на питание в командировке хоть частично возмещались — у него нет возможности питаться в домашних условиях и готовить себе самому. Поэтому на эту статью расходов он тратит больше, чем дома.
Частично возместить работнику расходы на питание в командировке в 2020-2021 годах работодатель может, включив их в расчет суточных затрат. Их размер определяется справкой, формируемой бухгалтерией. Руководство коммерческого предприятия вправе самостоятельно устанавливать размер суточных в командировках своих сотрудников. Суточные нормы расхода нормативно закреплены только в отношении государственных и муниципальных организаций.
Согласно статье 168 ТК РФ, суточные расходы — это денежная сумма, не имеющая конкретного целевого назначения. Работник вправе тратить ее и на оплату питания в командировке, и на иные расходы в служебной поездке. Отчет за потраченные суммы с него никто спрашивать не будет.
При этом суточные выдают командированному сотруднику из расчета за каждый день, проведенный вне дома, включая:
• время в пути к месту назначения и обратно;
• государственные праздники;
• выходные дни в соответствии с графиком работы.
Максимальный размер суточных, которые возместят работнику без налогообложения, устанавливаются отраслевыми нормативными актами и зависит от сферы деятельности компании. В коммерческих организациях размер суточных устанавливается коллективным договором или внутренним нормативным актом — Положением о командировках.
Такой отчет может потребоваться, когда сотрудник в командировке потратил крупную сумму при посещении ресторана или кафе. В этом случае чек или счет от сотрудника бухгалтерия должна провести по статье «Представительские расходы». Их по документам оформляют отдельно от суточных.
К представительским расходам, в соответствии с законодательством, можно отнести средства, потраченные на организацию приемов официальных лиц предприятия и профессиональное обслуживание в ресторанах или кафе.
Эти затраты, компенсированные работнику компанией, также можно учесть при налогообложении по прибыли в полном объеме, согласно положениям статьи 264 НК РФ. Единственное требование: расходы нужно подтвердить первичными бухгалтерскими документами — чеком, счетом, квитанцией.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
