Закрепите в положении о командировках порядок его оформления. Пропишите в нем сроки поездки, правила учета расходов, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.
Чтобы направить работника в служебную поездку, нужно решение директора. Оформить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку вы можете в виде приказа. Документ можете оформить в произвольной форме или использовать унифицированную по форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России № 1). Сделайте это до того, как отправите сотрудника в командировку.
Госучреждения используют бланк авансового отчета по форме ОКУД 0504505.
Командированному сотруднику нужно будет возместить:
• оплату проезда;
• расходы на наем жилья;
• суточные;
• другие расходы, которые сотрудник произведет с разрешения руководителя.
Командировочные расходы возмещайте в том порядке, который вы установили у себя в учреждении коллективным договором или другим локальным актом (ст. 168 ТК РФ).
Подтверждать свои командировочные расходы сотрудник будет также через авансовый отчет. К отчету он должен приложить все документы, которые подтверждают его затраты.
За все время командировки за штатным сотрудником сохраните средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Заплатите его за все дни работы сотрудника по графику, а также за дни, когда он был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ № 749). Выплачивайте средний заработок вместе с зарплатой.
Если работник трудился в командировке в выходные или праздники - оплатите эти дни в двойном размере или предоставьте дополнительный выходной.
Дни отсутствия командированного специалиста нужно отметить в табеле по учету отработанного времени. При этом используется код «К» или «06». Если работник в течение командировки трудился в выходные или праздничные дни, проставляется код «03» или «РВ» (Письмо Минтруда № 14-2-291).
Форму табеля работодатель может разработать самостоятельно или использовать унифицированный бланк. Типовой документ Т-12 или Т-13 утвержден в Постановлении Госкомстата № 1.
Госучреждения используют табель учета рабочего времени по форма ОКУД 0504421.
Чтобы в 2020-2021 годах списать расходы на командировку также нужно будет составить авансовый отчет. Командированный работник должен представить все подтверждающие расходы документы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России № 3210-У).
К подтверждающим документам относятся:
• Авиабилеты, железнодорожные или автобусные;
• Чеки, квитанции об оплате (проживания, питания, транспорта, товаров, связанных со служебной деятельностью):
• Ваучеры из гостиниц;
• Путевые или маршрутные листы;
• Заправочные талоны.
Окончательный расчет с работником – за отведенное время бухгалтер организации осуществляет расчет с сотрудником. Если по авансовому отчету образуется излишек, физлицо обязано вернуть средства в кассу. Если же расходы превысили полученный аванс, работнику возмещается перерасход. При отражении проводок по командировочным расходам в госучреждениях нужно учитывать требования Постановления Правительства № 729.
Размер суточных командированному сотруднику закрепите приказом руководителя или укажите в коллективном либо трудовом договоре (ч. 4 ст. 168 ТК), но они не могут быть меньше нормы:
• для федеральных учреждений не меньше 100 руб. за каждый день командировки (постановление Правительства № 729),
• для региональных и муниципальных учреждений нормы установлены нормативным актом субъекта РФ или органа местного самоуправления.
Когда будете устанавливать размер суточных, помните о правиле: суммы в пределах норм не облагаются НДФЛ и взносами.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Компенсируйте командированному работнику все время пребывания вне основного места работы. Это время включает и нерабочие дни, и даты отъезда-приезда. Ориентиром служит время в 00ч00мин. – это точка отсчета. Учитывайте так же время проезда до вокзала или аэропорта. Оплатите день полностью, даже если дорога захватила всего несколько минут.
Авансовый отчет оформите в одном экземпляре по утвержденной форме 0504505. Часть отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.
На лицевой стороне отчета подотчетное лицо указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне перечисляет расходы за период поездки, включая суточные, и указывает реквизиты подтверждающих документов (графы 1–6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, сотрудник нумерует в порядке их записи в отчете.
Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого бухгалтер проверяет отчет и принимает к учету расходы, утвержденные руководителем. При этом принятые расходы могут быть меньше фактических затрат сотрудника. Например, если руководитель не утвердил расходы сверх нормативов: проживание в более дорогом номере гостиницы, проезд в вагоне класса «люкс», другие необоснованные траты, которые не соответствуют статусу работника.
Требования налоговой инспекции к авансовому отчету:
1. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем.
2. В кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Иначе нельзя идентифицировать и обосновать расход.
3. Принимать можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.
Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям, то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда № 17-4/1647).
Сотрудник который ездил за границу и получил аванс в валюте, в авансовом отчете (ф. 0504505) дополнительно заполняет графу «в валюте». Все валютные суммы пересчитайте в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи аванса. Если официального курса нет, применяйте кросс-курс соответствующей валюты – его считайте исходя из курсов иностранных валют, которые устанавливает Банк России. Либо используйте курс, рассчитанный по котировкам иностранной валюты на международных валютных рынках.
Чеки, квитанции, билеты и все другие документы о затратах сотрудника за рубежом построчно переведите на русский язык. Это необходимо и для бухучета, и для налогообложения.
Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то оформить такие отношения с работником можно двумя способами:
1. Заключить договор аренды автомобиля (ст. 606 ГК РФ).
2. Заключить письменное соглашение с сотрудником на использование личного автомобиля.
Если вы оформляете соглашение с работником, то пропишите в нем:
• модель, регистрационный и VIN-номера автомобиля, год выпуска и другие характеристики автомобиля;
• размер компенсации за использование, износ автомобиля;
• расходы, которые возместите: ГСМ, автостоянка, ремонт;
• порядок, как возмещать расходы: какие документы сотрудник представляет для подтверждения расходов, сроки выплаты компенсации, нормы расхода ГСМ.
Приложите к соглашению копию ПТС или регистрационного свидетельства на автомобиль, чтобы подтвердить, что это личное имущество сотрудника. Основание - статья 188 ТК РФ, письмо Минфина № 03-04-05/3235.
После командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504505) и служебную записку. В записке работник указывает фактический срок пребывания в командировке. К авансовому отчету и служебной записке сотрудник прикладывает подтверждающие расходы документы: путевые листы, чеки, квитанции – и другие (п. 7, 26 Положения, утв. постановлением Правительства № 749).
Если рабочая поездка вместе с дорогой у работника будет занимать всего один день, и он не будет пересекать границу РФ, то суточные не выдавайте. Если однодневная поездка предполагает пересечение границы РФ, то это уже загранкомандировка. В таком случае нужно будет заплатить суточные в размере 50 процентов от дневной нормы, которая закреплена в локальных документах учреждения.
Остальные расходы, связанные с выполнением трудовой функции, командированному сотруднику возместите, если он подтвердит расходы документами. Порядок возмещения установите коллективным договором или локальным актом (п. 1 письма Минтруда № 14-2-242).
Правила оформления зарубежных командировок, такие же как и для внутренних. Определить даты начала и окончания загранкомандировки помогут даты штампа о пересечении границы РФ. Если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дату определите по проездным документам.
Суточные можете установить в любом размере. При этом помните, есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Для зарубежных командировок этот лимит составляет 2500 руб.
При расчете сотруднику размера суточных, учтите тот факт, что перед тем, как выехать за границу, он перемещается по территории России. Значит, суточные нужно выплатить по норме, которая установлена для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России. Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства № 749).
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
